项目文档管理制度.doc

项目文档管理制度一、目的设立统一的文档管理办法及格式，给项目过程中产生的项目有关资料提供规范，便于在今后项目开展过程中对各项资料的查找和相互交流,以利项目开发及进展。二、适用范围技术中心所有重要文档及在工作中形成的具有参考价值的文件、 材料。三、内容1. 总 则 1.1所有重要文档集中管理，维护档案的安全与完整。 1.2 所有存档文件根据需要归档。 1.3 各项目小组人员在工作中形成的具有参考价值的文件、 材料由个人或项目负责人整理后报文档管理人员存档。 1.4 所有人员都有承担按时提交文档的义务和职责。 1.5 由专人负责项目文档管理工作。 2. 项目准备阶段 a. 与本项目有关的上级主管部门下达的规划和工作计划； b. 有关项目的审批文件、合同书、专家建议； c. 国内外相关情况考察报告和专题分析报告； d. 可行性方案及批准文件； e. 课题实施方案、年度计划，课题预算书； f. 开题报告。 3. 项目研究实验阶段 a. 各种重要的原始记录； b. 各种实验报告和数据； c. 各种研究报告（包括系统的、专题的、分项的和阶段的）； d. 设计文件； e. 重要的来往技术文件。 4. 其它有关材料： a. 年度总结和简报； b. 项目例会会议记录和专业会议文件； c. 同项目研究有直接关系的重要情报编译材料。 5. 内 容 5.1 设计书。模型、子模块、模型组件、模型数据集制备的各类设计书，项目任务书和执行计划； 5.2 会议和培训文件。包括会议记录、演示文件、阶段报告、培训材料、教材等文档； 5.3 软件文档。软件设计书、使用说明、源代码（包括注释）及源代码说明等； 5.4 数据文档。数据标准、数据字典、编码说明、元数据等； 5.5 出版物。项目资助下发表的各种文章、会议报告和专著； 5.6 参考文献。由项目组成员收集到的各种中英文参考文献； 6. 文档分类 6.1 文档分为设计文档、开发文档、开发源代码、开发使用说明书、发表的论文专著和其他； 6.2 文档编号按照总编号、项目编号、年代、类型原则分配； 6.3 文档的编号方式：项目编号+年代序列号+类型序列号到+分序列号； 6.4 编号规则 文档编号例如： HM01-001-00-20061205为目录编号 项目编号为：HM 文档版本号：01 本文档编号为：001 文档类型编号：00 年代编号：20061205 6.5 配置文档类型编号规则 模型集成文档：00 模型集成设计书：01 模型集成开发源代码：02 模型集成发表的论文和专著：03 子模型文档：04 子模型设计文档：05 子模型开发文档：06 子模型开发源代码：07 子模型开发使用说明书：08 子模型发表的论文和专著：09 其他文档：10 购进书籍：11 其他（根据情况添加） 7. 存档规范 7.1 基线：事件发生后一个月内归档； 7.2 完整性：是否成套、缺页和涂改； 7.3 准确性：所收集的材料是否同它反映的对象相一致，同一科技项目的文件材料在内容上是否一致； 7.4 文件材料属性的鉴别：是否为同一类； 7.5 所有文档一季度整理一次，按照不同类型刻盘保存； 8. 目录建设与管理 8.1 所建目录要求符合明确方便的原则； 8.2 查阅者能够迅速的查阅所要文档，了解文档简单的相关信息； 8.3 文档用相关软件软件（可用Biblioscape）进行管理； 9. 文档的提交、保存及使用 9.1 文档提交 9.1.1文档的提交时间根据具体规定执行，原则上应在规定时限内提交，如有特殊情况，可向项目秘书提出申请，批准方可执行； 9.1.2项目文档由文档作者提交，一般为office形式（要求使用 office2000以上版本）； 9.1.3源代码原始文件的提交（要求对子程序的功能、参数和返回值给予详细的注释）； 9.2 文档归档 9.2.1归档的原则 a. 检查文件是否完整，如有短缺，应督促补充齐全； b. 文档资料移送交接手续必须完备； c. 移交与保管文档无关的资料，要退回经办部门； 9.2.2存档格式 a. word和 excel 文件可分为office 文档和pdf文档两种； b. 演示文档只保存 ppt格式或pdf格式（视演示的具体格式确定）； c. 源数据和源代码文档由文档作者提供存档格式； 9.3 文档保存 9.3.1文档保存遵循的原则 在各个开发阶段，按规定格式建立项目文档一览表，标注文档的状态。文档保存可用页面和电子文档两种方式保存，所有文档全部为受控文档。 a. 归档的文件材料，根据归档要求及文件内容特征进行归档； b. 按归档要求进行目录编辑及备查表； c. 对文档作统一排列； 9.3.2档案资料的整理 a. 收集的word和 excel 文档由文档管理人员处理成 pdf的格式； b. 文档资料按文件项目编号次序整理； c. 文档资料每月备份一次，如有文件损坏及时补充齐全； 9.3.3文档密级管理 a. 在文档使用中有部分文档根据要求，需暂时保密，在此期间，由文档管理人员进行保存，不得对外发布； 注：除非经文档作者授权同意，否则不得提前进行查看、使用或发布； b. 此类文档保密到期，由文档作者和项目秘书决定继续保存或进行发布； 9.4 文档使用 9.4.1归档材料密级的鉴别 A 绝密：仅有文档作者和项目负责人对文档享有查阅及使用权，其他人员查阅需经文档作者和项目负责人同意； B 保密：仅在项目组内共享； C 公开：通过登陆项目网站即可查阅； 9.4.2文档根据不同密级使用 a. 进度文档一般为C 级，通过网络进行发布可实现完全共享； b. 源代码为 A级，缺省六个月绝密期，在源代码绝密期内，其可执行程序为B级，即项目内共享； c. 阶段性技术文档为 A 级，缺省三个月或由文档作者提供文档绝密时限；d. 绝密期后,阶段性技术文档密级由A级降为 B级，在项目组范围内共享或根据项目需要，通过项目作者和项目小组协商实现共享； 9.4.3项目组成员均可对通过网站对发布后的文档资料查询。 9.4.4部分重要文档，如：重要技术文档、模型源代码等，需经过文档作者和项目秘书同意并签字授权后方可使用。 9.4.5技术文档、源代码文档和可执行程序项目内共享后，如果发表文章应用或者引用源代码文档、技术文档需要在文章后致谢或注明文档来源。 9.4.6文档使用者有义务遵守国家有关法规，如出现问题责任由使用者自行承担。 9.4.7文档作者