工具部库房管理办法.doc

吉林省车桥汽车零部件有限公司库房物资管理规定因我公司近几年生产规模不断扩大，产品品种增多，产量增大。为了能够确保各车间产品产量的顺利完成，现对我公司内部所属各部门的物资流通程序进行规范化、系统化的分类管理。具体规定如下：一、关于我公司内部所属各部门物资入库、出库的管理规定（一）毛坯、原材料、外协零件等入库、出库的管理规定1、毛坯、原材料、外协零件等入库的管理规定毛坯、原材料、外协零件等物资采购后必须到毛坯库库管员处办理入库手续。物资入库前须经质检员检验。检验合格的物资，由质检员开具物资检验合格证，方可办理入库。物资检验合格证一式三份，技术质量部、车间统计员、供销部各留存一份，存档备查。库管员收到质检员开具的物资检验合格证后，须当场对物品数量、型号、外观进行核实，并按“入库单填写要求”填写入库单。（财务部留存联）入库单每天送交综合财会部一次。如发现有磕碰、划伤、锈蚀等不符合标准的产品，库管员应拒收。入库单填写要求：物资入库时，由仓库统计员填写“材料入库单”；“材料入库单”一式三份。仓库统计员留存一份（存根联）、财务留存一份（财务联）、送货单位留存一份（入库单位联）；与入库物资相关的原始单据必须附在入库单后，每天与财务联一同送交财务部。入库单各项目应按要求规范填写。“入库单位、日期、产品名称、型号规格、单位、数量”属于必填项目，若仓库库管员了解价格情况的，“单价”项目也需填写，如有特殊情况，在“备注”栏或入库单空白处填写清楚。如若发生退货情况，统计员则需用红字填写入库单各项，并在“备注”栏标明“退货”或“返货”字样；入库单下方“采购员、收货人、送货人”属于必须填写项目。仓库统计员在清点验收入库的同时要求相应人员在以上三个项目中签名确认。2、毛坯、原材料、外协零件等出库的管理规定毛坯、原材料、外协零件等物资出库，必须办理出库手续。由领用车间统计员按“材料请领单填写要求”填写材料请领单；领用部门必须持请领单（仓库留存和财务留存）两联领用材料，如缺一联，仓库统计员有权拒付所领物品；仓库库管员接到请领单后必须审核请领单所填写内容是否符合规定，请领单下方“请领单位车间主任、统计员、操作者”的签名是否齐全。单据审核合格后，按请领单所列明细发放材料，并与领用者当场清点、移交；并在请领单上签上发件人姓名（应为库管员）请领单填写不合格的，仓库库管员有权要求领用单位重新填写直到合格为止，否则不予发放材料；发出毛坯、原材料、外协零件不合要求的，领料单位可当场拒收。注：仓库库管员处的财务留存联按规定每天10点之前上交财务部一次。材料请领单填写要求：材料出库时，必须由领用单位车间统计员填制“材料请领单”；“材料请领单”一式三份。领用车间统计员留存一份（存根联）、发放仓库的统计员留存一份（仓库联）、财务留存一份（财务联）；请领单各项目应按要求规范填写。“请领单位、日期、产品名称、型号及规格、单位、数量、用途”属于必填项目，领用材料的生产线、工序及其他特殊需要说明的情况在“用途”栏内标明；请领单下方必须有领用车间统计员、车间主任、领用人签名；仓库库管员按请领单明细发放物品后，须在仓库留存联和财务留存联的“发料单位库管员”处签名确认，以便财务部核实。（二）自制零件、半成品等入库、出库的管理规定自制零件、半成品等的入、出库属于公司内部所属各部门之间的物资转移。每次发生内部物资转移、流通时，各部门之间必须及时办理入库、出库手续。1、自制零件、半成品等入库的管理规定自制零件、半成品等加工完毕必须办理入库手续，同时应附带其车间检查员签发的产品检验合格证（PB合格单），方可办理入库手续；PB合格单一式三份，技术质量部、生产物资部、生产车间统计员各留存一份。统计员入库时，应当场对零件数量、型号进行核对，核对无误后验收入库按要求填写入库单。如发现有磕碰、划伤、锈蚀及无检查员签发合格证等情况的，统计员应拒收；请领单位接收材料时必须当场检验材料数量、型号、外观及质量，并办理入库手续。入库单填写要求与毛坯、原材料、外协零件相同。2、自制零件、半成品等出库的管理规定出库的管理规定与毛坯、原材料、外协零件相同。请领单填写要求与毛坯、原材料、外协零件相同。以上各种类型材料及零件若在生产加工、装配过程中因毛坯、零件质量问题不能继续加工或使用的零件，必须由其使用车间检查员开具的“质量检验报告单”连同零部件一起办理退库或更换零件手续。因生产加工、装配过程中人为造成零件损坏不能正常使用的，依据检查员开具的“废品报告单”，仓库方可给予更换。同时追究当事人及相关人员责任（当事人及相关人员所承担的责任由生产部、公司领导及所涉及的相关部门研究确定）；因材质问题不能正常使用的，应由采购部追究供应商责任。（三）产成品入库、出库的管理规定1、产成品入库的管理规定产品加工完毕达到成品状态后，须经质检员检验，并签发“产品检验合格证（PB合格单）”。PB合格单一式三份，技术质量部、生产物资部、生产车间统计员各留存一份。合格产品入库时，必须附带其车间检查员签发的PB合格单，方可办理入库手续。车间统计员则根据PB合格单当场验收产品、清点入库数量，并按“入库单填写要求”填写入库单。如发现有磕碰、划伤、锈蚀及无检查员签字的产品，统计员应拒收。 入库单填写要求与毛坯、原材料、外协零件相同。2、产成品出库的管理规定产成品销售及其它特殊情况出库时，必须通过车间统计员办理相关出库手续。任何部门和个人不得随意动用产成品。车间统计员每日及时与销售人员对账、核查发出货物的规格型号、数量，做到账实相符。月末车间统计员将本月入库、出库单按名称、型号统计汇总，编制本月产成品入库、出库报表。次月2日下班前送交财务部，以备核查。出库单填制要求：产成品出库时，由库管员填制“材料出库单”；“材料出库单”一式三份。车间统计员留存一份（存根联）、财务留存一份（财务联）、出门证留存一份（出库单位联）；出库单各项目按要求规范填写。注明发往单位、日期、产品名称、规格、单位、数量。如有特殊情况在“备注”栏或空白处注明。出库单下方必须有库管员、送货人签名。3、已销售产成品返（退）货的管理规定产成品发生返（退）货情况时，销售人员应及时将返（退）货产品运回，转入产成品库单独存放。仓库统计员须在入库时检验返（退）货产品型号、数量，并用红字填写出库单各项，在“用途”栏标明“退货”或“返货”字样，并单独立账。返（退）货产品入库后，统计员应及时将情况以书面形式通知生产部及质保部。生产物资部、技术质量部接到通知后，应及时查明返（退）货原因，出据“产品质量检验报告 ”并与生产部一同制定返（退）货产品修复计划。修复后合格的产品，统计员须重新办理入库手续，填制入库单，并及时入账。（四）工具库入库、出库的管理规定1、工具库入库的管理规定工、夹、模及维修等备件采购时，须由需方提出申请，并报其部门负责人批准后，方可采购。请购单一式三份，请购部门、采购部、仓库各留存一份。刃具、辅材及各种备件等入库前须经质检员检验。检验合格的物资，由质检员开具物资检验合格证，方可办理入库。物资检验合格证一式三份，质保部、库管员、财务部各留存一份，存档备查。库管员收到质检员开具的物资检验合格证后，必须当场验收采购人员所采购物品的厂家、名称、规格型号、数量、外观等。检验无误后方可办理入库手续，填写入库单，并将物资检验合格证附在入库单后，每天送交财务部一次。同时库管员、采购员双方须在入库单上签名确认。如发现数量、规格型号、外观等不相符的，库管员有权拒绝入库。若采购员采购物品为应急件直接送到现场使用的，采购员应让接收人及所在部门领导出具收条，并签字确认。库管员与当事人确认后则根据收条补办入库手续，并将收条附在入库单后，留存备查。没有收条的，库管员不予办理入库手续。（注：工、夹、模及维修等备件应在入库单空白处标明、备注。）入库单填写要求与毛坯、原材料、外协零件相同。2、工具库的出库管理规定申请领用工具等物品的部门必须持“工具请领单”第二、三联（财务留存联和仓库留存联）到工具库领取所需物品。按规定需要以旧换新的工具，例如：刀具、钻头、丝锥、角磨机等，仓库在发放的同时须收回旧工具。收回的旧工具应统一放置，有些回收后可以继续利用的工具，应与新工具分开立账。以备月末盘点核实。工具库必须审核“工具请领单”上的各项目书写是否规范、签名是否齐全。填写合格的请领单，工具库须收回第二、三联（财务留存联和仓库留存联），并按“工具请领单”明细发放工具（注：工具库的财务留存联每周向财务部上交一次）；对于填写不合格的请领单工具库有权要求车间重新填写，若车间不按要求重新填写的，工具库不予发放任何物品。由此对车间生产造成的影响，由车间自行承担。工具出库后必须及时入账，以便随时核查账实是否相符。工具请领单填写要求：A、常用工具“工具请领单”填写规则：常用工具请领单填写规则与毛坯材料出库单相同。B、工、夹、模及维修等备件“工具请领单”填写规则：各种备件应由需方按要求填写请领单。“用途”栏应标明用途及应用于哪一设备和设备所属车间及部门，并必须有其部门领导、领件人员的签名。其它要求与毛坯、原材料、外协零件相同。C、办公 人员领取物品时，在工具库直接开具“工具请领单”。填写规则同上。各种请领单据由财务部统一发放并做登记。如单据填写错误，不得随意撕毁，应将作废单据三联全部收回留存，并标注“作废”字样。如请领单作废，且三联收回不全的，视为操作者已领用。每次领取空白单据时，须将上一次领取单据的存根联及作废单据送财务部登记核实后，方可领取空白单据。且每周仓库库管员须将上一周作废请领单编码明细，随同入库、出库单一同送交财务部登记备查。以上相关各种物资入库、出库单据由仓库库管员每天上午10点之前将前一天单据送至综合财务部。每月以月末最后一天下班之前为截止时点，将本月剩余几天的入库、出库单及作废请领单明细，于次月1日上午10点之前送至财务部。如果综合财务部在审核中发现单据有填写不规范、签名不全或不按时送交财务部的，综合财务部有权拒收，并对其做相应处罚。二、关于我公司违反上述物资管理规定的处理办法：1、如果发现有未办理出库手续，而私自从仓库拿取零件、材料的，仓库库管员不予补办出库手续，并对其做出相应处罚。发现一次，按所拿取物品价值罚款；发现二次，则按所拿取物品价值双倍罚款，以此类推翻倍罚款。且当事人所在车间领导（车间主任）负连带责任罚款100-200元不等。2、发现情况举报者，公司给予奖励100-200元不等。3、待事件处理完毕后，经综合财务部同意，仓库库管员才可以补办出库手续，并在出库单上标注情况说明。4、若发现仓库库管员违反规定，未收到请领单而擅自发放物品，事后为当事人补办出库手续的，则视情节轻重罚款50-100元不等。5、请领单必须由领用单位统计员填写，如发现发料单位统计员擅自填写出库单或代替领用单位填写出库单的，发现一次罚款50元。三、关于各库房每月月末编制入库、出库、月末库存汇总表的管理规定1、各库管员每月以月末最后一天下班之前为截止时点，对本库房入库、出库及月末库存盘点的各项物资按类别、名称、型号分别进行统计汇总，并编制本月物资入库、出库及月末库存报表。2、报表一式三份， 采购部一份、财务部一份、仓库留存一份。3、报表于次月2日下班之前送交采购部及财务部。未按时送交报表或汇总数量不准确的，供销部、综合财务部有权对责任人进行经济处罚，罚款在当月工资中扣除。四、关于公司内部所属各部门月末物资盘点的管理规定根据财务管理制度相关规定，各单位每月月末应对本企业各项物资进行盘点，并编制月末库存盘点表，同时核对账实是否相符，盘点表须存档备查。为便于企业生产及相关活动顺利进行，现公司综合财务部对公司内所属各部门月末各项物资盘点规定如下：1、要求各部门以每月最后一天下班之前为截止时点，对所管理的各项物资进行盘点、清查。2、盘点、清查完毕后编制月末盘点表。盘点表一式三份（库管员留存一份、采购部一份、财务部留存一份），要注明清点人姓名和盘点日期，并于次月2日下班前把盘点表上交主管部门及财务部。3、综合财务部收到盘点表后，负责此库财务人员到此库核实库存实际数量与账面数量是否相符