会展项目计划及实施的具体内容.doc

会展 策划的项目管理，是在有限的资源条件下，为实现项目目标所采取的一系列的管理活动，它是理顺与项目有关的众多错综复杂的难题的一种手段和过程。因为会展举办具有过程渐进性、结果不可挽回性和组织的临时性与开放性等项目的特点，所以整个会展从筹备到举办可以采用项目管理的方法。一、会展项目计划制定会展计划是会展项目的主要工作，即项目组织根据项目目标对执行项目中的各项工作任务作出的周密安排，主要是从时间上进行总体的规划，从而使会展企业和客户在有限的成本约束下，发挥最大的资源效率。1、建立会展目标体系建立会展目标体系是指分解会展的总目标，明确参展商的类型、层次和数量，观展商的类别、购买力水平、数量等，以及企业的服务应该达到哪些标准，协调好会展企业、参展商以及观众的需求，并设定目标优先顺序，形成层次性的目标体系。2、界定会展项目工作范围界定会展项目工作范围是指围绕目标体系形成具体的工作任务，一是预计每项工作的具体任务从开始到完成所需要的时间;二是考虑哪些任务可以并行，哪些任务是衔接进行的，计算完成所有的任务需要的时间，但要保证一定的时间宽余度，以预防意外事情的发生。在这个基础上可以形成一个会展项目甘特图。甘特图是亨利甘特在1917年开发的一种管理工具和方法。它基本上是一种线条图，横轴表示时间，纵轴表示要安排的活动，线条表示在整个期间上计划的和实际的活动完成情况。甘特图直观地表明任务计划在什么时候进行，以及实际进展与计划要求的对比。二、会展项目实施1、选择合作伙伴选择合作伙伴就是挑选和指定服务承包商。其范围包括：建筑设计师、展位搭建公司、货物运输代理商、旅游公司、媒体合作伙伴、临时雇员、印刷厂和其他服务提供商。在招标进行的前期筛选过程中，必须重点考察服务承包商的以下内容：在指定时间内是否有满足会展规模服务的能力;是否有充足的工作经验和积极的服务态度;是否有具备相关技能的人力资源;是否有足够的高质量材料等。在为每一项所需服务选择了36家承包商之后，就应进行招标。招标文件应覆盖将分包出去的所有工作，应对投标者的报价加以仔细审查和比较。确定承包商之后，为了妥善保证这些外包工作的顺利进行和完成，与承包商合作关系的管理是一项非常重要的工作。要注意以下事项：(1)组织者应向承包商提供关于会展的一般性信息、会展场所、参展商目录、订单的定期更新资料;(2)定期进行合作会谈;(3)所有承包商采取的任何措施都需征得组织者的同意，不得单方面行动;(4)安排参展商和承包商之间的直接商谈需征得组织者的同意;(5)合作制定相应的时间表;(6)在会展开幕前应对服务的质量进行最终的审查;(7)费用的支付应在合同中标明并严格履行。2、现场管理在会展项目实施的过程中涉及专业不同的技术工作，如会展地点的基础设施、展示空间设计、展位搭建等技术管理工作等。(1)技术基础设施的准备工作。应该与场地所有者、承办商的设计师和指定的承包商一起对租用场地的所有现有设施(包括户外区域)进行检查，主要检查内容有：通信设施;登记区域、会议室、商务中心等;开幕式场地;户外区域的外表协调性;人口条件、屋顶的高度、柱子的位置和大小及地面负载能力;水、电和压缩空气供应;洗手间设施;治安条例及场地所有者制定的需要遵守的有关规定;会展组织者的广告和商业广告的空间;关税规定和关税办公室;必要的保险;饮食区餐馆;公共交通和出租车的地点等。(2)展厅和户外区域的分配。会展所需场地必须以最有效的方式加以分配，会展组织者手中的场地称为“毛区域”，出售给参展商的所有场地称为“净区域”。毛区域通常分为以下几块：参展商展位，承办商区域，及公共区域如走廊、人口、会议场所等。分配场地给参展商，应尽可能满足参展商的愿望;最终展厅布局需征得场地所有者的同意，将通过各种出版物加以分送，并将被用于制作展区指示图。(3)选择符合承办商需要的建筑材料。建筑材料的选择取决于会展的档次和预期标准，材料一般应可重复使用，因而要求易于储存和易于拆装。(4)与场地所有者的合作。主要涉及以下几个方面的问题：预定搭建和拆卸时间;签订关于加班工作的协议;提供电源和电路的基本图样;水、电和通信设施的基本供应;商务中心登记、餐饮服务;展位的设置需经组织者和场地所有者的同意;组织者的整体会展布局也需征得场地所有者的同意，主要是遵守相关规章制度，注意展位区域的宽度、高度和承重等;如果同时举行几个会展，还要与其他会展组织者和场地所有者协商。(5)现场技术管理。参展商的所有展位建造订单(展位整体构架、展位个体设计、展位附加设备和其他服务)都将由组织者收集和出具发票。随后所有订单都将及时转交给展位建造承包商，展位建造承包商将准备一份更加详尽的草图和定制材料的名单。展位建造承包商，还在组织者和他的设计师指导下负责展区的一般性装修，组织者希望能借助其经验提出关于装修的可行性建议以及节约成本的可能性。承包商必须告知组织者准备工作的最新进展，并向他通报需要澄清的细节问题，如能否及时完成，或可能出现延迟;组织者也须向承包商定期传达重要信息;承包商在与组织者的共同合作下完成搭建工作，但是不能擅自作出任何决定。通常来说任何一方均不得单方面采取行动。3、会展现场服务参展工作是由管理、策划、实施、服务、展台设计与搭建等多方面的特定工作有机结合在一起的一个整体。这些工作相互作用、相互依赖，任何一项工作的欠缺或不正常都会导致整个系统运作的失调。因此，广义上的会展服务，既包括发生在展览 现场的租赁、广告、保安、清洁、展品运输、仓储、展位搭建等专业服务，也包括餐饮、旅游、住宿、交通、运输等相关行业的配套服务。当今科学技术迅猛发展，产品的更新换代不断升级，商家在“以质取胜”的同时还要提升服务水平。在参加各色会展时，面对铺天盖地的广告宣传攻势和五花八门的促销手段，商家要想战胜竞争对手，保持和扩大市场份额，会展服务质量的高低就是直接影响到企业参展目标实现与否的关键。一个成功的会展，除了要拥有一定数量和质量的参展商和观众以外，还必须要具有优质的会展服务。4、会展相关活动会展相关活动策划是指为创造会展现场气氛或丰富会展的功能而在会展举办的各种活动的设计方案，这些活动与会展融为一体，成为整个会展的重要组成部分。这些活动主要在会展举办地举行，活动组织者可以是办展机构、参展企业或者有关单位。会展相关活动是指与会展同时举办的技术交流会、专业研讨会、产品发布会、行业会议及其他活动。这些活动能满足参展企业与专业观众达成交易、获得信息等多种需求;对于办展企业而言，也能使会展的影响力、知名度提高，作用很大。这主要表现在以下四个方面：(1)增强会展的贸易功能在会展现场，参展商与买家接触的时间是极为有限的，对于新产品、新客户而言，产品推介会、产品订货会、项目招标会等都是极为有效的活动，可以为参展商与专业买家建立更广泛的交易平台。(2)丰富会展的信息功能现代会展信息交流的功能越来越突出，在会展举办期间举行一些专业研讨会、技术交流会、行业会议等，邀请有关专家、学者与行业权威人士作演讲与讲座等，都能将行业发展的前沿信息传送给观众，极大地丰富会展的信息传播功能。(3)扩大会展的影响力与知名度会展期间，通过举办技术交流会、专业研讨会、行业会议等，邀请大量业内专业人士到会研讨，举办讲座，可以增强会