印鉴使用管理办法.doc

有限公司机密等级：普 件印鉴使用管理办法文件编号：管理单位：行政处页次：4/4修订单位：行政处制定日期：2011文件变更履历版本修订日期变更项次变更内容简述拟制审核核准0A2011-8-25-出版发行接续页 是 R否1 目的为使公司印鉴之使用、管理获得适当之控管及授权，避免衍生权责归属及造成公司损失等问题，特制订本管理办法2 范围2.1 本法所称之印鉴，泛指公司对外及内部流通之各类印章，包括(1)向政府机构或指定机关核备之登记章；(2)指定用途之专用章2.2 上述印鉴之申请、监印、登记、使用、管理等均适用本办法之规定办理3 定义3.1 公司印鉴章：向主管机关登记之公章、法人章。3.2 专用章：各项业务承办单位处理专项事务之印鉴。例如：银行(支票)、人事、进口/出口、DCC发行及作废、等专用章。4 权责 4.1 行政处：本办法之管理单位：5 作业流程及要求：5.1 印鉴之申请：5.1.1 印鉴制发：因业务需要而需刻印时，由申请人填具刻印申请单，写明刻印之原因、用途及规格，经权责主管核准后，送管理部凭以刻制印鉴。5.1.2 印鉴换发5.1.2.1 印鉴磨损需换发时，由印鉴监印人员填制刻印申请单，在用途栏内标识焕发印鉴、注明制发日期，经权责主管核准后，送管理部凭以刻制新印鉴。5.1.2.2 原有旧废印鉴应于换发印鉴收到后，由管理部收回予以保存或注销。5.1.2.3 印鉴换发如涉及主管机关需报备变更者，由印章保管权责单位负责变更5.1.3 印鉴补发5.1.3.1 印鉴遗失时，印鉴监印人员应填制刻印申请单，在用途栏内注明原印鉴制发日期、遗失经过，经权责主管核准后，送管理部凭以刻制新印鉴。5.1.3.2 补发印鉴之印文字体，应有异于原印鉴以利区别。5.1.3.3 遗失之印鉴再寻获时，应即送缴管理部截角注销之。5.1.3.4 补发印鉴如涉及主管机关需报备变更者，由印章保管权责单位负责变更。5.1.4 刻印未经核准，本公司员工不得私自刻印，一经发现，不论是否为业务需要，均依本公司相关规定惩处。若因此使本公司所蒙受之财务及名誉损失，概由该员工负完全责任。5.2 印鉴之监印5.2.1 公章和公司法人章由公司总经理为之。5.2.2 财务专用章印鉴由总经理指定的专职监印人员为之。5.2.3 合同专用章：有行政处指定的专职监印人员为之5.2.4 其他专用章由单位主管指定的专职监印人员为之。5.2.5 监印人员不在时应委由职务代理人代为监印，并须向主管报备。5.3 印鉴之使用5.3.1 公章5.3.1.1 凡需盖用公司印鉴者，须由申请人填具印鉴使用申请单，经核准后，连同需盖印文件送监印人员凭以用印。5.3.1.2 送请用印完毕后，监印人员应将已核准之印鉴使用申请单连续编号以供备查。5.3.2 银行(支票)专用印鉴5.3.2.1 支票用印，监印人员依据经权责核准之付款明细表，凭以用印。5.3.2.2 结算收费凭证用印，监印人员依据经权责核准之印鉴使用申请单，凭以用印。5.3.2.3 银行取款用印，监印人员依据经权责核准之请款单，凭以用印。5.3.2.4 银行借款额度申请或增加、长短期借款偿还之核准用印，监印人员依据经权责核准之借(还)款申请单，凭以用印。5.3.3 其他专用章(公司人事、进口/出口、DCC发行等章)5.3.3.1 专用章由单位主管指定专职监印人员。5.3.3.2 各部门专用章之监印人员得在经核准之用途范围内的文件中用印。5.4 印鉴之携出5.4.1 凡因经办业务需要须自公司携出公司印鉴者，应由经办人填具印鉴使用申请单，由权责主管核准后，监印人员始得借印。5.4.2 经办人应于印鉴使用申请单中注明借出日期及预计归还日期，并应于规定时间内送还。5.4.3 凡借出印鉴应于实际归还后，监印人员始可于印鉴使用申请单上注销结案；若迄归还日期尚未归还者监印人员应追踪处理。5.5 印鉴之管理5.5.1 印鉴之保管由监印人员负保管之责。若有遗失或误用情事由监印人员及其单位主管负责。印鉴遗失时除立即向上级报备外，必要时并应依法公告作废。5.5.2 行政单位应编列公司印鉴清册一览表，凡有新刻印章或相关事项变更均应列入登记，并不定时盘点所有印鉴。5.5.3 单位主管或监印人员调职或离职时，应确实将印鉴列入移交，并由管理单位办理监交，交接完成后，管理单位应即更新印鉴清