神开股份：印章管理制度(2010年6月) 2010-06-30.pdf

1 上海神开石油化工装备股份有限公司上海神开石油化工装备股份有限公司 印章管理制度印章管理制度 第一章第一章 总则总则 第一条第一条 为加强上海神开石油化工装备股份有限公司 以下简称 公司 或 神 开股份 印章管理 有效规避各类经济风险 防范印章管理和使用中的不规范行为 维护公司形象与合法权益 特制定本制度 本管理制度适用于公司 子公司 公司各部门印章的管理和使用 第二条第二条 本制度所指印章 包括公司 子公司 印章 含中英文印章 法定代表 人印章 合同专用章 财务印鉴专用章 报关专用章 部门印章 人力资源部 质量 部 董事会印章 监事会印章 第三条第三条 印章的适用范围 1 公司 子公司 印章 适用于以公司 子公司 名义上报国家机关 市区政府 部门的重要公函和文件 以公司 子公司 名义出具的证明 函件及下发的各类内部 文件等 2 法定代表人印章 适用于由公司法定代表人签章的文件 法人代表证书 法 人代表授权委托书 统计报表等 3 中英文印章 适用于签订产品出口合同 协议及以公司 子公司 名义出具的 针对境外机构或外国公司的证明和函件等 4 财务印鉴专用章 包括财务专用章 发票专用章 印鉴章 适用于公司 子公 司 财务部对外开具发票及其它财务凭证等 5 报关专用章 适用于办理各类产品出口报关的公函 证明等 6 合同专用章 适用于以公司 子公司 名义签订的各类协议 合同等有法律约 束力的文件 7 部门用章 1 人力资源专用章 适用于人力资源部门对外上报有关资料 办理相关证明等 2 质量专用章 适用于各种检验试验报告 产品合格证等 8 董事会 监事会印章 适用于以董事会 监事会名义出具的公告 报告 文件 2 函件等 第二章第二章 印章的刻制与启用印章的刻制与启用 第四条第四条 公司所有印章的刻制由公司办公室统一归口办理 需刻章的部门应填写 神开股份印章刻制申请单 见附表 1 经过规定的审批程序后 由公司办公室根据 具体规格要求统一安排刻制 公司及子公司的其他任何部门和个人均不得私自刻制公 司各类印章 第五条第五条 印章刻制的审批权限 1 公司印章 公司法定代表人印章 董事会印章 监事会印章的刻制 由公司办 公室或董事会办公室提出申请 董事长批准 2 子公司印章 合同专用章 报关专用章 财务印鉴专用章 部门印章的刻制 由使用部门提出 公司办公室审核 总经理批准 第六条第六条 印章刻制完毕 公司办公室应留下印模 发布印章启用通知 通知中应明 确发布印章全称 启用日期 启用印模 公司办公室做好 神开股份印章领用登记台 帐 见附表 2 第七条第七条 因机构变动 名称改变或相关部门发布新规定等原因 原使用印章需作废 时 应由印章管理人员填写 神开股份公司印章废止申请单 见附表 3 交公司办公 室处理 公司办公室应及时将旧印章收回 并建立 神开股份印章废止登记台帐 见 附表 4 注明废止印章名称 时间等具体内容 经公司办公室负责人审核后 印章作 废 必要时要发布公章作废公告 公司办公室应将已废止印章妥善保管三年后销毁 第三章第三章 印章的保管印章的保管 第八条第八条 公司印章 董事会印章 监事会印章由公司办公室保管 公司法定代表人 印章由公司办公室负责人保管 子公司印章由子公司办公室保管 公司 子公司 财 务印鉴章由财务部门负责人保管 财务专用章及发票专用章由出纳员保管 公司 子 公司 合同专用章 报关专用章由授权的相关业务人员负责保管 部门印章由相关部 门指定专人负责保管 第九条第九条 公司 子公司 各类印章专管人员应保证印章的保管安全 使用规范 建 立印章使用台帐 若不慎遗失 损毁 被盗 应迅速向公司办公室报告 同时追究当 事人责任 如遗失公司 子公司 印章 合同专用章 财务专用章的必须登报声明 3 第十条第十条 从各类印章启用之时起 各领用部门和印章专管人员将无条件承担该印章 使用的一切责任 对因印章使用 保管不慎给公司 子公司 权益造成损害的 应当 追究相关责任人的责任 第十一条第十一条 印章专管人员因事 病 休假等原因不在岗位时 印章应由印章专管人 员的直接上级代管 印章专管人员要向代管人员交接工作 交代用印时的注意事项 第十二条第十二条 印章专管人员离职 所在部门负责人应监督其将印章管理情况作为离职 移交工作的一部分 印章的移交手续办结后方可办理离职手续 第十三条第十三条 印章专管人员要坚持原则 遵守保密规定 严格照章用印 未按批准权 限用印或用印件内容有误的 印章专管人员不予用印 经办人拒绝印章专管人员审核 用印内容的 印章专管人员有权拒绝用印并报告领导处理 第十四条第十四条 印章专管人员不得擅自用印 一经发现 严肃处理 由此造成民事 经 济 法律纠纷和后果的 由其承担相应责任 第十五条第十五条 用印审批凭据由印章专管员留存 每一年度结束经整理后交公司办公室 归档 第四章第四章 印章使用的审批印章使用的审批 第十六条第十六条 印章使用实行事前审批制度 公司各部门如需用印 应填写 神开股份 行政用印申请表 见附表 5 并依据以下审批流程办理 1 以公司名义发出的公文 由部门经理 公司办公室 分管领导审核并签署意见 由董事长或其授权代表批准后用印 2 公司发文的附件 如各类业务报表等 凭发文并按该文中限定发给附件的单位 数量用印 3 对外签署的合同或协议 按合同批准权限 分层次审核后用印 重大合同事项 由公司 子公司 总经理批准后用印 4 公司 子公司 对外报送的各类业务报表 财务报表 统计报表 及其他需用 公司印章的文本等 由部门经理审核 分管领导审定 董事会秘书核准后用印 5 公司 子公司 开具的介绍信 便函等 由公司 子公司 办公室经理批准用 印 业务专用授权委托书由分管领导批准用印 其他授权委托书由总经理批准后用印 严禁在空白介绍信 空白便函 空白证件 空白授权委托书等文本上加盖印章 6 公司董事会用章由董事会秘书审核 董事长批准后用印 4 7 公司监事会用章由监事会主席批准后用印 8 上述未规定事项的印章使用审批程序 由申请用章部门经理 分管领导审核 总经理批准后用印 第十七条第十七条 公司各部门如需盖公司法定代表人章 应填写 神开股份法定代表人印 章申请表 见附表 6 经所在部门经理 公司办公室经理审核后 提请董事长批准 第十八条第十八条 财务人员依日常工作权限及常规工作内容使用财务印章的 无须经上 述程序 第十九条第十九条 公司 部门用章 不对外使用 由总经理授权部门负责人审批用印 第二十条第二十条 公司 子公司 员工因私人事宜需出具证明而使用公司 子公司 印章 的 需征得总经理批准 但如涉及到个人经济担保与证明时 原则上一律不予证明 第二十一条第二十一条 除业务用章以外的公司印章原则上不准带出公司 子公司 如确因 工作需要 需由用印人提出申请 标明印章名称 用途 借出时间 预计归还时间 经总经理批准 携印章外出应两人以上同行 第二十二条第二十二条 已盖章的文件若未使用 必须立即交回公司办公室销毁 第二十三条第二十三条 办公室应建立 神开股份用印登记台帐 见附表 7 该台帐应注明 印章使用日期 部门 用印人 用途 用印数量和批准人等 第五章第五章 用印方法用印方法 第二十四条第二十四条 公司 子公司 印章应盖在文件正面或公司 子公司 全称上 有日 期的要骑年盖月 印记要端正清晰 印章的名称与用印件的落款一致 代用章除外 第二十五条第二十五条 介绍信 便函 授权委托书要有存根 并在落款和骑缝处一并盖章 第二十六条第二十六条 公司 子公司 电子传真可使用电子盖章 申请流程与以上印章申请 流程相同 由办公室负责盖章 第六章第六章 附则附则 第二十七条第二十七条 本管理制度解释权归公司办公室 经公司董事会审议通过后生效 第二十八条第二十八条 本制度自发布之日起实施 原 印章管理制度 废止 上海神开石油化工装备股份有限公司 2010 年 6 月 29 日 5 附表 1 神开股份印章刻制申请单 神开股份印章刻制申请单 年 月 日 申请部门 申 请 人 数 量 印章全称 印章字体 申请理由 印鉴式样 印章留样 审核 批准 6 附表 2 神 开 股 份 印 章 领 用 登 记 台 帐 神 开 股 份 印 章 领 用 登 记 台 帐 序号 印章名 部 门 领用人 领章日期 归还日期 7 附表 3 神开股份印章废止申请表 神开股份印章废止申请表 年 月 日 申请部门 申 请 人 印章全称 数 量 废止理由 废止印章留样 申请部门经 理审核签字 公司主管领 导 或办公 室负责人 审批签字 办公室执行记录 8 附表 4 神 开 股 份 印 章 废 止 登 记 台 帐 神 开 股 份 印 章 废 止 登 记 台 帐 序号印章名 图 样 部 门注销人注销日期 备注 9 附表 5 神 开 股 份 行 政 用 印 申 请 表 神 开 股 份 行 政 用 印 申 请 表 日 期 申 请 人 申请部门 用章类型 用 途 申请部