5购物广场商品订货流程.doc

营 采 中 心 购 物 广 场 （南京区域）管 理 部购物广场管理部商品订货流程目的：为了确保商品订货的及时性与准确性，确保畅销商品不缺货、不断货，滞销商品不积压，使门店的订货更趋于完善、合理，特拟定此订货流程。适用范围：购物广场门店一、商品配送类型库配商品：在马群目录范围之内的，由马群配送中心统一安排配送的商品。直流商品：非马群目录内的商品，由供应商按照门店需求量送至马群配送中心与库配商品一同配送到店的商品。直配商品：南京门店由供应商直接配货至门店的商品三方商品：南京供应商将商品送至第三方物流公司统一配送至南京以外地区门店的商品。代配商品：外埠门店当地供应商直接配送的商品。二、商品订货流程基础资料准备工作：建立商品档案商品档案内容包括：商品编码、商品名称、商品货号、商品条码、规格型号、销售单价、历史最低价、历史最低价执行时间、现执行特价价格、现执行特价时间、特价属性、计量单位、单位比率、系统经营状态、门店经营状态、供应商编码、供应商名称、送货行程、5级分类编码、5级分类名称、系统订货方式、是否在马群目录、门店订货方式、最小排面量、重复出样量、备货量。注释：、历史最低价及历史最低价执行时间需在有价格变动时及时更新。、特价属性只需填写特惠/惊爆/会员。、系统经营状态为百年系统里面标注的状态。、门店经营状态：根据门店现经营商品的属性进行填写，将门店滞销商品的信息及时维护进档案。、 送货行程：综合业务部根据直配供应商代理商品品种数、销售情况、周转天数初步拟定供应商送货行程。原则上：一般供应商一周送一到两次货，最多一周不超过三次送货。对于个别供应商代理品种少，商品周转天数高的可以考虑两周送一次货。综合业务部将拟定的供应商送货行程交营运部门审核确认，营运部门根据商品的实际陈列情况及供应商的配合程度进行修改、确认。将最终确认的供应商送货行程交店总审核后存档，以备投入使用直配商品的网上订单流程。、系统订货方式为百年系统标注的配送方式。、门店订货方式主要针对市内门店部分既可库配又可直配的商品，门店在正常订货时一般选择的订货类型。、最小排面量：该商品正常货架陈列所需最小数量。、重复出样量：二次陈列所需的数量。如正常排面商品又在收银口货架、包柱、冲顶区域二次陈列所需的数量。、备货量：部分顾客易整箱购买或大批量购买的所需存储的合理库存。每日订货前准备工作：1、督促门店财务部门及时加载并验收数据，以保证当日商品库存的及时性和准确性。2、关注内网与购物广场管理部下发的商品淘汰、下架、禁止销售等相关信息，根据此类信息对商品档案和辅助分类进行维护。3、每日加强店堂巡视及与门店营运部门的沟通，了解门店的现场缺货情况和特殊陈列调整情况，以便及时对档案进行调整与维护。4、营运部门在调整排面后及时和综合业务沟通，以便及时对商品档案进行维护。订货量的计算：正常商品订货数量=（ 最小排面量 + 重复出样量 + 备货量 + DMS*订货周期 ）-（当日库存数量 + 在途数量）DMS=(订货日前1日往前推6天的日均销量*70%+订货日前1日的销量*30%) - 订货日前1日的团购量特殊陈列订货量=正常商品订货数量+特陈最小备货量备注：1、订货周期：两次订货日期间隔的天数。2、紧急商品订货（主要用于大宗、团购、短期大量需求商品或可能缺货商品的追加补单）。团购订货必须根据店总或店总指定人员签字的团购订单方可确认下单。3、综合业务按照公式拉出订单后首先要对建议订单梳理一遍，排除因季节性因素、团购因素、前期特价因素导致的不必要的大批量补货。对不满排面量导致的补货直接列印给课室。4、特陈备货量在每期的特陈计划里面标注。如有特陈更换，同时需要在特陈计划里面进行更新。订单执行流程：库配订单：1、综合业务部根据以上所述订货方式及计算公式将订单于规定订单发送时间的前3个小时交于各课课长，各课课长根据各课商品的实际情况进行订单的修改确认。并将确认好的订单于规定订单发送时间的前1.5个小时前经部门主管签字确认后交回综合业务部。2、对于已经在建议订单中出现的商品，营运部门修改需增加或减少的需注明修改原因。如因为排面量、备货量等信息变动而导致订单修改的需在建议订单的备注栏注明新的排面量、备货量。3、对未在建议订单中出现，而需要补货的商品营运部门写在建议订单最后，同时需要写明：商品名称、商品货号、现有实际库存、需订货量、排面量、备货量、订货原因。综合业务对此类商品必须首先判断其订货原因是否合理，然后核对现有实际库存和百年系统中期末数量是否一致，最后看其商品信息是否有更改，如果均无问题给与补货，如有问题再修正后决定是否给与补货。4、综合业务部对营运部门修改的订单进行核实，对于修改较大的无明确理由的不给予订货，对于有争议的交店总审核，由店总确定是否给予订货。5、将审核确认后的订单在发送订单规定时间前将订单发送。6、对于无特殊原因引起的商品缺货与高库存综合业务部与商品部门都需承担相应责任。直配订单：1、综合业务部每天进行送货行程安排第二天的供应商商品订货工作。在下午四点前将直配供应商建议订单交营运部门确认。2、营运部门对综合业务的直配建议订单进行审核、修改，并签字确认。同时，将直配订单上涉及到的供应商的退货一并填写，并在下午17：00点前送至综合业务部。3、综合业务部对营运部门修改的直配订单进行最后审核确认。并在六点前将直配订单导入百年系统。同时，对于不能收到网上订单的供应商将订单传真或电话确认。4、日配商品的订货：每天下午五点之前日配课长将所有日配商品的订单交综合业务部，综合业务部将订单直接录入百年系统，供应商第二天根据订单进行送货。5、生鲜原料的订货：所有生鲜原料的订单经生鲜主管或课长签字后至综合业务部，综合业务部根据订单明细录入百年系统。6、团购商品的订货：对于不在送货行程的供应商的团购商品订货，直接与供应商电话联系或传真送货，同时将订单录入百年系统。7、档期商品的订货：对于不在送货行程的供应商档期商品订货，直接与供应商电话联系或传真订货，同时将订单录入百年系统。仓管收货：1、仓管收货员从订单管理界面的直配订单验收里面调取订单，核对订单数量无误后，直接打印直配单。2、所有商品收货必须调取电脑订单，任何纸质订单均无效。3、若厂商送货数量少于订单数量时，收货员可以直接在订单上进行修改。但是，若实际送货数量高于订单数量时，收货员不能进行修改。若确为畅销易断货商品，由营运部门主管签字确认后至综合业务部录入电脑方可收货。4、所有订单有效期最长为七天，七天之后订单自动作废。三、订单跟踪：库配商品：1、利用订单跟踪查询库配商品到货情况，如两次订货不到货或紧急备货应与配送中心了解库存情况并向采购管理中心请求协助处理。2、商品的订购量与实际到货量不符：若确认此商品无货，立即通知采购管理中心请求协助解决。3、每天对前一日的到货情况进行汇总，并将汇总表发至马群配送中心和购物广场管理部。（具体统计样表如下）日期订货品项数到货品项数品项到货率订货总数量到货总数量数量到货率订货总金额到货总金额金额到货率合计:直配商品：1、综合业务部每月初对供应商的送货满足率进行统计，分两种方式统计：送货次数满足率（此数据直接从电脑调取查询），送货数量满足率（此数据的统计需订单员将每三天的直配供应商送货数量与订单数量进行对比并做好留存）。同时根据满足率高低按课别进行排行交营运部门。同时，在每周六将前一周直配供应商的订单满足率发至购物广场管理部。2、对于一个月内二次未按时送货的，次月门店所有