对档案规范化建设的思考.doc

对基层档案规范化建设的思考 殷建科摘要：档案规范化建设对单位资源的整合和配置，提高工作效率和领导的决策能力有着极其重要的作用。文章阐述了档案管理现状，分析了存在问题的原因，并提出了加强档案规范化建设的途径和方法。关键词：档案 规范化 途径和方法 档案是党和国家各项工作及人民群众各方面情况的真实记录，具备存凭、留史、资政和育人功能，是促进各项事业科学发展、维护党和国家及人民群众根本利益的重要依据。档案管理俗称档案工作，是党和国家的基础性工作，对于推动经济社会科学发展、维护国家安全和社会稳定、维护人民群众合法权益、提高党的执政能力和政府管理水平都具有十分重要的现实意义。机关事业单位档案是单位和个人发展过程的真实记载，是过去发展状况和经验教训的总结，是决策者科学制定单位发展规划和调整工作结构的重要前提和依据。档案的规范化管理是机关事业单位整体管理的重要组成部分，对单位资源的整合和合理配置，提高单位工作效率和领导的决策能力，保证单位的科学运转等方面都有着极其重要的作用。 一、机关事业单位档案管理现状目前，多数机关事业单位都没有配备专职档案管理人员，均由其他工作人员兼职档案管理。绝大部分专兼职档案管理人员都没有经过档案行政主管部门的业务培训，不具备档案管理的上岗资质，无法准确鉴定文书档案的归档范围和保管期限，不熟悉档案的信息数据库管理流程及电子目录的制作方法，不能独立完成重要档案的备份制作，多数档案管理人员不能熟练使用紫光软件开展档案全数字化的管理和开发利用工作，仅能完成简单的文书档案的整理上架和目录编制工作，不具备完全的档案管理能力。部分兼职档案管理人员把主要精力用在单位的其他日常工作和中心工作上，把档案管理当作副业而不予以重视，不积极主动地去收集归档各门类不同载体的档案，在一定程度上造成了部分重要的照片档案、声像档案、专门档案和实物档案的流失，给单位的档案管理造成巨大的损失。同时，多数机关事业单位不具备满足档案安全必需的专用库房，部分单位甚至出现办公室与档案室合用的乱象，档案装具不规范，没有必要的防光、防尘、防潮、防霉、防虫、防火、防盗和防高温等基本设备设施。部分机关事业单位档案管理的不规范，给单位的档案造成重大的安全隐患，严重制约着单位事业的全面发展。 二、机关事业单位档案规范化建设的制约因素在市场经济大环境的影响下，档案管理不能产生经济和社会效益的社会偏见，导致社会和党政机关企事业单位及社会团体等各行各业档案管理意识的普遍缺乏，从而造成档案管理长期以来一直处于被边缘化的境地。机关事业单位档案管理被弱化的原因有以下几个方面。 （一）档案管理的体制和机制不健全不完善各级档案行政主管部门担负着本行政区域内党政机关企事业单位和社会团体的档案行政领导和业务管理工作，但在行政体制上却是同级政府下辖的二级局，比同级党委政府下辖的直属部门都要矮半级。这样的行政体制设置，客观上产生了从心理上暗示档案管理工作不重要的社会效果。用矮半级既无权又无钱的二级机构，去执法监督和检查甚至处罚一级机构的档案管理违法行为，是我国档案管理行政体制和工作机制不健全和不完善的集中反映和体现，导致众多一级机构的领导根本就不把档案行政主管部门放在眼里，连对方二级局都不放在眼里的领导，不可能重视本单位的档案管理工作，从而造成了机关事业单位档案管理不断被弱化和边缘化的态势。 （二）不重视档案建设，缺乏档案管理意识部分机关事业单位的领导和职工缺乏应有的档案管理意识，片面地认为档案是丧失了实际使用价值的仅具参考价值的终端资料和凭证，错误地把档案管理当作是简单的收集整理存档备查的事务性工作，是单位照顾弱势职工的养老岗位，不能创造经济和社会效益。因此，档案管理在机关事业单位中普遍地不被单位领导和职工所重视，长期处于被忽视和被边缘化的尴尬局面。正因为机关事业单位领导和职工档案管理意识的缺乏，没有深刻地认识到档案管理的重要性，从而造成了对单位档案管理人财物等方面投入的严重不足。工作能力和工作态度差或老弱病残职工进档案室已成多数机关事业单位内部人事安排的潜规则。部分单位把其他科室和部门淘汰的设备和设施调拨给档案室，从某种意义上来说，已经变相地把档案室当成了单位收集破烂的储藏室。档案规范化管理所需要的统一装具、技术含量和配置较高的计算机、扫描仪、复印机、打字机、吸尘器、空调、灭火器等最基本的设施和设备，绝大多数机关事业单位宁肯把钱花在其他方面，也不愿意在硬件设施上对档案室给予资金支持，个别机关事业单位的领导甚至吝啬到连几十块钱一盒的防虫药都舍不得投资到档案室，导致单位档案室的规范化管理工作举步维艰。机关事业单位的领导和职工对档案管理的不重视，也让档案管理人员觉得自己在单位内部是二等公民而自卑和自暴自弃，逐渐滋生出“皇帝不急太监何必急”的敷衍了事不作为的工作态度，没有工作的积极性和主动性。思想上不重视并缺乏档案管理意识，严重制约着机关事业单位的档案规范化管理建设。 （三）档案管理人员的业务素质滞后机关事业单位部分领导缺乏档案法规意识，对档案的功能和重要性认识严重不足，不重视单位内部的档案建设，不把档案管理作为单位整体工作的重要组成部分来进行全面的统筹安排，把档案管理当成单位的附带业务。对档案管理岗位的人力资源配置尤其突显不足，把档案室当作是弱势群体收容所，把管理档案当作是照顾职工福利的养老岗位。绝大多数机关事业单位均未设置专门的档案管理岗位，大都使用兼职人员来管理档案，严重弱化档案管理工作。多数机关事业单位本意是想照顾和安置单位的弱势职工，把老弱病残或者丧失部分劳动能力的职工安排去管理档案，却忽略了档案规范化管理中信息技术运用的特殊性和复杂性，把不能胜任其他岗位又不懂信息技术的职工安排去担任全数字化的档案管理，既搞不好单位档案的规范化管理建设，反而徒增这些弱势职工的工作压力。这样的工作安排，既给单位的档案规范化管理建设带来损失，也给单位本身就弱势的职工造成更多精神上的伤害。同时，多数机关事业单位领导，在单位的档案规范化管理建设方面舍不得资金投入，不重视单位专兼职档案管理人员业务能力的培养和提高，在档案行政主管部门要求派送专兼职档案管理人员进行业务和资质培训时，舍不得出差和培训经费，不派送本单位的专兼职档案管理人员去进行业务培训，从而导致单位的专兼职档案管理人员业务水平低下，无证上岗现象较为普遍和严重。专兼职档案管理人员业务能力的严重滞后，极大地制约着机关事业单位档案规范化管理水平的提升。 三、提高档案规范化建设水平的途径和方法为促进机关事业单位各项工作的全面发展，充分发挥档案管理的社会和经济效益，彻底扭转档案管理在机关事业单位中被边缘化的态势，必须加强机关事业单位档案的规范化管理。 （一）健全和完善档案管理的体制和机制建设各级机关企事业单位和社会团体等机构，都是党和国家工作的重要组成部分，共同构成社会的有机整体，只是性质和分工不同，从原则上讲并不存在主次轻重之分，都在为党和国家以及社会服务。因此，各级编委和编办在机构行政体制的设置过程中，应该有全局统筹意识和前瞻性理念，不能厚此薄彼，不能以孤立的静止的片面的眼光去看待问题，要具备杜绝短板全面发展的战略思维。为了社会的全面可持续发展，应把档案局等所有的二级局全部升级为一级局，与其他一级局平起平坐，同为同级党委和政府下辖的直属职能部门，却给予不同的行政级别待遇，从管理体制方面人为制造工作和社会矛盾，不利于单位之间工作的联系和协调发展。也只有编委在行政体制上把档案局提升为一级局，在档案局再也不比其他一级局低人一等的前提条件下，档案局在本行政区域内进行档案业务指导和开展档案管理执法监督检查时底气才足，执法体制和程序也才符合规范。也只有把档案局提升为一级局，社会上才会逐步重视档案管理，才能增强档案管理的法规意识，促进档案规范化管理建设的健康发展。 （二）强化档案管理的法制意识各级司法行政主管部门应加强档案法规的宣传力度，切实增强全社会的档案法制观念，提高广大群众的档案管理和保护意识。档案行政主管部门应加强对本行政区域内机关企事业单位和社会团体等机构的档案法规宣传工作，强化档案管理的行政执法和监督检查，提高广大干部职工档案管理的重要性认识。机关事业单位内部也应自觉进行档案法规和档案管理重要性的学习，深刻认识档案管理所发挥的社会和经济效益，努力培育干部职工的档案管理理念。只有单位领导和职工档案管理的观念发生了转变，才能重视档案管理，才能加强对档案室人财物的投入，档案室具备了规范、安全和高效的硬件设施，才能切实促进单位档案的规范化管理建设。 （三）提升档案管理人员的业务素质档案管理连续性强，基础性业务和规章制度建设，要求档案管理人员必须长期不断的学习和积累经验教训。因此，要搞好机关事业单位的档案规范化管理，首要前提条件就是要努力提升档案管理人员的自身素养，要不断强化档案管理人员收集、整理、鉴定、保管、开发利用和全数字化管理等方面的工作技能。同时，省市档案行政主管部门应积极主动地加强对机关事业单位档案管理人员的业务培训，在培训项目的设置和培训经费的优惠方面应向基层机关事业单位倾斜。通过对档案管理基础知识和从业资质的培训，使基层机关事业单位的专兼职档案管理人员能够获得相应的从业资格，提高档案管理从业人员的业务素质。县级档案行政主管部门，应积极深入到本行政区域内的机关事业单位档案室进行现场教学和业务培训指导。另外，机关事业单位领导也应强化自己的档案法规意识，应深刻认识档案管理工作的复杂性、特殊性和重要性，积极支持和配合档案行政主管部门搞好本单位的档案管理。应高度重视并大力支持本单位档案管理人员的业务和资质培训工作，努力提高本单位专兼职档案管理人员的档案管理和现代信息技术应用水平。只有通过档案行政主管部门、机关事业单位行政和档案管理人员的共同配合和努力，才能切实加强档案管理队伍的人才建设，提高档案规范化管理的水平。综上所述：只有不断健全和完善档案管理的体制和机制，强化档案管理的法制意识，努力提升