管理应用文书制作及运用的要领.doc

一、行政公文与其他文书的区别在物业管理适用的各类文书中，行政公文的规范性最强。因而，行政公文也容易与其他文书区别开来。行政公文一般由十八个部分组成，即秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期。而其他文书一般只要标题、主送机关（或人）、正文、附件说明、成文日期和附件，甚至更少。一般只要看到有字头（即发文机关标识，如物业管理公司文件）、有发文字号（如字2005018号）、有印章这三个部分，就可判定是行政公文。当然，也要注意到特殊性，如会议纪要这种公文就可以没有字头而且不加盖公章，发文日期在标题下，没有主送机关和落款等。另外，更简单的办法是从标题上一般就可以区分，因为行政公文的所有文种都与其他文书的文种不同。二、应用文书标题的制作（一）公文式标题的构成要素组成公文式标题的构成要素主要包括单位、区域（范围）、时间、事由（内容）、性质和文种等，其中“事由”和“文种”是最基本的要素。究竟选择哪些要素来构成标题，一要考虑文种的写作习惯和约定俗成的规定性，二要考虑写作的实际需要。公文式标题要通过几个要素的组合，明确地说明了下述文艺：第一，这篇文章是做什么用的（文种）；第二，文章是谁起草的（单位）；第三，文章反映什么时间（时间）、什么区域（范围）的什么事情（事由）。只要要素的排列组合合乎规律，就不会引起歧义。如计划属于事务文书，这种文书的公文式标题全要素形式是“单位+时间+事由+文种”。例如，物业公司2004年度培训计划。（二）文章式标题的构成模式从构成形式看，文章式标题可以有单标题和双标题（即主副标题）。主标题一旦概括到某种程度，不能概括和反映所需要传达的涵义，就必须用副标题来做具体说明。例如，某物业公司开展全员节约活动取得明显效果后，集团公司要求该公司上报经验材料，以便在全集团推广。这个经验材料的标题就可以制作为“挖潜增效 大有可为”，副标题可为“某物业公司开展全员节约活动情况总结”。三、应用文书写作的行款格式规则行款格式是在长期的书面语表达中约定俗成的书写行列款式。基本内容包括标题、署名、分段、引文和序码。（一）标题文章大标题书写的基本规则是居中排列，字号应大于正文，字体也应与正文相区别，并且上下各空一行。如果大标题实数较多，则应考虑分行排列，但分行时要注意前后意义的完整，在连贯排列时仍然要求居中。副标题应紧靠大标题下，中间不空行，题前要加破折号，所用字体也应区别于主标题。（二）署名署名一般放在文章的大标题之下，居中，上下各空一行，字号应小于大标题，字体也应区别于大标题和正文。（三）分段每个自然段的开头要空两个字的位置，第二行起顶格书写。书信、报告等应用文书的称谓部分要求顶格书写，后面加冒号，第二行空两个字。行政公文的主送机关（即受文单位）也要求顶格书写，如果一行写不下，回行时仍然顶格书写，后面加冒号。（四）引文较短的引文可夹在正文中；如果是较长的引文，则需换行自成一段；排列上要比正文退两格，首行和末行最好空一行，并在字体、字号上与正文有所区别。（五）序码序码的一般顺序应该由汉字到阿拉伯数字，由无圈到有圈，其中阿拉伯数字（例如“1”）旁边为齐底线的圆点，不能是顿号（即应为“1.”，不能写成“1、”）。一、（一）1.（1）四、应用文书的写作要领（一）行政公文的写作要领1.决定的写法决定的正文一般由缘由、意义和事项组成。缘由可以简洁明了、寥寥数语高度概括，涉及重大问题和重大行动安排或对专门事项作出决定时，其缘