GL-QP-001文件与资料控制程序.doc

文件与资料控制程序页次：第1页，共9页文件编号：GL-QP-001版本/版次：A/0生效日期：2011-1-10编 制梁爱和审 核章智深批 准章智深日 期2011-1-10日 期2011-1-10日 期2011-1-10修 订 记 录序号修订日期 版本/版次修订内容摘要修订人审核人批准人12011-1-10A/0新版发行梁爱和章智深章智深请在需会签的部门前找营销部研发部生产部品质部财务部人力资源部工程部采购部PMC部此文件为深圳吉联通数码科技有限公司之机密文件，未经许可，不得复印。文件与资料控制程序页次：第2页，共9页文件编号：GL-QP-001版本/版次：A/0生效日期：2011-1-101. 目的明确本公司有关质量管理和QC080000环保文件与资料之相关管理作业程序，使质量管理和QC080000环保管理所使用之文件迅速处理、正确流通、合理使用，以确保各相关部门能适时获得适当且有效之最新版本文件，并避免逾期失效的文件遭误用。2. 范围适用于与质量管理体系和QC080000环保管理直接相关的文件和资料（包括外部提供的有关文件与资料）的制订、发放、修订、回收与管理。3. 权责3.1 内部文件的制订、修订与废止权责：文件阶层名称编制审核批准收发管制单位一阶质量手册和QC080000手册ISO专员管理者代表总经理文控中心二阶程序文件相关部门主管ISO专员管理者代表文控中心三阶管理办法、作业规范相关部门ISO专员部门主管文控中心三阶工序作业指导书、技术资料（图纸、承认书等）相关部门部门主管部门主管文控中心四阶表单相关部门ISO专员部门主管文控中心外来文件相关部门ISO专员部门主管文控中心3.2 文控中心：3.2.1 所有管制文件归档和保存。3.2.2 影印和分发文件。3.2.3 回收和销毁过期文件。3.2.4 保管所有过期或作废文件主本。3.2.5 保管文件分发/回收记录和按期发出文件和表格总清单。3.2.6 外来文件和对外发行文件的管制。3.2.7 制订文件格式。3.3 文件编制和使用部门：3.3.1 遵照该标准程序使公司管理体系得以正常运行。3.3.2 对自己部门产生文件的准确性和适用性负责。3.3.3 遵循已建立的文件格式和要求。3.3.4 各相关部门负责本部门的文件的保管。3.3.5 负责向文控中心提供需作废的文件和表格的信息。3.3.6 负责确认外来资料是否需交文控中心受控。3.3.7 各相关部门负责各部门二、三、四阶文件的制订与管理。此文件为深圳吉联通数码科技有限公司之机密文件，未经许可，不得复印。文件与资料控制程序页次：第3页，共9页文件编号：GL-QP-001版本/版次：A/0生效日期：2011-1-104. 定义4.1 一阶文件：质量手册和QC080000手册，简要说明本质量/HSF管理系统如何满足国际标准要求，是公司管理体系的纲领性文件，系统地规定了公司体系的构成内容及实施要求，是公司实施管理的基本规章。4.2 二阶文件：程序文件，质量/HSF管理系统内规定作业流程或顺序的文件。4.3 三阶文件：部门指导性文件，作业细则的书面规定，如工程技术资料、图纸、包装资料、工程变更、工作（作业）指导书、机器（仪器）操作指导书、检验规范等。SOP：作业标准书SIP：检验作业标准书ECN：工程变更通知单BOM：针对某一产品展开的物料清单SOF：软件FAA：零部件承认规范：阐明要求的文件，主要指检验标准类的文件。管理办法：是一种管理规定，通常用来约束和规范行为、特殊活动的一种规章制度。作业指导书：仪器设备的操作指引。4.4 四阶文件：表单类，用以收集、传送资讯，控制作业流程或证明作业已符合要求。4.5受控文件：和管理体系直接相关的文件和资料，包括手册、程序文件、产品图纸、产品软件、电子档资料、指导书类文件、各类记录报表以及外来文件等；受控文件在修订或换版时均须收回相应变更的文件，受控文件始终反映现行要求。4.6 不受控文件：在分发时按书面规定控制但对修订或换版不作控制的文件；不受控文件不能保证其完全反映现行要求。4.7外来文件：指与管理体系有关的国际标准、国家或行业标准，法律法规或政府文件以及客户或供应商提供的检验标准、原器件或组件规格书、图纸、供应商提供的机器、仪器设备使用维护说明书或手册以及技术资料文件（含软件及计算机程序）等，此类外来文件须受控。其它外来文件不受控。 4.8 临时文件：凡是有规定使用期的管制文件，均为临时文件。4.9 机密文件：凡与公司财务、商业、产品技术有直接关系的文件均属之。5. 作业内容5.1文件书写规定：5.1.1 一阶文件：根据实际自行规定。5.1.2 二阶文件按：1.目的 2.范围 3.权责 4.定义 5.作业内容 6.相关文件 7.使用表单 8.流程图 之顺序编写。5.1.3 三阶文件5.1.3.1 规范、管理办法按：1.目的 2.范围 3.权责 4.定义 5.作业内容 6.相关文件 7.使用表单 8.流程图 之顺序编写。此文件为深圳吉联通数码科技有限公司之机密文件，未经许可，不得复印。文件与资料控制程序页次：第4页，共9页文件编号：GL-QP-001版本/版次：A/0生效日期：2011-1-105.1.3.2 作业指导书按：1.作业图片 2.作业流程图 3.作业内容 4.注意事项 之顺序编写。5.1.4 文件章节编码顺序：11.11.1.11.1.1.11.1.1.222.12.1.12.1.1.1（如此类推）5.1.5 文件页次格式为：“页次：第*页，共*页”。5.1.6 版本/版次：例A/0，A代表版本，按A、B、C之顺序号进行编写；0代表版次（修改次数），按0、1、2之流水号进行编写；文件原版以A/0表示，第一次修订则以A/1表示，如果修订次数达到5次或者一次修订内容较大时（占整个篇幅1/2以上）或者导入其它体系文件需要整合，则以B/0版表示，以此类推。5.1.7 生效日期格式：统一为“20*年*月*日”。5.1.8 字体和段落：统一使用“宋体小四号”字，段落为“单倍行距”，标点符号采用全角。5.2 文件的编码5.2.1各项文件的文件编号由文控中心按以下编码原则统一编号，各部门若需制订、修订文件前必须向文控中心申请进行编号及登录，所有文件的编号不得有重复或误用之情形。5.2.1.1 一阶文件编码规则 GL-QM-XX GL：表示公司名称取英文简写(GL)QM：质量手册XX：代表流水号（如：0199）5.2.1.2 二阶文件编码规则5.2.1.2.1 GL-QP-XXX GL：表示公司名称取英文简写(GL)QP：品质程序文件XXX：代表流水号（如：001999）5.2.1.2.2 GL-HSFP-XXX GL：表示公司名称取英文简写(GL)HSFP：无有害物质管理程序文件XXX：代表流水号（如：001999）5.2.1.3 三阶文件编码规则 5.2.1.3.1 管理办法、规范、作业指导书的编码规则GL-QW-XX-XXXGL：表示公司名称取英文简写(GL)QW：文件层别，代表管理办法、规范、作业指导书XX：部门别代码（见5.2.2）此文件为深圳吉联通数码科技有限公司之机密文件，未经许可，不得复印。文件与资料控制程序页次：第5页，共9页文件编号：GL-QP-001版本/版次：A/0生效日期：2011-1-10 XXX：代表流水号（如：001999） 5.2.1.3.2 BOM、ECN、软件、SOP、测试报告等的编码规则GL - XXX XXXX - XXX GL：表示公司名称取英文简写(GL)：代表文件种类： BOM：材料清单 ECN：工程变更通知单 SOF：软件 YCS：测试报告 TUZ：图纸 JSC：技术手册 FLC：产品流程图 SOP：产品作业标准书（产品工艺作业指导书） QCC：QC工程图 SIP：检验作业标准书：代表产品机型编码，通用机型用“ALL”表示：代表流水号（如：001999）5.2.1.3.3 零部件承认书的编码规则GL - FAA XXX XXXX - XXX GL：表示公司名称取英文简写(GL)FAA：零部件承认：代表零部件种类编码：代表产品机型编码，通用机型用“ALL”表示：代表流水号（如：001999）5.2.1.4 四阶文件编码规则 QR XX XXX XQR：为文件层别，代表记录表单、检验报告XX：部门别代码（见5.2.2）XXX：代表流水号（如：001999）X：为表单版本，版本自A版开始，有更改就BCDZ5.2.1.5 外来文件编码规则GL WL XXXXXXXX XXXGL：表示公司名称取英文简写(GL)WL：代表外来文件此文件为深圳吉联通数码科技有限公司之机密文件，未经许可，不得复印。文件与资料控制程序页次：第6页，共9页文件编号：GL-QP-001版本/版次：A/0生效日期：2011-1-10XXXXXXXX： 八位数字，指外来文件收到日期，如2011年1月1日用20110101表示XXX：代表流水号（如：001999）5.2.2 部门别代码： 营销部：YX 研发部：RD 生产部：SC 品质部：QC 工程部：GC 采购部：CG PMC部：PC 人力资源部：HR 财务部：CW 文控中心：WK 5.3 文件的新增、补发、修订、废止5.3.1 文件之新增、补发、修订、废止由申请单位以文件制作/补发/修订/废止申请单的形式提出并说明内容、原因与用途等，经部门主管审核、管理者代表批准后方可执行。5.3.1.1 所有文件在使用过程中有不适情况发生或新的环境要求增加、公司内任何部门发现任何文件存在不完善之处时，由发现人(或单位)知会文件编制人(或单位)，如文件编制人(或单位)认为有必要修订时，填写文件制作/补发/修订/废止申请单并召集相关部门负责人进行评审。经同意修订后，文件编制人(或单位)持核准后的文件制作/补发/修订/废止申请单知会文控中心后按规定程序执行修订。5.3.1.2 凡文件修订，必须在文件封面的“修订记录”中填写修订内容。5.3.2 各部门按照固定格式制作好的文件，需经过相关权责人员的审核，并经过相关部门负责人的会签、以表示对文件内容的认可后（若须对文件进行修改，则应对文件进行修改后才可），呈交相关权责人员批准后才有效。5.3.3 批准后的文件才能上交文控中心发行，文控中心在正式发行前负责审核文件的版本及格式，若符合要求则登录发行，若不符合要求，则退还文件制订责任部门修改。5.3.4 研发、工程图纸由责任部门按统一规定格式绘制后交文控中心发行。5.4 文件的发行、分布、回收、废止等日常管理作业5.4.1 文件发行5.4.1.1 文件发行由文控中心对文件的编号、版本、版次进行整理，核对无误后登录于文件分发/回收签收登记表，文控中心按分发单位影印适当份数，发行时，正本背面加盖蓝色“受控文件”印章由文控中心存档，副本正面加盖蓝色“受控文件”印章进行分发。5.4.1.2 一、二 阶文件只发放1份纸质文件给编写部门，其它部门均使用电子档，SOP由工程根据文件内容涉及到的权责部门所需要决定分发份数。5.4.1.3 外来文件的发行参照5.5。5.4.1.4 临时文件的发行5.4.1.4.1 发行时机：客户或供应商暂定之要求，或因急需而文件局部内容暂时未得到确认但对使用部门的操作不会造成影响，或因急需而暂时更改相关标准时，或因须紧急使用而来不及会签时，或新产品导入相关作业过程文件需进行评估时的文件。此文件为深圳吉联通数码科技有限公司之机密文件，未经许可，不得复印。文件与资料控制程序页次：第7页，共9页文件编号：GL-QP-001版本/版次：A/0生效日期：2011-1-105.4.1.4.2 临时文件由文件制订部门制订完成并发行给使用单位，但须于文件上加盖蓝色“临时文件”章，并注明有效时间。（临时文件使用期限依文件的起止日期而定，临时文件的有效期不能超过1个月，逾期的临时文件，视为无效文件，自动作废）5.4.1.5 文件的补发5.4.1.5.1 文件补发的前提条件：a. 使用部门不够用；b. 原有文件发现有缺页、破损、字迹模糊、严重脏污；c. 遗失；d. 客户或供应商需求（不需盖“受控文件”章，应加盖蓝色“对外发行”章）。5.4.1.5.2 当发现5.4.1.5.1情形时，需填写文件制作/补发/修订/废止申请单的形式提出并说明内容、原因与用途等，经部门主管审核、管理者代表批准后，向文控中心申请补发，不得以影印方式自行处理。5.4.2 文件的回收、销毁、存档5.4.2.1 凡发行新版文件的同时，必须同时收回旧版文件。5.4.2.2 文控中心从使用部门收回旧版文件后应加盖红色“作废”章，文控中心填写文件/记录销毁登记表，经管理代表核准后将收回的旧版文件销毁。当无法回收或及时回收旧版文件时，文控中心有权对责任部门作处罚，同时责任部门应以联络单方式知会文控中心说明文件遗失原因。5.4.2.3 旧版文件原件由文控中心加盖红色“旧版文件”章，并加盖“存档”章归档保存。5.4.2.4凡属受控文件，于修订或废止时，文控中心按原分发单位应于新文件分发时即刻回收所有旧版文件，回收时须注意数量及内容之完整性，并将收发情况记录于文件分发/回收签收登记表上。5.4.2.5 凡属对外受控文件，当失效或作废时，则不予回收或更新。5.4.3 文件由文控中心负责分发、回收，并要求收文部门在文件分发/回收签收登记表上签收。5.4.4 文件的废止处理 公司内任何部门发现任何文件已失去效用，均有权提出废止申请，由该部门相关人员填写文件制作/补发/修订/废止申请单，经管理者代表核准后交文控中心按规定程序执行；若管理者代表不同意则仍维持该份文件。5.5 文件的管理5.5.1 各部门之文件均应分类建立文件/表单最新版本一览表。5.5.2文控中心建立文件分发/回收签收登记表，以显示每份文件发行及回收状况，确保旧版文件已被回收。5.5.3 在内部质量文件发行之前，文控中心应审核其内容格式及编号是否正确。5.5.4 受控文件未经文控中心盖蓝色“受控文件”或“外来文件”印章，不具有使用效力。 5.5.5 经发行的受控文件，使用单位及人员不得于文件上画线，加注记号或涂改内容。此文件为深圳吉联通数码科技有限公司之机密文件，未经许可，不得复印。文件与资料控制程序页次：第8页，共9页文件编号：GL-QP-001版本/版次：A/0生效日期：2011-1-105.5.6 文件保存5.5.6.1 文件保管部门：内部文件原稿一律由文控中心保存，分发之文件由各部门自行保存。5.5.6.2 对外文件：由对外接洽部门负责，原则上对外文件不予以做分发回收之动作。5.5.6.3 旧版文件于回收时，文件控中心须注明回收情形，各部门不得保留旧版，但文控中心对历次旧版之原件须予以保存，并加盖红色“旧版文件”章和“存档”章以做区别，避免误用。5.5.6.4本公司所有电子文件需由文控中心进行存盘或备份，所有的电子文件须进行加密受控管理。5.6 外来文件的管理5.6.1 外来文件由收文部门收到，经部门主管审核后，提交文控中心。5.6.2 外来文件由文控中心统一编号，并登录于文件/表单最新版本一览表5.6.3 外来文件的发行、分布、回收、废止等参照5.4进行。5.6.4 技术性法律法规的外来文件由研发部收集，品质相关的标准或法律法规的外来文件由品质部收集，客户相关的管控标准由营销部收集，政府相关的法律法规的外来文件由人力资源部收集，收集的外来文件由文控中心进行登记，经评审后分发至相关部门。5.6.5外来文件发行时，正本背面加盖蓝色“外来文件”章，发行副本时，副本的正面加盖红色“外来文件”章。5.6.6 确保