流程文件编写说明.ppt

流程管理要点说明 北京北元电气集团主讲人 夏云娟 邬兵2016 11 317 50 19 00 分两块 流程编制法 夏云娟流程管理法 邬兵 一 流程文件构成 1 页眉2 文件更改一览表3 评审栏 会签 4 流程图5 正文 二 页眉组成 模板 公司名称 制度名称 三 页眉组成 文件编号原则 例如 V CP 01 R PGP 01 HS SCI 01 BY ZLP 05 JT CI 01 四 页眉组成 文件版本 A 0 文件编制 更改 换版以版本 更改次数为标识 说明 1 版本可按字母A B C 排序 I O禁用 2 更改次数按1 2 表示 如A 0 A 1 A 2 3 当文件任一页版本修改到5次时或有大幅度更改时 原文件编制部门可进行换版 五 评审栏 各公司按照最新组织架构进行会签 审核 批准 流程格式 流程图使用软件推荐工具 visio 流程图基本要素 1 序号2 作业流程3 责任部门4 责任人5 表单6 作业文件 六 流程图 七 流程管理要素 流程管理八要素的内容包括 1 输入 原料 半成品或信息 2 输出 产品 信息 记录 文件 3 活动 做什么 4 关系 参与的人 物 信息的关联关系 5 客户 服务对象 内部客户 外部客户 6 价值 提高效率 降低成本等 7 资源 人 机 料 法 环 资金等 8 控制 标准 制约 责任 八 流程管理定义 流程管理就是为一组存在相互 关系 的 活动 提供其运转所需的 资源 使其在受到适当 控制 的状态下 将 输入 转化成为对 客户 有 价值 的 输出 的管理工作 九 过程乌龟图案例 文件控制 对质量管理体系文件进行编制 审核 批准 分发 回收 评审 作废处置等文件控制机有效证据 十 过程乌龟图案例 记录控制 质量记录的管理 包括标识 贮存 保护 检索 保留和处置 是否符合要求 十一 流程文件的基本管控要点识别 会议管理基本管控要点 会议策划 会前准备 会议通知 会议实施 会议决议下发 追踪 员工培训基本管控要点 培训需求 培训计划 培训实施 培训评估 资料归档 员工招聘基本管控要点 招聘需求 审批 招聘实施 招聘录用 资料归档 十二 文件正文 文件内容编写格式 1目的 阐述制定编制该文件的目的 2适用范围 说明该文件的适用范围 人 事情 物 3定义 解释程序内容中非通用的词的含义 若没有则注明无 4职责 简单说明该文件中所涉及到的主要部门及其主要职责 5作业内容 说明该文件的作业标准 对流程图未规定的事项进行补充 6相关文件 列出该流程所引用的相关文件的名称 7相关记录 列出该文件在内容中出现及必须使用的表单名称及编号 8管理办法 说明违反该文件的相关奖励 乐捐规定 十三 文件格式 管理文件格式 页面设置 页边距上下1 5cm 左右2cm 页眉1 5cm 页脚1cm 装订边页边距2cm 页眉格式 页头 文件名称为二号宋体字加粗 如字数偏多可调至三号 正文和页眉表格内其它内容全部为小四号宋体字 表格属性 行固定值0 7cm 3列所占比例各为1 2 1 4 1 4 流程图格式 基本控制在一页 为五号宋体字 行间距1倍 视页面可适当调整 十四 流程优化要点 1 流程内容的补充说明1 不在流程内重复描述流程 2 只对流程图内没有说明的事项重点进行补充说明 十四 流程优化要点 2 管理规定的简化1 重点强调关键控制点的管理规定 2 金额相同重复的管理规定进行合并 3 其它文件有明确管理规定条款的 不在此文件中再行说明 4 一般文件控制在五个条款内 十五 记录 15 1记录编号规定 所属文件编号 流水号 版本号 流水号为2位数字 版本号为1个大写字母 如 BY ZLP 01 01A 表示文件编号为BY ZLP 01的文件的第一个表格 A版 版本号从A B C D 以此类推 15 2记录顺序号 NO 填写记录时 需编顺序号 便于记录的追溯和查找 印刷的顺序号为流水号 填写的顺序号一般为 年份 2位流水号 如14 08 表示2014年填写的第8份该表格 十五 记录 15 3记录填写模板说明1 空白表单2 记录填写模板说明 主讲人 邬兵 流程如何优化与简化 经验文字化 文字标准化 标准流程化 流程动作化 动作表单化 表单数据化 数据信息化 信息自动化 企业8化 管理者的两类价值 一个管理者对公司的贡献可以分为两大类 一个叫财务贡献价值 也叫分取价值 一个是流程 制度体系建设价值 叫留存价值 流程管理目的 训练 技能 习性 衔接 运作共识 核算 数据 改善 习性 规范 最佳方法 核心 建立努力与成果连接起来的制度流程观点 1 流程是最佳实践方法 是经验的提炼与总结 2 各项工作都可以标准化 流程化3 广纳内 外更好做法的知识4 每季都要检讨流程适用性 保持最新版5 流程编制完成只是工作的起点6 让执行人参与流程编制7 响应需求 关注 流速 流程设计7要点 1 管理机制 流程 制度 作业指导书 检验标准等方式 流程图 文字 表单作用 部门工作衍接要点 描述精准 5W2H法 什么事 为何做 谁去做 何时做 在哪里做 做到什么程度 2 管理方法 业务操作手册 具体方法 技巧 经验汇总 方式 图片 文字 工具使用 经验 方法 技巧等 方法沉淀要点 图文并茂 简单易懂 一目了然 类同手机操作说明书 举例 维新巴自主质量管理推行指导手册 人力资源管理操作指南 销售业务指导手册 流程分类 流程的来源 客户价值 战略定位 目标 主运作流程 流程 组织结构 岗位胜任力 流程管理两大内容 1 流程简化2 流程优化 流程如何简化 1 流程简化 价值流分析 去掉一些不增值的动作2 目的 提升效率3 具体做法 1 流程格式 内容简化 2 去掉一切无效动作 3 减少过多的审核 审批环节 4 减少过多的表单 表单合并 减少填写工作量 5 减少不必要的数据统计与分析工作 6 控制卡与流程合并 同类流程文件合并 流程如何优化 1 流程优化 高效做法替代低效做法2 目的 提升质量3 具体做法 1 新方法导入 提升流