中级EXCEL笔记.doc

第一节 EXCEL XP1、 简介EXCEL XP功能：A:快速制作表格B:建立数据图表C:进行函数运算D:对数据进行管理2、 EXCEL XP启动: A:双击桌面快捷图标B:通过开始菜单调出程序C:开始菜单-运行命令 （EXCEL.EXE）3、 EXCEL XP界面介绍4、 工作簿窗口工作簿是运算和存储数据的文件，每一个工作簿由一些工作表组成，默认情况下，一个工作簿由3个工作表组成，用户可根据需要添加更多的工作表（最多255个）工作表通常称为电子表格工作簿窗口包含：标题栏、工作表标签、行号、列标、水平和垂直滚动条、水平和垂直拆分框。5、 退出EXCEL2000程序6、 工作表操作：工作表操作包含工作表切换、命名、移动、插入、复制、删除、隐藏等。（1） 改变默认工作表个数：工具/选项/常规/新工作簿内的工作表数（2） 工作表切换i. 单击工作表标签（3） 工作表选取i. 选取单个ii. 选取多个（连续SHIFT、不连续CTRL）（4） 工作表命名i. 双击ii. 单击右键：选择重命名（5） 删除工作表i. 编辑删除工作表ii. 单击右键，选择删除（6） 工作表插入i. 插入工作表ii. 单击右键插入工作表（7） 工作表隐藏i. 格式/工作表/隐藏（8） 移动或复制工作表i. 拖动（配合CTRL）（9） 工作表标签颜色设置i、 在相应工作表标签上方右击，选择工作表标签颜色ii、 格式/工作表/工作表标签颜色第二节 数据输入1、 文本输入文本包含汉、英文字母、数字、空格和键盘上能键入的符号，默认情况下，输入的文本沿单元格左边对齐，一个单元格可存放32767个字符。注：如果需要把数字作为文本处理，可在输入数字时前面加一个单引号（英文）。文本超过了单元格宽度，若右边单元格没有数据，则延伸到右边单元格显示；若右边单元格有数据，则不显示超过单元格宽度的文本。2、 数字输入（1） 正数（2） 负数：（A）在数前加负号；（B）在数前后加括号（3） 分数：整数部分+空格+分数部分（注：若整数部分是零，不能省略）注：当输入一个较长的数字时，单元格中将显示出科学记数法；当单元格显示为“#”符号时，表示单元格列宽太小。3、 日期时间输入：（改变日期格式：格式/单元格/日期）4、 单元格批注（就是对内容的批示和说明）（1） 插入批注：A、定位/右击/插入批注B、定位/插入/批注（2） 编辑批注：（A）插入/编辑批注。（B）在单元格上方单击右键，选择编辑批注。（3） 删除批注：（A）在批注上方单击右键，选择删除批注。（B）编辑/清除/批注（4） 批注的显示和隐藏：工具/选项/视图/批注（一次性的显示和隐藏）；如果只显示一个，可“选定/右击/显示批注）（5） 批注能否打印：文件/页面设置/工作表/批注5、 单元格选取：单个、SHIFT选择连续、CTRL选择不连续6、 自动填充数据 当选定单元格区域后，拖动选取区域右下角的小黑色矩形（填充柄）扩大选取区域，可将选取区域中单元格内容复制到同行、同列中其它单元格。序列：按一定的规律排列的一组数据。（1） 填充：编辑/填充：向上、向下、向左、向右填充，将是以起始单元格内容进行填充（注:通过编辑下方填充出来的数据都是一样的内容。）(2)序列:A、 等差序列：（相临两个数的差值一样的序列为等差序列）B、 等比序列：（相临两个数的比值一样的序列为等比序列）C、 日期序列：（按照日期进行排序的序列为日期序列）（2） 建立自定义序列： 通过工具/选项/自定义序列，输入内容，添加确定即可。 导入序列：先选择需创建序列的数据所在的单元格，执行工具/选项/自定义序列，单击导入确定即可。第三节 工作表编辑1、 编辑单元格（1） 通过编辑栏编辑（2） 双击单元格编辑2、 撤消和恢复3、 复制或移动单元格复制、移动单元格区域有覆盖式和插入式两种。覆盖式会将目标位置单元格区域的内容替换为新的内容；插入式会将目标位置单元格区域的内容移动后，再将新的内容插入到目标位置的单元格区域复制：（1） 覆盖式复制单元格a) 剪贴板操作：复制定位(只选择起始单元格)粘贴（2） 插入式复制单元格a) 剪贴板操作：复制定位插入/复制单元格 移动：（1）覆盖式移动单元格b) 剪贴板操作：剪切定位粘贴(2) 插入式移动单元格a) 剪贴板操作：剪切定位插入/剪切单元格4、 复制单元格特定内容：选择性粘贴5、 单元格有效性设置：先选定单元格，执行数据/有效性6、 插入行、列、单元格：插入/行或列或单元格7、 删除行、列、单元格：编辑/删除8、 清除单元格9、 查找和替换第四节 公式1、 公式的创建i. 单击要创建公式的单元格，并在单元格中输入一个等号（=）ii. 输入公式的内容，然后按ENTER键。2、 运算符运算符用于对公式中的元素进行特定的运算，在EXCEL中有四类运算符：算术运算符、文本运算符（&）、比较运算符和引用运算符(=)。3、 引用 在EXCEL中，可引用单元格、工作表中的数据，如果将含有公式的单元格复制到其它单元格时，使用不同的引用可得到不同的结果。在EXCEL中，引用有相对引用，绝对引用、混合引用（1） 相对引用：是指单元格公式，随着其位置的变化，单元格公式也发生变化。（2） 绝对引用：是指单元格公式，随着其位置的变化，单元格公式不发生变化。（3） 混合引用:是指公式中行采用相对引用,列采用绝对引用;或者是列采用相对引用,行采用绝对引用,注：相对引用、绝对引用、混合引用之间的转换键：F44、 三维引用：同一工作簿下不同工作表之间的单元格引用第五节 函数1、 常用函数求和函数：SUM求平均函数：AVERAGE求乘积函数：PRODUCT最大值函数：MAX最小值函数：MIN统计函数：COUNT对选取区域中的数字单元格进行个数统计COUNTIF:对符合条件的单元格进行个数统计SUMIF：对符合条件的单元格区域求和IF：逻辑函数，对所选择区域中的单元格进行判断,真值返回一结果,假值返回一结果.2、 单元格、区域命名1. 菜单操作a) 选定区域b) 插入名称定义2. 编辑栏“名称框”定义a) 选定区域b) 单击编辑栏“名称框”，然后在名称框中为选取的单元格区域输入名称c) 按ENTER（回车）键第六节 工作表编排1、 设置字符格式：格式/单元格/字体2、 对齐方式设置：格式/单元格/对齐3、 设置文本方向：格式/单元格/对齐4、 设置数字格式a) 数字的精确值处理（即小数位设置）：通过“单元格格式”对话框中“数字”选项卡或“格式”工具栏中相应按钮均可处理b) 负值的突出显示（“赤字”格式）：通过“单元格格式”对话框中“数字”选项卡c) 货币型的数字格式：i. 直接设置货币符号：选择数字区域，通过“单元格格式”对话框的“数字”选项卡，选择“货币”项，再从“货币符号”区的下拉列表中选择一种货币格式，确定即可。ii. 自定义货币符号（即为数字添加“RMB”）：选择数字区域，在“单元格格式”对话框中“数字”选项卡中单击“分类”区的“自定义”，在右侧选择一种常用格式，将鼠标指针定位在此区首位数字前，输入人民币字母“RMB”，且用双引号引起来，确认即可。iii. 数值隐藏：选择数字区域，在“单元格格式”对话框中“数字”选项卡中单击“分类”区的“自定义”，在右侧选择一种常用格式，进行删除，然后输入三个分号（英文标点符号），即“；”。5、 设置列宽、行高：格式/列或行6、 设置单元格边框：格式/单元格/边框7、 设置单元格底纹：格式/单元格/底纹8、 自动套用格式9、 条件格式：对符合条件的单元格进行格式设置10、 插入图片、艺术字第七节 制作图表1、 图表的组成图例：图例是一个方框，用于标识图表中为数据系列或分类所指定的图案或颜色。数据系列：绘制在图表中的一组相关数据点。图表中的每组数据系列都具有特定的颜色或图案，并在图表的图例中进行了描述。在一张图表中可以绘制一个或多个数据系列。但是饼图中只能有一组数据系列。数据系列可以产生在行也可以产生在列。2图表类型：1） 柱形图：柱形图常用来强调数据随时间变化的趋势。2） 条形图：条形图强调数据的变化，而淡化随时间的变化趋势。3） 折线图：它强调时间的变化率。4） 面积图：面积图强调的是时间的变化量5） 饼图：用来显示数据系列中每项占该系列数值总和的比例关系，饼图只显示一个数据系列。2、 创建图表：A） 常用工具栏/图表向导3、 图表格式化A） 在图表上方双击B） 在图表上方单击右键，选择设置图表区格式4、 向图表中添加或删除数据A） 选择图表，然后拖动数据区右下角的控制柄。B） 删除：选择系列，在上方单击右键，选择清除。C） 添加：通过图表/添加数据5、 改变数据系列数据：A） 通过数据表改变数据B） 选择某一系列，并单击该数据点，通过拖动改变其大小6、 改变数据系列的顺序和系列间距A） 改变顺序：在数据系列上方单击右键，选择数据系列格式/系列次序B） 改变间距：在数据系列上方单击右键，选择数据系列格式/选项/重叠比例7、 改变图表类型：右键/图表类型8、 改变图表位置：右键/位置9、 如何把较小数据与较大数据通过同一图表显示操作：1、向原图表中添加较大数据项2、 数据分离：选择新添加数据系列，在上方单击右键，选择数据系列格式，在数据轴标签上选择次坐标轴，确定即可。3、 改变较大数据的图表类型。第八节 数据管理在进行数据管理时，首先确定管理项目。1、 创建数据清单注：在数据清单中，表格结构与数据区不能出现空行；在数据区内，应避免空白内容。在单元格内，也不要输入空格，否则对数据管理有影响。2、 用记录单创建、删除、查找记录定位在数据清单内/数据/记录单（新建、删除、条件=查找记录）3、 数据排序注：为了保护数据原始排列，必要时能够及时恢复在排序前，应该在该表格左侧设置“编号（ID）”列，并输入边续的编号。A、 单一条件排序 把光标定位到在排序的列上，单击工具栏的排序铵钮即可。B、 多重条件排序 定位在数据清单内/数据/排序C、 恢复原始排列状态：编号/A/Z升序排列4、 数据筛选：把符合条件的记录显示出来，把不符合条件的记录隐藏起来。A、 将表格设置为“自动筛选”工作状态 数据/筛选/自动筛选（1）单一条件筛选按准确的文字内容筛选按模糊的文字内容筛选对数字类型的信息进行计算筛选（2）多重条件筛选：通过自定义中的“与”的关系或“或”的关系进行筛选。“与”：将同时满足多功能条件的信息筛选并显示“或”：将多个条件中，只要存在就将其筛选并显示（3）排名筛选：单击“筛选控制”按钮，在列表框中选择“前10个”即可。B、自动筛选功能的撤消按条件撤消筛选：单击“筛选控制”按钮，在列表框中选择“全部”即可。退出筛选状态：单击“数据”菜单中的“筛选/自动筛选”。C、高级筛选条件区域：首先建立条件，条件列名必须在同一行，条件可在同一行，也可不在同一行。若在同一行，说明多个条件同时满足，是“与”的关系；右不在同一行，说明多个条件中满足其中的任何一个都可以，是“或”的关系。条件区域必须远离数据区域，即条件区域与数据区域相隔一行或两行。操作：建立条件区域/数据/筛选/高级筛选5、 高级筛选功能的撤消：数据/筛选/全部显示第九节数据管理1、 分类汇总：对当前数据先进行分类，然后对其进行汇总。分类汇总的基本原则：A、 分类原则：需要分类处理的项目必须预先开设一列，并设置字段列的名称。例：用“产品名称”进行分类汇总，则“产品名称”内容就不能与“产品类型”内容共存于同一列中。B、 数据原则：凡是需要汇总的“列”，该列的表格数据区内不允许存在空白单元格，否则，将在分类过程中被遗漏。C、 格式原则：数据区中每一列数据的格式应统一，避免同一列在排序时即有文本格式，又有数字格式的内容，否则将影响统计结果。d. 操作原则：先“排序”，后“汇总”2、结构式分类汇总A、设置分类汇总：（1）先排序，即对所需进行分类的字段进行排序。（2）然后执行数据/分类汇总，在对话框中，分类字段即排序字段，选择汇总方式，确定即可B、按纲目结构查看分类汇总，通过大纲工具进行控制。（1）编号按钮：用于指定分类统计所依据的级别（2）展开和收缩按钮，即加、减号：用于展开或收缩相应级别的统计数据3、筛选式分类汇总A、设置筛选：然后执行“数据/筛选/自动筛选”B、筛选求和计算：通过“求和”按钮处理注：此时的求和函数“SUM”将自动转换为分类汇总“subtotal”C、查看分类汇总情况：通过“筛选控制”按钮处理D、 还原表格数据：通过“数据/筛选/自动筛选”第十节 EXCEL与WORD综合运用1、 工作表保护：工具/保护/保护工作表2、 撤消保护：工具/保护/撤消保护工作表3、 允许用户编辑区域：允许用户编辑被保护工作表的部分单元格区域。操作：工具/允许用户编辑区域4、 工作簿保护工具/保护/保护工作簿5、 文件密码设置：（1）工具菜单/选项/安全性；（2）文件菜单/另存为对话框/工具/常规选项6、 工作表背景设置：格式菜单/工作表/背景；删除背景：格式菜单/工作表/删除背景。7、 在WORD中插入EXCEL工作表：插入/对象/新建（由文件创建）8、 在WORD链接EXCEL数据：插入/对象/由文件创建/链接到文件（原文件变化，引起WORD中的变化）9、 在