口才训练与电话接待流程(新).ppt

口才训练与电话接待流程 培训部 前言 用甜美的声音 为客户创造一个温情的语音世界 用真诚的声音 为客户创造一个没有距离的空间 用有限的服务 为客户创造无限的满意和价值 令表达力倍增的语言沟通艺术 鬼谷子人际兵法 鬼谷子认为 嘴巴是用来吃饭的 而不是用来乱讲话的 因为言多必失 不恰当的语言 可以令和睦的关系转为生疏 可以令生疏的关系转为紧张 可以令紧张的关系转为破裂 人之常情 说出来的话就希望被别人接受 做出来的事就希望能够成功 说服的关键在于掌握扬长避短的策略 我们极力宣传某种行为的利益 是因为我们可以提供这方面的利益 我们极力宣传某种行为的危害 是因为我们不擅长这种行为的操作 要说服什么人 与精明的人交谈 要思路广博 多方论证 避免纠缠一点不放 与知识广博的人交谈 要善于抓住重点 辨析事理 与地位高的人交谈 不要表现出一种自卑的气势 与自觉富有的人交谈 要从人生意义 社会价值等方面来发挥 与自觉贫穷的人交谈 要从如何获利的角度来探讨 与地位低下的交谈 要表现出充分的尊重来 与有魄力的人交谈 要表现出果敢的一面来 与愚蠢的人交谈 要从最有说服力的几个要点来反复阐述 语言沟通的表达方式 陈述观点回答问题提出反驳 陈述观点 与人物沟通 是为了说服别人接受自己的观点 并认同自己 而要达到这样的目的 一定要注意采取有利于对方的沟通方式 令对方觉得所陈述的观点 主张确实有利于对方 是对方所需要的 回答问题 回答问题的要领在于简单明了 尽量不要过于随便地发挥 更不要轻易地表态 言多必失 话说多了 可能会导致相反的效果讲得越多 顾客对你的心理透视也越深入 就会很被动 提出反驳 反驳别人的观点 不是说服别人的最好办法 却是了解别人真实想法的有效办法 语言的策略性 幽默性含蓄是幽默的深层夸张是幽默的表层奇特性佞言可以表现你的忠诚 谀言可以表现你的智慧 平言可以表现你的果断 戚言可以表现你的可信性 静言可以表现你的权威性 一电话口头表达训练 1 言语 目的要明确 主题要集中 观点要鲜明陈述事实要简洁 说明要点要有条理用最少的语言交待清楚内容5W1H法文明礼貌用语 5W1H Who 是谁 What 什么事 When 什么时候 Where 什么地方 Why 为什么 How 怎么样 传话游戏 学员分成两组两组分别进行 传话游戏 有一天 我与我的同事在出差的路上经过佛山 遇见有人抢劫 四名匪徒冲进银行 一人手里拿着枪 一人拿着匕首 一人拿着炸药 他们头上套着丝袜 身上穿黑色衣服 在慌乱之中 我把手袋丢了 我的同事也丢了一把雨伞 后来 公安局通知我们找到了 2 声音 语调发音音量语速说话节奏语气 提高发音准确率练习 绕口令1 红凤凰 粉凤凰 红粉凤凰飞 绕口令2 四是四 十是十 十四是十四 四十是四十 四十不是十四 十四不是四十 绕口令3 牛牛和妞妞是对好朋友牛牛去放牛妞妞要去摘河边柳牛牛不让妞妞去摘柳急坏了妞妞 吓跑了小牛 提高发音准确率练习 语音语调的变化会影响意义 我没说是你偷了他的钱包 3 态势语 接电话时 即使看不见对方 也不要忘记自己的笑容接电话时 只要姿势端正 声音自然会清晰明朗即使在彼此看不见的电话中打躬作揖地向对方道歉 对方也会感觉到你的诚意 成功电话营销的三个阶段 引发兴趣阶段电话营销要想成功 第一步就得引发客户的兴趣 客服的重要性 服务热线是公司与客户进行沟通和提供服务的重要途径之一 更是未来实现公司销售业绩的重要渠道 由于电话服务和销售是在看不见表情 看不见手势的情况下进行的 如果在表达技巧及说话的音量 语气 语速等方面稍不注意 就会给对方造成误解 因此 要求服务人员在服务中要加倍努力 透过声音去关注客户 给客户留下良好印象并带给客户价值 一 服务要领 一 倾听1 专心倾听客户的语义 2 用心理解客户的真意 二 应答1 说话的方式比说话的内容更具有影响力 2 多用您 不用你 3 多用征询语 不用命令语 4 多说 您好 请 谢谢 对不起 5 礼貌应答的态度要发自内心 要有始有终 三 声音1 音量应视客户的需要进行适当的调整 2 语气真诚柔和但非嗲声嗲气 3 语速适中 每分钟应保持在120个字左右 二 服务标准用语 1 您好 请问有什么可以帮到您 2 您好 请讲 3 X先生 小姐 对不起 我没有听清楚您的问题请您再复述一遍好吗 4 对不起 麻烦您稍等片刻 好吗 5 对不起 请稍等 6 对不起 请再稍等一下 7 对不起 X先生 小姐 让您久等了 8 X先生 小姐 不知我是否将您的问题解释清楚了 9 X先生 小姐 不知我说的是不是够明白 或够清楚 10 X先生 小姐 麻烦您记录一下好吗 11 谢谢 请记录 12 对不起 目前我们暂未通这项业务 请您原谅 13 对不起 X先生 小姐 我没有听清 请您慢一点 再说一遍好吗 14 请问还有什么能帮到您 15 谢谢您的电话 再见 16 谢谢 再见 三 服务程序 1 当听到电话玲响 应即刻由深坐改为中坐 腰部挺起 收腹提气 以保持语气平稳 2 面带微笑 神色坦然 以酝酿良好的心情 仿佛看到客户 3 电话玲响三声之内 接听电话 4 问候语 您好 请问有什么可以帮到您 5 如客户使用本地方言 粤语或英语时 应立即改为本地方言 粤语或英语与客户交流 如果不熟练则应表示歉意 6 在受理过程中要适时使用 X先生 小姐 的称谓与客户交流 7 认真倾听客户咨询的问题 若没听清 可以再次询问 X先生 小姐 对不起 我没有听清楚您的问题请您再复述一遍好吗 8 在受理过程中 如需客户等待时应提前讲明原委并征求客户的意见 对不起 麻烦您稍等片刻 好吗 在得到客户同意后才能按静音键 返回时应讲 对不起 X先生 小姐 让您久等了 如等待时间较长时 则每15秒需向客户回应 对不起 请再稍等一下 而不能太长时间让客户茫然的等待 9 用户在问询或讲话时 不得打断客户的话 10 在向客户解释完毕时应确认客户是否清楚 X先生 小姐 不知我是否将您的问题解释清楚了 或 X先生 小姐 不知我说的是不是够明白 或够清楚 如客户尚未清楚 应再重新解释 直到客户清楚为止 11 回答客户咨询时 如有较长的信息需对方记录时 可说 X先生 小姐 麻烦您记录一下好吗 获准后 立即回答 谢谢 请记录 12 如遇因技术原因无法解决的问题抱怨时 不能说 这是技术部门的事 我们也没有办法 将责任推到技术部门 而应真诚的表示歉意 对不起 由于我们技术的问题还暂时不能为客户解决这些问题 我们真的很抱歉 公司正在努力解决 请您原谅 13 接听电话过程中 必须做到有问必答 耐心周到 谦和大方 吐字清晰 14 遇客户询问到不懂或不熟悉的业务时 应婉言向客户解释并询问相关人员后再解答 必要时可请相关人员代答或记录下来查证后再答复客户 15 电话受理结束时 应询问客户是否还有其它问题 请问还有什么能帮到您 在确认客户没有其它方面的问题后应礼貌地说 谢谢您的电话 再见 16 礼貌挂机的标准用语为 谢谢您的电话 再见 四 特殊情况受理技巧 1 电话受理时如遇没有话音 可礼貌地提示说 电话已接通 请讲 经提示仍然没有话音 可能是客户听得到我方的声音 而我方听不到客户的声音 可礼貌的提示说 对不起 由于电话或线路的原因 我无法听到您的声音 请您换部电话或者稍后再打过来 好吗 2 电话受理时如遇客户听不到我方的声音 而我方能听到客户的声音 可礼貌的提示说 对不起 由于电话或线路的原因 您可能听不到我的声音 我稍后给您再打过来 好吗 立刻记录主叫号码 主动回访用户 并向用户解释清楚刚才的情况 3 遇到电话杂音太大无法听清时 话务员可说 X先生 小姐 对不起 您的电话杂音太大 请换一部电话打过来好吗 经获准后说 谢谢您的电话 再见 4 电话受理时如遇客户使用免提导致声音过小 可礼貌的提示说 对不起 X先生 小姐 您的电话声音很小 我无法听清 请问您是不是使用了免提方式 如果是 请拿起话筒说话好吗 对方纠正后 说 谢谢 您请继续说好吗 5 如遇对方拨错的电话 仍需保持亲和的态度 说 对不起 您的电话有误 请查证后再拨 如果需要查号服务 我将为您转接 获得回应后 或转接或使用标准用语挂机 6 客户咨询或投诉叙述不清 较为繁琐时 应善解人意 用客气周到的语言引导或提示客户 常用语为 对不起 请您不要着急 慢一点讲好吗 刚才您说 请您再说一遍好吗 7 对客户资料时 对于多音字应选择中性或褒义的词组 严格避免使用贬义或反面人物名字等易引起客户反感的词组 8 用户来电话发泄怒气时 应仔细倾听并做记录 同时对客户讲话有所反映 可用 嗯 是的 对 等常用语气词 并伴有点头的姿态 让对方知道你在认真地听他讲话 并表示体谅对方的情绪 诚恳地向客户表示歉意 说 确实是我们的错 您说的有道理 我们一定努力改正 您说的对 您继续说 等有助于降低客户火气 缓解公司与客户矛盾的话 如有必要 应适时地将电话转给班长 主管等 避免与客户发生正面冲突 9 对于尚未开办的业务 应回答 对不起 目前我们暂未开通这项业务 请您原谅 10 如遇客户向话务员致歉时 必须回答 没关系 X先生 小姐 您不必介意 11 如遇客户向话务员致谢时 必须回答 不用谢 这是我们应该做的 12 如遇投诉 责备 抱怨电话 必须首先表示歉意说 对不起 由于我们工作的失误 或不周到 给您造成麻烦 请您原谅 请您不要太生气 请您将详细情况告诉我好吗 我会作详细记录 公司一定会尽快处理 13 结束投诉电话时 应首先表示 谢谢您提出的宝贵意见 我们会及时转达给有关部门尽快处理 再次感谢您对我们公司的关心和支持 然后再挂机 14 如遇骚扰电话 请保持从容态度 可适时打断对方 说 不办理业务 请您挂机 再见 五 服务禁忌 1 严禁拖腔 口头禅 语气生硬 烦躁 顶撞或与客户争吵 2 禁止不懂装懂 推诿 搪塞客户 3 禁止工作时吃东西或嚼口香糖 4 严禁在工作场所闲谈 大声喧哗 5 严禁泄露 盗用客户资料和设备 6 禁止使用工作电话呼出私人电话 7 严禁与客户闲聊或开玩笑 六 服务禁语 1 讲话 2 说话啊 3 你听明白了吗 4 大声点 我听不清 5 再讲一遍 我没听清 400客服电话服务流程 1 当听到电话玲响 应即刻由深坐改为中坐 腰部挺起 收腹提气 以保持语气平稳 2 面带微笑 神色坦然 以酝酿良好的心情 仿佛看到客户 3 电话铃响三声之内 接听电话 4 问候语 您好 请问有什么可以帮到您 5 如客户使用本地方言 粤语或英语时 应立即改为本地方言 粤语或英语与客户交流 如果不熟练则应表示歉意 6 在受理过程中要适时使用 X先生 小姐 的称谓与客户交流 7 认真倾听客户咨询的问题 若没听清 可以再次询问 X先生 小姐 对不起 我没有听清楚您的问题请您再复述一遍好吗 8 在受理过程中 如需客户等待时应提前讲明原委并征求客户的意见 对不起 麻烦您稍等片刻 好吗 在得到客户同意后才能按静音键 返回时应讲 对不起 X先生 小姐 让您久等了 如等待时间较长时 则每15秒需向客户回应 对不起 请再稍等一下 而不能太长时间让客户茫然的等待 9 用户在问询或讲话时 不得打断客户的话 10 在向客户解释完毕时应确认客户是否清楚 X先生 小姐 不知我是否将您的问题解释清楚了 或 X先生 小姐 不知我说的是不是够明白 或够清楚 如客户尚未清楚 应再重新解释 直到客户清楚为止 11 回答客户咨询时 如有较长的信息需对方记录时 可说 X先生 小姐 麻烦您记录一下好吗 获准后 立即回答 谢谢 请记录 12 如遇因技术原因无法解决的问题抱怨时 不能说 这是技术部门的事 我们也没有办法 将责任推到技术部门