合同项目档案验收监理审核报告.doc

南水北调东线一期工程嘉祥县截污导流工程合同项目档案验收监理审核报告济宁市水利工程建设监理中心二O一二年九月南水北调东线一期工程嘉祥县截污导流工程合同项目档案验收监理审核报告 1.工程概况1.1工程简介嘉祥县截污导流工程是南水北调东线第一期工程的重要组成部分，是贯彻“三先三后”原则的重要措施，是南水北调输水干线在输水期间防止沿线工业、城镇生活污废水（中水）而影响调水水质的控制性工程。嘉祥县截污导流的建设目标是：在南水北调东线第一期工程输水期间，拦蓄城镇污水处理厂达标排放的中水534.1万吨，减少COD、NH3-N入干线工程分别为333.8、39.0吨，满足治污规划和治污控制单元规定的控制指标要求。嘉祥县截污导流工程建设内容包括：新建前进河拦河闸、改建曾店拦河闸、改建洪山涵闸、前进河疏浚、洪山河疏浚、局部扩挖洪山河右岸权园附近低洼地等。嘉祥县截污导流工程主要目的是将嘉祥县污水处理厂的下泄中水利用拟改建的洪山河洪山闸进行拦蓄，抬高水位后，水自流入前进河。为防止中水入洙水河，在前进河入洙水河河口处新建前进河拦河闸，与改建的曾店涵闸一道形成河道拦蓄枢纽工程。1.2工程建设相关单位项目法人：嘉祥县水利局建设单位：嘉祥县截污导流工程建设管理处设计单位：山东省水利勘测设计院监理单位：济宁市水利工程建设监理中心施工单位：山东淮海水利工程有限公司及山东省水利工程局。1.3主要工程项目及工程量根据设计文件，该工程主要项目有：（1）洪山河治理工程：上游自前进河，下游至洙水河。建设内容为嘉祥县洪山河扩挖治理、洪山河疏通治理、改建洪山河涵洞。主要工程内容包括河道清淤开挖、河道扩挖、涵闸改建、输水涵洞等工程。（2）前进河治理工程：上游自赵王河，下游至洙水河，工程全长14430米，桩号0+07814+508，建设内容为前进河清淤开挖、前进拦河闸及曾店涵闸工程。清淤河道段长约14100米，清淤段为加深加宽河床，建筑物工程主要为新建前进河拦河闸25.5米，改建曾店闸24.0米（3）金属结构设备安装工程：包括节制闸工作闸门、检修闸门。（4）电气设备安装工程：包括变电站、启闭机组、高低压变电室、照明设施。（5）管理设施工程：包括水闸管理房建筑与装修工程。2.审核依据（1）国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范。（DA/T28-2002）；（2）科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2000）；（3）关于印发水利工程建设项目档案管理规定的通知（水办2005480号；（4）关于印发水利工程建设项目档案验收管理办法的通知（水办2008366号；3.监理档案管理组织情况3.1管理组织及人员分工根据档案管理“谁形成、谁收集、谁整理”的原则，济宁市水利工程建设监理中心济宁市截污导流工程项目监理部（3）对档案管理及审核非常重视，成立了档案组织，实行总监理工程师负责制，监理工程师督促指导，由专职资料员具体负责工程项目资料的收集与整理归档工作。监理部负责收集洪山河尾水闸、前进河节制闸、曾店节制闸和洪山河土方治理工程施工过程中形成的监理文件。主要包括在监理过程中形成的监理文件。主要包括在监理过程中形成的对工程有保存价值的文字、图纸、图表等不同形式的各种监理记录，并按档案要求归档。监理部负责督促、审核两标段工程施工过程形成的施工文件。主要指具有保存价值的文字、图纸、图表、影像、电子文件等不同形式与载体的各种历史记录材料，尤其是施工记录、隐蔽工程检查验收记录、质量检查和评定材料以及竣工图等材料，都应收集并归档保存。工程建设前期，监理部结合工程建设实际情况，分别制定了监理部内部工作规章制度，明确了各监理人员的岗位职责及监理工作程序。工程档案资料管理工作按“统一领导，分级负责”原则，现场监理人员对所涉及监理范围内的工程文件，按规定要求及时完成收集、整理，做到分类有序，对真实完整性负责。同时，总监理工程师指定了监理部专职档案资料管理人员，集中系统地实施档案管理。3.2工程档案与工程建设同步管理情况工程建设开展前，建管处组织各参建单位召开了第一次会议，提出在工程建设过程中要加快工程建设档案收集整理的监理工作会议，提出了工程档案管理的目标、任务和要求。明确了工程建设监理文件和施工文件资料的管理程序，并提供符合相关标准规范的施工、监理用表给各有关单位使用执行。施工单位在合同项目开工前编制施工组织设计文件，其中包括组织机构及人员构成、机械设备进场报告、施工技术方案、施工进度计划、施工平面布置图等，经监理机构审核后签发开工令。分部工程开工前，施工单位根据工程具体情况编制详细的施工技术方案，必要的工艺试验，进场原材料、构配件及设备质量证明和检测试验报告文件，收集测量与试验设备、仪器合格证、计量部门的率定证明文件等。重要或技术复杂的分部工程，施工单位还须进行相应技术交底并编制技术交底文件，作为重要单元工程或关键工序施工的具体指导文件。监理机构审核相关工程技术文件合格后签发分部工程开工通知。对于各类设备制造资料，主要对照各设备设计制造招标文件中关于资料的要求内容，进行督促收集，审核把关。3.3严格审核，提高档案质量对已完工程应归档的文件资料，主要审查档案资料是否完整齐全、准确、系统，手续是否完备等。审核过程中，各监理部严把审核档案资料的“收集关”、“质量关”、“准确关”。由于本工程建设时间较长，如不及时记录、收集、归档，对工程建设和运行管理将会造成不可弥补的损失。在资料收集上由于各单位领导重视及平时的积累和一线人员的认真负责，资料收集比较齐全。加强文档质量上审查工作，经检查，对案卷资料出现涂改、模糊不清、污渍、审核签字手续不全等要求进行整改；对出现破损的案卷要求进行更换。对案卷题名不准确、文件排列不合理的进行了整改，确保了档案资料的质量。在档案资料的准确性上，监理部对档案中的资料进行逐份检查，本着认真负责的态度，认真查阅原始资料，根据工程现场的记录、监理日志、监理日记等对档案资料进行了详细核对，确保归档资料的准确性。工程竣工图是对完建工程的客观反映，竣工图编制质量的好坏直接影响工程的运行管理及今后的维修、改造，是监理检查现场项目部、设备制造厂资料整编工作的要点。监理部对竣工图严格把关。竣工图均加盖竣工图章，并由相关技术负责人签字，监理部予以确认并审核签字认可。对有设计变更的，均标出了设计变更文号并进行修改，竣工图与实际相符，图样清晰，图面清洁，签字手续完备，基本能真实反映工程实况。各项目部及制造厂的工程资料整理根据相关文件中要求的归档范围进行组卷，并编制案卷目录。卷内目录按文件号或文件时间排列，卷内目录、卷内备考表、脊背题名一律打印，单面书写的文字材料在右上角用铅笔书写页码，图纸折叠安照国家标准技术制图复制图的折叠方法（GB10609.3-1989）折叠成A4幅面，标题栏形成手风琴式。标题栏外露于右下角，并加盖档案号章，案卷采用线装订，装订整齐、结实。4.档案审核情况各参建单位将案卷报送监理部，由监理部对档案质量进行审查，并对质量提出审核意见。4.1监理审核的范围本监理审核报告关于档案资料的审核范围涉及施工、机电设备材料，监理二大类，主要包括以下内容：（一） 施工类（1） 开工材料（2） 施工计划、安全措施、施工组织设计报批及审核文件（3） 建筑原材料出厂证明、合格证、质量鉴定、原材料及复验报告（4） 设计变更通知、工程更改洽谈单等（5） 施工定位（水准、导线、基准、控制点等）测量、放样记录及相关材料（6） 地质勘探和土（岩）试验报告（土壤含水量、干密度试验报告、水泥砂浆、混凝土配合比试验通知单、水泥砂浆、混凝土抗压强度试验报告单等）（7） 基础处理、基础工程施工、地基验槽记录等（8） 各单元工程质量检验评定资料（9） 机电设备与金属结构安装检查、检验与评定资料（10）施工管理工作报告 （11）施工预、决算材料（12）各阶段工程验收报告、结论及相关文件材料（标段合同项目验收申请报告、鉴定书，单位工程验收申请报告、验收鉴定书，分部工程验收申请、签证等（13）竣工图编制说明、竣工(含工程基础地质素描图等)（14）施工记录（日记）（15）工程建设原貌及建设过程中的影像材料（照片）（二） 监理类（1） 监理大纲、规划、细则（2） 设计交底、技术要求、图纸会审材料（3） 监理审核设备材料，监理检查、复检、工程材料与试验报告（4） 监理通知，监理会议纪要、监理工程师指令、指示（5） 开工令（含开工申请）、许可等（6） 监理日志、日记、巡视记录、月报表、混凝土浇筑及其他旁站记录（7） 质量检验、抽查记录（8） 支付审批文件（9） 监理工程师通知单、监理工作联系单（10） 监理工作报告、监理大事记（11） 影像资料（12） 4.2监理审核档案资料的数量 （1）审核单位工程及施工单位情况嘉祥县截污导流工程共审核2个单位工程，分别为洪山河治理工程和前进河治理工程单位工程，每个单位工程又分为若干个分别工程和单元工程。监理共审核包括2个标段施工单位的档案资料。具体各标段情况如下：（2）审核卷数情况监理部审核从工程实际施工期2008年11月到20110年8月，共审核49卷，其中永久资料12卷，长期资料37卷，包含竣工图共279张。监理共形成18卷，全部为长期资料，具体各标段审核情况如下表：序号标 段总卷数（卷）永久资料（卷）长期资料（卷）竣工图（张）1施工标洪山河治理工程22715822施工标前进河治理工程275221973监理1818合计6712552794.3对档案内容与整理质量的审核经过各监理部认真审核，两施工单位 档案内容与整理质量情况如下：(1)档案文件的内容符合实际、准确性要求，记录基本反映了工程建设实际情况。(2)档案文字字迹清楚、图表清晰整洁、签字盖章手续基本齐全。(3)竣工图完整、图样清晰，图幅符合标准，反映了工程形象面貌，做到图物相符；签字手续基本完备。（4）归档工程文件的整理立卷符合形成规律，卷内文件保持有机联系，具有成套特点；工程档案符合系统性、完整性要求，组卷合理。5.发现的主要问题及建议5.1发现的主要问题（1）嘉祥县截污导流工程档案资料虽然较为完善，但相对国家南水北调工程档案要求还有一定的差距，存在部分漏缺资料现象，尤其是影像资料比较欠缺，文函传递过程遗失文件较多，难以找回。（2）由于行业习惯和行业管理的差别，厂家不能提供详细的闸门制造资料，从审查的结果看，施工单位提供的安装资料基本能说明设备质量情况，基本满足工程运行管理要求。5.2建议（1）由于截污导流工程建设历时长，个别文件资料使用复印件、不耐久字迹归档、签字手续不全，建议在档案管理部门验收后，根据验收意见，由相关参建单位再进行一次整改。（2）建议在今后招标文件的编制过程中，根据目前国内实际状况和工程需要，提出合理的资料提交范围和内容，便于施工过程中的管理，能提供符合要求的档案资料，不遗留问题。6. 审核结果 嘉祥县截污导流工程档案资料包括从项目提出、可行性研究、勘测设计、招（投）标、施工、监理到验收（包括施工合同验收、专项验收、设计单元工程竣工验收）、试运行等各阶段的内容，根据国家和水利部对档案工作的有关规定，结合工程特点，在参建各方密切配合下，经系统整理，已经完成档案组卷、案卷编制等工作。 监理负责审核的施工类、监理类资料，现已验收单位工程档