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浅析中小企业信息化建设 暨南大学教育学院 学 生 毕 业 论 文 题 目 浅析中小企业信息化建设 学 生 毕 业 论 文 题 目 浅析中小企业信息化建设 学 号 1 0 5 5 9 0 9 5 3 3 3 3 0 1 0 1 2 学 号 1 0 5 5 9 0 9 5 3 3 3 3 0 1 0 1 2 专 业 工商管理 专 业 工商管理 学生姓名 钟 辉 学生姓名 钟 辉 指导教师 雷钦礼 指导教师 雷钦礼 二 0 一一年九月 浅析中小企业信息化建设 诚 信 声 明 诚 信 声 明 我声明 所呈交的毕业论文是本人在老师指导下进行的 研究工作及取得的研究成果 据我查证 除了文中特别加以 标注和致谢的地方外 论文中不包含其他人已经发表或撰写 过的研究成果 也不包含为获得其他教育机构的学位或证书 而使用过的材料 我承诺 论文中的所有内容均真实 可信 毕业论文作者签名 签名日期 2011 年 月 日 浅析中小企业信息化建设 1 论文摘要 论文摘要 改革开放以来 特别是加入 W T O 以后 我国企业也无可避免地加入到国际竟 争的大环境中 尤其是中小企业 面临更大的市场竞争压力和重要转折 随着社 会的发展 科学技术一日千里 新的管理手段层出不穷 信息技术的发展也是日 新月异 并且逐渐普及 为了顺应社会发展的潮流 中小企业要想在市场竞争中 立于不败之地 就不得不加快进行信息化建设 中小企业是我国社会经济发展的基础和重要组成部分 但是中小企业规模 小 实力弱 人才缺乏 所以更应重视和加强中小企业的信息化建设工程 本文主要简单介绍了目前我国中小企业信息化发展的历史及其重要作用 剖 析了我国中小企业信息化建设的现状 存在的问题 误区 并结合中小企业信息 化建设的成功要素和参考部分成功案例 提出了中小企业信息化建设的一些措施 或策略 笔者期望通过这些措施能够引导加快中小企业信息化建设步伐 促进中 小企业经济的健康快速发展 关键词 关键词 国际竞争 信息技术 中小企业信息化建设 ERP 数据 浅析中小企业信息化建设 2 目 录 论文摘要 1 目 录 论文摘要 1 1 绪论 41 绪论 4 1 1 选题背景及目的 4 1 2 主要研究方向 4 1 3 研究方法及手段 4 1 4 论文构成及研究内容 4 2 中小企业信息化建设概述 52 中小企业信息化建设概述 5 2 1 企业信息化建设的含义 5 2 2 简述企业信息化建设的发展历程 5 2 3 阻碍企业信息化建设的重要因素 6 2 4 加强中小企业信息化建设的重要意义 7 3 中小企业信息化建设现状及存在的问题 73 中小企业信息化建设现状及存在的问题 7 3 1 对企业信息化建设的认识存在误区 7 3 1 1 对观念的认识误区 7 3 1 2 实际应用的误区 8 3 2 企业信息化目标不明确 8 3 3 企业信息化普遍体现于财务会计信息化 8 3 4 企业信息化技术陈旧落后 9 3 5 企业信息化资金投入不足 9 3 6 复合型人才缺乏 人员素质偏低 10 3 7 企业信息化配套管理滞后 高层重视不够 10 4 加强中小企业信息化建设的措施 1 14 加强中小企业信息化建设的措施 1 1 4 1 强化企业信息化管理的意识 11 浅析中小企业信息化建设 3 4 2 实施信息化建设要量力而行 12 4 3 选择适合企业的信息化软件平台 12 4 4 加强数据资料的准备工作 15 4 5 由浅入深有步骤有重点分阶段实施 16 4 6 企业与软件服务商的密切配合 17 4 7 注重综合型信息化人才的培养 19 4 8 充分利用骨干成员的以点带面作用 20 4 9 加大对信息化建设的投入 20 4 1 0 保持对信息化技术和设施的更新 21 4 1 1 争取政府及相关信息部门的支持 21 5 0 结束语 2 25 0 结束语 2 2 6 0 致 谢 2 36 0 致 谢 2 3 参考文献 2 4参考文献 2 4 浅析中小企业信息化建设 4 改革开放以来 特别是加入 WTO 以后 我国企业也无可避免地加入到国际竟争的 大环境中 尤其是中小企业 面临更大的市场竞争压力和重要转折 随着社会的发展 科学技术一日千里 新的管理手段层出不穷 信息技术的发展也是日新月异 并且逐渐 普及 为了顺应社会发展的潮流 中小企业要想在市场竞争中立于不败之地 就不得不 加快进行信息化建设 1 绪论绪论 1 1 选题背景及目的选题背景及目的 信息技术在现代企业管理工作中的全面应用和普及 引发了新一轮的管理变革 信息 化管理成为中小企业发展的大趋势 成为推动经济发展和变革的重要力量 随着我国信息 技术的发展 中小企业信息化管理水平有了明显的提高 为我国快速推进工业化提供了良 好的信息技术保障和先进的管理手段 有力地促进了社会经济健康有序发展 然而在实践 中发现 企业特别是中小企业的信息化进程 普遍存在资金不足 人才缺少 管理水平落后 等问题 本文正是在这种特定背景环境下 选择中小企业信息化建设作为研究对象 偿试为 如何推进中小企业信息化建设探索方法 希望能对我国中小企业的信息化管理有所帮助 1 2 主要研究方向主要研究方向 笔者结合中小企业信息化建设的现状 剖析存在的一些问题 在此基础上提出加强 中小企业信息化建设的措施 作为本文研究的主要方向 1 3 研究方法及手段研究方法及手段 本文主要运用案例分析法 数据分析法 图示法 流程图及表格等 参考部分专著和 文献报告资料 1 4 论文构成及研究内容论文构成及研究内容 本文主要包括三大部分 第一部分 简要介绍了写作的背景环境 对中小企业信息 化建设作概括性的描述 并明确加强信息化建设的重要意义 第二部分 参考一些调查 研究资料 分析我国中小企业信息化建设的一般现状及普遍存在的问题 并剖析问题存 浅析中小企业信息化建设 5 在的原因和实质 为解决这些问题作铺垫 第三部分为本文的重点 即提出加强中小企 业信息化建设的具体措施 以期能对中小企业带来帮助和启发 最后也提出一些对前景 的展望和小结 2 中小企业信息化建设概述中小企业信息化建设概述 2 1 企业信息化建设的含义企业信息化建设的含义 信息化的概念起源于 60 年代的日本 首先是由一位日本学者提出来的 而后被译成 英文传播到西方 西方社会普遍使用 信息社会 和 信息化 的概念是 70 年代后期才 开始的 关于信息化的表述 有过较长时间的讨论 如有的认为 信息化就是计算机 通信 和网络技术的现代化 有的认为 信息化就是从物质生产占主导地位的社会向信息产业 占主导地位社会转变的发展过程 有的认为 信息化就是从工业社会向信息社会演进的 过程 如此等等 那么什么是企业信息化建设呢 以下是维基百科 Wiki 给出的一般性概念 企业信息化建设 E n t e r p r i s e I n f o r m a t i o n i z a t i o n C o n s t r u c t i o n 是指企业利用 计算机技术 网络技术等一系列现代化技术 通过对信息资源的深度开发和广泛利用 不断提高生产 经营 管理 决策的效率和水平 从而提高企业经济效益和企业竞争力 的过程 从内容上看 企业信息化主要包括企业产品设计的信息化 企业生产过程的信 息化 企业产品销售的信息化 经营管理信息化 决策信息化以及信息化人才队伍的培 养等多个方面 由于企业信息化建设是一项复杂的系统工程 行业的不同 企业规模的不同 建设 阶段的不同都会带来不同的建设需求 2 2 简述企业信息化建设的发展历程简述企业信息化建设的发展历程 以下从四个方面回顾了我国企业信息化建设的基本历程 实际上也同样是中小企业 信息化的发展历程 1 准备阶段 1 9 9 3 年以前 2 0世纪 8 0年代初期 计算机工业界意识到 要发展我国计算机产业 必须转变模 浅析中小企业信息化建设 6 式 即从主要研究制造硬件转到以普及和应用为重点 以此来推动各行业的发展 同时 也促进信息化的发展 在此期间 电子振兴领导小组 经国务院同意 发布了 我国电 子和信息产业发展战略 此后 邓小平同志亲自批示 宜速作决断 不可延误 启 动了国家高技术研究发展计划 即 8 6 3 计划 该计划投资 1 0 0 亿元 其中 信息技术 相关项目的投资约占投资总额的三分之二 2 启动阶段 1 9 9 3 年 3 月 1 9 9 7 年 4 月 我国信息化正式起步于 1 9 9 3 年 党和国家领导人高度重视 并作出相关重要指示 成立了国家经济信息化联席会议 加强统一领导 1 9 9 4 年 5 月成立了国家信息化专家组 为建设国家信息化体系 推动国家信息化进程提出了许多重要建议 1996 年以后 信息化在各领域 各地区形成了强劲的发展潮流 国务院于 1996 年 1 月成立了国务院信息化工作领导小组 统一领导和组织协调全国的信息化工作 3 展开阶段 1 9 9 7 年 4 月 2 0 0 0 年 1 0 月 国务院信息化工作领导小组确立了国家信息化的定义和国家信息化体系六要素 进 一步充实和丰富了我国信息化建设的内涵 提出了信息化建设 统筹规划 国家主导 统一标准 联合建设 互联互通 资源共享 的二十四字指导方针 4 发展阶段 2000 年 10 月至今 中共中央关于制定国民经济和社会发展第十个五年计划的建议 指出 信息化是当今 世界经济和社会发展的大趋势 也是我国产业优化升级和实现工业化 现代化的关键环 节 要把推进国民经济和社会信息化放在优先位置 正如朱镕基总理在 建议 说明中 阐述的 我们讲抓住机遇 很重要的就是要抓住信息化这个机遇 发展以电子信息技术 为代表的高新技术产业 同时用高新术和先进适用技术改造传统产业 努力提高工业的 整体素质和国际竞争力 使信息化与工业化融为一体 互相促进 共同发展 2 3 阻碍企业信息化建设的重要因素阻碍企业信息化建设的重要因素 主要有以下几大因素阻碍中小企业信息化建设的发展 1 对信息化建设的认识不够 2 信息化建设成本不断提高 3 企业运营和 系统维护成本加大 4 当前软件架构兼容性薄弱 5 信息系统安全性难以保证 用 户不放心 6 集中管理难以实现 7 移动商务形同虚设 没有得到很好的实际应用 浅析中小企业信息化建设 7 2 4 加强中小企业信息化建设的重要意义加强中小企业信息化建设的重要意义 1 中小企业开展信息化是实现企业快速发展的前提条件 企业开展信息化 可以 利用其快速获取行业信息 竞争对手信息 产品信息 技术信息以及销售信息等 同时 也可以及时对这些信息进行分析 作出积极的市场反应 达到了企业迅速发展的目标 2 中小企业开展信息化有助于实现传统经营方式的转变 越来越多的中小企业逐 步开展网上经营方式 如淘宝网店 阿里巴巴等 在传统经营的基础上开辟了一些企业 营销新模式 3 信息化能够给企业带来实实在在的经济利益 企业开展信息化可以节约营运中 的各项业务成本 并大大提高工作效率 4 企业开展信息化可以使内部管理结构更加合理 高效 企业信息化的开展使信 息资源在企业内部得到共享 在从传递到决策过程中 反馈时间大大缩短 决策层与基 层 各部门之间的沟通更加快捷 管理更加直接 3 中小企业信息化建设现状及存在的问题中小企业信息化建设现状及存在的问题 3 1 对企业信息化建设的认识存在误区对企业信息化建设的认识存在误区 近年来的信息化应用实践证明 有相当部分中小企业通过实施信息化管理实现了对 企业运营的优化整合 大大节省了企业的人力和物力 提高了效率 但也有不少企业走 上了信息化的误区 导致项目的最终失败 甚至曾经一段时期有一句评价国内企业实施 ERP 的话非常流行 那就是 上 ERP 是找死 不上 ERP 是等死 3 1 1 对观念的认识误区对观念的认识误区 1 认为信息化是一劳永逸的工程 一些中小企业希望一次性打造企业信息化整体 解决方案 事实上 信息化本身只是企业提升管理的辅助工具 要根据企业的发展战略 和企业各个发展阶段的实际情况来调整并制定出相应的信息化方案 要具体问题具体分 析 2 认为企业信息化建设只是 IT 信息部门的事 甚至有些企业认为只是财务部门 的事情 比如在笔者所服务的广州市河东电子有限公司 以下简称 河东公司 最初 是由财务牵头来实施 ERP 项目 以致于公司的各个阶层都曾认为这是财务部门的事情 浅析中小企业信息化建设 8 使得财务部门承担了许多不属于财务工作的事务 实际上 企业的信息化既需要各位员 工的积极协助 更需要企业高层或决策层的大力支持 从初期来说 需要对各个业务部 门做细致的需求调研 只有各个部门积极配合才能确保调研内容的准确 才能确保软件 及整体方案系统符合本公司的要求 3 单纯地认为企业信息化建设就是购买一套软件 这种思想很普遍 软件只是一 个平台或工具 如果企业没有整体的管理思想 管理流程和相关配套措施 仅仅想通过 一套软件来解决所有问题 那显然注定要失败 4 要求信息化系统十全十美 过于理想化 有些企业要求软件系统无所不能 大 大小小的问题统统由系统完成 要求功能完备 产品成熟 结果造成迟迟无法确定方案 一拖再拖 最终没有个定论 5 重软件系统不重实施 其实 实施才是关键 一个好的信息化方案能否转化成 实践 能否成功 实施过程至关重要 三分技术 七分管理 十二分实施 由此可 以看出实施的重要性 3 1 2 实际应用的误区实际应用的误区 在实际应用方面的误区 主要表现为 片面追求高端的机器配置 导致不必要的成 本开支 上系统是为了赶潮流 不管实际经营管理用不用得上 不重视网络安全 没有 相关的系统安全防护措施和设备 等等 3 2 企业信息化目标不明确企业信息化目标不明确 对是否搞信息化持观望态度 徘徊犹豫 不了解企业经营管理上的问题正严重制约 企业的发展脚步 不了解信息化能够辅助解决经营管理上的问题 不清楚目标和方向在 哪里 3 3 企业信息化普遍体现于财务会计信息化企业信息化普遍体现于财务会计信息化 财务会计信息化作为企业信息化的前提和重要方面 对于推进中小企业信息化建设 具有重要意义 财务会计信息化是会计电算化的进一步发展 它实质上是财务会计与信 息技术相互融合的发展过程 它与传统的会计理论和实践有着明显的区别 是对传统会 计理论的全面创新与发展 企业会计信息化建设的确有助于提升中小企业的整体信息化 浅析中小企业信息化建设 9 发展 尤其是大大提升了企业的财务管理水平 然而信息化建设不单单是财务会计的信息化 它只是信息化的重要方面 许多中小 企业往往只偏重于财务会计的制度建设和软件实施 甚至有些企业认为只要个总账就行 了 就是实现了企业的信息化了 事实上 财务会计是所有业务数据 包括生产制造 物流供应链 质量 售服 人力资源等一系列业务过程数据的统计汇总的价值结果 比 如 河东企业 在 1995 年到 1998 年间 引进了当时国内算是比较先进的基于 DOS 下 的用友总账和 UFO 报表软件 不可否认 在当时的 IT 信息发展低水平低普及的环境下 河东企业 在中小企业中也是比较先行的 公司上上下下 也扬眉吐气 认为企业迈 入了管理的现代化 实现了信息化 随着业务的发展和细分 市场的竞争也越来越剧烈 谁能快速获取和传递资讯和信息 谁就能在市场中占据优势 因而原有的 IT 水平和设施 明显跟不上时代的发展了 3 4 企业信息化技术陈旧落后企业信息化技术陈旧落后 企业信息化要实现信息技术发挥其在经营管理中的作用 就必须与先进的管理手段 和方法结合起来 融入现代化的管理思想和技术 许多中小企业由于缺乏技术和管理人 才 管理方法陈旧 管理思想落后 不少中小企业还停留在家族式管理状态 与信息化 的要求不相适应 譬如 有些企业引进的软硬件系统不成熟 不稳定 未经过市场的充 分应用实践 也有些企业网络架构不合理 甚至没有网络 只能单机使用系统 河东企 业 也经历了一段长时间的低水平低技术条件下的信息化过程 3 5 企业信息化资金投入不足企业信息化资金投入不足 根据最近出台的 中国中小企业信息化服务市场发展报告 2010 我国中小企业信息化建设资金投入不足 结构不合理 在被调查的中小企业中 76 的企业信息化投入在 50 万以内 其中 35 的企业信息化投入在 5 10 万 23 的企 业信息化投入在 5 万元以下 由此可见 我国的中小企业信息化资金投入方面尚 有待大力加强 俗话说 磨刀不误砍柴工 经过投入收效比的计算分析 如果增加投入 能带来明显高的回报或整体效益 何乐而不为 河东企业 属于几百人的小企业 在 信息化建设资金投入方面 从最初的几千元的投入 到后来的几万元 几十万元直至最 近投入的二百多万元 也正体现了资金投入的重要性和必要性 公司也认为既然能带来 浅析中小企业信息化建设 10 更大的价值 那就值得去投入 3 6 复合型人才缺乏 人员素质偏低复合型人才缺乏 人员素质偏低 这一点特别重要 直接关系到信息化建设的质量和成败 目前来看 也成了中小企 业信息化的一个瓶颈 由于现阶段我国中小企业信息化意资源管理系统还是主要以 E R P 软件应用为主 但 就目前实施 ERP 的现状来看 人才尤其是复合型 综合应用型人才缺乏对信息化方案实 施的影响很大 导致许多企业在信息化的过程中举步维艰 障碍重重 ERP 作为现代化企业信息管理系统 ERP 对企业内部的人 财 物各方面资源进行 优化整合 它一方面需要 IT 的技术支持 更重要的是需要人力加以启动 运作 实施和 维护 这种人才既要懂 IT 技术 同时还必须具备一定的相关管理经验 两者缺一不可 但在较短时间内产生大量的这种复合型人才显然是非常困难的 笔者所服务的 河东公 司 也存在这方面的问题 比如 对 ERP 系统管理员 不仅仅需要懂得操作系统 网络 及远程配置 ERP 应用系统等 还必须能对相关业务有一定的了解 以便客户端系统有 问题时能及时解决和处理 因为单纯依赖软件提供商的技术顾问是不现实的 很多问题 需要现场立即解决 延迟不得 海尔集团信息中心的史春洁在谈及这方面时 特别强调 的也是信息管理人才缺乏 能同时熟练掌握计算机管理系统和 ERP 系统的人才太少 能 进行辅助应用二次开发的人更少 形成了瓶颈 那么 造成信息化人才缺乏的主要原因是什么呢 笔者概括为 一是由于长期以来 不重视复合型人才的培养 二是企业中高层领导人对 ERP 人才的认识存在误区 3 7 企业信息化配套管理滞后 高层重视不够企业信息化配套管理滞后 高层重视不够 当然 并不是一提信息化建设 就是马上把全部配套的硬件设备配齐 建立一套所 谓的高级完备的十全十美的系统 一段时间以来 很多中小企业的确在重复着这一误区 据有关统计资料表明 许多 中小企业在对硬件 软件 网络 无线接入等产品的投资比例不合理 结构不科学 企 业在信息化投资中 80 以上是硬件的投资 忽视了软件及相关配套的投入 这样 一 方面使得资金投入相对较大 造成资源的浪费 另一方面 软件产品 网络产品 无线 接入等的不配套 也制约了硬件设备作用的良好发挥 应摈弃这种以完备的硬件设施为 浅析中小企业信息化建设 11 主的投资观念和投资方式 要小投入 分步骤 循序渐进式投资 建立实用且经济的信 息化设施 此外 在软件选择上也应量体裁衣 量力而行 以适用为主 不必跟风 并 结合其它现有的子系统 合理搭配利用 高层领导重视不够 企业高层领导 尤其是一把手 对信息化建设的支持是成功的 关键 就拿信息化中的 ERP 项目来说 实施 ERP 是企业信息化的重要内容 它是一项 长期的 跟各部门各环节相关的系统工程 如果高层领导的信息意识淡薄 重视不够 ERP 的实施常常因高投入 时间长 高复杂性 短期内效果不明显且风险大等原因而半 途而废 只有企业高层领导的信息意识增强了 给予充分的重视 ERP 的实施才能有资 金和组织上的保证 ERP 的实施才能落到实处 据 Martiinsons 2004 对 8 例 ERP 项目实 施的调查 由高层领导牵头的占了 5 例 且其中 4 例都实施成功 而由 IT 部门发起的那 3 例都以失败告终 在 河东公司 建议实施 ERP 项目的是财务高层 起决定性的是 公司总裁 总裁一直在关注和支持着 ERP 的实施 所以在实施过程中 尽管也有各种各 样的障碍和阻力 但最终还是成功上线和得到良好的应用 4 加强中小企业信息化建设的措施加强中小企业信息化建设的措施 那么 在此前的分析基础之上 加强中小企业信息化建设到底需要采取哪些措施呢 笔者除了在上面已涉及到的外 再提出以下几项主要的措施 事实上 在分析现状和存 在的问题的同时 也包含着解决问题的措施 4 1 强化企业信息化管理的意识强化企业信息化管理的意识 中小企业信息化建设绝不仅仅是信息技术问题 更多的是管理问题 因此应增强企 业信息化的主体意识 一方面 我国中小企业面临着经济全球化和信息全球化 以及企业缺乏有效管理的 挑战和压力 亟需引入先进的管理思想和方法 实行管理变革 迅速提高企业竞争力 另一方面 一些行之有效的管理思想和方法又没有被企业充分认识 无法迅速转化为生 产力和经济价值 中小企业是实行管理变革 E R P应用和信息化建设的主体 出现这些 问题的根本原因在于企业缺乏主体意识 因此 当务之急是要通过各种形式与方法增强 企业自身主体意识 比如信息环境意识 管理意识 竞争意识 应用意识和创新意识等 只有增强了主体意识 并贯穿于企业管理的始终 体现于 E R P 应用和信息化建设全过程 浅析中小企业信息化建设 12 才能有效地提高主体能力 发挥主体作用 企业上上下下 从管理高层到各部门经理 各车间班组 员工 都要增强信息化的意识 做到的一定要有数据记录 记录的一定要 准确客观 4 2 实施信息化建设要量力而行实施信息化建设要量力而行 中小企业尤其是小企业 其规模相对较小 组织结构简单 运营成本较低 管理高 效率 这些正是其赖于生存和取得竞争优势的特点 但并不是每个中小企业都能认识到 这一点 有些企业认为建设信息化 就要向大企业看齐 讲规模 讲投入 招兵买马 扩大组织机构 高标准地建设 甚至购买根本不适合本企业使用的国外先进的软件系统 比如 S A P O R A C L E 等 动不动就成百万元的投入 结果发现销售收入并没有大的突破 成本却猛增 效率低下 市场反应迟缓 员工和客户怨声载道 由此可见 中小企业信息化建设工作应以简单适用为原则 以推动企业业务开展为 第一要务 而不是盲目的追求信息系统的先进性和规模性 企业不要迷失自我 应结合 自身的状况和发展阶段 量体裁衣地建设自己的信息化工程 这样才是在原有管理的基 础上的锦上添花 才能大大提高管理效率和水平 推动企业良性发展 4 3 选择适合企业的信息化软件平台选择适合企业的信息化软件平台 这个实际上已包含在上一点的论述中 这里面着重谈下信息化的软件系统 因为信 息化建设的主要部分还是体现在软件应用平台上 其它相关配套也是围绕软件系统展开 的 中小企业软件应用平台的选择 应该主要考虑以下方面 实施费用相对低廉 方便 高效 经济 安全等优点 对中小企业的信息化进程有着推动作用 笔者总结 河东公司 的信息化建设过程 提出以下系统及应用平台解决方案 认 为较适用于中小企业 采用此方案 企业可以在很短时间内快速构建企业应用管理系统 涵盖人力资源管理 库存管理 销售管理 生产管理 客户资料管理 客户关系管理 营销管理 财务管理等中小企业需求的各种应用软件 浅析中小企业信息化建设 13 图 4 1 ERP 系统各业务模块结构 1 操作系统环境 采用适合作服务器的 安全的 支持数据库管理的操作系统 O S 比如 W I N D O W S 2 0 0 3 S E R V E R W I N D O W S 2 0 0 8 S E R V E R 并取得合法软件许可授权 目前 国内许多中小企业较多的选用 W I N D O W S 2 0 0 3 S E R V E R 因为此前大部分企业管理软件是 在此基础上开发出来的 支持性和兼容性最好 2 通用企业管理应用平台 以模块划分 企业管理软件主要可分为财务管理 车 间管理 进销存管理 资产管理 成本管理 设备管理 质量管理 分销资源计划管理 人力资源管理 H R 供应链管理 S C M 客户关系管理 C R M 等品种 企业应根据自 身的需要选择相应的模块 不要追求大而全 适用为准 河东公司 结合企业的业务需 求和发展状况 在充分调查分析的基础上 选择了用友软件股份有限公司的企业资源管 理系统 即 用友 E R P U 8 并以 S Q L 为数据库管理系统 下图为 河东企业 销售模 块中的订单业务流程 浅析中小企业信息化建设 14 图 4 2 销售订单业务流程 3 以二次开发系统为辅助软件 由于通用企业管理应用平台一般来说是固化的 即不是特意为本企业订做的 因此会有不满足企业的需要的地方 比如特定的数据采集 特殊的自定义报表 数据分析等 这就有必要辅之以基于应用平台的二次开发系统了 比如 河东公司 以 p o w e r b u d i l e r 7 0为开发工具 开发出一套外挂于用友 E R P U 8 的二次开发软件 弥补了通用企业应用平台的不足 实现了数据查询和分析的自由化 浅析中小企业信息化建设 15 图 4 3 二次开发系统示例 一般而言 应用二次开发工具应具备这样的功能 定义用户和角色 定制主界面 定制菜单 定制数据管理页面 建立数据库表 数据库字段 报表查询等 4 安装防病毒软件或防火墙 针对互联网上大量出现的恶意病毒 挂马网站和钓 鱼网站等 有必要选择一套安全有效的防病毒软件 以阻截木马攻击 黑客入侵及网络 诈骗 为用户及服务器提供智能化的整体网络安全解决方案 目前比较主流的防病毒软 件有 瑞星杀毒软件 E S E T N O D 3 2 防病毒软件 诺顿网络安全特警等 4 4 加强数据资料的准备工作加强数据资料的准备工作 说到数据资料在信息化建设中特别是 E R P 项目中的重要性 有一句话是 三分技术 七分管理 十二分数据 这里仍以 E R P 项目为例 谈谈 E R P 上线前的基础数据准备工作 1 搞清楚需要准备哪些数据 E R P实施所要准备的数据主要分为两大类 即静态 数据和动态数据 静态数据是指开展业务活动所需的基础数据 如物料编码 物料名称 及相关属性 客户信息 供应商资料 会计科目体系等 动态数据是指业务发生的事务 处理信息资料 如生产订单 销售订单 采购订单等等 这些数据又分为期初时点数据 和日常动态数据 浅析中小企业信息化建设 16 可以将所有数据进行分类 并归口到相关的工作部门 对每项数据制作一个收集表 由相关工作人员按照设定的数据模板表格进行数据整理 图 4 4 静态数据及基础档案录入表 2 制定编码规则 这步至关重要 关系到整个系统编码的合理性 科学性 也可 称之为标准化工作 要与各相关部门或技术工程人员反复交流 讨论 不同的数据可能 会有不同的编码体系 但必须遵循共同的编码原则 即唯一性 适用性 统一编码结构 标准化 便于系统处理 3 期初数据准备 复核和录入 由于企业的日常业务活动是连续不断进行的 因 此必须界定一个期初的时点 比如某月的月初或某年的年初 作为数据或系统启用的时 间界限 期初数据是截止到所规定时点的所有业务数据 包括以余额形式体现的和以未 完结业务单据形式体现的 在录入系统前后 都应复核数据的准确性 完整性 确保不 影响后续业务运行 4 5 由浅入深有步骤有重点分阶段实施由浅入深有步骤有重点分阶段实施 信息化也是一个动态发展的过程 随着经济的不断发展和新的信息技术的不断涌现 信息化的内容与理论也会得到不断的充实和更新 另外 具体到一个企业的信息化建设 浅析中小企业信息化建设 17 也存在一个逐步发展和不断完善 走向成熟的过程 许多中小企业出于自身基础 规模 资金等条件的限制 往往采取分步骤 分阶段 分主次的实施方案 认识到这一点很重 要 有利于在企业信息化建设中增强自觉性 减少盲目性 少走弯路 从而循序渐进地 实现各个阶段性目标和总体目标 河东公司 的信息化也是个循序渐进的建设过程 在初级阶段 属于局部信息化 从财务信息化开始 后来引进了简单的进销存系统 接下来将供应链其他单一的系统与 财务系统整合 形成一套简单的 企业管理信息系统 目前公司尚处于信息化的发展和 成长阶段 在此阶段 引进了国内先进的用友 E R P U 8 系统 基本涵盖工业制造企业各业 务环节的数据和信息处理 期间也陆续引进了一些配套管理系统 在很多工作领域实现 了由 人管到机管 大大节约了人力资源 提高了工作效率 4 6 企业与软件服务商的密切配合 4 6 企业与软件服务商的密切配合 企业与软件服务商需要密切配合 形成默契和互动 一切以成功建设信息化 为了 将企业业务电脑化为最终目标 在调研阶段 软件商会派出顾问团队详细了解调查企业信息化方面的需求 做出适 合企业的调研计划 同时会提供一系列的问卷调查表 企业应高度重视 组织各相关业 务部门互相沟通 结合自身工作内容 翔实填写调查表 有疑问也应及时反馈到顾问团 队 例如 以下为 河东公司 上线 E R P 前的其中一份调研计划 浅析中小企业信息化建设 18 项目名称 河东ERP 项目项目 时 间 2 0 0 8 0 1 2 2 2 0 0 8 0 1 2 3 文档编号 U F H D L 0 0 3 表 4 1 河东河东 ERP 项目需求调研计划项目需求调研计划 日期 时间 调 研 内 容 配合部门 公司概况 项目高层 0 9 3 0 1 0 0 0 现有系统运行状况 系统管理员 物料编码 1 0 0 5 1 1 4 5 物料清单 开发设计部门 销售部 计划部 1 3 4 5 1 5 4 5 生产计划编制流程 生产部 计划部 2 0 0 8 1 2 2 1 6 0 0 1 7 0 0 采购计划编制流程 采购部 0 9 3 0 1 0 2 0 质量管理业务流程 品管部 1 0 3 0 1 1 5 0 售后服务业务流程 客服部 2 0 0 8 1 2 3 1 4 0 0 1 5 3 0 成本核算业务流程 财务部 注 1 上面计划根据实际情况可调整 2 河东项目经理请提前协调各部门的配合人员 以便项目顺利进行 3 各部门在调研时必须带好本部门的平时业务所有表单表样 最好是有数据的表 单 4 各部门的调研表请用电子表格的形式发到河东项目经理 在周一前发给用友经 理 以便在调研前有更好的了解 5 用友方参加调研人员 项目经理 高级顾问 开发需求人员 在上线前的准备阶段 也就是基本档案资料 编码方案 业务基础数据 期 初数据 业务参数及选项 业务流程等的设置过程 这一阶段至关重要 直接关 系到系统实施的效果和成败 一般而言 从调研结束 确定企业需求后 实施顾 问会制作一份详细的 项目实施方案书 作为系统上线和实施的指南和依据 在此阶段 企业应结合自身业务特点 借鉴参考同类型企业的信息化实施经 验 取长补短 反复与实施顾问沟通交流 达成一致意见 并记录在方案书内 下图为方案书目录示例 浅析中小企业信息化建设 19 图 4 5 项目实施方案目录 总而言之 要想成功实施和建设好信息化系统 企业与软件商 关键用户 或 E R P 小组成员 与实施顾问 甚至用户与用户间的交流 沟通和配合是最为关键 的 有着举足轻重的作用 在此基础之上 接下来的日常操作 应用 数据管理 已不是什么难题了 4 7 注重综合型信息化人才的培养 4 7 注重综合型信息化人才的培养 综合型人才也称为复合型人才 改革开发以来 中国中小企业在信息化方面 的舆论 认识 资金等方面已经有了充分的准备 企业信息化渐呈燎原之势 但 是 万事具备 只欠 东风 东风 即人才 尤其是复合型人才 我国中小企业 在复合型信息人才的培养上已出现瓶颈 中国有许多著名的大学开设了信息化管 理专业 但到现在为止培养复合型信息管理人才少之又少 而企业需要很多复合 型人才 中国的复合型人才实在太少了 据统计系统分析我国的复合型信息管理 人才大约是几千人 日本是四万到五万人 美国是四十万人 中国和美国之比是 浅析中小企业信息化建设 20 将近一百倍 要搞信息化缺少这样的复合型人才实际上是很困难的 以至于整个 社会都在探索如何加快培养复合型人才的问题 如何快速引进和培养这种复合型 人才 笔者认为 一是从 I T企业中吸收人才 这些人由于有较好的实际经验 且知识更新极快 能紧跟信息技术的发展步伐 所以直接引进过来是最为快捷有 效的 二是从高等院校相关信息管理或信息技术专业中招聘人才 企业在他们的 工作实践加以培养 以 用 带 教 复合型人才并不是从大学里面 念 出来 的 应该说是在企业工作实践 练 出来的 以用带学 边用边学 4 8 充分利用骨干成员的以点带面作用 4 8 充分利用骨干成员的以点带面作用 信息化建设是个系统工程 不能单纯认为企业上 E R P 就是实现了信息化 它 只是其中的一个重要方面而已 由于实施 E R P 系统在中小企业信息化建设中有突 出的重要地位及其代表性 笔者仍从这个方面来谈谈充分利用骨干成员的以点带 面作用 成功应用 E R P 系统取决于三个方面 可形象地用如下 公式 表示 E R P 系 统应用成功 有准备的企业 合适的软件 成功实施 其中 成功实施是 E R P 系统 应用成功最为重要的因素 所谓 三分软件 七分实施 而实施就要靠人特别 是骨干成员去推动 江苏海四达沈总有句话很精辟 E R P 是一座金矿 只有不断 靠人去挖掘 才能发挥更大的价值 笔者所服务的 河东公司 的 E R P 实施小组采取了 以点带面 的策略 首 先 在各业务部门选出一名业务骨干作为 E R P 关键用户 重点培训他们 关 键用户 起着应用 E R P 示范标兵 的作用 当他们对系统比较熟悉之后 再由 他们指导本部门的 E R P 应用 这样 以点带面 逐步树立企业各部门各用户独 立应用 E R P 的能力 4 9 加大对信息化建设的投入 4 9 加大对信息化建设的投入 资金问题一直是困扰中小企业信息化建设的一大问题 一般而言 除了信息 化建设的初期较大资金投入外 企业信息化系统每年的维护费用普遍占整个系统 建设费用的约 1 0 2 0 中小企业由于存在实力弱 管理水平低 信誉差的 缺陷 在融资方面一直比较困难 以至于许多企业根本负担不起如此巨大的信息 化建设费用 更有许多企业由于后续资金不足间接造成了初期投入的浪费 以至 浅析中小企业信息化建设 21 于建设失败 那么如何应对这一问题 笔者认为 一是企业自身加强资金的积累 确保信 息化建设的资金预算到位 且每年根据实际情况适当调整比例 二是多渠道融资 加大企业信息化投资力度 许多企业资金缺乏是企业信息化的一大瓶颈 因此 为了加快推进企业信息化进程 企业自身必须本着有所为和有所不为的原则 加 大企业信息化投资比例和力度 同时 政府主管部门也要积极帮助企业拓宽融资 渠道 如政府贴息贷款 4 1 0 保持对信息化技术和设施的更新 4 1 0 保持对信息化技术和设施的更新 现代信息科学技术的发展日新月异 知识更新速度加快 软件系统和硬件设 备也快速淘汰更新 社会信息化步伐的加快和现代信息技术的发展对中小企业提 出了更高的要求 企业应该立足现状 着眼未来 紧跟信息时代发展的潮流 不 断保持对信息化技术和设施的更新升级 这样才能使企业保持优势 在市场竞争 中立于不败之地 4 1 1 争取政府及相关信息部门的支持 4 1 1 争取政府及相关信息部门的支持 中共十六大提出 以信息化带动工业化 以工业化促进信息