DD-002体系文件管理规定0420.doc

体系文件管理规定文号：DD-002 版序：B文件修改履历表：最新版序修改页码条款修改原因修改内容简述修改人审核人生效日期A全文新建文件李素芬流程审批2010-4-27B全文修订新增编码原则等冯丽珍流程审批2011-1-20文件目录：条款内 容页码一、目的P1二、范围三、权责四、名词解释五、体系文件管理与维护P21编码原则2文件格式要求3文件的建立和修改4文件分类管理要求5体系文件督导六、违反体系文件标准的处理P3一、目的：为了控制公司文件发放的适当范围、作废文件的及时回收，确保各部门、车间所使用的公司文件的有效性，特制定本规定二、范围：适用于公司所有文件档案、DV、录音、图片等多媒体资料。1、文件的发放：（1）财务部、生产部、营销部办公室以本部门名义形成且在本部门管辖范围内发放的文件，各自安排发放和回收。需要在公司各横向关联部门之间发放实施的文件，由办公室安排专人统一发放和回收。（2）各部门需办公室安排发放文件时，必须将文件打印并复印好，由部经理书面写明发放范围、发放时间并签名后送综合管理部，由办公室主任安排文件发放人予以发放。（3）任何文件，发放人须建立“文件发放回收登记表”。发放到各部门的所有文件，由部门负责人签字接收。如部门负责人不在，由部门在场人员签名代收。代收人必须负责及时将文件转给部门负责人。需个人接收的文件由部门内部建立“文件发放回收登记表”，并由个人亲自签字接收。（4）需发放到正科长以下管理、辅助人员和职工的文件（包括学习材料等），发放人只需发放到相关正科长级管理人员，再由正科长级管理人员安排发放到相关个人。2、文件的更改：（1）任何原因造成文件的个别字句需要更改，且更改后不影响整个文件版面的整洁美观，由原编制形成的部门负责人书面写明更改位置和如何更改（数据性或原则性的须报直属部经理签字认可），连同编制形成部门负责人的私章送原发放人，由原发放人根据原发放范围及存档予以更改。（2）文件发放人根据更改字数多少和繁简情况，可到现场为原件人更改，也可以收回后予以更改，再返还给原收件人。但在更改时必须用双线划掉原字句，在划掉的字句对应上方行距空间写上新字句，并在更改处盖上原编制形成部门负责人的私章。3、文件的换页：（1）任何原因造成文件单页大面积修改，需换页的，由原编制形成将需修改页面进行修改并打印、复印好，由其部门负责人书面写明换页情况（属数据性、原则性修改须部经理签字认可）送原文件发放人，由原文件发放人根据原发放范围予以换页。（2）所有需换页的文件，由文件发放人统一换页并注明执行时间，将原页销毁。4、文件的回收、作废：（1）因公司制度汇总、部门调整、规划变化等原因，造成原文件内容与新文件内容重复、冲突而失效的，由汇总部门或新文件编制形成部门负责人，安排原发放人予以回收。（2）文件发放人在回收文件时，必须持“文件发放回收登记表”由原接收人在登记表相关栏内签名后回交。（3）每年12月下旬，由办公室通知各部门，对本年度平时未统一回收的文件、报表等无效材料清理回收一次。（4）所有回收的文件均于回收当日送办公室，由办公室主任统一安排销毁。5、其它规定：（1）任何部门以公司名义形成的文件讨论稿或正式稿，必须发放到董事长兼总经理、财务部经理、生产部经理、营销部经理、公司各职能部门负责人及其他相关联人员，以便了解公司政策方向，根据公司各方面情况系统地进行修改，确保接口部门的相互配合。（2）无论部门或公司发放的文件在发放前都必须在档案室存档备案。（3）任何文件相关部门负责人接收后必须领学或传达应执行的员工，认为有必要复印下发到相关员工时，须向原发放部门提出申请，由原发放部门复印按发放程序予以发放。不得私自复印下发，避免文件使用范围失控，造成有效和无效版本的混淆。（4）所有换页或作废文件属存档的或相关部门需留存备查证明的，发放人只需盖上作废章即可，不予收回，但档案管理员必须在“作废文件”档案栏目登记注明，妥善保管，以便备查。（5）发放文件属讨论稿的，讨论人组织讨论结束后须按时交文件编制形成部门。（6）文件发放人必须将已使用的“文件发放回收登记表”按季度装订成册，妥善保管，以便备查或回收时使用。保存期限为三年。6、任何人未经总经理批准，不得将公司文件私自提供给公司以外人员。则除承担50元罚款外，对由此造成的一切后果负责。7、本规定各条款如有违犯，对责任人每次罚款50元，由其直接领导开通用罚款单收缴。1) 公司理念和企业文化2) 行政中心管理工作标准（后勤、证照、考勤、仓储、人事等）3) 财务中心管理工作标准（报销、预算、帐务管理等）4) 营运中心管理工作标准（市场拓展和开发、美容分店管理等）5) 培训学院管理标准（产品、疗程、技术管理标准）6) 健身项目管理标准7) 学校管理标准8) 美发项目管理标准9) 其它指导和限定工作流程和方法的管理文件以上范围内的各类文件和指导标准，持续有效时间在3个月以上的，原则上均归入公司体系文件，由督导小组监督和规范文件的建立、修改和检查维护。三、权责：1) 各职能部门的程序文件、工作文件、记录表格由各归口部门组织人员编制，部门负责人确认，总经理核准；总裁审批；2) 外来文件由相关部门收集，行政部存档，行政管理中心总经理批准发放至相关部门；3) 行政部：负责文件资料的日常管理（归档、保管、复制、发放、更改、回收和处理），并对使用之文件的有效版本进行监督。4) 督导小组：协同各部门负责人会审订立本规定，并督导实施该规定中所列标准的有效实施和不断完善四、名词解释体系文件定义：涉及到公司各项工作流程和管理方法标准化的所有文件（标准、制度、管理规范等）均称为体系文件五、体系文件管理与维护 1.编码原则：体系文件必须按以下编码原则统一编号，编号原则由督导小组审核编定，部门编号代码如下：部门文件编码表单编号营运中心YYXXXYYXXXXX建设保障部GCXXXGCXXXXX财务CWXXXCWXXXXX培训学院RDXXXRDXXXXX品牌部SCXXXSCXXXXX人力资源部HRXXXHRXXXXX行政部XZXXXXZXXXXX学校事业部XXXXXXXXXXXX健身事业部JSXXXJSXXXXX督导DDXXXDDXXXXX2.文件格式要求1）所有体系文件均须采用统一的文件格式, 段落起行须空两格.具体要求如下:字体：文件大标题/黑体二号字； 正文/宋体小四号字；小标题/四号字加粗排版: 间距/固定值18;左边2厘米;右边1.6厘米; 上下各2厘米2） 版序：体系文件每修改一次，版序就变更一次，版序字母代替ABCDEF在文件标题处标注最新版序。3） 履历：体系文件中必须有文件的修改履历，记录文件的建立和任何一次修改情况。4） 目录：文件目录中列明文件中主要标题和所在页数，方便查找。5）表单： 体系文件须注明所要用到的表单，并对表单进行编号,附上表单样版。例如: XZ00101（部门代码-文件编号-流水号）3.文件的建立和修改1) 体系文件新建立时，由文件所涉及工作的主导部门根据现实工作的实际流程建立 ，经各相 关执行部门讨论同意、督导小组审核通过，文件方可成立公布。2) 体系文件的任何修改均必须依公司审批流程进行审批和公告，并同时将体系文件中的相应内容修改与之相完全一致。3) 体系文件一旦成立，各相关部门均须按文件中所列的标准进行实施，督导小组对体系文件进行定期审查。4.文件分类管理要求1） 督导小组整理公司所有体系文件，并将文件归类、制成文件索引目录。所有列管的体系文件和目录在OA中共享，共享地址：本文件可在OA路径：“文档管理”“公文档案”“总裁办”2） 共享文件的补充、修改均督导小组负责，督导小组对体系文件的修改都必须有依据：OA流程审批、公告、总裁指示等。3） 督导小组按各类文件属性开放查阅权限给各相关人员。5.体系文件督导1) 每年初督导小组制定督导年度计划，确保公司所有体系文件在本年度内均得到督导和检查；2) 督导员进行现场检查前，须提前12天发出督导检查通知，提醒被检查部门提供必要的人员支持和配合。通知内容包含：检查人/时间/检查涉及的标准文件名称/需要配合的人/需提供的资料和记录3) 督导员现场检查发现违反体系文件标准的，须做好检查记录。记录格式如下：督导标准检查记录表 NO：督导员检查日期督导重点事发地点责任人责任人签核违规事件描述：（时间/地点/人物/事件）违规事件跟踪处理结果：结案确认：督导主管确认： 督导负责人确认：4) 经当事人确认的督导检查记录表，由督导员交督导小组整理汇总。5) 督导负责人综合各位督导员的检查计划，安排对督导检查记录表中的相关问题作必要的追踪。六 违反体系文件标准的