第九章_第一二节会议工作.ppt

第九章会议工作 一 会议概念 会 就是聚会 集合 会合 议 就是商讨 议论 会议 就是把人们组织起来 讨论和研究问题的一种形式 从历史学的角度看 会议作为人们的一种活动方式 是与当时落后的生产力相适应的原始民主制的具体表现 从信息学的角度看 会议是输入信息 加工信息 输出信息的一种方式 从系统工程的角度看 领导机关或管理层召开会议是一种领导方式 第一节会议工作 中国人民政治协商会议第十届全国委员会第一次会议 第一节会议工作 海南博鳌亚洲论坛 第一节会议工作 二 会议的要素 基本要素 会议的时间 场所 与会者 议题 议程 其他要素 形式要素内容要素程序要素财务要素 第一节会议工作 三 会议的种类 按规模分 特大型会议 大型会议 中型会议 小型会议 按会期分 定期会议 不定期会议 按级别分 中央级 地方级 按功能分 决策型会议 分工协调会议 动员激励会议 总结评比会议 纪念庆典会议 信息交流会议 研讨会 展览会 按召开方式分 集中会议 分散会议 电话会议 电视会议 广播会议 网络会议 按涉外与否分 国内会议 国际会议 按密级分 公开会议 内部会议 机密会议 按内容分 综合性会议 专题性会议 第一节会议工作 五 会议的控制 从我国的现状来看 会海 已成为机关工作中的一大 公害 它的危害有 1 时间 精力的浪费 2 经济的浪费 3 信息的重复 浪费 4 滋长不正之风 加强会议控制 秘书人员应作好以下工作 1 改变会议观念 提高工作效率 2 会议应有领导 有计划 有制度 第一节会议工作 四 会议的作用 交流信息 互通情报 发扬民主 集思广益 增进友谊 促进团结 科学决策 协调行动 带动消费 促进经济 第一节会议工作 五 会议的控制 从我国的现状来看 会海 已成为机关工作中的一大 公害 它的危害有 1 时间 精力的浪费 2 经济的浪费 3 信息的重复 浪费 4 滋长不正之风 加强会议控制 秘书人员应作好以下工作 1 改变会议观念 提高工作效率 2 会议应有领导 有计划 有制度 第一节会议工作 一 会议前的准备内容 会议前的准备工作内容有 1 安排会议议题 2 确定会议时间 3 确定与会人员 4 确定会议方式 5 确定会议场所 6 确定会议议程 7 安排会议日程 8 制发会议通知 9 准备会议必需品 10 布置好会场 11 准备会议文件资料 12 预算经费 五 确定 两 安排 两 准备 小窍门 二 会议前期准备工作的基本方法 1 安排会议议题 2 确定与会人员 3 确定会议时间 4 确定会议方式 5 确定会议场所 1 安排会议议题 会议为议事而开 要讨论的核心内容即为议题 会议前要确定明确的议题 如何确定会议议题 领导提出 秘书部门征求意见 安排会议议题 第二节会议的前期准备 2 确定与会人员 合理确定与会人员 应根据会议性质 议题 任务 确定出席会议人员的范围 资格 条件等 与会人员一般包括主持人 记录员 来宾 会议代表 列席代表听众等 确定与会人员 第二节会议的前期准备 3 确定会议时间 会议起止时间 也称会期 要求 力求科学 避免耗时费财 保证与会议有关的主要人员基本到会 方法 1 事先做一个调查 把握全体与会者都较方便的时间段 2 选择与会者中关键人物最佳的时间开会 以保证这些关键人物集中精力开好会议 3 避免会议召开期间与企业重要的经营活动冲突 或者避免打扰企业的正常运行 4 力求开短会 连续开会时间超过半天 应分两个时间段 5 注意把握开会的时机 时效性很强的会议尽早安排 需要深思熟虑的 拖后召开 确定会议时间 第二节会议的前期准备 4 确定会议方式 根据会议议题和与会者的具体情况 考虑采用何种方式召开会议 或集中开 或利用电话 广播等方式分散开 确定会议方式 第二节会议的前期准备 5 确定会议场所 如何确定会议场所 1 大小适中 2 地点合适 3 附属设施齐全 确定会议地点 第二节会议的前期准备 确定会议场所 第二节会议的前期准备 必会内容 1 会议前的准备内容2 议题3 如何确定会议议题4 与会人员一般包括哪些5 会期6 会议方式7 如何确定会议场所 五 确定 两 准备 两 安排 会议为议事而开 要讨论的核心内容即为议题 主持人 记录员 来宾 会议代表 列席代表 听众 会议起止时间 分散集中 大小适中地点合适附属设施齐全 领导秘书 确定会议议程1 会议议程是对已确定的议题列出发言或讨论的先后顺序 2 代表会议议程还要经预备会议或主席团会议表决通过生效 3 如无书面议程 与会者应事先了解议程 有所准备 如何拟定会议议程 6 重要的议案事项 议程前 留出时间合理分配 议程后 集中 便于相关人员到会退席 保密性强的议题 同类问题 议程不必太杂 内容不必太长 提前3 7天交与会者 通知议程可二合一 提高会议成效 确定会议议程 第二节会议的前期准备 确定会议日程会议日程是结合议程对会议期间的所有活动作逐日的具体的安排 7 拟定要求 明确具体准确无误 时间 内容 地点 文字 表格 日程要素 表达形式 议程日程功能不同 议程编制在前 确定不变 日程考虑议程落实 如变可作调整 确定会议日程 第二节会议的前期准备 制发会议通知会议通知是会议召集单位或个人的书面通知 8 拟写要求 开会原因目的意义 召集者 内容 时间 地点 对象 其他 书面 口头 电话 传真 邮件 1 按规定 惯例 具体情况办理 2约定与会者范围 保证送到 3信封内容详细 4 有关票证一并发送 5 送出后落实是否收到 发送形式 办理要求 9 准备会议用品 第二节会议的前期准备 10 布置会场 第二节会议的前期准备 第二节会议的前期准备 常见会议座位布局 第二节会议的前期准备 常见会议座位布局 第二节会议的前期准备 常见会议座位布局 第二节会议的前期准备 常见会议座位布局 第二节会议的前期准备 第二节会议的前期准备 第二节会议的前期准备 第二节会议的前期准备 第二节会议的前期准备 第二节会议的前期准备