采购招标管理制度改.doc

物资、设备招投标管理办法一、目的为确保公司所采购的物资满足项目建设需要，本着公平、公正、公开、多种品牌、多家竞争的原则，根据国家有关法律、法规，结合大兴安岭金欣矿业有限公司实际情况，特制定本制度。二、招标采购管理机构及职责一）.招标小组的组成：组长：总经理副组长：主管副总组员：装备能源部供应室、工程部、财务部、党群工作部及相关技术部门二）.招标组长及招标采购处职责1. 招标组长及副组长职责：（1） 全面负责公司招标采购领导与决策工作。（2） 负责项目招标计划的审批。（3） 负责投标单位的合格审批。（4） 负责招标文件的审定。（5） 负责评标小组人员组成的审批。（6） 参与投标单位的考察。（7） 参与评标。（8） 负责中标单位的审定。三）.招标小组工作职责1. 工程部提供全部的技术要求以及合同签订前后的技术对接工作2. 合同处负责招标文件编制招标采购处负责本公司招标项目的各项具体工作，组织招议标活动，包括招标项目的收集投标单位信息、组织资格预审、组织考察、投标入围单位报审、发放标书、组织实地考察、组织回标及开标、组织评标、发放中标及未中标通知、组织合同谈判及合同拟定。3. 负责涉及招标工作的资金落实工作，参与设备价格、付款方式的谈判。4. 党群工作部人员进行全程跟踪和监督。四）.公司各部门具体职责：1. 公司装备能源部是招标工作的主管部门，工程管理部及其它部门为配合部门。（1） 装备能源部供应室：编制经济标标底提交招标组组长审核。（2）工程部及相关技术部门：工程部及相关技术部门是招标工作的主要配合部门，提供技术支持，负责标书技术部分，具体如下：. 负责设备、材料等进场计划的编制。. 负责招标文件中技术标准、部分商务要求的编制。. 配合招标采购处组织的设备、材料厂家的考察。. 参与开标。. 负责组织投标文件中技术标的评审。（2） 财务部：财务部是招标工作的配合部门，主要工作如下：. 招标文件中财务状况、资信等要求的编制。. 负责投标单位财务状况、资信审核。. 负责合同条款中付款方式等审核。三.适用范围2.1价格范围 适用于单项采购额50万元及50万元以上的设备、材料或其他由装备能源部供应室采购的物资（单项采购额10万元以下采用比质比价方式采购）。2.2产品范围适用于大兴安岭金欣矿业有限公司范围内，需由装备能源部供应室采购且采用招标方式采购的设备材料。四.名词和术语3.1本文中的公司是指大兴安岭金欣矿业有限公司。3.2本文中的招投标在不特别说明时，是指以邀标招标方式的招投标过程；只在公司内部组织进行，不邀请社会招标公司组织。3.3本文中的评标小组成员由公司根据实际情况指定，详见组织机构图。五.职责4.1公司装备能源部项目建设期、投产期、正式生产运行期所需设备材料采购或公司指定的其他物资采购的招投标组织工作；4.2评标小组负责各阶段设备材料投标评标工作。五）.控制程序5.1招投标范围确定 凡估值在50万元及50万元以上的物资，根据项目策划要求或建设需求，由项目部提交物资采购申请单，经装备能源部部长、公司主管领导、总经理批准后转供应室，由装备能源部组织招标采购。5.2招投标过程5.2.1招标准备：装备能源部人员根据设备采购申请单，编制设备招标入围资格要求，并初选三家以上设备供货厂商（专利设备例外），与申购工程技术部共同和厂商进行技术交流，搜集整理招标所需资料。5.2.2招标文件编写装备能源部负责编制投标邀请书。经部长审核、主管副总经理批准后由装备能源部给邀标单位。投标邀请书包括以下内容：1)投标须知，包括设备概况，招标范围，投标保证，资格审查条件，交货期要求，技术参数，质量标准，投标文件编制、提交、修改、撤回的要求，投标报价要求，投标有效期，开标的时间和地点，评标的方法和标准等；2)招标设备清单；3)设备技术参数；4)投标函的格式5)拟签订合同的主要条款；6)要求投标人提交的其他材料。5.2.3招标书的修改在投标截止日期以前，招标单位有权对招标内容进行修改，并及时通知投标方，投标方要积极响应。5.2.4招标文件的发送 根据具体情况选择最适合的发送方式，如纸质、传真、快递、电子邮件等。5.2.4开标预审评标小组由组长主持开标，开标时全体评标人员必须参加，严格查验投标单位的营业执照、经营许可证、资质等级证书、特种设备生产许可证、业绩等、对于特别重要设备、可组织进行实地考察。通过评审、考察，确定23家预中标单位，填写招标评审表，发出预中标通知书。情况紧急可用其他方式通知。5.2.5定标 评标小组人员负责对各单位的投标情况作出可比性分析。必要时、供方人员应参加评标小组人员召开的问题澄清会。通过评标，评标小组确定23家预中标供货单位。由装备能源部向分管领导呈交招标评审表，汇报招标情况，由装备能源部部长亲自或指定分管领导与预中标厂商就价格及合同内容进行最后定标确定。定标后，评标小组负责写出评标小结、发出中标通知书。所有评标文件与各应标单位标书一并存档。5.3签约 合同签约按大兴安岭金欣矿业有限公司合同审批签订程序执行。 装备能源部供应室拟定商务合同，相关技术部门负责拟定技术协议。合同草案与供方确认，然后按合同评审控制程序进行评审、批准，达成一致后签订正式合同。5.4合同执行； 装备能源部供应室负责牵头管理，工程技术部配合，财务最后把关。5.5合同管理 合同一式七份，我方五份，供方两份。我方五份供应室一份、财务部一份、办公室一份、党群工作部一份、招标采购处一份。各供货单位的投标文件由装备能源部供应室保管。未中标单位投标文件保管期为半年，中标单位的投标文件保管期为标的质保期结束后三个月。附件一 投标邀请书传真公司名称：XXXXXXXX有限公司公司电话：XXXXXXXX公司地址：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX公司网址：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 收 件 人： 发 件 人 ： 收件单位： 传真编号： 传真号码： 传真号码： 联系电话： 联系电话： 抄送： 请批准 请审阅 请批注 请答复 供存档 投标邀请书 （单位名称）1. 投标须知：包括设备概况，招标范围，投标保证，资格审查条件，交货期要求，技术参数，质量标准，投标文件编制、提交、修改、撤回的要求，投标报价要求，投标有效期，开标的时间和地点，评标的方法和标准等2招标内容、范围及技术要求3.确认贵公司收到本投标邀请书后，请于 年 月 日 时前以电话或传真方式予以确认。4.投标保证金如贵公司确认投标，请于 年 月 日 时前将 万元投标保证金通