行政助理必备知识.doc

一、请写出企业常用的公文文种？（5分） 企业常用的公文文种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要 1条例。条例可用于组织制定规范的工作、活动和行为的规章制度。 2规定。可作为内部规章制度的名称。用于对特定范围内的工作和事务作出规定，如确立活动规则，提出处理问题的准则与规程，明确有关单位或人员的权利、义务、责任，对其他法律、法规和规章的内容予以补充等。 3命令。适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。 4指示。适用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。 5决定。适用于对重要事项或者重大行动作出决策和安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 6、决议。用于经会议讨论通过的重要决策事项。 7意见。用于对重要问题提出见解和处理办法。 8批复。用于答复下级机关的请示事项。 9通报。用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。实践中常用于：总结推广先进典型的经验；褒扬先进模范事迹；总结并要求借鉴吸取具有较普遍借鉴意义的各种教训；批评具有一定典型性的错误思想、错误观念、错误做法、错误行为；告知性质重要、涉及面较宽的事物的动态、动向。 10通知。适用于批转有关下级机关的公文；转发上级机关和不相隶属机关的公文波布规范性公文；传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项；任免人员。 11公告。用于地位较高、影响较大的机关向国内外公开宣布重要事项或法定事项。 12公报。用于公开发布重要决定或者重大事件。其具体适用范围与公告基本相同。 13通告、用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。 14请示。用于向上级机关请求指示或批准。实践中主要用于：请求上级明确有关方针、政策或要求；请求上级指示处置重大问题或因无原则规定难以处理的问题的原则与方法；请求上级允许根据具体情况变通处理有关问题；请求上级协调与有关方面的复杂矛盾关系；请求上级分配任务、布置工作；请求上级核准编制、经费；请求上级审批工作计划和其他方案；请求上级任免有关干部；请求上级审定有关项目；请求上级审查批准本矾关制定的共需由上级机关审批后方能生效的重要规范性公文；请求上级批准按规定必须履行审批程序的其他事项等。 15报告。用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。实践中常具体用于：向上级反映工作的进展情况；反映工作中出现的有关情况、动向或问题；汇报有关政策法令或指示的执行情况和有关任务的完成情况；提出纠正有关偏向的具体意见和建议；提出转发公文的建议；答复上级的询问；检讨工作中的错误；依照报告制度的规定汇报各方面的综合情况及工作计划；将有关事项或公文报送上级机关备案等。 16函。用于部门之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。 17.会议纪要。用于记载和传达会议情况与议定事项。 二、就你的理解行政工作应包括哪些内容？如何才能做好这项工作？（15分） 都说管过行政的人做老板时有资本，从此话可以看出行政工作的重要性与全面性，行政工作贯穿整个企业的运作。 行政部门的特点是服务，它不同于生产，凡非生产性质以外的所有事务都应该属于行政后勤性质，包括：宿舍管理、员工劳保与福利、饭堂管理、环境卫生、车辆管理、海关事务、保安工作、水电管理、设施设备及对外办公（政府、公益等等） 三、公司将于下个月十五日召开半年总结会，由你来承办，请制作一份行事历（即需要做什么，由谁来做，何时完成）。公司组织机构如下：市场营销部、产品研发部、行政人事部、财务部。（15分） 部门 准备资料 市场营销部 年初至今的销售数据、客户资料、客户投诉与建议、 售出 品跟踪记录、下半年计划 产品研发部 开发产品的资料、跟踪报据、不良点、不良点改进报告 与档案、下半年计划 行政人事部 人员流动分析与统计、人力成本报告、工伤报告、劳保 情况报告、保安工作、后勤开支及员工建议反馈、合同等财务部 半年度固定资产、成本核算、工资状况、盈亏报告 四、请拟一份关于国庆节放假的通知。（5分） 通知 庆国庆节，举国同欢，公司放假一星期（10月1号10月7号），10月8号照常上班。 注意事项如下： 1. 2. 祝大家国庆节愉快 周知 五、公司老总在例会说：“上个月公司的电费开支很大，有一些浪费，大家要注意一下。”你对此种情形如何办理？（10分） 对进几个月的用电开支进行比较，对上月用电情况进行了解，分析情况，然后根据相应的情况，如果实在是有浪费的情况可以制定一些带约束条例的通知，制作宣传等等 六、公司拟办一份公司的内刊，以调动大家工作热情，你将如何办理？（10分） 在管理学来说，员工参与目标的制定（即参与活动）这样出来的效果是最好的，因此，我认为可以先以征稿的形式在公司内发布，让员工一起来出谋划策，让他们说说，怎样他们才会有工作热情，然后根据大家交上来的稿子，分析、筛选有用的信息，再根据大家所提出来的来满足与要求，这样子的效果我想会比较好 七、从行政方面控制公司日常的成本，你觉得从哪几个方面入手？（10分） 1.水电节约； 2.办公文具、用品控制，制定相应的规定； 3.请购品的审核，有些公司要买些东西根本就不需要考虑什么，想买就这样，这样是浪费的一种表现； 4.饭堂饭菜，员工倒剩菜剩饭过多也是一种浪费的表现 5.人员配置，我们可以培养多面手，有些工作一个人可以完成的没必要请三个人，这是从人力成本上节约； 以上仅是部分产生浪费的项目，而我们要控制公司日常的成本，还得依靠强制手段与软性手段，即制定、规定与宣传、情感相结合。 八、就一般的企业而言，如何进行档案的分类？（10分） 两大类：内部档案与外部档案 内部档案有： （一）、文书档案: （1）党群工作类:党务工作、组织工作、宣传工作、纪检工作、工会工作、共青团工作、协会工作等； （2）行政管理类：行政事务、治安保卫、审计工作、人事劳资、教育工作、医疗卫生、后勤福利、外事工作等 （3）经营管理类：经营决策、计划工作、财务管理、物资管理、企业管理等 （4）生产管理类：生产调度、质量管理、能源管理、安全管理、科技管理、环境保护、计量工作、标准化工作、档案与信息管理、基建管理、设备管理、合同等 （二）、科技档案 （1）产品文字材料：各种任务书、建议书、协议书、说明书、鉴定书、试验大纲、试验报告、分析报告、审查报告、运行报告、总结、产品图样等 （2）科研文字材料：各种合同（协议书）、任务书、科研报告、调查报告、开题报告、实验报告、鉴定证书、发明申请书等 （3）基建文字材料：各种建议书、任务书、计算书、开工报告、概（预、决）算、检验分析材料、施工图样等 （4）设备文字材料：各种申请书、说明书、技术规程、维护保养规程、设备图样等 （三）、财务档案 会计原始凭证和报表中所附的各种借据、书面证明材料、分析报告等。 （四）、人事档案 职工的招聘、履历、培训等 （五）、电子档案 计算机磁带、磁盘和光盘等 （六）、声像档案 照片、缩微胶片、电影胶片、录像片、录音磁带和唱片等 外部档案是：政府机关、政府部门发下的各类通知、法规、整改令等等 九、公司的上级主管于明天到公司考察参观，你觉得需要做哪些方面的准备工作。 个人认为，这种情况没有必要特地去准备，我们平时工作做好、做细了，根本不必领导什么时候来考察，但是，作为一名行政人员，我们还是得表现出我们对其重视，在平时做好之余我们还应该做到尽量满意、完美。 以下工作可以再认真准备： 1.公司的外观：环境卫生、员工着装等要求达到公司要求，再一次确认、检查； 2.相关ISO文件规定的文件是否完整？ 3.5S标准是否达到？ 准备领导考察所需要的资料一、建立公司组织架构* O: V m9 3 H) p& g 要充分了解公司三至五年的中短期规划，特别是公司的发展目标及实现此目标所采取的战略手段，只有公司的目标与战略明确了，才能设计足以实现公司目标并与之相配套的组织架构。建立公司组织架构是开展人力资源管理工作的根本基础。; D2 l- G# K# f 二、建立职等表3 H1 L8 G) B5 T+ u8 m5 2 A/ o 组织架构建立好之后，公司的管理模式就确定了，包括岗位设置、部门划分、工作接口、管理路线、组织阶层及上下级关系等就界定清楚了。为了确保组织架构中所设定的各岗位任务能得以实现，就有必要进一步对管理组织中所有岗位的级别、责任、权利做出明确规定。因此，以公司组织架构为基础，就可以建立职等表，而有了职等表，又为制订资薪制度建立了基础。4 X( B5 Q* n6 E$ D( M4 R 三、编写职务说明书和完成定岗定编 根据组织架构图及职等表，根据各岗位在管理组织中所处的位置、所赋予的任务、所必须实现的功能、所应承担的责任、所必需的任职资格等，就可以对各岗位的工作进行定位，编写成为职务说明书。, f r2 R6 u3 5 K6 h 再对职务说明书中所描述的内容，首先评估有无疏漏是否完整、纵向横向是否保持良好衔接、授予的责任是否与所处的岗位相对应等，以确定是否有必要对职务说明书的内容进行适当调整；再进行岗位分析，评估其工作量大小，以确定此岗位所需的人数，分析整个管理组织架构所需的人数，就完成定岗定编。( M2 m0 Q9 n A: p$ M6 S6 _% b. b; b 四、建立权限划分表（工作流程） 根据岗位职务说明书，就明白了各岗位的工作事务，为了顺利完成各项事务，就必须规定各种事务的经办人、审核人、复核人及批准人等，当然，不是所有事务都需要通过四个环节来完成，有些只要三个或二个环节即可，这样就形成了权限划分表。有了权限划分表，完成各种事务的工作流程也就建立了，同时，各岗位之间的工作接口也明确了，各岗位都按权限划分表的规定去做工作，公司的流程规范化就实现了。. h g$ m: X5 4 ? 五、制订考核管理办法 根据职务说明书及权限表对各岗位职、责、权的规定，结合参照公司各阶段的目标及分解到各岗位的任务，并考量岗位工作的主次及轻重等权重划分，就能制订出各岗位的考核管理办法。有了考核管理办法并予以实施，员工工作实绩的好坏就一目了然，公司根据考核结果对各岗位员工实行奖优罚劣，公司的激励体系就建立了。 六、制订人力资源规划 根据岗位职务说明书中对任职资格的要求和公司定岗定编的要求，将公司现有的人员与所设置的岗位一一对号入座，就很容易发现哪些岗位人员有富余，哪些岗位人员需要调整，哪些岗位的人员必须淘汰，哪些岗位人员需要补充，有哪些新岗位，在什么时候设立，在未来需要储备、调整及淘汰哪些人等等，就一清二楚了。由此，公司的人力资源规划就清晰了。 七、制订薪资制度 通过了解本地区同行业的基本工资水平，了解公司创利能力及分配原则，评估公司利润增长率，根据劳动法要求、根据公司的定编要求，就可以编制公司薪资总预算及年度增长方案，再参照各岗位职等、责任、工作性质、强度、难度、环境、重要性等因素，就可以划定各岗位的工资水平及增长比例，再将各岗位的总薪资分解为底薪、津贴及绩效奖等项目，以保证工资具有公平合理性、上下浮动弹性及增长幅度空间，公司的薪资制度就建立了。 八、建立制约机制5 N# q u( ! P4 c7 _ X+ G4 Q 在建立薪资制度的同时，制订试用转正管理办法，新进人员和晋升人员的考核机制就形成了；制订异动管理办法，范围含降级、平调、升级及调薪等内容，内部人才流动的渠道就畅通了；制订离职管理办法和合同管理办法等，薪资制度的执行可靠性就建立了，有了这些，对人才的制约机制就形成了。 九、建立保障机制% l9 A2 G z% g c) V 根据公司的用人宗旨，作为薪资制度的延伸，对员工的就业、健康、充电、安居、子女就学等公司政策予以明确，制订出福利管理办法，从情感方面来吸引人才和留住人才，让员工能够安居乐业，对员工的保障机制就形成了。 十、做好培训及人才储备 为了确保员工能与企业同步发展，同时也为了员工能适应企业更高岗位的要求，员工自身水平必须不断提升，因此，必须对员工的教育投资做出年度预算，再根据预算和员工的成长需求，按不同职等、不同部门、不同时间等因素制订出培训计划。有针对性地给予员工进行现岗位和更高岗位的知识及技能教育，实施培训后，将员工的受训结果与薪资、晋升等机会挂钩，人才培养储备的目的就可以达到了。+ B& M+ m- Y& B% v, p 十一、实行干部轮调制度 有了针对性的培训做基础，有了稳定的员工对相关联岗位的工作长期接触，就可以更好地实施异动管理办法，其中一项重要内容就是实行干部轮调制度，这种轮调制度的好处在于激活管理体制、导入竞争机制、防止管理思维固化、防止管理小圈子产生、培养综合性人才等，在公司不断扩大或急于用人时，也不会处于被动了 十二、签订劳动合同2 h; U u$ H0 % b) S. v) 与所有的员工签订劳动合同，企业和员工双方都有了保障，由此来构筑制约体系和诚信体系，既确保了企业在每个时期的用人可以预测和提前准备，又让员工能够对自己的职业生涯分步骤分阶段进行规划，以达到企业和员工双赢的结果什么行业的公司，人手齐不齐，要不要管吃饭和住宿一般是：1、招兵买马2、办公区和办公设施，用品3、管理费用报销4、薪酬现状的汇总5、各种人事手续的办理（户口，保险、公积金、劳动合同等等） 如下是行政经理岗位职责，你参考一下吧：职责一职责表述：全面负责办公室日常工作工作任务：组织制定办公室年度、月度工作目标及工作计划，并组织实施;负责参加总经理办公会、重大业务会议，并负责记录;负责督办、检查总经