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2020 1 8 1 企业公文写作教程 企业公文写作知识讲座湖北省委党校 2020 1 8 2 公文概述 2020 1 8 3 公文 即公务文书 企业公文 包括传真 电报 电子文件等 是企业管理和商务活动过程中形成的具有约束力和规范体式的文书 是依法治企和进行商务活动的重要工具 一 企业公文的概念 一种管理工具 公文旨在 办事 2020 1 8 4 二 公文的特征 公文是由法定作者制成并向一定的对象发布 公文必须反映与处理公务活动 公文有一套规范的体式和相互关联 衔接有序的处理程序 公文具有合法性 权威性 强制性 时效性等性质 2020 1 8 5 三 公文的作用 一是法规和准绳作用 二是领导和指导作用 三是沟通和合作作用 四是宣传和教育作用 五是记录和凭证作用 2020 1 8 6 公务文书 公文 私务文书 文书 通用公文 专用公文 可公证文书 契约 遗嘱 非公证文书 书信 自传 经济文书 司法文书 外交文书等 日常公文 准公文 正式公文 文件 行政公文 党的公文 军事公文 计划 总结等 四 公文的分类 根据形成和作用的具体公务活动的领域的不同 2020 1 8 7 企业公文的分类 四 公文的分类 文件类 董事会监事会党委行政工会团委纪委 事务文书 计划 总结 简报等 2020 1 8 8 中国共产党机关公文处理条例 以下简称 条例 经中共中央批准 中共中央办公厅1996年5月3日印发 国家行政机关公文处理办法 以下简称 办法 2000年8月24日国务院发布 2001年1月1日起正式施行 国家行政机关公文格式 1999年12月27日国家质量技术监督局发布 2000年1月1日起正式实施 公文处理的 法典 2020 1 8 9 公司办公室 各分公司办公室是公文处理的管理机构 主管本级的公文处理工作 公司办公室负责指导各分公司的公文处理工作 公司公文的管理机构 2020 1 8 10 公文的行文规则 2020 1 8 11 社会组织 政权机关 团体机关 立法机关体系 行政机关体系 司法机关体系 其它政权机关有军事机关体系 政协机关体系等 中国共产党机关体系 中国共产主义青年团机关体系 全国工会机关体系 全国妇女联合会机关体系 其他群众性团体如文联 社会科学联合会等等 实体机关 事业单位机关 如学校和研究机构等机关 企业单位机关 一 行文规则概述 2020 1 8 12 一是上下级关系 即领导和被领导关系 这是直接垂直的关系 一般在上下一级之间 二是隶属关系 不论大小和级别 都在同一系列内 三是平级关系 是在一个系列中的同等级别的机关或者部门 单位之间的关系 四是非隶属关系 指不是同一垂直系列不发生直接职能往来的机关及其部门 单位之间的关系 行文关系 2020 1 8 13 行文方向 上行文 指公文向上级机关单位运行 行政公文的上行文有议案 报告和请示等 下行文 指公文向下级机关单位运行 下行的行政公文较多 平行文 指公文向同级或不相隶属的机关单位运行 函 通知等都可以平行 泛行文 指公文可以同时上行 下行或平行 并向社会公布 行政公文中的公告和通告就属此类 2020 1 8 14 二 企业公文的行文规则 一 确有必要 注重效用 二 依法行文 党政分开 三 企业部门行文 一 企业各部门在职权范围内 可以互相行文 可以向下一级单位的有关业务部门行文 二 企业各部门向下一级单位行文只能采用函的形式 三 部门对外单位行文 需主办部门草拟文稿 由公司统一行文 四 联合行文 1 联合行文的前提是同级 2 联合行文一定要协商一致的原则 3 联合行文确有必要 2020 1 8 15 企业公文的行文规则 五 抄送规则 1 向下级机关或者本系统的重要行文 应当同时抄送直接上级机关 2 受双重领导的机关向上级机关行文 应当写明主送机关和抄送机关 上级机关向双重领导的下级机关行文 必要时应当抄送其另一上级机关 六 请示规则 1 一文一事 2 只写一个主送机关 3 不得抄送其下级机关 4 不直接送领导者个人 5 报告中不得夹带请示事项 6 一般不得越级请示和报告 如遇特殊情况 必须越级请示 报告时 应当同时抄送被越过的上级单位 2020 1 8 16 公文的格式及常见的错误 2020 1 8 17 1 公文的格式是公文区别于其它书面材料的一个显著标志 2 是公文具有法定权威性和行政约束力在内容和形式上表现 3 也是保证公文质量和提高办事效率的重要手段 公文的格式 2020 1 8 18 公文用纸主要技术指标 60g 80g胶版印刷纸或复印纸纸张白度为85 90 横向耐折度 15次不透明度 85 pH值为7 5 9 5 一 行政公文格式 2020 1 8 19 公文用纸幅面及版面尺寸 A4纸 210mm 297mm 天头 上白边 37mm 1mm订口 左白边 28mm 1mm版心尺寸 不含页码 156mm 225mm排版规格正文用3号仿宋体字每面排22行每行排28字 一 行政公文格式 2020 1 8 20 公文中各要素标识眉首部分 公文份数序号 秘密等级和保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号 签发人主体部分 公文标题 主送机关 公文正文 附件 成文时间 公文生效标识 附注版记部分 主题词 抄送 印发机关和印发时间 一 行政公文格式 2020 1 8 21 00001 集团 公司文件 2004 3号 集团 公司关于加强文书档案工作的通知 房地产公司 置业 公司 为贯彻 市人民政府 关于进一步加强本市档案工作若干意见 府 2003 2号 文件精神 加强本公司及下属单位文书档案工作 附件 1 意见2 的通知 二 四年一月二日 附注 主题词 文书档案通知 抄送 档案局 集团 公司办公室 2004年1月印发 眉首 主体 版记 机密 一年 特急 1 传达行文意图 2 表明文件的生效时间和法律凭据 3 表明行文关系和主送范围等 1 提供主题检索标识 2 确定复本送达范围 3 提供公文印制责任者 时间等 1 表明文件的法定权威和信息源 2 确定文件的处理缓急和安全要求 3 为文件的科学管理提供分类标识和检索途径 2020 1 8 22 00001 集团 公司文件 2004 3号 眉首 机密 一年 特急 发文机关全称或规范化简称加 文件 红色标识 居中 庄严显示文件的法定性和权威性 1 发文机关标识 较普遍的问题是上行文不用 上行文版式 或未标识签发人 二 公文眉首常见错误 2020 1 8 23 集团 公司文件 2004 3号 平行 下行公文 至版心上边缘25mm 机密 特急 眉首 2020 1 8 24 机密 特急 房地产公司 房地产公司文件 房地产公司 房 2004 1号 上行文至版心上边缘为80mm 眉首 签发人 2020 1 8 25 机密 特急 房地产公司 房地产公司文件 房地产公司 房 2004 1号 联合行文时主办机关名称在前 文件居于右侧 上下居中排布 眉首 上报的公文需标识签发人姓名 请示 应当在附注处注明联系人的姓名和电话 签发人 2020 1 8 26 00001 集团 公司文件 2004 3号 眉首 机密 一年 特急 目的是为了便于统计 登记和回收 领导机关大批下发公文时使用 绝密 机密公文应标明 传递和办理的时间限度 平件不必标注 公文分特急 急件 电报分特提 特急 加急 平急 同时在信封上标明 文件内容涉及国家秘密的 应表明密级和保密期限 分秘密 机密 绝密 2 密级标注和保密期限 标注不规范 位置不正确 定级不合理 2020 1 8 27 00001 集团 公司文件 2004 3号 眉首 机密 一年 特急 便于公文查阅 处理 统计 由发文机关代字 年份和序号组成 联合发文时只标注主办机关发文字号 反映机关本质属性 避免与相近机关混淆 通常采用三种方法 1 机关代字 2 机关代字加文种代字 3 机关代字加承办部门代字 年份用全称 用六角括号 不加 第 不编虚号 发文字号 常见错误 搭配虚字 年号不全 错用括号 乱设虚位 2020 1 8 28 集团 公司关于加强文书档案工作的通知 房地产公司 置业 公司 为贯彻 市人民政府 关于进一步加强本市档案工作若干意见 府 2003 2号 文件精神 加强本公司及下属单位文书档案工作 附件 1 意见2 的通知 二 四年一月二日 附注 主体 应准确简要地概括公文的主要内容并标明文种 结构要完整 一般包括发文机关 主要内容 事由 文种 每个要素都有其独特的作用 一般不得随意省略 2020 1 8 29 三 公文主体常见错误 文种使用不当 错 混 用文种 缺少文种 生造文种 请示 报告 和 意见 请示 和 函 一 标题不规范 2020 1 8 30 事由表述不清 标题滥用符号 标题繁琐冗长 排列问题 不美观 切词 现象 背题 2020 1 8 31 集团 公司关于加强文书档案工作的通知 房地产公司 置业 公司 为贯彻 市人民政府 关于进一步加强本市档案工作若干意见 府 2003 2号 文件精神 加强本公司及下属单位文书档案工作 附件 1 意见2 的通知 二 四年一月二日 附注 应使用全称 规范化简称或通称 主送过多导致首页无法显示正文 可置于抄送之上 主体 二 主送机关不明确 没有主送机关 上行文多头主送 越级行文 送给领导个人 2020 1 8 32 集团 公司关于加强文书档案工作的通知 房地产公司 置业 公司 为贯彻 市人民政府 关于进一步加强本市档案工作若干意见 府 2003 2号 文件精神 加强本公司及下属单位文书档案工作 附件 1 意见2 的通知 二 四年一月二日 附注 主体 三 正文的常见问题 2020 1 8 33 不依法行文 正文主题不明确 结构层次序数使用不规范 一 一 1 1 引用文号格式不对 应当先引标题 后引发文字号 正文常见的问题 2020 1 8 34 语言运用上的毛病一是内容空洞乏物 二是言辞含糊不清 欠准确简明 三是表述详略不当 四是用语不庄重严肃 随便失礼 正文常见的问题 2020 1 8 35 四 其他部分 附件问题2 成文日期 印章加盖 2020 1 8 36 集团 公司关于加强文书档案工作的通知 房地产公司 置业 公司 为贯彻 市人民政府 关于进一步加强本市档案工作若干意见 府 2003 2号 文件精神 加强本公司及下属单位文书档案工作 附件 1 意见2 的通知 二 四年一月二日 附注 是附属或说明正文的文件材料 是文件的重要组成部分 应标明附件顺序和名称 附件后无标点符号 应与正文一起装订 主体 文件生效标识有加盖印章和签署两种形式 数字 年份不能回行 不同文件成文日期不尽相同 成文日期中的零写为 需要说明的其它事项加括号标注 请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话 2020 1 8 37 附件 1 意见2 的通知 二 四年一月二日 附注 主题词 抄送 房地产公司办公室 2004年1月印发 不得标识此页无正文 下弧无文字时下套下弧有文字时中套 落款处不署发文机关名称 2020 1 8 38 附件 1 意见2 的通知 二 四年一月二日 附注 主题词 抄送 房地产公司办公室 2004年1月印发 落款处不署发文机关名称 2020 1 8 39 附件 1 意见2 的通知 二 四年一月二日 主题词 抄送 房产公司办公室 2004年1月印发 房产 房产 房产 数码通 数码通 落款处署发文机关名称 下面标识成文时间 2020 1 8 40 集团 公司文件 2004 3号 集团 公司关于加强文书档案工作的通知 主题词 文书档案通知 抄送 档案局 集团 公司办公室 2004年1月印发 版记 便于计算机检索和管理公文 应使用全称 规范化简称或通称 主送过多导致首页无法显示正文 可置于抄送之上 以公文付印时间为准 2020 1 8 41 四 公文版记常见错误 1 公文主题词标引上存在的标引随意性较大 错标和漏标的现象 2 在公文版记部分 新 办法 已经取消了 份数 但仍有不少的单位在公文中标识 份数 四 公文版记常见错误 2020 1 8 42 主题词的标注 中国人民银行成都市分行关于2002年三季度预算收支情况的报告 标注方法 参照主题词表类别词 类属词 文种 归属词范围 内容 文种国库国库收支报告人行成都分行 2020 1 8 43 企业公文常用文种及其写作规范 2020 1 8 44 公文的种类是指文件各种不同的名称 通常也称为文种 不同的名称的公文能体现出公文制作与发布者不同的目的与意图 也能体现出发文者的权限及其与收文者之间的行文关系 正确认识与选用文种能够准确反映发文者的目的与意图 体现公文的作用与价值 便于公文的处理与查找 并对于提高公文工作的质量与机关工作效率有直接的影响 公文的种类 2020 1 8 45 企业公文的常用文种 2020 1 8 46 请示报告意见 2020 1 8 47 请示报告意见 2020 1 8 48 请示报告意见 2020 1 8 49 请示报告意见 2020 1 8 50 函 2020 1 8 51 函 2020 1 8 52 集团 公司 函 2004 3号 集团 公司关于加强文书档案工作的函 公司 为贯彻 市人民政府 关于进一步加强本市档案工作若干意见 府 2003 2号 文件精神 加强本公司及下属单位文书档案工作 集团公司二 四年一月二日 距上页边30mm 距下页边20mm 红色 长均为170mm 2020 1 8 53 通知 2020