泰山隆安综合办公室基础管理.doc

山西煤炭运销集团泰山隆安煤业综合办公室基础管理办法二一三年八月 第一章 综合办公室职能定位、发展目标及中远规划一、 综合办公室职能定位1、综合办公室公司的综合行政事务管理，保障后勤，确保正常安全生产经营秩序顺利开展。二、选煤厂发展目标1、做好安全预控体系建设。2、强化基础建设，完善管理制度，履顺工作流程，搞好公司日常行政事务工作。三、选煤厂中远期发展规划1、提高员工素质和技术水平。2、树立正确积极的企业文化四、综合办公室组织机构 综合办公司属泰山隆安煤业有限公司行政副经理，综合办公室具体分管办公室、公务车队、办公（生活）用品库房。具体机构设置如下所示。综合办公室主任综合办副主任文秘文印员公务车队库房档案室医务室第二章 综合办公室分工与职责一、综合办公室岗位职责及分工（一）、综合办公室职责1、负责公司各类会议会务工作，做好会议记录、纪要的整理工作；2、负责上级来文处理、公司内部文件资料的起草、审核、打印发放、整理和归档工作；3、协助领导掌握“上情”和“下况”，收集汇总并提供各种信息资料，为领导正确决策提供参考，并搞好上传下达工作；4、负责公司档案室的管理工作；5、负责来宾接待工作；6、负责医务室、公务用车、洒水车管理；7、负责公司办公及生活用品的采购和发放；8、本部门安全管理工作；9、本部门安全风险预控管理体系建设工作及成本管控工作；10、本部门党风廉政建设工作；11、分管范围的综治维稳工作和人本教育、素质提升工程；12、完成领导交办的其他工作。（二）、综合办公室主任职责及分工1、主持综合办公室全面工作，处理全公司日常行政事务工作。2、负责公务车辆的管理工作。3、负责档案室的管理工作。4、负责医务室的管理工作。5、负责公司会议组织工作。6、负责办公、生活用品的审核和采购的管理工作。7、负责上级公司、政府部门来文的批示和交办的重要事项的督查督办工作。8、全面负责综合办公室的安全风险预控管理体系建设工作和成本管控工作以及安全管理工作。9、负责综合办公室的综治维稳工作和人本教育、素质提升工程；10、掌握好“上情”和“下况”，收集汇总并提供各种信息资料，为领导正确决策提供参考，并搞好上传下达工作；11、完成领导交办的其他工作。（三）综合办公室副主任岗位职责及分工1、负责综合办公室日常行政事务工作和外来人员来访接待管理工作。2、负责审核公司上报下发的所有文件；组织调查研究和信息交流。 3、负责综合办公室文印管理工作。 4、负责各级单位来文处理管理工作。5、负责重要来文、来电及其他涉密信息的保密工作。6、负责会议记录、纪要的管理工作。7、负责各类会议准备、布置等工作。8、负责公司公章使用管理工作。9、协助领导掌握“上情”和“下况”，收集汇总并提供各种信息资料，为领导正确决策提供参考，并搞好上传下达工作；10、协助综合办公室主任掌握好“上情”和“下况”，收集汇总并提供各种信息资料，为领导正确决策提供参考，并搞好上传下达工作；11、完成领导交办的其他工作。（四）公务车队队长岗位职责及分工1、负责保障公司领导及各部门公务用车，并完善好派车单记录。2、抓好车队内部各项管理工作，对车辆调度、维修、保险、油耗等日常工作要严格把关，控制各种费用、成本。3、抓好车队内部各项管理工作，对车辆调度、维修、保险、油耗等日常工作要严格把关，控制各种费用、成本。4、及时办理车辆保险费等缴纳工作，并协助综合办公室主任做好对车辆经费各项支出的审核工作。5、负责做好领导、个人车辆管理和服务，及时办理车辆的年检年审工作。6、根据当月出车任务指标，编制月报表、单车油料、材料费等各项消耗费用台帐。负责车队驾驶员补贴费、差旅费的计算工作。7、作好车辆的维护、例行维护一、二级维护工作，安排好车辆的修理工作，确保车辆使用质量。8、建立健全车队出车的各项记录。9、完成领导交办的其它工作。 （五）档案室管理组长岗位职责及分工1、组织档案室全员努力学习党和国家有关档案工作的政策、法规和业务规范，学习档案专业知识，煤炭科学技术和企业管理知识，促使全员成为一名有觉悟、懂专业、会管理的专业人才。2、全面负责做好档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用工作，按时、按质、按量完成公司交给的各项任务。3、积极参加工程和设备开箱验收和各项生产技术活动，认真负责检查科技档案的齐全、完整情况，对不符合要求的档案，应主动汇报有关领导，责成有关部门限期整改，否则不予验收。4、全面负责开展档案标准化、规范化、自动化管理，切实提高档案管理水平。5、全面负责开展档案利用工作，做好档案参考资料的编写工作，有效地利用档案为企业各项工作服务。6、完成领导交办的各项工作任务。（六）接待组组长岗位职责及分工1、负责外来人员接待工作。2、负责各类会议的接待工作。3、严格执行接待标准，考虑周密，机动灵活、确保效果，对每一次接待任务都做到精心准备、细致工作、高效完成。4、完成领导交办的其他各项工作任务。（七）库房管理员岗位职责及分工1、熟悉、掌握物料管理的有关规定。2、负责抓好库房的安全及管理工作，落实防潮、防火、防盗等措施。发现问题及时汇报，并积极采取有效措施。3、组织库房的库存盘点、帐物核对。 4、熟悉所管物料的名称、规格、型号、数量、保管要求和特殊物料的保管方法。5、负责入库物料的验收。6、对入库物料分类码放，做到分类清楚、码放整齐。7、负责库内物料的保管，不得出现丢失、损坏现象。8、负责建立健全出入库台账。9、负责库房的安全，坚持检查制度，发现问题及时报告，并积极采取有效措施。掌握灭火器材的正确使用方法。10、积极提出有利于库房管理的建议及改进意见。11、完成领导交给的临时任务。（八）文秘岗位职责及分工1、根据公司领导及办公室领导的要求，负责起草有关公文、工作计划 (总结)及有关决定、报告、通知、通告、布告等；根据领导指示参加有关会议，做好会议记录，负责会议纪要的整理、印发、保密工作;负责文件的校对工作。 2、经常了解公司的工作计划和经理办公会议、决议的贯彻执行情况，及时全面地向领导汇报。负责重要文件、会议决议、领导批示的督办工作。 3、了解各科室、区队行政工作情况，收集、整理公司各种信息资料，以备领导查阅、参考。 4、协助领导草拟、修改全公司规章制度，处理日常事务性工作 。5、做好公司大事记录。负责来宾检查时的记录。6、负责公司宣传工作。7、做好总经理办公室的通讯、联络工作。8、把好文字关。对需秘书起草，修改的文字材料，要认真负责一丝不苟。9、做好办公室和所属卫生区域清扫及日常保洁工作。 10、完成办公室领导交办的其他工作任务。（九）文印员岗位职责及分工1、负责打印手续齐全的公司文件和有关材料，做到准确、清晰整洁，及时，严格把握公文格式。 2、负责保管和维护打印设备及其附件，负责保管打印所用的各种消耗材料，以及为其工作配发的各种工具。 3、负责向领导反映设备的维修项目，经设备管理部门批准后负责监督维修及安装并进行验收。 4、做好打印有关统计工作。 5、全面负责上级公司、政府部门来文处理工作。 6、协助搞好来宾接待工作。7、完成领导交办的其他各项工作任务。 （十）档案管理员岗位职责及分工1、努力学习党和国家有关档案工作的政策、法规和业务规范，学习档案专业知识，煤炭科学技术和企业管理知识，使自己成为一名有觉悟、懂专业、会管理的专业人才。2、认真做好档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用工作，按时、按质、按量完成公司交给的各项任务。3、积极参加工程和设备开箱验收和各项生产技术活动，认真负责检查科技档案的齐全、完整情况，对不符合要求的档案，应主动汇报有关领导，责成有关部门限期整改，否则不予验收。4、积极开展档案标准化、规范化、自动化管理，切实提高档案管理水平。5、积极开展档案利用工作，做好档案参考资料的编写工作，有效地利用档案为企业各项工作服务。6、努力完成领导交办的各项工作任务。（十一）公务车辆司机、洒水车司机岗位职责及分工1、 树立“安全第一”的思想，自觉地学习遵守“道路交通安全条例”。2、 公务车辆司机必须自觉遵守公司各项规章制度，服从公司领导的调配，定期汇报车辆的运行情况，保证车辆在安全的状态下行驶，并记录车辆的行驶路线及行程。3、 自觉做到不违章行车、不私自用车、不酒后开车、不开赌气车。4、 上班不出车期间，必须按公司作息时间准时到办公室，服从行政主管的统一调度。5、 爱护车辆，自觉做好车辆的日常例行保养，车辆维修、保养费用必须预先申请，经批准后，到指定维修厂维修，保持良好的车状及车辆的清洁。6、 自觉珍惜油料、材料，搞好增收节支。7、 做好车辆、驾驶员办公室所属卫生区域的清扫及日常保洁工作。8、 严格执行司机轮流值班制度，值班期间司机必须24小时值班在岗。9、 洒水车司机必须按时对厂区进行洒水灭尘，保证厂区清洁环保。10、执行领导交付的其他工作任务。二、综合办公室管理制度（一）综合办公室日常管理制度一、考勤制度1、请假必须填写请假条，并请相关领导签字批准。假期结束按时上班并要提前找办公室主任销假。如果假期结束还不能上班，必须按规定续假，否则视为旷工。2、不准代替请假，特殊原因也必须电话请假，再请别人代填假条。3、必须在当日班前会前请假，否则视为迟到。4、请假每个月不能超过5天（婚丧、分娩、大病等除外）并严格按公司请销假制度执行，如特殊情况需请假5天以上，需总经理批准后方可请假。5、无故旷工1日给予警告；无故矿工2天以上，停职反省写出深刻检查，并交公司处理。二、综合办公室办公场所管理制度1、综合办公室要时常保持清洁，物品摆放整齐有序。2、综合办公室的设备禁止外人操作，保证设备完好。3、综合办公室人员着装要雅致大方，举止文明，礼貌待人，集体活动时必须统一穿工作服，女员工把头发盘起。4、在公司范围内行走不准勾肩搭背，严禁串岗。5、综合办公室电脑不准用来上网玩游戏、听音乐、聊天等，做与工作无关的事情。不准围成一团、嬉戏、打闹、闲聊。6、上班时间禁止吃东西。7、讲话要文明，有礼貌。上门办事的要热情接待，接电话时必须说“您好、再见”，杜绝“不知道、不清楚”等词语。如有涉及公司机密，不可告知的内容要委婉的拒绝。三、值班制度1、为进一步加强和规范公司综合办公室值班管理制度，结合实际情况，制定本规定：2、综合办公室每人一天轮流值班。每天早7：30至晚23：00除正常工作时间外的其余时间。3、值班人员必须坚守办公室，负责值班时段的电话接听、卫生清洁和领导临时交办的事务等。遇到突发事件和职责外事件要立即向综合办公室主任报告。特别是紧急会议通知，必须立即通传。4、值班人员要按照“值班表”编排轮流值班，需要调整时，提前向综合办公室主任请示。四、邮件收发管理制度1、为保障公司全体员工的个人信件、订阅报刊能及时收到，根据需要，特制定本制度。2、办公室内勤每天负责收取分发信件、报刊，并对各类信件采用不同的收发办法，并做好登记。3、属于挂号信、包裹单、汇款单等由办公室内勤及时通知本人，由收件人直接到办公室签字领取。4、一般信件，要及时通知收件人领取。5、查无收件人的信件，要注明情况退回。6、凡是只写明“泰山隆安煤业有限公司”的信件，由办公室文书负责拆阅，视情况处理；写明董事长收的信件，由办公室主任拆阅后视情况处理。7、凡收到信件、报刊须及时分发，不得积压，造成信件延误或遗失按有关规定追究责任。五、会议室管理制度1、会议室音响设备、器材及会议室卫生、供水、会标等实际会务等工作由综合办公室专人负责管理。2、各个会议室的用电设备、音响设备由综合办公室专人管理，并掌握会议室设备的操作要领，对近期会议安排心中有数。重要会议须提前到达会场，检查落实会议室准备情况。 3、音响设备管理人员应熟练掌握会议室内各种设备的使用操作方法，保持其经常处于良好状态，发现故障及时报告处理。 4、会议室音响由专人管理，任何无关人员未经许可不得进入，更不可随意操作相关设备（包括投影议）。5、连接自带设备（如IT、电台录音等），请在会议室预定时向管理员提出相关要求，根据设备的兼容性、连接线接口是否匹配等情况，需提前30至60分钟到场。6、会议结束后，办公室应安排人员做好卫生清扫、关闭所有电器设备，关严窗，锁好门。 7、会议室音响设备管理人员应本着认真负责的态度去做好音响设备的日常维护和管理工作。每季度应对音响设备进行清点和检查，平时应不定期做好日常检查和维护工作，确保设备有较高的完好率。发现失窃，及时报案。8、音响设备使用前，应检查线路连接是否正确，电压是否正常，确保设备用电安全。未经管理人员同意，严禁私自改动设备线路的连接。音响设备使用完毕后，要关闭音响，切断电源，做到人走电断。各音响设备和场地的保管单位应由指定专人负责保管，所借音响设备场地的钥匙应由借用人或指定专人负责保管。9、新设备交付使用，要把说明书、保修卡、供应商、验收单等设备资料及时收集和保存，配合公司档案管理部门做好建档工作；对各套设备按场地分类，在保管人员变动时，做好设备和档案资料移交工作；年终对音响设备使用记录进行总结统计，统计结果存入设备管理档案。（二）公文管理制度第一章总则第一条为使公司的公文处理工作规范化、制度化、科学化，制定本办法。第二条公司公文是管理过程中所形成的具有法定效力的规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布规章和措施，请示和答复问题，安排生产经营活动，布置和商洽工作，报告情况、交流经验的重要工具。第三条办理公文，应实事求是、认真负责，克服形式主义和文牍主义，提高公文处理工作的效率和质量，行文要少而精、注重效用。第四条综合办公室应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作。文秘人员应忠于职守，转变作风，更新观念，勤奋好学，并具备有关专业知识。第五条公文处理必须做到准确、及时、安全。公文由文秘部门统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。第二章公文种类第六条公司常用的公文种类主要有：（一）决定适用于对重要事项或重大行动作出安排。（二）规定、办法“规定”适用于对某项工作或活动作出安排，提出具体管理措施。“办法”适用于对某项工作或活动制定具体作法和要求。（三）通知适用于发布规章；批转所属单位的公文，转发上级和不相隶属单位的公文；要求办理和需要有关单位周知或共同执行的事项，任免和聘用干部。（四）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。（五）报告适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级单位的询问。（六）请示适用于向上级单位请求指示、批准。（七）批复适用于答复所属单位请示事项。（八）函适用于不相隶属单位之间、投资或合作伙伴之间相互商洽工作、询问和答复问题，向其他业务主管部门请求批准等。办理例行公事与应急公务等，用“便函”。（九）会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项。 第三章 公文格式第七条公文一般由发文单位、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、主题词、抄送单位等部分组成。（一）发文单位应写单位全称或规范化简称；联合行文，主办单位应当排列在前。（二）发文字号一般包括：年号、序号；联合行文只标明主办单位发文字号。公文的发文字号一般标注在发文单位之下，横线上方居中；函件的发文字号标注在横线下方右侧。（三）上报的公文，应在横线上方左侧标注字号，右侧注明签发人，如有会签单位，应注明会签人姓名。（四）公文标题应准确、简要地概括公文的主要内容，并准确标明公文种类，标题中一般不用标点符号。转发文件的标题，除转发的文种为“通知”时省略外，其它文种可保留一级。如“转发批复的通知”；转发的文种是通知时，为“转发的通知”。（五）公文如有附件，应在正文之后，成文日期之前注明附件的顺序和名称。（六）公文除会议纪要（以会议纪要名称为文头的）外，一律加盖印章。联合发文，联合单位都应当加盖印章。联合发文的盖章顺序，应与文头单位排列顺序相同。（七）成文日期，以领导签发的日期为准；联合行文，以最后签发单位领导的签发日期为准。会议通过的文件，以通过日期为准，并在标题之下、正文之前注明会议名称和通过日期。（八）文件应当标注主题词；上报的文件，应按照上级单位的要求标注主题词；下发的文件，应标注主题词表中规定的词，一般不超过五个词汇。第八条 文字从左至右横写、横排；用纸应按国际标准为A4型，左侧装订。标题用2号小标宋体字，正文用3号仿宋体字。第四章行文规则第九条行文关系，应根据各自的隶属关系和职权范围确定：（一）公司在职权范围内，可以对所属单位行文。（二）总经理会议及办公会议应发专题纪要。第十条不得越级行文。第十一条公司内部门之间对有关问题未经协商一致，不得行文。第十二条请示的公文应一文一事；一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级单位；对可行性研究报告、初步设计审核意见等业务性较强的公文，在报请上级或业务主管部门审批的同时，可抄送有关单位。第十三条报告中不得夹带请示事项。除领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导者个人。第十四条 公司内部门之间一般不行文。第五章公文办理第十五条收文处理收文一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。（一）分办1、公司收文，凡需办理的，由办公室领导提出拟办意见，其中重要文件经领导批示送经理阅批；各所属单位及其他部门的业务文件，按分工送经理或总经理阅批。涉及几个部门共同办理的文件，分文时应确定主办部门，由主办部门协商有关部门会办。2、对不适宜由本部门办理的，应迅速退回交办的办公室并说明理由。3、各部门收到重要的或领导批示的文电，都要先经部门负责人阅批，再交承办人办理或传阅。凡涉及其他部门或地方的问题，主办部门应当主动与有关部门或地方协商办理。4、文件除绝密和有特殊要求的传阅后收回，其他均由各单位保管；凡需要办理的，由主办部门办后归档。5、凡属公司领导和各部门传阅的文件，由办公室组织传阅，有关部门均不得积压，也不得横传。 （二）催办1、对重要的和有时限要求的文电，办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。2、除办公室负责催办外，承办单位的领导都要及时催办，并将办理情况向有关方面反馈。第十八条发文处理发文一般包括拟稿、会签、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。（一）拟稿发公司文，用“发文稿纸”拟稿。拟稿人应按发文稿纸上的栏目要求填写清楚，并签署日期。草拟公文应做到：1、要符合国家的法律、法规和方针、政策，符合公司的有关规定。2、情况确实，观点明确，条理清楚，文字精炼，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。3、人名、地名、数字、引文准确。日期应写具体的年月日。引用公文应先引标题，后引发文字号，并加括号。使用简称时，一般先用全称，并注明简称。使用英文字母缩写时，应先用中文全称，并注明英文缩写。4、结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。5、必须使用国家法定计量单位。6、公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语等必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。（二）会签公司发文凡涉及其他部门业务的应事先会签；公司发文应由有关分管领导会签；如涉及总会计师协调事项，应先送总会计师核。（三）核稿各级领导要对文电稿进行全面审核，严格把关。公司发文在送领导签发之前，必须经办公室核稿；各部门领导要负责对本单位草拟的文件（公司发文及部门发文）进行初核，起到审核把关作用，对不符合要求的文件应及时退经办人修改或重办。核稿的重点是：1、是否需要行文；2、有关部门、单位是否已协商、会签；3、提出的要求、办法和措施是否明确具体、切实可行；4、公文内容、文字表述、文种使用、公文格式等是否符合本办法的有关规定。（四）签发1、重要的请示、报告先送分管副经理审核，再送经理签发。2、审批公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间。其他审批人圈阅，应当视为同意。3、草拟、修改和签批公文，用笔用墨必须符合归档要求。不得在文稿装订线外书写。第十六条翻印上级单位标有密级的公文，除绝密和注明不准翻印的以外，经本单位负责人或者办公室主任批准，可以翻印，翻印件同正式文件一样管理。第六章公文立卷，销毁第十七条 公文办完后，应当根据中华人民共和国档案法和有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料（包括音像）整理好，送本部门具体负责人立卷。（一）公文归档要根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，保证归档文件材料的齐全、完整，能准确反映本部门主要工作情况，以便于保管和利用。（二）联合办理的公文，定稿由主办单位立卷。（三）具有长期或永久保存价值的电子文件，如没有纸质等拷贝件的，必须制成纸质文件。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件一并归档。（四）整理好的案卷，应当按照有关规定定期向档案部门移交。个人不得保管应归档的公文。（五）没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导批准，可定期销毁。销毁秘密公文，要进行登记，由两人监销，保证不丢失，不漏销。第七章附则第十八条本办法由公司办公室负责解释，自发布之日起执行。（三）档案管理制度档案保管制度 一、为维护各类档案的安全，最大限度的延长档案寿命，充分发挥档案的作用，为公司提供有效服务，特制定本制度。二、坚持预防为主，防治结合的原则，防止各种不利因素对档案的破坏，对已经损坏的档案应及时采取措施加以保护。三、档案安全保管，必须具备一定的条件：安全性能良好的档案库房和柜架，标准的档案装具，现代化的技术设备。四、档案员要经常对档案保管状况进行检查，发现问题及时反应并加以解决。五、不丢失，不私自保存档案，杜绝擅自出售、销毁档案，杜绝一切导致档案严重损坏和泄密事故的发生，对造成档案损失的部门或个人，应按档案法的有关规定负法律责任。档案利用制度 一、为了开发档案信息资源，为社会主义物质文明和精神文明建设服务，为公司各项工作服务，根据中华人民共和国档案法、山西省档案工作条例等有关规定，特制定本制度。二、档案室保管的档案，主要供本单位和上级主管机关利用，不属于开放范围。对外提供利用须经领导批准。三、利用者一般在阅览室查阅，借出利用须经领导批准。四、利用者查、借阅档案须办理查、借阅手续，填写查、借阅登记表。五、利用者归还档案时，档案人员必须当面严格检查核对，如发现与原卷（件）不符时，须酌情处理。 六、利用者必须注意保护档案，不得拆散案卷，不得污染文件。七、档案室应根据企业工作的需要，编辑档案文件汇编和各种档案参考资料，积极开发档案信息资源，为本公司的各项工作服务。八、档案室应注意收集档案利用效果反馈信息，编写档案利用实例汇编，总结经验，积极做好档案的开发利用工作。档案保密制度一、为保守档案机密，维护党、国家和人民的利益，特制定本制度。二、档案人员必须提高警惕，坚持保密原则，维护档案机密的绝对安全。三、档案室保存的档案不属于开放利用范围，只限于本公司领导和工作人员利用，一般不对外提供利用。四、利用者借阅一般档案，必须经过档案室负责人同意,借阅机密档案，须经分管领导批准。五、利用者利用档案必须说明利用的目的、范围，不得查阅与利用目的、范围无关的档案，尤其是机密档案。六、利用者必须维护档案机密的安全，不得在个人笔记记录档案机密，不得扩散档案机密。七、档案一般在阅览室利用，不外借。非借出利用不可的，必须经领导批准，并严禁将档案携带出外面。八、利用者利用档案，在履行登记手续后，需在阅览室等候调卷人提供档案，严禁进入档案库房内自行查找档案。九、档案室一般不向利用者提供档案复制件，确需复印的，须经领导批准并进行登记，用毕后将复制件交回档案室处理。十、对泄漏档案机密者，要根据情节酌情处理，违反档案法的要严格按照档案法的规定，做出相应处罚。档案复制制度一、为使本公司煤业档案发挥应有的作用，确保档案的安全，特制定本制度。二、利用者需要复制文件资料时，应征得档案部门领导的同意，经办人方可提供复制件。三、提供复制件，需填写档案的有关内容、时间等，并在复制件上加盖公司档案部门公章。四、按照保密法规定，属于机密性文件资料，非经原确定密级的机关、单位或上级机关批准，不得复制。五、OA上的电子档案，原则上只能借阅，如有特殊情况需要复制，必须经过档案部门领导同意，在档案部门办理手续后方可复制。不得私自复制,一旦造成泄密、失密现象将追究其法律责任。档案归档制度一、归档范围：凡是本企业在经营管理、生产技术、基本建设、设备维护、煤矿勘测、安全生产以及党、政、工、团其他各项工作活动中形成的，对公司具有查考和参考价值或对国家有保存价值的文件材料，均属归档范围。但重份文件、未成文的草稿、与本公司主管业务无关的文件、临时性、事务性文件均不需要归档。二、归档时间：文书档案一般在文件形成之日起，第二年6月底前归档；科技档案在项目完成之后或告一段落时，由项目负责人审定后，送本公司档案室归档；会计档案在本部门保存二年之后，第三年上半年向档案室移交归档。三、归档份数：企业各类文件材料，归档时，一般一式一份，比较重要和利用频繁的档案文件材料要适当增加归档份数。四、归档要求：归档文件材料，应做到书写材料优良，不得使用不耐久的字迹材料，如铅笔、纯蓝墨水、圆珠笔或复写纸，盖章要使用印台泥，不得使用印台油。格式要规范，字迹要工整，图像要清晰。文字材料必须齐全、完整、准确。签署手续要完整。档案鉴定制度 一、为优化室藏档案，加强档案的保管和有效利用，科学地鉴定档案，特制定本制度。二、鉴定档案必须在分管领导和档案部门负责人的主持下，由档案管理人员和相关业务部门档案员组成档案鉴定领导组，对档案进行科学鉴定。三、现阶段，公司档案以山西煤销集团泰山隆安煤业有限公司文件材料归档范围和保管期限表为依据。四、档案鉴定采取直接鉴定法，根据文件材料的内容、名称、来源、完整程度、价值等进行鉴定。五、销毁档案必须从严掌握，慎重从事。鉴定结束后，对确无保存价值的文件材料要编制销毁清册，提出销毁申请，拟写销毁报告，领导审批后，方可销毁。档案库房管理制度一、档案库房应安全适用，库房内应配备必要的档案保护设施、设备，档案人员要定期对库存档案的保管状态进行全面检查，如遇特殊情况和出现档案异常现象，应及时采取措施，确保档案的绝对安全。二、库房内严禁存放易燃易爆物品，严禁明火，严禁吸烟。三、库内应加强“八防”管理措施，购置空调、除湿机、去湿机、灭火器、吸尘器、温湿度表等必要的档案保护设备。四、库内照明要使用白炽灯，要有防光窗帘。库房的温湿度应控制在温度14-24摄氏度，湿度一般控制在45%-60%之间，当库内湿度不适宜时，应及时采取措施，加以调控。五、档案库房内严禁无关人员进入。档案利用制度 一、为了开发档案信息资源，为社会主义物质文明和精神文明建设服务，为公司各项工作服务，根据中华人民共和国档案法、山西省档案工作条例等有关规定，特制定本制度。二、档案室保管的档案，主要供本单位和上级主管机关利用，不属于开放范围。对外提供利用须经领导批准。三、利用者一般在阅览室查阅，借出利用须经领导批准。四、利用者查、借阅档案须办理查、借阅手续，填写查、借阅登记表。五、利用者归还档案时，档案人员必须当面严格检查核对，如发现与原卷（件）不符时，须酌情处理。 六、利用者必须注意保护档案，不得拆散案卷，不得污染文件。七、档案室应根据企业工作的需要，编辑档案文件汇编和各种档案参考资料，积极开发档案信息资源，为本公司的各项工作服务。八、档案室应注意收集档案利用效果反馈信息，编写档案利用实例汇编，总结经验，积极做好档案的开发利用工作。档案收集制度 一、档案收集工作是积累档案的重要手段，也是实现档案集中统一管理的一项重要内容和重要措施。为确保我公司各种门类、各种载体档案的齐全、完整，特制定本制度。二、收集范围：本企业在工作活动中形成的反应本公司基本职能面貌的，具有保存价值的文件材料均属收集范围。三、公司应健全档案收集管理机构，制定工作制度，严格按照公司下发的关于进一步加强档案工作的通知的精神，档案工作实行“三纳入”、“四参加”制度。四、公司专、兼职档案员应根据归档范围，收集本部门或其他部门及个人所存的档案资料（包括帐外文件），经整理后向档案室移交归档。五、公司全体员工都不得私存企业档案资料，应积极主动将档案资料送交本部门档案管理员。六、档案管理部门首先要将现行部门的档案收集齐全，其次要接受撤销部门的档案，还应征集其他与本公司相关的档案资料，丰富室藏，以便更好地提供利用。档案整理制度一、档案整理工作，就是将处于零乱状态的文件，经过分类、排列、编目、装订等一系列过程，使之系统化起来，便于档案的保管和利用。二、本公司党群、行政管理、经营管理、生产技术管理档案以“件”为单位整理，煤田地质档案、科技档案、会计档案等以“卷”为单位整理。三、整理档案要遵循文件形成规律，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。四、将文件材料按“档案分类大纲”进行分类，制定科学的保管期限，文件的排列要合理，编目要规范，装订要整齐，书写字迹要整齐、美观，要统一编号，抄写检索工具、装订、排列上架。（四）接待管理制度为加强公司对外接待工作的管理，促进对外接待工作规范化，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、成本控制、对口接待，严格标准，统一管理”的原则，制定本制度。一、接待范围：上级公司、市、县政府及有关业务部门人员，与公司有业务往来的单位人员。原则上公司下属单位人员不予接待。二、来宾接待统一由公司综合办公室安排管理，原则上餐饮全部安排在机关食堂，上级检查需住宿由综合办公室安排。三、接待办理程序：坚持先请示后接待原则：1、各部门向公司领导报告来客人数及事由；2、公司领导同意；3、办公室核实后，按规定标准安排或配合有关部门接待。四、待客水果、烟酒统一由综合办公室购置管理。会议室招待用烟，由综合办公室接待员到库房审请领用并登记。五、接待标准1、本公司接待人员由公司领导根据情况确定，安排客饭。由相关领导作陪。2、凡临时性接待或迎检工作需要烟、水果等物品的，应事先报公司领导同意后由办公室统一安排。3、就餐后原则上不安排与工作无关的其他活动。4、确需超标准超范围接待的，需经请示公司领导同意后方可安排。5、因工作需安排住宿的，请示公司领导同意后，由办公室具体负责安排客房。包括洗漱用具、床上用品、开水，茶叶等。 6、用餐原则上在公司机关食堂，由办公室通知食堂做好接待工作。7、业务洽谈需用会议室的，应提前与办公室联系说明，由办公室负责安排。8、因工作接待需送礼品的，由公司领导安排，公司办公室核实人数、按程序领取、发放。六、外地出差办事时如需要接待，需征得分管领导或总经理同意后方可实施。（五）会议管理制度第一条 为加强公司现代化建设，加快发展步伐，保障信息沟通，有关指令、精神、部署的及时性，达到相互协调，政令畅通，特制定本规定。第二条 本规定适用于公司组织的各种会议。第三条 例会和公司领导决定召开的会议，如总经理办公会议、中层干部会议、全体职工大会等由办公室组织安排。由公司名义通知公司有关领导参加的专业会议，办公室协同其他专门部门组织安排。第四条 办公室在收到会议通知后，及时准确地把会议时间、地点、主题通知与会人员。特殊情况及时请示相关领导。第五条 办公室协同后勤等部门，做好会议室的会议准备工作和会议接待工作。大型会议需要保卫处协助做好会议安保工作。第六条 严格会议的组织性和纪律性，准时到会，不得中途离开。不得无故迟到，缺席。第七条 会议要听取不同意见，与会者要严肃认真对待会议议题，要议而有决，达到集中统一。特殊问题、难点问题可适当搁置下次会议或会后商讨解决。第八条 相关人员在收到会议通知后要严格认真的准备会议。第九条 开会期间，特别是有人发言时，应把手机等通讯工具设置为静音或关机状态。第十条 会议由办公室文秘记录，要求字迹清晰，内容完整，并妥善保存记录本，定期归档备查。重要会议要制作音频或视频文件存档备查。第十一条 董事会会议是公司最高的决策机构。主要包括：公司年度、季度工作计划和具体工作安排，重大决策、重大投资或项目、重要合同、规章制度、人事任免、机构设置和变动、员工福利待遇、安全、生产、供销、财务等临时出现重大问题等。第十二条 董事会办公会议参加人员：董事长、总经理、副总经理、工会主席、办公室主任，和会议特别要求参加的人员。会议由文秘记录。第十三条 总经理办公会议会后由办公室整理会议内容，视情况以文件的形式下发会议纪要，督促各相关单位执行。第十四条 公司各项会议均实行会议签到制度。（六）印章管理制度第一条 为规范公司印章使用，以利于公司发展，特制定本制度。第二条 本规定适用于公司各部门。第三条 本规定所指印章是在公司发行或管理的文件以及凭证文书等与公司权利义务有关的文件上，需以公司名称或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章。主要是指印鉴：公司向主管机关登记的公司章、合同章、财务专用章等具有法律效力的印章；第四条 公司印章的制定、改制与废止经总经理办公会批准后由办公室发文颁布，同时，如有需要更换或废止的印章应由印章管理使用部门迅速将印章交还办公室入档。第五条 公司印章遗失、损毁、被盗的情况下，印章管理者应迅速向办公室递交原因报告书，办公室根据情况依本制度有关规定的手续予以处理。第六条 办公室应建立印章登记台帐。每个印章的起印、废止、使用部门与管理者等详细情况均应登记入台帐，并将此台帐永久保存； 第七条 每次盖章（公章）必须有主管领导的批准，办公室根据情况填写印章使用登记表，每次用印必须都有登记，写明文件名、使用时间、批准人、经办人等。代理使用要在备注中说明。第八条 公司印章的使用原则上由印章管理人担任。印章使用人必须严格控制用印范围，并仔细核实印章使用是否获准。用印完毕应将用印情况予以记录。代理实施用印的人在用印后应将用印依据或用印申请表交印章管理人审查，同时用印依据或用印申请表上应有代理人签字。第九条 公章主要用于上报或下发的文件、员工外出的介绍信、证明、信函等；各部门上报的月度、年度计划、报表，财务处信贷业务相关资料等。第十条 用印必须遵循正确的方法：公司印章应盖在文件正面；盖印文件必要时应盖骑缝印；印章一般盖于公司名称、部门名称的中部，并能骑年盖月半遮日；盖印除特殊规定之外，一律用朱红印泥；部门文件份数较多，可盖只须保留原件的份数，其他可采用复印方式。做到不漏盖，不错盖，浓淡均匀，清晰完整。（七）小车管理制度第一条：公司车辆派乘包括公司领导用车、公司各科室用车、公司公务用车、公务接待用车、大型会议暨重大活动用车。第二条：公司车辆外出统一实行派车单制度，县城内公务用车实行车辆登记制。第三条：公司车辆派乘由综合办公室有关负责人统一调度管理，24小时值班，合理、及时、准确安排车辆为公司各科室服务。公司领导（含副总工程师）不设专车，用车领导直接向综合办公室联系，由综合办公室有关负责人及时安排车辆出行。第四条：科级领导因公务长途用车，必须由分管领导签字后由综合办公室有关负责人开派车单方可运行。第五条：科室有关人员业务用车，要提前由科室负责人直接向综合办公室提出用车申请，综合办公室有关负责人本着联合用车的原则，给予派车。第六条：车辆紧张时，由综合办公室有关负责人区分轻重缓急分层次派车。第七条：按时安排公司来到及科室人员办理公务用车，按指定时间、地点准时出车，行车途中不得绕路，不得办私事。第八条：严禁酒后驾车，驾驶员在出车前八小时内和执行出车任务期间严禁饮酒；负责带车的所乘人员应监督并制止饮酒驾驶。第九条：驾驶员要爱护车辆，保持良好车况，车容整洁，平时要注意车辆保养，经常检查车辆的主要部件。不准车辆带病上路，车辆出现故障时，需及时申请维修，不能因车辆故障而耽误出车。第十条：车辆的消耗，实行百公里考核制、专人考核，所报油款，必须有考核员签字，车辆的维修，要注明检修内容及有关情况，经有关领导核准后方可到制定修理厂检修。第十一条：公司领导及非专职司机禁止驾驶公司公务车辆。第十二条：综合办公室负责车辆的日常管理，公司领导负责车辆的日常监督。第十三条：未履行派车登记，擅自出车，所发生的后果由驾驶员自负。第十四条：擅自出车，第一次对驾驶员罚款500元，两次以上驾驶员停岗查看。第十五条：关于车辆的运行速度：厂区时速不超过二十公里，短途时速不超过60公里，长途路线按公路部门规定行驶。第十六条：车辆运行时，发现超速所发生的罚款，公司不予报销，司机自负。（八）库房管理制度为规范公司办公用品的采购、保管、领取和使用。确保办公所需，倡导勤俭节约、物尽其用杜绝铺张浪费、大手大脚管好用好办公物品特制定办公用品管理制度。一、办公用品的采购1、公司所有办公用品的采购工作统一在公司采购领导小组的监督指导下进行。采购领导小组组长由行政副矿长兼任，副组长由综合办公室主任兼任成员由有关科室负责同志组成。综合办公室是办公用品采购工作的统筹协调承办单位。2、坚持实行集体采购制度。急用现买，零散性采购实行双人采购制度；大宗、批量、贵重物品由采购领导小组及有关领导在采购地点、规格型号和质量价格上予以把关，全程参与采购工作；相关科室也要派人参与采购工作；必要时，可邀请有关专业人员参与。3、严格采购审批制度。随用随买的个别零散性采购，一次性支出在1000元以下的，由综合办公室主任暨采购领导小组副组长审批；凡支出在1000元以上的，由综合办主任报请，行政副矿长审批。 4、采购工作要科学、合理，增强透明度。采购前。应做好市场调查，充分掌握欲购物品的性能、价格及附加优惠条件。货比三家，讲价压价，努力达到货真价实，物美价廉。本地有的物品，只有当因差价节省的钱超过交通运输成本时，方可派人派车到外地采购。5、办公用品采购的一般程序为：需用单位或个人向综合办公室提出采购申请综合办公室确认库存无可用或可替代的物品后按照规定权限办理审批，并报告办公室采购领导小组有关成员在采购领导小组的监督指导下实施采购所购物品交与仓库保管员验收，填写入库单据；采购人和保管员各自在入库单及报销凭证单上签字有关领导按规定批准权限审签财务科核销。6、公司车队要严格执行定点加油和定点维修制度，并接受综合办公室采购领导小组的监督指导。二、办公用品的保管1、办公用品由综合办公室负责保管(技术科管辖的除外)。办公用品的保管与采购人员应由2人以上分别担任，各负其责，不得一人双兼。2、库存办公用品的种类和数量要科学确定，合理控制。常用、易耗、便于保管和适于批量采购的办公用品可适量库存。要避免不必要的储存或过量积压，确保供应好、周转快、消耗低、费用省。3、批量购入的办公用品应即时入库存储，物品采购员和仓库保管员要搞好验收交接，在上如实填写接收物品的名称、规格、单价和数量，并签字。4、加强对办公旧物的管理。阶段性使用和暂时闲置的物品要妥善保管，随时待用；科室替换下的各类办公设备交由综合办公室保管，综合办公室要及时回收。登记造册，修旧利废充分利用。5、定期进行办公用品库房盘点，确保帐物相符。随时掌握库存物品的数量、质量和需求情况，适时增加库存，保障供给。三、办公用品的领取1、领取的原则是：工作任务清楚，使用目的明确一次一领，随用随领，用多少领多少，专领专用。科室领用时，应征得本科科长同意。2、领取时，领取人须在上写明日期、领取物品名称及规格、数量、用途等项并签字。领取非库存、专门采购的办公用品时，领取人须在购物发票上签字。领取接待用品(如水果、烟、茶、纸杯等)时应由接待承办科室或接收此物的工作人员在购物发票或领取登记本上签字3、办公用品管理部门及人员应恪尽职守，坚持原则，照章办事，严格控制办公用品的领取数量和次数，保证办公需要。对于消耗品，可根据历史记录和经验法则设定领取基准。明显超出常规的申领，领取人应做出解释，否则保管员有权拒付。4、领取的非消耗性办公用品(如订书器、计算器、剪刀、台历架等)应列入移交，如重复申领，应说明原因或凭损毁原物以旧换新，杜绝虚报冒领。5、大件物品领取后，应列入办公室固定资产管理序列，明确责任人。办公