利用馆藏资料办法.doc

荔湾区档案馆查阅利用馆藏档案资料办法（经2009年8月31日局务会议讨论通过）一、查阅利用开放档案的办法馆藏档案一般自形成之日起满三十年，经鉴定可向社会开放。我国公民和组织可凭身份证或工作证、介绍信等合法证件，到本馆查阅利用已开放的档案；港澳、台胞和华侨，可凭回乡证或身份证等有效证件到本馆利用开放档案；外国组织和个人到本馆利用开放档案，须通过有关部门介绍，出示护照或其它有效证件，并经分管领导批准。二、查阅利用未开放档案的办法除按有关规定经鉴定批准开放的档案外，其余档案均属于未开放档案。1、查阅利用婚姻档案、公证档案、人员档案必须按照婚姻登记档案管理办法、公证档案管理办法、干部档案工作条例规定办理。2、查阅利用馆藏未开放的档案须持有本人身份证、工作证、单位介绍信（“两证一信”）办理查阅手续。如果利用本单位的档案，由保管利用科负责人审批；否则，要报请分管领导审批；凡利用会议记录和其它带密级文件，必须经文件形成单位主要领导批准。3、因编史修志或党史研究、学术研究利用档案，利用者须持身份证和单位介绍信，出具经其单位审核证明的本人写作提纲和查阅范围，报请局（馆）分管领导审批。4、律师及其他诉讼代理人在诉讼过程中，持受理案件的法院出具的证明材料及本人有效证件可以查阅与诉讼有关的未开放的档案。三、查阅利用现行文件的办法本馆为社会公众提供区直单位2000年以来开放的现行文件。涉及内容包括劳动保障、失业保险、环境保护、药品管理、妇女儿童权益等方面政策性、法规性、公益性和服务性的非密级文件资料。中国公民持本人有效证件（介绍信、身份证、工作证、学生证、回乡证等）。外国人持本人有效旅行证件（护照或在华机构工作证明等），在办理登记手续后，即可查阅利用本馆提供的现行文件。四、档案资料调阅办法1、为保护档案资料，已经制作缩微胶片和完成数字化的档案，原则上不允许再调用原件。利用者调阅档案原件每次不得超过3卷，每天不超过20卷，并须在指定的阅览区域内查阅。归还档案时，接待人员必须清点，确保档案完整无损。2、调阅档案时，库房管理人员与查档接待人员之间须分别办理检查、核对、签字确认手续。3、档案原件一般不外借，如文件形成单位因公务需要外借，应凭单位证明，写明借阅人身份、目的、借阅内容以及借阅期限，经馆长批准后，方可外借，并按期归还。借出和归还时，工作人员须清点档案件数、页数。借出时间不得超过3天，延期要办续借手续。如果特别重要的档案外借，要派本馆专人负责监护，确保档案在途中及使用过程的安全。五、档案资料复制办法档案资料的复制主要有打印、缩微拷贝、复印、刻录、翻拍等形式，为保护档案安全，档案原则上不复制，确需要复制，则按下列要求办理。1、用作凭证复制的档案，由保管利用科负责人审批，加盖档案证明章，标明档案出处； 2、利用者因编史修志和专题研究，需要复制较多的档案，须填写复制档案申请表，标明复制目的和需要复制档案的档号、文件标题、文号、时间、密级、页号，接待人员在对需复制档案内容进行审核后，报分管领导审批，并签订利用荔湾区档案馆馆藏档案资料协议书；3、外国组织和个人查阅并复制档案资料，按国家档案局颁布的外国组织和个人利用我国档案试行办法办理，并报分管领导审批；4、属于重要机密档案，不予复制。5、复制声像档案，需作书面申请，说明利用目的、复制范围及经办人身份证号等有关情况，由分管领导审批。利用者应保证利用的档案内容只限于该次该项目使用，不能用于其他用途，利用声像档案时，须注明“广州市荔湾区档案局（馆）提供”字样，否则本馆有权依法追究利用者的法律责任。6、对破损、老化、珍贵的档案，接待人员可拒绝复制。六、档案资料利用要求1、利用者必须爱护档案资料，严禁书写、折叠、剪裁、污损、拆开、撕毁档案等有损档案资料的行为，否则将依据档案法第二十四条，追究其法律责任。2、查阅利用者只能查阅自己借出的档案资料，不得翻阅其他人调阅的档案资料，不得把档案资料带出阅览室。3、利用者在编写出版或刊登论著时，在不违反国家有关规定的情况下可节引档案内容，但须注明所引用档案材料的出处（即我馆馆名和档号）。利用者全文公布或汇编出版本馆档案，必须征得本馆同意，任何单位和个人不准擅自公布、出版本馆保管的档案。4、查阅利用者个人提包等物品应放在指定地点，不得带入阅览室，阅览室禁止吸烟、饮食、拍照。5、查阅利用者要服从接待人员的安排，在指定的场所阅览。6、注意保持阅览室的整洁、安静