接待管理实施细则.doc

接待管理实施细则为更好地规范员工礼仪行为，切实做好来宾接待工作，提高综合管理水平和接待水平，树立公司良好形象，特制定本细则。一、职责划分1、综合管理部是来宾接待的归口管理部门，负责根据来宾的职级、来访目的、要求和内容，本着对口接待、分工负责的原则组织相关部门参加接待。2、各部门根据综合管理部的统筹安排通知相关人员参加接待。3、生产技术部根据来宾具体情况，协调好生产计划。4、车间根据综合综合管理部的通知要求协调好现场的生产组织。二、基本原则1、未经许可任何人不得擅自进入生产区和办公区参观。各部门、车间及个人联系的来宾到我公司参观，须填写参观联系表，经本部门领导签字核准后到综合管理部办理审批手续。公司部门安排的参观，原则上须经公司领导核准。2、经事先联系批准参观的来宾，由综合管理部协调安排相关人员参加，并按照指定的安全参观路线有秩序地进行参观。3、原则上不得带领来宾进入或靠近要害区域参观，不得随意翻阅现场记录、资料等，遇有特殊情况须事先征得公司领导批准，并办理审批手续，如来宾提出超范围要求，接待人员应婉言谢绝。严禁要害部位操作人员擅自接待外来参观人员。4、接待过程中接待人员要注意技术保密，生产区域禁止来宾摄影、摄像。如确有需要，应事先向厂公司领导申请并经同意后，并有专人陪同，在指定地点方可摄影、摄像。5、接待人员要注意个人形象，如发现有来宾违反我厂公司参观规定的行为，要礼貌制止，并确保不出现骚乱现象，同时向综合管理部汇报。6、保安人员应根据来宾情况，联系来宾拜访人员，进行登记后方可同意其进入参观。原则上在一楼接待室进行面谈，不得进入办公区域。7、外单位来厂联系业务应主动接待，查看证件（介绍信或其他有效证件），电话联系相关人员予以接待。三、来宾分类及接待1、A类来宾：政府高级官员（中央、省、部级领导）、对公司影响较大的重要客人。综合科会同公司部门制定接待计划，由厂部主要领导参加接待，生产安全科生产组织负责人和综合科负责参观接待、摄影、摄像，治安保卫的相关人员陪同接待。2、B类来宾：一般政府官员（市、厅级领导）、对我厂影响较大的重要客人。根据来访目的，由厂部分管领导或主管科室领导接待，综合科负责参观接待、摄影、摄像等相关人员陪同接待。3、C类来宾：一般业务单位、同行之间相互交流的一般客人。由综合科接待人员接待或综合科委派的专业技术人员接待。四、接待准备1、生产现场（1）A、B、C类来宾来我厂参观，生产现场必须具备以下要求。A.安全通道两侧灯箱照明良好，屋顶无漏水、地面无积灰。厂区内道路平坦、畅通、设施完好，标志明显，干净整洁。B.厂区物流有序，车辆拖运物资要符合规定，不得跑、冒、滴、漏、丢。C.厂区车辆停放有序。D.厂区所有地沟、电缆沟盖板齐全、完好。E.厂房周围保持清洁，不得堆放杂物。F.厂房内四周墙壁整洁，无积灰，无随意张贴，无污迹。G.厂房内地面不得有垃圾、纸屑、积水积油等。H.厂房内不得有边角料、废料。I.成品库要实行定置定位管理，干净整洁，成品存放整齐有序，无混号现象。J.厂房内备件摆放规范、整齐。K.保证参观通道平坦畅通，标志醒目，任何单位部门不得侵占。L.参观走道、扶手、过桥护板、栏杆不得有积灰、油污。M.操作室、电气室、休息室地面清洁，操作台整洁，橱柜、桌椅摆放整齐、无积灰，桌面、玻璃洁净。N.严禁在现场吸游烟。O.员工个人行为：手、脸、工作服必须保持清洁。行车领航工穿戴黄马甲。员工进入工作现场必须正确整齐穿戴劳保用品。P.语言：礼貌用语，员工应礼貌接待来宾。Q.易产生烟尘部位要做到专人看管。R.厂房照明：由金鹏公司专人负责提前打开参观通道照明、厂房照明。S炼钢区域照明设施维修由南通四建归口负责、轧钢区域设施由宝冶南分公司归口负责。（2）除上述基本要求以外，对A、B类来宾还必须具备以下要求。A.废钢区域：参观主线目视范围内卫生状况良好、废钢料槽摆放整齐、上料系统粉尘控制。B.炼钢区域：跨内粉尘控制、物品摆放有序、主控室卫生保持清洁。C.精炼区域：精炼炉粉尘控制、物品摆放有序、连铸平台下废渣清理干净。D.连铸区域：粉尘控制、物品摆放有序、中间包区域粉尘及气味控制。E.行车操作：行车人员严禁违章操作，注意行车行驶安全。F.热轧区域：物品摆放有序、层流冷却、磨辊间、钢卷库保持清洁。G.现场道路卫生：金鹏公司负责1#、5#、10#门区域绿化，提前用水清洁。H.纸巾：陪同参观人员需随身携带擦手纸巾、金鹏公司负责在现场洗手间内摆放抽纸。2、治安保卫（1）A、B、C类来宾来我厂参观，治安保卫工作必须具备以下要求。A.在厂区进行巡逻，对违反厂纪厂规及闲杂人等予以制止。B.对厂房内重要岗位进行看管。C.疏导厂区内主要干道的运输车辆，确保畅通。D.维持厂内正常的生产持续。E.安排保安控制厂房大门，防止车辆、闲杂人员、劳保用品穿戴不整齐人员进入现场。F.参观期间，在我厂1#-10#号门分别设岗，要求保安军姿站岗。来宾进出时，以军礼欢迎。G.参观结束时，在门岗执勤的保安行军礼目送。（2）除上述基本要求以外，对A类来宾还必须具备以下要求。A.向九龙分局和民警队请求警力支援，同时结合我厂现有保安，对外围的主干道交通进行临时管制，杜绝意外情况发生，确保来宾安全。3、办公区域（1）A、B、C类来宾来我厂参观，办公区域必须具备以下要求。A.院内地面无垃圾，保持清洁。B.办公楼前严禁停放自行车、电动车和摩托车。汽车按规定停放在指定场所整齐停放。C.办公楼保安须军姿站岗行军礼。D.办公楼大厅、楼梯、走廊地面保持洁净,楼梯扶手无灰尘。E.大厅内花卉、花瓶保持清洁。F.大厅、走廊灯泡无坏损，灯罩无灰尘。G.天棚无吊灰、无蜘蛛网。H.办公室内干净整齐，美观（桌、椅、柜摆放整齐，桌面整洁，窗、帘洁净）。I.会议区清洁、整齐（地面清洁，会议桌椅无灰尘，烟灰缸洁净，窗帘洁净，照明灯、空调无坏损）。（2）除上述基本要求以外，对A、B类来宾还必须具备以下要求。A.欢迎牌：由专人负责欢迎牌、横幅的制作，摆放到位。B.技术资料准备：在来宾参观前，将我厂现有主要技术参数、技术经济指标、能源指标整理出来，由专人负责保管，以备使用。C.中英文宣传材料D.除必须遵守办公楼区的基本要求外,需提前准备好会议室和会议所需物品（茶杯、茶叶、湿巾、宣传画册、投影设备、音响设备等）。4、生产组织（1）A、B类来宾来我厂参观，生产组织必须具备以下要求。A.按当天的生产计划组织生产，确保生产组织有序进行。B.生产安全科与综合科要保持密切联系，互通信息，避免连铸换组、轧钢换辊时间与参观时间产生冲突。如确实无法避免，生产安全科要及时调整生产计划，确保参观顺利进行。（2）对C类来宾，按照正常的作业计划组织生产（原则上检修期间不安排参观）。5、宣传报道（1）A、B类来宾来我厂参观，宣传报道工作必须具备以下要求。A.详细记录参观各事项（包括：参观时间、参观单位、参观人数、参观事由、公司以及厂部主要陪同人员）。B.做好参观全过程的摄影、摄像工作，接待结束后及时撰写信息稿投到南钢电视台及报社。 C.必要时可进行现场采访。五、接待流程1、综合科根据工作需要和来宾要求，安排好参观行程，通知相关人员做好接待和情况介绍（包括现场管理、调度室生产协调、摄影摄像、治安保卫、卫生保洁、灯光照明等）。2、综合科要及时掌握来宾到达现场的信息，通知相关人员提前10分钟到达来宾下车地点迎候。3、接待参观时，既要照顾主宾，也要注意照顾其他来宾。交谈时力求语言礼貌，表达得体，简明扼要，实事求是，通俗明了。对于对方的提问，要区别情况，酌情回答，没有把握的问题不要轻易表态，确实不了解的问题，可以表示自己不清楚。4、接收和赠送纪念品。赠送宣传品一般只送画册等宣传资料，对特殊对象赠送纪念品的，由综合科根据厂领导要求安排。来宾馈赠的礼品，由综合科