公文写作与行文规范及办公模版(行政、人事、助理、文秘.ppt

公文写作与行文规范 公文概述 一 公文的含义 公务文书简称公文 它是党政机关 人民团体 企事业单位在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的特定文书 二 公文的特点 法定的权威性首先 公文的作者和读者是法定的 其次 适用范围是法定的 第三 发文权限是法定的 2 格式的规范性3 执行的时效性 中华人民共和国国家标准 国家行政机关公文格式 GB T9704 1999国家质量技术监督局1999年12月27日发布 2000年1月1日起实施 三 公文的种类 国家行政机关公文处理办法 中有13种 命令 令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要 中国共产党机关公文处理条例 中有14种 决议 指示 决定 意见 通知 通报 公报 报告 请示 批复 条例 规定 函 会议纪要 公文按其行文方向 可分为上行文 下行文 平行文 按内容及所限定的阅读范围程度 公文可分为秘密公文 普通公文 按时限要求 公文可分为紧急公文和常规公文 四 公文的一般格式 四 公务文书的格式 一 眉首 包括公文份数序号 秘密等级和保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号 签发人等 四 公务文书的格式 1 公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号 四 公务文书的格式 2 秘密等级和保密期限 表明 绝密 机密 和 秘密 四 公务文书的格式 3 紧急程度 标明 特急 急件 四 公务文书的格式 4 发文机关标识 由发文机关全称或规范化简称后加 文件 组成 例如 山东省工商行政管理局文件 中共中央文件 四 公务文书的格式 5 发文字号 由发文机关代字 年份和序号组成 例如 鲁办 2003 20号 国发 2004 40号 机关代字 年号 序号 机关代字 年号 序号 四 公务文书的格式 6 上报的公文需标识签发人姓名 此时发文字号居左侧 四 公务文书的格式 7 红色反线 四 公务文书的格式 二 主体包括标题 主送机关 正文 附件 成文日期 公文生效标识 附注等 四 公务文书的格式 1 标题 由发文机关名称 关于 主要内容 的 公文种类构成 发文机关 主要内容 公文种类称为公文标题三要素 例如 中国银行关于发现伪造人民币的通报 发文机关 主要内容 文种 关于召开教师节表彰大会的通知 省略发文机关 通告 省略发文机关 主要内容 标题常见的病例八方面 一 要素不全二 乱用文种三 隶属不清四 提炼不精五 题不达义六 用词重叠七 滥用符号八 标注不规范 部 部 部 部优先提高有突出贡献的中青年科学技术管理专家生活待遇的通知 介词 关于 应用未用 以标题中四个机关联合发文 其办文意图应是面向全国各单位的 但也可理解为只是面向本系统 易产生歧义 其原因是在发文机关与理由之间缺少了介词 关于 应补上 病例 标题的提炼 如 xxx 发文机关 关于招收退休退职职工子女就业 进行合理安排 确保社会稳定的通知 改为 XXX关于妥善安排退休退职职工子女就业的通知 或 XXX关于妥善安排退休退职职工子女就业有关问题的通知 从下面这句话中概括可以作为标题的主要内容 概括为 废止部分规范性文件 某市人民政府对历年来制定的规范性文件进行清理 应予废止的共有几十件 题不达义 一是事由偏跑如 XXX关于草原灭鼠的请示 从题意上看 是请示开展灭鼠运动 而此文实际上是请求上级给予解决 灭鼠经费 的请示 应改写为 XXX关于要求解决草原灭鼠经费的请示 二是题大义小如 关于企业技术 人才开发的若干规定 而文件内容中就如何进行技术 人才两项开发 却未作具体规定 标题 帽子 太大 使题文不完全相符 三是题小义多如 关于做好争创人民满意基层站所活动筹备工作的通知 标题的事由主旨是 筹备 二字 而正文中不仅详细介绍了 争创活动 的意义 内容 方法 还谈到了组织领导 活动步骤 管理制度等 显然 标题题义过小难于表达和带动正文 此标题可改写为 XXx关干开展争创人民满意的基层站所活动的通知 四是题义不清如 XX县人民政府关于粮食问题的通知 其中就缺少 价格 收购 等词语来限制中心词 问题 造成事由过于笼统不具体 不清楚 不能准确反映表达公文的主要内容 四 公务文书的格式 2 主送机关 即公文的主要行文对象 除直接面向社会发布的普发性公文外 一般都有主送机关 四 公务文书的格式 3 正文 是公文的主体 是反映公文具体内容的部分 四 公务文书的格式 4 附件 是指随公文转发 报送的文件或资料 四 公务文书的格式 此处的发文机关可以写 也可省略 四 公务文书的格式 5 成文日期 公文生效的时间 一般公文以负责人签发的日期为准 四 公务文书的格式 6 公文生效标识是证明公文效力的表现形式 它包括发文机关印章或签署人姓名 四 公务文书的格式 7 附注是指需要说明的其他事项 四 公务文书的格式 三 版记包括主题词 抄送机关 印发机关和印发日期 版记中的反线 版记的位置等 四 公务文书的格式 1 主题词是用于揭示公文内容 便于公文检索查询的规范化词 市关于发展外向型经济的若干补充规定主题词 经济开放政策规定国务院关于加强水土保持工作的通知主题词 农业水土保持通知 四 公务文书的格式 2 抄送机关 是除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关 四 公务文书的格式 3 印发机关和印发日期印发机关是指公文的印制主管部门 印发日期以公文付印的时间为准 四 公务文书的格式 4 版记中的反线 版记中各要素之间加一条反线隔开 是为显示各要素之间的区别 四 公务文书的格式 5 版记的位置 版记置于最后一面 版记的最后一个要素置于最后一行 五 公文行文制度 行文制度是指应用文书在运行传递中应遵循的有关制度 行文制度包括行文方向 行文关系 行文方式和行文规则等 一 行文方向 1 上行文是下级机关对上级领导机关的行文 如请示 报告等 2 平行文是平级机关或不相隶属机关之间的行文 如函 平行性通知 议案等 3 下行文是上级机关向属下的机关行文 如命令 令 决定 通报 批复等 4 泛行文是既向发文机关的上级单位 下级单位 平行单位行文 也向不相隶属的单位行文 行文面广泛 方向不定 如公告等 二 行文方式 是由工作需要和机关单位的组织关系所决定的行文方法和形式 可从三个方面分类 按受文机关或行文对象的范围分类按发文机关的个数分类按行文对象的主次分类 按受文机关或行文对象的范围分类 1 逐级行文2 越级行文3 多级行文 发文机关向直接上级并向非直接上级或者向直接下级并向非直接下级的一次性行文 4 普发行文 发文机关向所属所有的机关一次性行文 5 通行行文 发文机关向隶属机关和非隶属机关 群众一次性泛向行文 按发文机关的个数分类 1 单独行文只有一个机关署名发出的公文 2 联合行文由两个或两个以上平级机关联合署名发出的公文 按行文对象的主次分类 1 主送发文机关直接针对与行文内容关系最密切 需主要负责受理公文的机关单位行文 2 抄送发文机关在主送的同时 向需执行或知晓行文内容的其他机关单位行文 三 行文规则 是行文中应遵循的规矩 要求和原则 它实际上是机关单位的组织关系原则在公文运行过程中的体现 公文的 行文规则 内容 可归纳为十个方面 1 行文应当确有必要 注重效用 机关行文必须本着 少而精 的原则 从实际需要出发 严格控制发文数量和发文范围 行文应当确有必要 2 行文根据的规则 公文的行文关系是指发文机关与收文机关之间文件的往来关系 行文关系根据隶属关系和职权范围确定 我国行政机关的组织关系 有上下级关系 平级关系 隶属关系和非隶属关系四种 3 政府各部门行文规则 属于部门职权范围内的事务 应当由部门自行行文或联合行文 政府各部门可以互相行文 如省农业厅和省林业厅可以互相行文 政府各部门可以同下一级人民政府的有关业务部门互相行文 如省农业厅和市农业局互相行文 政府各部门一般不得向下一级政府正式行文 除以函的形式 但可以根据本级政府授权对下一级人民政府行文 政府各部门可以以函的形式与下一级政府商洽工作 询问和答复问题 审批事项 政府各部门内设机构除办公厅 室 外不得对外正式行文 4 联合行文规则 同级政府 同级政府各部门 上级政府部门与下一级政府可以联合行文 政府与同级党委和军队机关可以联合行文 政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文 政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位也可以联合行文 联合行文应当明确主办部门 而且联合行文的机关 单位不仅要经过协商对有关事项取得一致意见 而且必须是平级的 平级是联合行文的必要条件 5 协商一致的规则 部门之间对有关问题未经协商一致 不得各自向下行文 如擅自行文 上级机关应当责令纠正或撤销 6 抄送规则 向下级机关或者本系统的重要行文 应当同时抄送直接上级机关 受双重领导的机关向上级机关行文 应当写明主送机关和抄送机关 上级机关向受双重领导的下级机关行文 必要时应当抄送其另一上级机关 7 请示规则 各级行政机关一般要逐级请示 不得越级请示 因特殊情况必须越级请示时 应当抄送被越过的上级机关 请示一般只写一个主送机关 如需同时送其他机关 应当用抄送形式 但不得抄送下级机关 请示应当一文一事 除领导直接交办的事项外 请示不得直接送领导者个人 而应该送交办公厅 室 8 报告规则 1 报告中不得夹带请示事项 2 一般不得越级报告 如遇紧急情况或特殊工作需越级报告时 应同时将报告抄送被越过的上级机关 9 报刊发表应视作正式公文的规则经批准在报刊上全文发布的行政法规和规章 应当视为正式公文依照执行 不必再等 红头文件 10 一般不得以机关名义向上级机关负责人报送 请示 意见 和 报告 常用公文 通知 一 功用 适用于批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项 任免人员 二 特点 1 适用范围广2 使用频率高3 行文时效性强 三 格式扫描 标题 发文机关 事由 重要 紧急 联合 补充 通知 主送机关正文 缘由和目的 通知事项 执行要求落款 四 写法 1 指示性通知2 批转 转发 发布性通知3 告知性通知4 会议通知5 任免通知 通知的写作要求具体 周全 细致 指示性通知 又叫事项性通知 这是一种布置工作 对工作方法原则 组织纪律等提出要求的通知 在不适宜用 指示 这一文种的情况下 就需要用 通知 这一文种 如 财政部 审计署 监察部 最高人民检察院关于严肃追究扰乱财经秩序违法违纪人员责任的通知 其事由部分写得很充分 长期以来 党和国家一直十分重视财经纪律状况 采取措施维护和整顿财经秩序 各部门和各财经执法机构作了大量工作 为促进国民经济的持续 稳定 快速发展 加强社会主义法制建设 保障财政预算平衡和推进反腐败斗争起到了重要作用 但是 在财经执法工作中 也普遍存在执法不力 以补代罚 以罚代刑 对事不对人 的现象 已成为违反财经纪律问题屡查屡犯 屡禁不止的重要原因 这种状况如不采取果断措施加以改变 不仅不利于加强社会主义法制建设和国民经济的健康发展 还会对反腐败斗争的深入开展产生不良影响 为此 各财经执法部门必须切实提高对严格执法重要性和紧迫性的认识 牢固树立有法必依 执法必严 违法必究的法纪观念 加大执法力度 切实改变执法不严的状况 为严肃追究扰乱财经秩序违法违纪人员的责任 现将有关事宜通知如下 批转 转发 发布通知的共同点 1 均有附件 而且附件是主要件2 标题均含有批转 转发 发布公文的名称3 正文均较短 批转 国务院批转中国人民银行关于中国工商银行等四家与所属信托投资公司脱钩意见的通知 转发 国务院办公厅转发国家旅游局等部门关于进一步发展假日旅游若干意见的通知 发布 山东省人民政府关于印发 山东省国民经济和社会发展第十个五年计划纲要 的通知 转发性通知标题的拟定 区财政局转发 市财政局转发 财政部关于国家机关 事业单位发放离退休人员生活补贴费在 离退休人员费用 月 中列支的通知 的通知 的通知 市旅游事业管理局转发 市人事局 市劳动局转发 国家教委 劳动人事部关于技工学校毕业生学历问题的通知 的通知 的通知 几种改进办法 1 建立转发文种北京市人民政府转发国务院 关于开展和保护社会主义竞争暂行规定 商业部转发国家经济委员会 关于加强合理运输工作的通知 2 在事由部分只写转发上级机关的文号 市旅游事业管理局关于转发北京市财政局京财字 1988 号文件的通知 3 越级转发 标题中只写转发级别最高的 市旅游事业管理局转发 市财政局 税务局 人事局 劳动局 总工会转发 劳动部 财政部 全国总工会关于适当提高城镇职工生活困难补助费标准的通知 的通知 的通知 市旅游事业管理局转发 劳动部 财政部 全国总工会关于适当提高城镇职工生活困难补助费标准的通知 的通知 4 独立发文 单独拟题 北京市旅游事业管理局转发 北京市人民政府办公厅转发 国务院办公厅关于严禁滥发钱物和赠送礼品以及在接待中不摆烟酒等问题的通知 的通知 的通知 北京市旅游事业管理局关于反对铺张浪费 提倡勤俭节约的通知 5 半独立标题 区财政局转发 市财政局转发 财政部关于纠正干部职工借用 拖欠款问题的通知 的通知 的通知 区财政局关于贯彻财政部 市财政局纠正干部职工借用 拖欠款有关精神的通知 国务院关于成立经济贸易办公室的通知各省 自治区 直辖市人民政府 国务院各部委 各直属机构 为适应加快改革开放和经济建设的新形势 加强宏观调控和协调日常经济工作 国务院第100次常务会议决定 撤销国务院生产办公室 在原生产办公室的基础上成立国务院经济贸易办公室 办公室主任由朱镕基同志兼任 一九九二年五月十六日 析评 这是一篇告知性通知 通知正文只有一段 依次写了目的 依据和事项 文字简练 明白晓畅 会议通知正文需交待清楚的几项要素 会议名称 召开时间 地点 内容 参加人员 报到时间 地点 以及必要的准备 关于召开全省民政工作会议的通知 各市人民政府 行政公署 省直各单位 为了贯彻全国民政工作会议精神 省政府决定召开全省工作会议 会议的主要议题是 传达学习全国民政会议的主要文件和领导讲话 讨论研究贯彻的意见和措施 请你们提前做好准备 参加会议人员 各市人民政府 行政公署分管民政工作的领导同志和各市 行署的民政局长 省直各单位的负责同志 会议拟开五天 地点 宾馆 于八月十五日前来报到 省人民政府办公厅 年 月 日 析评 至少有三个毛病 一是内容不够明确 会议的名称 议题都清楚 但不够具体明白 不知道研究的具体问题 也不知道与会人员需作什么准备 二是参加会议人员不够具体明确 省直单位包括的范围很广 包括党 政 工 群 公 检 法等 哪些单位参加不够清楚 还有 省直单位负责同志有几个 只来一个或都来 也没有写清楚 三是报到时间不明确 八月十五日前来报到 是指八月十五日之前还是八月十五这一天报到 任免通知 关于任免 等职务的通知根据 月 日 会议决定 任命 为 职务 免去其 原职务 的职务 报告 一 功用适用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问 二 特点1 汇报性2 陈述性 1 工作报告用于汇报某一阶段的正常工作 2 情况报告用于反映重大问题或带有突发性 偶然性的情况 3 答复报告用于答复上级机关查询的事项 三 类别 四 格式扫描 1 标题2 主送机关 为直属上级机关 3 正文报告的缘由报告的内容报告的结语4 落款 五 写法指要 工作报告一般以成绩 做法 经验 体会 打算 安排为主 在叙述基本情况的同时 有所分析 归纳 找出规律性认识 情况报告一般以 情况 原因 教训 措施 的结构来写 答复报告一般写答复的意见或处理结果 是依据上级要求回答的问题进行写作 所以要写得周全而有针对性 关于治理水质污染问题的报告 市人民政府 前接 政发 2004 10号函 询问我县水质污染原因及治理问题 现将有关情况报告如下 我县水质现污染较严重 其主要原因 一是公众环境保护意识差 一些居民随意向河道坑塘倾倒垃圾 二是 四是 解决水质污染问题的根本途径 首先是建设污水处理厂 其次 加大宣传力度 其四 环保部门依法行政 严格执法 从源头把关 减少各种污染 专此报告 二 四年四月二十九日 六 行文规则 不得夹带 请示 事项 一般不越级 请示 一 功用适用于向上级机关请求指示 批准 二 特点1 求复性2 单一性 1 属超出本机关的工作职权范围须经请示批准才能办理的 2 对国家的有关方针政策或上级机关的有关规定 决定等不甚了解或有不同理解 需请上级机关解释或重新审定的 3 工作中出现了新情况 新问题 必须处理却又无章可循 无法可依 有待上级机关批示的 4 遇到本机关职权范围内很难克服或无力克服的困难 需请上级机关支持 帮助的 5 属涉及全局性或普遍性的而本机关无法独立解决的工作困难和问题 必须请示上级机关以求得到上级机关的协调和帮助 1 请求批准的请示2 请求指示的请示3 请求帮助支持的请示4 请求批转的请示 三 类别 四 格式与写法 正文重点是两部分内容 请示的缘由 为什么要写请示 请示的事项 请示什么 写好请示缘由的要求 1 合情合理 2 具体充分 3 清楚明白 关于交通肇事是否给予被害者家属抚恤问题的请示 最高人民法院 据我省 县人民法院报告 他们对交通肇事致被害人死亡 是否给予被害者家属抚恤的问题 有不同意见 一种意见认为 被害者若是有劳动能力的人 并遗有家属要抚养的 给予抚恤 另一种意见认为 只要不是由被害者自己的过失所引起的死亡事故 不管被害者有无劳动能力 都应酌情给予抚恤 我们同意后一种意见 几年来的实践经验证明 这样做有利于安抚死者家属 是否妥当 请批复 省高级人民法院 年 月 日 五 请示的行文要求 1 必须一文一事2 不能多头请示一般只写一个主送机关 需要送其他机关的 用抄送 但不得抄送其下级机关 3 不得越级请示有必要时 要抄送被越过机关 六 请示与报告的区别 1 行文目的不同2 内容要求不同3 行文时限不同 函 一 功用 适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 1 使用的广泛性2 行文的多向性3 写作的灵活性 二 特点 三 类别 按照内容性质和用途划分1 商洽函2 问答函3 请求批示和批复事项的函按行文方向划分1 去函2 复函 四 格式与写法 1 函可以不设文头 不编文号 不写标题 2 发函缘由 函的写作一般都比较短小 简明扼要地说明来函的目的事项即可 一般不宜展开论述 3 事项 答复对方的函 首先应在正文的首句或首段说明收到对方函的时间及内容概括 然后针对对方的要求 逐一进行答复 4 结语 请研究函复 以上意见 请予函复 盼复 特此函告 特此函复 写作须知 1 内容要简洁2 语言要得体3 文体要正确 关于拟录用1996届大中专毕业生的函 省人事厅 根据中共 省委组织部 省人事厅 关于1996年省级机关录用应届高校 中专学校优秀毕业生的通知 规定 我们对拟录用到我厅机关工作的大中专毕业生按规定程序进行了统一考试 面试 体检 政审 经厅党组研究 拟录用大中专毕业生24名 现将有关录用审批材料报上 请审批 附件 录用审批材料24份 省安全厅一九九六年三月二十五日 公文的写作过程 公文的构成要素 材料 文章的 血肉 主题 文章的 灵魂 结构 文章的 骨架 语言 文章的 细胞 公文的材料 是形成观点的基础 是表现观点的支柱材料的使用要点1 材料要点面结合既有综合概括性的数据和概况 又有具体深入的事例