PMP项目管理培训课件.ppt

项目管理专题培训 项目实施的困惑 客户 公司 伙伴 实施经理 危机 问题 对产品不熟悉蓝图规划与软件脱节每次给客户培训自己做课件该学什么才能做项目 项目失控常被客户牵制又要换PM了 项目常常延期范围常常蔓延项目常常镀金 对做ERP项目没概念甲方给我的顾问能力如何 团队难带又不稳定客户接受伙伴顾问么 没接受正规培训就接了项目顾问常被客户试探能力面对客户退货 验收后我能搞定么老板对项目满意么 顾问培养周期长项目交付率不高经理们忙于救火 项目管理知识 产品应用知识亟待普及 目录 项目及项目管理概述项目启动过程组项目计划过程项目执行与控制过程项目收尾Q A 目录 项目及项目管理概述项目的概念项目管理的概念项目阶段与项目生命周期项目启动过程组项目计划过程项目执行与控制过程项目收尾Q A 古代 追溯到长城 埃及金字塔 古罗马的供水渠 近代项目管理的萌芽 起源20世纪初美国人甘特提出的甘特图 在20世纪40年代 曼哈顿计划 得到发展 在60年代运用于阿波罗登月计划 开始正式成为一门独立的科学1976年 PMI ProjectManagementInstitute 在蒙特利尔会议开始制定项目管理的标准 形成项目管理职业雏形1984年美国项目管理协会推出项目管理知识体系PMBOK ProjectManagementBodyofKnowledge 和基于PMBOK的项目管理专业证书PMP projectmanagementprofessionalcertification 两项创新 项目管理发展与现状 种下思想 收获行动 种下行动 收获习惯 种下习惯 收获品质 种下品质 收获人生 我们的项目目标 项目是为提供某项独特产品或服务所作的临时性 一次性 努力例如 开发K 3V11 申办奥运会 总统竞选 家庭装修 9 11 结婚典礼是一个项目项目的四大特征具体目标临时性独特性暂进明细 项目的定义 项目与日常运作的关系 运作重复进行 repetitive 持续不断 ongoing 确定一组新目标 继续 项目暂时的 temporary 独特的 unique 宣布目标实现时 项目结束 共同点由人来做受制于有限的资源需要规划 执行和控制 电话销售员每天打50个有效电话销售人员接触到一个有价值客户 准备跟进毕业前找一份好的工作两家人准备一起外出旅游三个月内开发一款新式手机会计主管每天审核所有当天发生的凭证 项目与日常运作的区别 项目管理概述 什么是项目管理 把各种知识 技能 工具和技术应用于项目各项活动中 以达到项目的要求 项目管理是对变化的管理项目管理既是科学 又是艺术项目管理是一门学科 专业 职业项目管理是一种理念 一种方法 项目管理概述 项目管理 管 什么 对范围 时间 成本 风险和质量方面提出的互不相让的要求进行平衡管理有不同需要和期望的利害关系方在预算内准时交付承诺成果 项目管理的三重限制 范围 客户要求 管理层要求 约束条件 可用资源 质量和数量 时间 刚刚好才是真的好 如何维持平衡 国内实际项目管理的重大挑战 组织对项目管理的重视程度项目组织结构项目经理的授权 人力 金钱 责权利的平衡实施与控制工作绩效评估沟通 沟通 沟通 环境 项目管理 项目干系人 组织结构 管理技能 外部环境 生命周期 环境 项目干系人 积极参与项目 或者其利益因项目的实施或者完成而受到积极或者消极影响的组织和个人 他们会对项目及其结果施加影响 项目经理 项目发起人 项目利害关系者 项目管理 项目 项目团队 环境 项目干系人 客户老板股东项目经理其他职能部门 项目组成员供应商政府竞争对手家人 容易忽略的 不参与调查或支持的利害关系者可能会严重影响项目目标忽视利害关系者的项目经理也会对项目的结果造成破坏性的影响 项目干系人 项目经理 领导能力激励项目成员齐心协力的工作实现项目目标 顾问式领导方式 提供指导而不是指挥工作 创造一种授权文化 使队员在自己的职责范围内拥有决定权 沟通技巧 及时 真实和明确的进行多渠道沟通 人际交往能力 与团队中每位成员都要建立良好的关系 化解压力的能力在项目团队与客户或团队与管理层之间起缓冲作用 有幽默感 经常锻炼身体 保持健康体魄 增强应对压力的能力 解决问题能力 自己是个问题解决专家 并鼓励团队成员及早发现并解决问题 项目干系人 项目经理 项目经理的技能 综述 项目管理精髓 项目经理 人 智信仁勇严 法 项目管理 天 道 将 地 把握项目格局 养成系统性思考 三边边行动边计划边修改六拍拍脑门 草率决策 拍肩膀 错误激励 拍胸脯 盲目乐观 拍桌子 发泄训斥 拍屁股 消极回应 拍大腿 失败放弃 项目管理中的常见三边和六拍 坏了坏了 期限到了 忙不完了 不行啊 情况变化 我们的项目进程恐怕也要变动了 下一步该干什么 还没想好 正在作新计划呢 实施项目组织的结构往往对能否获得项目所需资源和以何种条件获取资源起着制约作用企业组织结构主要有三种职能式组织结构项目式组织结构矩阵式组织结构 项目管理环境 项目组织结构 职能式组织结构 总裁 职能部门经理 职能部门经理 职能部门经理 职员 职员 职员 职员 职员 职员 职员 职员 职员 项目协调 灰色框表示参与项目活动的职员 如果公司总裁授权项目经理在团队成员发生争议时可以做出决策 那么这种决策可能有利于项目经理自己的职能团队 而不反映整个项目的最佳利益 灰色框表示参与项目活动的职员 项目式组织结构 总裁 项目经理 项目经理 项目经理 职员 职员 职员 职员 职员 职员 职员 职员 职员 项目协调 灰色框表示参与项目活动的职员 主要应用于建筑业和航空航天业 多个项目同时存在资源任务的重复 造成成本低效 弱矩阵式组织结构 总裁 职能部门经理 职能部门经理 职能部门经理 职员 职员 职员 职员 职员 职员 职员 职员 职员 灰色框表示参与项目活动的职员 人员通常同时在两个或多个项目中工作 通过多个项目的磨砺 学习很多东西 平衡矩阵式组织结构 总裁 职能部门经理 职能部门经理 职能部门经理 职员 项目经理 职员 职员 职员 职员 职员 职员 职员 灰色框表示参与项目活动的职员 项目团队成员可以通过两个渠道向项目经理和职能经理反应情况 提醒注意潜在问题 强矩阵式组织结构 总裁 职能部门经理 职能部门经理 职能部门经理 职员 职员 职员 职员 职员 职员 职员 职员 职员 灰色框表示参与项目活动的职员 项目经理管理人员 项目经理 项目经理 项目经理 公司要制定工作纲领 保证项目经理和职能经理之间的恰当的权力平衡 组织结构形式对项目的影响 弱项目管理者对项目的控制力度强 项目管理环境 生命周期 将每一个项目划分为若干个阶段 phases 以便提高管理控制 并提供与该项目实施组织的日常运作之间的联系这些阶段合在一起称为项目生命周期项目的生命周期用于定义一个项目的开始和结束许多组织识别出一套具体的生命周期供其所有项目使用 建筑项目典型生命周期模型 项目管理环境 生命周期 从项目生命周期的一个阶段到另一个阶段常常涉及某种形式的技术交接项目阶段是以一个或多个可交付成果的完成为标志的可交付成果是某种有形的 可测量的和 或可验证的工作成果 如 可行性研究 详细设计项目阶段的结束以审查 关键可交付成果迄今为止的项目实施情况 作为标志目的 确定项目是否应当继续实施 并进入下一阶段以最低成本最有效地发现和纠正错误与偏差概念 开发 实施和终止是常见的项目生命周期 项目管理环境 生命周期 时间 投入力量 需求建议书 合同 项目目标 识别需求 提出解决方案 执行项目 结束项目 生命周期的各个阶段费用和人员投入水平情况 项目组影响力情况 变更的代价情况 项目组影响力 资源 变更的代价 产品生命周期 通常为六个阶段项目前阶段 项目孵化阶段 项目阶段运行阶段维护阶段扩展阶段收尾阶段第二阶段是项目生命周期 五大管理过程组 启动过程 规划过程 控制过程 执行过程 收尾过程 某一个阶段中过程之间的联系 五大过程组的关系 某一阶段中各过程的交叉 五大管理过程组 监控 计划 执行 启动 收尾 过程组不是项目阶段每个阶段或者子项目都要重复各过程组的所有子过程 过程的交互作用 在每个过程组中 各个过程通过其输入和输出相互关联 一个过程的输出往往成为另一个过程的输入输入 作为行动依据的文件或可记载成文的事项工具与技术 作用于输入以产生输出的机制输出 作为过程结果的文件或可记载成文的事项 输入 工具与技术 九大知识体系 范围管理 时间管理 质量管理 人力资源管理 风险管理 沟通管理 成本管理 采购管理 项目综合 集成 管理 项目干系人的需求和期望 项目成功 二维构成 目录 项目及项目管理概述项目启动过程组项目章程项目范围项目组织结构项组成员职责项目计划过程项目执行与控制过程项目收尾Q A 项目启动过程组 输入 领导对项目的要求 对项目经理的口头任命和授权项目基本信息 基本要求和粗略目标招标文件的一部分产品范围说明 战略计划 经营需要 工具与技术 调研和充分沟通 输出 项目章程项目初步范围说明书 项目章程 定义 正式批准项目的文件 授权PM在项目活动中动用组织资源 为项目的目标和经办理由提供概括性的描述 合同可视为项目章程 什么是项目章程 ProjectCharter 项目章程 主要内容及文档结构 客户 赞助人及其他利害关系者需求产品需求 项目目的 项目经理及其权限项目干系人及其影响 职能组织以及参与总体里程碑 总体预算组织 环境与外部制约因素一些经济可行性指标 主要内容 项目背景项目目标项目范围总体里程碑项目经理任命项目组职责资源配置关键成功因素 文档结构 项目范围 确定项目范围边界 项目边界条件 对于项目范围容易产生混淆的工作内容 需要预先识别并明确规定这些工作内容是否属于项目范围内 避免项目计划和执行过程中 范围一步步扩大 项目边界条件的定义 项目经理依据项目目标和策略 方案 初步识别边界条件 并与项目核心成员讨论 得出是否属于项目范围的初步结论 项目经理与发起人沟通讨论 确认项目边界条件 并通过 项目立项书 加以澄清 项目范围 做什么 不做什么 项目范围 5W1H 要做什么或不做什么 What 为什么要做 Why 何时完成 最好到日期 When 需要什么资源 Whatresources 在哪里做 Where 如何评价 接受评估指标 How 5W1H 项目范围开发流程 谁需要这些目标呢 他们需要什么 赞同项目目标 如何满足他们每个人的需要 停下来检查方向 探明障碍及驱动力 克服障碍 开发驱动力 开始工作 决定由谁在何时从事何种工作 项目组人员职责 项目经理 项目最终结果的责任人项目组的领导人项目的决策者项目与用户之间的桥梁项目与公司间的桥梁项目成员与其所在部门的桥梁项目资源的计划组织和使用者项目环境营造者 项目经理8大角色 项目组人员职责 项目组成员 承担责任和任务提供建议和意见帮助其他团队成员帮助制定项目计划及任务分解 WBS 跟踪自己的活动遵守项目时间表同项目经理汇报保持积极的态度 通常项目团队成员只做到了这两点 如何确定项目组成员 项目经理应根据项目目标 策略 初步涉及人员范围 项目组织结构 成员的大致职责 根据需要可与项目核心成员讨论项目经理与涉及部门领导沟通 或委托接口人沟通 确认人员名单 职责 并进一步优化项目组织结构项目经理应与确定后的成员逐一沟通 告知项目目标范围和职责 确认时间和工作安排上是否存在冲突 当条件限制下 可采用简化做法 发邮件给每个人 抄送其领导 案例分析 某交付能力较弱的机构为签下一大单 EAS 在合同中承诺客户 总部的售前顾问 专家做咨询组 总部高级顾问做项目总监 区域顾问作PM 但实施启动后咨询组的一个人没到 区域顾问也是别的大项目中临时调过来的 客户为此很不满意 金蝶未能兑现承诺 请问该如何做才能让客户满意 目录 项目及项目管理概述项目启动过程组项目计划过程概述范围管理计划时间管理计划沟通管理计划风险管理计划项目执行与控制过程项目收尾Q A 计划过程组概述 确定和细化目标 并为实现项目而要达到的目标和完成项目要解决的问题范围而计划必要的行动路线 计划过程定义 计划过程组概述 为什么做计划 GoodPlan Pain PoorPlan 项目成员的痛苦与项目计划关系 范围管理计划 工作分解结构 WBS是以交付成果为导向 将项目按照其内在结构或实施过程的顺序进行逐层分解而形成的层次结构 把各项任务分解成为更具体 更详细的 更便于管理的细项 表示所有工作单元的逻辑特性 以保证没有被遗漏的工作 也表明如何跟踪项目 什么是WBS WorkBreakdownstructure WBS是定义项目工作范围工的具属于项目的活动必须包含在WBS中未列入WBS中的活动不属于项目范围内的工作 工作分解结构 范例 范围管理计划 工作分解结构 一上来就动手 没有先定义项目的工作范围或定义不详细 项目的计划和执行没有基础没有分析项目假定条件 或假定条件没有通知到相关方 或相关方不接受该假设条件项目的约束条件未充分考虑 导致项目计划不合理 无明确的验收标准 验收无依据或产生不同的理解定义出来的项目工作范围描述文档没有在项目干系人中进行充分沟通 工作分解中常见的误区 项目时间计划 活动排序 输入 活动目录活动间的关系 工具与技术 前驱图法 PDM 箭头图法 ADM 输出 项目网络图 项目时间计划 活动排序 PDM 前驱图法 利用节点代表活动而用箭头表示活动的相关性 活动排序 PDM前导图法 方型或矩形 节点 代表活动 用箭线表示依赖关系将节点联系起来的编制项目网络图的方法也称单代号网络图法 AON 项目管理软件多采用此法PDM可以使用四种依赖关系或先后关系FS完成开始 SS开始开始 FF完成完成 SF开始完成 项目时间计划 活动排序 ADM 箭线图法 用箭头表示活动 用节点边接箭线表示活动相关性 案例 绘制网络图 请根据以上条件 绘制前驱图 箭头图和甘特图 提前与滞后 项目管理团队确定可能的提前与滞后依赖关系 以便准确定义逻辑关系提前与滞后及相关假设要形成文件提前LEAD滞后LAG 项目时间计划 活动历时估算 根据项目范围和可用资源的信息和数据 估算出完成活动需要的时间 该工期估算为项目进度计划的输入 项目活动工期估算往往依靠人的经验 所以经常由有经验者来完成其所熟悉的那部分活动估算 具体活动的工期与可用资源的能力和数量关系密切 历史信息是估算的重要依据 以往项目信息商业信息库项目组经验 三点估算 PERT法 计划评审技术50年代美国军方北极星潜艇项目首用一种概率方法期望值 最乐观时间 4 最可能时间 最悲观时间 6标准差 最悲观时间 最乐观时间 6 TheSD 标准差 概率一个SD68 3 两个SD95 4 三个SD99 7 项目时间计划 关键路径法 CPM 关键路径 按照总浮动时间为0的活动确定的路径关键路径是项目整个路径中最长的路径 是项目的最短时间 但其很容易变化关键路径可能会有多个向关键路径要时间 向非关键路径要资源 CPM 前推法 逆推法 前推法得出活动的ES EF及项目最早完工时间 EF ES DU 1逆推法确定LS LF及项目的最晚完工时间 LS LF DU 1 CPM 练习 正推法 A3 E8 C7 F6 D4 B2 G5 代号时间 示例 项目沟通规划 沟通类型 书面正式 报告 任务书 会议纪录 非正式 备忘 个人笔记 不干胶贴纸 语言正式 会议 评审 非正式 个人联系 集会 餐会讨论 非语言正式 主字陈述 动画 视频 非正式 肢体语言 眼神 沟通规划 非语言信息典型含义 目光接触友好 真诚 自信 果断不做目光接触冷淡 紧张 说谎 缺乏安全感打哈欠厌倦踮脚紧张 不耐烦 自负双臂交叉胸前生气 防卫 不同意身体前倾注意 感兴趣坐在椅子边缘上焦虑 紧张 有理解力的摇椅子厌倦 自以为是 项目沟通计划输出 沟通管理计划确定项目干系人的沟通需求发布信息的描述 格式 内容 详细程度传达信息的方法和技术 email 会议 电话沟通频率对下层无法解决的问题 确定问题上报的时间要求和管理链 沟通游戏 你看到了什么 沟通规划 沟通的障碍 过滤大量的信息在上行或下行沟通过程中损失掉 主要决定因素障碍 延误或曲解信息信息过载缺少知识文化差异组织氛围 有害的态度 权力游戏 情绪沟通线路选择性认识物理距离行话 专业术语噪音 风险管理概述 风险定义 风险 是一些不确定的事件和情况 一旦出现将会对项目目标产生正面或负面的影响 风险识别 找出可能会对项目产生影响的风险 描述其特点 风险识别参与人员 项目组成员 机构中项管理或专门风险管理人员 技术专家 客户 最终用户 项目组外有验验的项目经理 其他项目干系人等 项目风险管理 风险的类别 环境风险 政治风险 经济风险 金融风险 付款 现金流 货币贬值风险 法律风险 合同条款模糊 司法腐败风险 工程分包风险 分包商管理 资质 唯一风险 项目管理风险 工程延期 资源获取 合同变更风险 项目风险管理 风险的二维评估 概率 影响评分矩阵 PI矩阵 项目风险管理 风险的二维评估 风险评分阀值表风险评分 P I 取值范围 0 1 00 低度风险 中度风险 高度风险 风险应对 回避转稼减轻 消极风险 开拓分享提高 积极风险 目录 项目及项目管理概述项目启动过程组项目计划过程项目执行与控制过程项目执行概述项目团队组建和建设项目控制概述项目成本控制项目收尾Q A 项目执行与控制 执行是对计划的执行 执行是在控制之下执行 合理的任务分配良好的授权体系所需资源得到保证人员具有相应的能力责任人对所承担的任务有承诺良好的沟通 良好的执行需要什么 项目执行常见错误 项目经理事必躬亲 授权和分工没有做好重技术任务的完成 轻项目管理角色 责任不清强制执行执行与计划 控制分离 进展报告系统 提供及时 完整和准确的项目状态信息不要增加太多的管理负担项目团队和高层经理容易接受的方式及时警告问题的发生报告应易于理解 进展报告系统的内容 报告递交的频率和时间报告在相应的周期内实际完成的工作记录历史和重新评估剩余工作报告开始和完成日期记录完成的和剩余的工期报告实际花费的工时和剩余量 需要更新的内容 执行中的沟通 沟通 过滤 选择性理解 先入为主被忽略的或不必要的暗示环境的干扰信息量太大缺乏有效的沟通渠道 语言 难度个人主观态度的影响 沟通中存在的问题 定期召开项目讨论会议定时上交 反馈周报规定各种通知 邮件需要抄送的人员范围周期性地向管理层汇报项目进展和问题周期性的和用户召开例会 沟通项进展和问题定期与外包商召开例会 了解项目进展和问题 改进沟通的建议 执行中的沟通 清楚的知道他们的绩效考核目标清楚的知道他们的责任和当前的状况要动用其他部门的人员尽量通过其部门经理发挥你的个人魅力避免冲突 避免要胁 避免强迫 建立信任 说到做到尝试建立长期互赖关系尝试建立一种大家都舒服的做事流程 正式和非正式的 如何进行部门间沟通 执行中的沟通 项目经理在项目运作中要有大于75 的时间在沟通上周期性的向管理层和客户报告项目的技术 进度 费用 质量方面的状况与客户建立和维持友好和开放的关系 自己努力做一个有效的沟通者做一个项目沟通的推动者避免项目中出现沟通的遏制者为项目沟通积极创造环境 如集中办公保证所有会议的高效率 项目经理在沟通中的作用 执行中的沟通 解决 面对 问题 正面解决引起的冲突 消解矛盾折衷 通过讨价还价 各让一步得到双方都能接受的折衷方案缓和 强调一致 回避矛盾 保持气氛友好 可没有最终解决问题撒退 单方面从冲突和矛盾中退出 我不玩了 让状况冷下来 可能让双方受到一定伤害强迫 利用优势强迫对方接受 牺牲对方关系为代价 可能引起冲突 不推荐的策略 只作最后选择 解决冲突的五种策略 项目团队组建 德者居上目标坚定明确以权制人以情感人 以德服人能者居前唐僧如何让悟空死心塌地智者在侧不要过于强求 压抑生 老 病 死 怨憎 别离 求不得不要压抑 人生的一大智慧劳者居其下 项目团队发展及其效率图 项目团队建设 展示挑战性定期进行评审或反馈利用团队奖励系统鼓励良性竞争提供良好的环境关怀团队成员解决团队成员的后顾之忧 团队激励 项目团队建设 界定了对项目团队成员可接受行为的明确期望应尽早承诺可减少误解 提高生产力达成共同的价值观一旦制定 严格遵守 规则 项目团队建设 应只奖励优良行为计划不好造成的加班要表扬吗 Win lose zerosum