公司财务制度及报销流程专题培训.ppt

广州资源环保科技股份有限公司费用报销管理制度 财务中心2014年4月 前言 在日常工作中 部分员工对财务知识比较欠缺 对公司财务报销流程及报销规定不太了解 出现报销单据不规范 报销内容不明确等情况 给公司财务部及相关部门工作带来不必要困扰 目录 4 依预算和计划原则 归口管理负责原则 手续完整原则 即时清结原则 M1 M2 M4 M3 费用报销四大原则 5 让我们来看看这几个原则分别是什么意思 公司所有经济活动都纳入计划 预算进行统筹 按规定的审批程序执行 否则财务部有权予以拒绝 项目的费用 成本 必须先立项 审核人 批准人要按项目业绩进行费用管理 凡借用公款者 前帐不清 后款不借 报销必须有经办人 规定各级审核人及审批人的亲笔签名 财务不得受理手续不全的报销单据 依预算和计划原则 归口管理负责原则 即时清结原则 手续完整原则 6 目录 7 借款流程 8 审批流程主要是这样的 根据职责 权限和相应程序对支付申请进行审批 审核各项手续是否齐全 报销标准是否合规 金额计算是否有误 报销单据是否合法 有效 是否有预算和计划 审核真实性 合理性审核是否符合合同或协议资金该不该支付用什么方式支付等 正确填写 并自我检查是否符合合同或协议 公司制度要求 9 目录 10 因公出差的员工必须事先填写 出差申请单 注明出差随同人员 时间 地点 事由 天数 所需资金 经部门总监或分管副总 公司总经理审批签字 出差人员借款需持批准后的 出差申请单 填写 借款申请单 由部门总监或分管副总批准 公司总经理审批 财务总监核准后方可借款 原则上前次出差没有报销 本次出差不予借款 凡与原 出差申请单 规定的地点 天数 人数 交通工具不符的差旅费不予报销 因特殊原因或情况变化需改变路线 增加天数 人数 改乘交通工具需经部门总监或分管副总 公司总经理签署意见后方可报销 出差期间发生的共同费用报销 报销单需有同行人员签名确认 出差人员应在回公司后及时办理报销事宜 根据差旅费标准填写 费用报销单 后附 出差申请单 执行费用报销流程 差旅费报销流程 11 差旅费报销标准适用于 离开工作地 本市 以外的地区出差 但不包括公司统一承担费用的集体外出培训 来本部开会或外出开会 这一类出差只报销必需的交通费 享有交通补贴 或车辆补贴 的人员 不再报销出差的市内交通费用 出差期间 在出差地市内乘坐出租车的 出差人需在报销的每张出租车票背面注明乘车日期 机打发票可以不注明 起始地 终到地 并逐一签名 关于住宿费 若由客户因业务需要 统一安排住宿 但费用由公司自行承担 费用超住宿标准的 需书面说明 并经分管副总签字认可 方可报销 费用超标准发生的部分 按公司40 和员工60 的比例承担 对于按标准节省下来的费用 按公司和员工各50 的比例承担 出差过程中发生的业务招待费 按业务招待费的相关规定单独填单报销 出差期间因公招待客人 其招待费已报销的 应扣除招待当天对应的伙食补贴 非公司职员出差 如随行客户等 若产生差旅费用 无论乘坐何种交通方式 都必须由公司申请部门在OA系统中提交申请 分管副总经理批复同意方可同行 且相关差旅费用由申请部门承担 差旅费报销流程 续 12 差旅费报销标准 13 公共费用报销流程 办公用品及办公设备由人力资源部统筹管理 办理申购 报销手续 人力资源部应做好相关统计工作 做好备查 人力资源部负责办理房租 物业费相关报销 并应建立起有效的物业管理办法 租赁物业时应充分评估 各物业如有异动应及时清理相关费用 追讨相关押金等 涉及项目的房租物业费 必须先通过立项 相关费用计入项目成本 人力资源部负责办理招聘费 猎头公司劳务费需由人力资源部办理 签订相关协议 招聘费 培训费 挂靠费 由人力资源部统筹管理 进行预算控制 各部门如有需求 可向人力资源部申请 1 工资 工资性补贴 社保 业绩奖励 由人力资源部根据公司 薪酬方案 每月制表核算 福利费由人力资源部根据公司福利制度统筹安排 按月报销 并编制相关统计表备查 财务部审核 经总经理批准后发放 14 福利性费用报销流程 交通补贴标准 通讯费补贴标准 15 业务招待费报销流程 业务招待费应本着节俭原则 实行预算控制 超预算的 需填报 业务招待费申请单 逐单申请 报分管副总经理审批 业务招待费实行 谁负责 谁申请 谁报销 的原则 单次2 000元以内的 由部门总监控制使用 单次招待费预计超过2 000元 含餐饮 娱乐 礼品等 需提前书面申请 经办人报销时 业务招待费必须单独填单报销 除需提供合格发票外 还需提供银行卡刷卡水单 要填写招待备查表 公司费用明细备查表 需注明招待单位 主要人员 接待和陪餐人数 事由 项目归属等情况 营销或市场人员的业务招待费 总体额度及使用进度 参考项目销售激励政策有关规定 若招待额度不能事先确定 但在开展业务招待前 必须事先与营销总监沟通 16 目录 17 发票相关法规及制度宣讲 1 中华人民共和国发票管理办法 第二十二条及实施细则规定 不符合规定的发票 指开具或取得的发票应经而未经税务机关监制 伪造 或填写项目不齐全 内容不真实 字迹不清楚 没有加盖发票专用章 作废以及其他不符合税务机关规定的发票 不得作为财务报销凭证 任何单位和个人有权拒收 2 员工应履行的责任为 财务事项发生后按 票据管理规定 索取真实 合法 有效的票据 3 报销人对报销的费用及支付的款项真实性 合法合规性 合理性 准确性负责 4 公司全体员工应取得真实 合法的票据 18 销售货物 应税劳务发票分类 税控发票 非税控发票 增值税专用发票 增值税普通发票 普通发票 销售货物或应税劳务发票分类 19 增值税纳税人分类及税率 增值税一般纳税人 税率 6 13 17 特点 销货 对外开具增值税专用发票 普通发票购货 取得的增值税专用发票进项可以抵减销项 增值税小规模纳税人 税率 3 特点 销货 只能对外开具普通发票 增值税专用发票需向税务局申请代开购货 取得的增值税专用发票进项不可以抵减销项 计入购货成本 20 为什么要取得增值税专用发票 销售额计算公式 销售额 价税合计 1 17 销售额 价税合计 1 3 税额计算公式如下 税额 价税合计 销售额不含税单价计算公式如下 不含税单价 销售额 数量 一般纳税人 小规模纳税人 因普通发票不能用于抵扣 因此采购应当要求供应商开具增值税专用发票 21 为什么要取得增值税专用发票 因普通发票不能用于抵扣 因此采购应当要求供应商开具增值税专用发票 举例 假设管理部购买一台打印机 税率为17 如果开增值税专用发票 含税金额为1170元 如果开普通发票 含税金额为1170元 那么 在这种情况下 提供哪种发票对我公司有利呢 解答 如果提供专用发票 最后公司承担的费用是 1170 1 17 1000 如果提供普通发票 最后公司还是需要承担1170元 则提供增值税专用发票比提供普通发票可减少170元 22 为什么要取得合规发票 1 日常账务中用白条等不合法票据做账除了要做纳税调整不得税前列支外 还要依据是 中华人民共和国发票管理办法 进行处罚 2 纳税人将建筑工程分包给其他单位的 以其取得的全额价款和价外费用扣除其支付给其他单位分包款后的余额为营业额 这些都要以合法税收发票为依据 3 中华人民共和国发票管理办法 第四十九条下列行为属于未按规定取得发票的行为 一 应取得而未取得发票 二 取得不符合规定的发票 三 取得发票时 要求开票方或自行变更品名 金额或增值税税额 四 自行填开发票入帐 五 其他未按规定取得发票的行为 23 为什么要取得合规发票 续 4 第五十五条对违反发票管理法规造成偷税的 按照 中华人民共和国税收征收管理法 处理 对违反发票管理法规视情节严重构成犯罪的 税务机关应当书面移送司法机关处理 5 上市公司不允许使用不合规票据 24 内容真实 费用项目清晰明了 填写完整 报销单上要注明部门 材料报销要注明项目 数字明晰 盖章清楚 数量 单价的乘积要和金额相符金额的大小写须一致 单位名称必须是 广州资源环保水电工程有限公司 不要简化成 广州资源 或其他名称 取得发票注意事项 25 虚假或无效发票的识别方法 虚假发票以定额发票 手写发票居多 贸易公司 茶叶店提供虚假发票的情况较多 以下是一些识别虚假或无效发票的方法 相关人员在取得发票时就需要辨别发票的真伪及有效性 避免事后查出是假票再进行更换 造成相关成本的增加 26 发票要素不全 错误或涂改的发票无效 发票要素包括 开票单位发票专用章 抬头 开票日期 商品名称 数量 单价 金额 规格 型号 大小写 是否一致 开票人 税务监制章等 自带复写发票 定额及机打发票除外 如为剪贴式发票 注意剪贴金额是否正确 且必须保留所在位数字样 如 发票为万元版 所报金额为4000元 则发票剪切后应为万 肆仟 佰 拾 而不是只有肆仟字样 否则发票无效 虚假或无效发票的识别方法 27 开票单位盖章必须为发票专用章 加盖的发票专用章不得压到税务监制章 如两章有重合不予报销 发票上的收款单位或收款人名称必须与发票上的发票专用章相符 若为地税代开发票必须加盖税务局章 对于经营范围与报销内容可能不相符的发票需附开具单位营业执照复印件 如 XX贸易公司 开具广告费用发票 则其营业执照经营范围中要有该项内容 发票内容不能太笼统 如食品 办公用品 劳保用品等 附有盖有发票专用章的销售货物或提供应税劳务清单的除外 虚假或无效发票的识别方法 28 白条 存根联 发货联 记帐联不能作报销单据 公务中因个人原因违章的罚款单据不予报销 办公用品 日用品 工程建设 装修材料等须附清单 清单上盖章必须与发票上一致 票据注意事项 29 1 关于增值税发票的取得 公司自用的办公用品 礼品 汽油票等 不要求必须取得增值税发票 2 关于发票抬头 凡提交财务的报销单据必须由对方单位一次性开具 改填 补填的发票一律不予报销 3 关于发票丢失 请所有员工妥善保存取得的原始单据 发生发票丢失的 无论任何人签字 财务一律不予报销 4 关于发票替代 不允许任何形式的以办公用品 出租车票 油票或其他任何发票替代劳务费 员工补助等行为 发票管理 30 借支单的填写 20121215 市场部 杨艳 深圳比亚迪出差 3 000 00 壹仟贰佰元整 经理 杨艳 31 差旅费报销单的填写 杨艳 与客户谈业务 1211 武昌 深圳 火车 300 14 150 600 1212 1213 深圳 1214 武昌 火车 300 补助 20121215 人民币壹仟贰佰元整 1 200 00 3 000 00 1800 00 7 市场部 由财务根据公司差旅费制度核定 32 费用报销单的填写 杨艳 20121215 市场部 5 招待费 200000 200000 贰零零零零 33 费用报销单的填写 杨艳 20121215 工程部 安富项目 5 购置pvc管 2000000 贰零零零零零 34 书写注意事项 蓝黑色水笔 整 的写法 整 的写法 必须手工签字 蓝黑色水笔 不可以使用签名章 在公司有备案除外 圆珠笔或铅笔填写 中文大写金额数字到 元 为止的 在 元 之后 应写 整 或 正 在 角 之后可以不写 整 或 正 字 大写金额数字有 分 的 分 后面不得写 整 或 正 字 35 将发票 收据整理分类 将车票及发票一律用胶水整齐粘贴在粘贴单内 不能使用订书机 注明张数 金额 交通票据等小票据的粘贴范围以粘贴单大小为界 须紧粘贴单顶界和右界从左往右横向粘贴 原始票据必须按不同类别 分门别类进行粘贴 不能混合粘贴 票据有金额的一面朝上 票据