分公司财务管理制度.pdf

分公司驻外财务管理制度分公司驻外财务管理制度 目目 录录 第一章 总则 P2 第二章 管理目标 P2 第三章 一般原则 P2 第四章 财力机构设置和财力人员工作职责 P3 第五章 会计基础工作的管理 P13 第六章 银行账户的管理 P17 第七章 银行票据的管理 P18 第八章 客户及往来账项的管理 P18 第九章 货品管理制度 P19 第十章 固定资产和低值易耗品的管理 P24 第十一章 费用的管理 P26 第十二章 回款的管理 P26 第十三章 工商 税收管理 P27 第十四章 对账工作的管理 P27 第十五章 会计档案的管理 P28 第十六章 附则 P28 第一章第一章 总总 则则 第一条 目的 为了适应公司快速发展的需要 强化总公司及驻外销售机构财务会计管理工 作 健全内部管理机制 保证公司财产的安全 完整 规范企业财务行为 提高企业经济效益 根据 会计法 和 企业财务通则 以及本公司业务运作的实际情况 制定本制度 第二条 适用范围 本制度适用于总公司及驻外销售分公司 办事处 以下简称分公司 第三条 分公司是总公司派出的 代表总公司实施产品推广和销售行为的内部组织机构 其享 有相对独立的市场推广自主权 公司会计主体统一为 总公司 公司 第四条 总公司为整个公司资金结算和会计核算中心 依法承担办理企业 含分支机构 设 立 章程修订 合同管理 销售业务管理 人事管理以及工商 税务注册事务 拥有企业经济活 动过程中的全部债权并承担经济活动过程中的相应民事责任 第五条 分公司负责人 经理 是本单位财务管理的主要责任人 直接对总公司负完全责任 严格执行总公司的经营方针和管理制度 第六条 分公司财务人员由总公司直接任命或委派 受总公司营销财务部垂直领导 是分公司 执行总公司营销管理政策和财务管理制度的直接管理责任人 对库存商品 销售回款及债权等公 司的各项财产负直接管理责任 对分公司的一切违规违纪行为享有绝对的否决权 并有责任向总 公司相关领导及时汇报 第二章第二章 管理目标管理目标 第七条 强化监控力度 简化核算程序 贯彻执行 收支两条线 和对公司资产运营实行全 过程控制的管理原则 提高全员职责透明度 实行层层责任到人 注重会计队伍建设 营造公正 廉洁 向上的工作氛围 第三章第三章 一般原则一般原则 第八条 会计核算遵守国家有关法律 法规 执行本制度和总公司的销售管理政策 第九条 财务管理模式是以实行 资金收支两条线 实行对资产全过程运行控制管理为原 则 以总公司全面核算为主 分公司辅助核算 数量统计为必要补充的集中核算制 第十条 会计记账采用保持与总公司平行记账的借贷复式记账和单式序时分类记账相结合 的记账方法 记账本位币为人民币 第十一条 会计事项的处理遵循权责发生制的一般原则 第十二条 会计年度自公历 第四章第四章 财务机构设置和财务人员工作职责财务机构设置和财务人员工作职责 第十三条 财务人员配备与任免程序 1 分公司财务人员的配备与任免程序按照总部人力资源部有关规定执行 2 年回款达 800 万元以上且在当地进行了工商注册 税务登记的重点市场以分公司为单位 设立财务主管 1 名 助理会计 统计 1 名 出纳 1 名 如未在当地进行工商注册 税务登记的 重点市场 虽然回款在 800 万元以上也只能以分公司为单位设立财务主管 1 名 出纳 1 名 不设 财务助理 统计 3 年回款在 500 万 年回款 800 万元之间的 不论是否在当地进行了工商注册 税务登记 的市场都以分公司为单位设立财务主管 1 名 出纳 1 名 4 年回款 500 万元的 未在当地进行工商注册 税务登记的市场以分公司为单位只设立财 务统计 1 名 如在当地进行了工商注册 税务登记的市场 则以分公司为单位设立财务主管 1 名 出纳 1 名 5 以上各类财务人员编制按总公司人力资源部规定 计入总公司营销财务部 由总公司营销 财务部和人力资源部联合考核 报集团财务中心任免 其工资和福利待遇由总公司统一考核发放 第十四条 驻外财务人员基本素质要求 1 坚持原则 奉公守法 维护公司利益 严守公司商业秘密 2 具备财经类大专以上学历 助理会计师或以上的专业技术职称 出纳人员具备中专以上学 历或相等学历 掌握会计基础知识 熟悉银行结算制度 3 具备三年以上相关实际工作经验 4 熟悉国家财经法规 税收法规 熟悉本行业财务管理规定 熟悉本公司各项管理制度 5 具备较强的组织 管理 协调能力 6 身体状况良好 第十五条 分公司财务主管工作职责 1 职责 1 1 分公司财务主管由总公司营销财务部直接委派 行政上接受所在分公司经理领导 业务 上接受总公司营销财务部领导 1 2 贯彻执行总公司财务管理制度和销售管理政策 1 3 根据总公司财务管理制度和销售管理政策 协助分公司经理制定分公司各项管理制度 1 4 主管分公司所辖区域的加盟 星月和直营三个事业部日常财务会计业务 协助分公司经 理搞好财务管理 参与分公司的营运管理 1 5 对于总公司调入的各类存货 资产建立进 出 存管理制度 完善手续 保证公司资产的 安全 完整 增值 1 6 协助分公司经理制定货币资金管理制度 制定销售货款回笼计划 组织销售货款回笼总 公司 控制分公司日常资金存量 1 7 协助分公司经理制定费用管理制度 正确划分费用种类 控制各项费用额度 严把费用开 支关 严禁超预算开支各项费用 及时核销各类费用 1 8 按时填报内外部所需的各类报表及提供各种信息 1 9 搞好税企征纳关系 维护公司利益 接受当地工商 税务部门的检查和监督 1 10 建立业务员 财务人员定期与客户核对往来账项制度 经常保持与客户联系 1 11 负责专柜的存销比及滞销比的管理及卖场货品周转天数的分析 1 12 负责区域内客户结构分析及分公司经营利润的分析 1 13 负责对业务员 出纳的财务专业知识的培训 指导 负责分公司财务资料的审核 对分 公司日常业务进行监控 1 14 配合总公司各项业务审计 1 15 保管分公司各种财务资料及财务专用章 1 16 完成总公司临时交给的其它任务 2 权限 2 1 对总公司制定的财务管理制度和销售管理政策享有实施权 2 2 对分公司销售管理享有财务监督审核权 2 3 对分公司各项费用超预算开支及分公司人员违反公司财务管理制度享有否决权 2 4 直接领导 指导和监督分公司财务助理 统计 出纳及指导和监督仓库保管员的工作 3 工作要求 3 1 正确设置和使用会计科目 组织安排分公司会计核算工作 3 2 严格执行总公司货币资金管理规定和财务 收支两条线 的管理规定 审核收款收据和销 售单的记录是否相符 不定期检查分公司出纳和分公司的收入账户的资金是否一致 负责 分公司的销售货款解缴回总公司 核实实物盘存数与账面结存数是否一致 3 3 严格执行总公司存货管理规定 负责发货单据的审核和保管 并组织进行实地盘点 3 4 严格执行总公司费用管理制度 履行费用报销审核权 对分公司费用的超支使用 履行绝 对否决权 对违反公司财务管理规定的行为及时制止 纠正 对重大问题提出处理建议并 上报总公司 3 5 按时与客户核对往来帐项 并及时取回对账资料 保障公司债权及时收回 3 6 按规定向当地税务部门报送纳税申报表和有关会计报表 3 7 按时向总公司报送各类报表 3 8 严守公司秘密 维护公司利益 3 9 定期与总公司核对各会计科目余额是否相符 并将核对情况反馈总公司 第十六条 财务助理 统计 工作职责 1 职责 1 1 总公司直接任命或委派 业务上对所在分公司财务主管 或营销财务部 负责 在其领导 下开展工作 1 2 负责存货的出 入库管理 保证公司资产的安全 完整 1 3 负责销售回款的管理 严格执行收支两条线 1 4 负责客户往来账目的核对 清收 1 5 按时向总公司和分公司填报各类报表及提供各种信息 2 工作要求 2 1 按存货的品种 型号 数量建立商品调拨明细账 2 2 严格执行总公司存货管理规定 负责存货出库单据的审核和保管 并定期进行实地盘点 2 3 严格执行总公司销售回款管理规定和财务收支两条线的管理规定 建立销售收入专款账 户 确保资产的安全和完整 2 4 按公司规定 设置客户待开发票登记台账 序时登记 跟踪客户开具增值 税发票之数据资料 2 5 负责当天货品销售汇总 销售金额的汇总 货款的汇总及办事处活动信息的汇总 2 6 按时向上级财务主管传递有关财务报表 2 7 每月底与仓库对账 并实施实地盘点 确保账实相符 2 8 按客户提货型号 数量 金额及回款等明细内容设置应收账款明细账 并及时与客户核对 适时取得客户对账资料 保证公司债权及时收回 第十七条 分公司出纳员工作标准 1 职责 1 1 公司直接任命或委派 行政上接受分公司领导 业务上接受总公司领导并对分公司财务 主管负责 在财务主管的领导下开展工作 1 2 贯彻执行财务管理制度和销售管理政策 2 工作要求 2 1 严格按公司规定 设立各类账户 2 2 严格按公司财务收支两条线的管理原则 办理日常资金收付 2 3 严格遵守总公司财务管理规定 认真复核收 付款凭证 办理现金结算手续 2 4 严格遵守国家结算制度规定 根据总公司会计核算制度认真复核收 付款凭证 办理银 行结算业务 2 5 掌握一看 二摸 三听 四鉴别伪钞的技能 2 6 严格按总公司财务规定 控制资金存量 准确 及时组织销售回款划拨回总公司 2 7 负责登记现金收支日记和银行存款收支日记账 随时掌握并核对银行存款及利息 每月 底准时与开户银行对账 并制定银行余额调节表 2 8 妥善保管空白转账支票和现金支票 保管保险柜钥匙 并保守保险柜密码之秘密 2 9 及时向分公司经理或财务主管提示资金收付动态 保证公司资金安全 2 10 协助分公司财务主管处理有关财务工作 2 11 定期清理职员借款 敏感处理人事变动带来的欠款 及时追收欠款 第十八条 驻外财务人员工作职责百分考评 为规范驻外分公司 办事处 财务人员工作程序 使财务运作和财务管理系统化 标准化 真正落实财务人员实施服务与监控的职能 制定此财务人员工作职责考评标准 此标准按月双向 考评 按年度进行总评 考评结果直接与财务人员当月工资挂钩 考评结果作为财务人员任免 晋级 加薪以及奖金发放的主要依据 第一十九条 考评细则 一 一 分公司分公司财务月度考评总表财务月度考评总表 办事处 被考核人 考评所属期间 项目 考核内容 标准分数 帐 簿 健全办事处帐本设置 包括现金出纳帐 现金日记帐 产品进销存帐 含专 柜 客户 专柜 往来帐 其他应收款明细帐 其他往来帐 固定资产及低值 易耗品帐等等便于核算业务帐簿设置 10 核 算 单 据 1 办事处费用借支单手续合规性 准确性 完整性 及时性 10 2 各项费用报销单手续合规性 准确性 完整性 及时性 3 商场结算单核算准确性 完整性 及时性 4 办事处入出库的货单手续合规 完整性及时性 5 费用核销及时 财 务 报 告 1 会计报表主表 签字回传表 1 表 4 及其附表 开票 回款 未回款 扣费统 计表 销售明细表 减值明细表等等 25 2 其他具体管理制度规定报送报表 3 财务分析客观真实性 反映 分析问题的全面性 10 4 财务报告与报表 凭证等等之间的核对关系 10 控 制 1 货品盘点帐实差异表 5 2 资金 费用预算及实际执行情况 资金 费用预算台帐 5 3 应收帐款帐龄分析 5 财 产 管 理 定期组织办事处以及各专柜 店 货物管理员对库存货物 固定资产进行盘点 并编制存货和固定资产盘点报告 10 档 案 管 理 1 办事处财务资料归档 保管 2 办事处专柜或客户档案的建立与更新 财务方面 3 办事处专柜 客户合同保管 10 帐 务 抽 查 1 抽查帐务资料原件及时回寄公司 2 抽查项目帐务处理合规性 准确性 完整性 手续完备性 10 二 二 分公司分公司财务工作报告时限一览表财务工作报告时限一览表 序 内 容 时限要求 电子邮件版 签字原件版 1 办事处仓库进销存月报表 表 1 1 次月 3 日 三天内传真 2 卖场 专柜 库存情况月报表 表 1 2 次月 3 日 三天内传真 3 销售收入月报表 表 2 销售未开票月报表 次月 3 日 三天内传真 4 应收帐款月报表 表 3 回款扣费明细表 开票 回 款 未回款统计表 本月最后一 天 三天内传真 5 减值汇总表 表 4 次月 3 日 三天内传真 6 销售明细表 原成本表 次月 3 日 7 资金及费用预算表 本月 20 日 9 资金及费用控制台帐 本月 28 日 次月 5 日 10 费用分析月报表 本月 28 日 次月 5 日 11 费用预算执行分析表 本月 28 日 次月 5 日 12 增值税发票开票通知单 次月 3 日 次月 5 日 13 货品盘点表 固定资产 低值易耗品盘点 库存表 次月 3 日 次月 5 日 14 办事处经营状况表 专柜经营状况表 次月 3 日 次月 5 日 15 财务报告 含相应的报表 次月 3 日 次月 5 日 16 费用支出报表单 现金出纳帐签字件 本月 28 日 次月 5 日 三三 分公司财务分公司财务月度考核标准月度考核标准 项目 总分 评分标准 备注 账 簿 10 1 帐簿设置不完整的 每缺一本扣 2 分 这两项原则上 扣完该项总分 为止 但违反 1 2 点的 扣完本项分数 外可在本项总 分范围内加扣 考评总分数 2 客观真实反映实际发生业务 入帐手续规范健全 每项每次 2 分 3 登记必须及时 规范 如违反每项扣 0 5 分 4 期末核对帐帐 帐证 帐实相符性 并查明原因按规定在两个星期内进行正确 调整 如没核对 每项扣 2 分 核对出但未能查明原因的 扣 1 分 查明原因未 及时调整的 每项超过两个星期的每超过一天扣 0 5 分 核 算 单 据 10 1 不办借支手续或借支手续不符合规定就借款的 每次扣 3 分 并负相关连带的 损失责任 本项考核 扣完本项 总分为止 2 审核费用报销单据合理性 合规性每次 1 分 准确性 完整性和及时性每项各 0 5 分 并负相关连带责任 3 商场结算单复核的准确性 2 分 及时性 从商场领回结算单至开票不能超过两 天 晚一天扣 0 5 分 4 货品进出仓单须制单人 仓管 收货人签字 必要时还需会计及经理签字 进 出仓单一式三联 仓管 会计 收货人 退货人 各执一联 每项每次 0 5 分 5 费用原始单据核销在规定时间未寄回的 每迟一天扣 1 分 财 务 报 告 25 1 报表内容完整 客观真实性每项 1 分 以更改完全正确为准 2 报表上交时限每迟交一天每个报表扣 1 分 以更改完全正确为准 3 报表排版整齐性 格式统一性等等每项 0 5 分 4 报表原则上两天之内必须按规定签字回传 由于出差等客观原因可延迟至一 个星期内 但必须来电话说明情况 回传不及时按每张报表每天扣 0 5 分 10 5 根据办事处各专柜销售 回款 支出 品牌影响力等等综合因素分别分析各专 柜及办事处经营运作状况 指出存在缺陷及合理性建议 本项目根据上交内容考 核 每迟交一天扣 0 5 分 10 6 帐 报表 凭证之间的对应关系必须合理 每项不合理扣 0 5 分 控 制 5 1 根据货品盘点结果 客观编制 货品盘点帐实差异表 并注明差异原因 相 关责任人及建议处理方法 盘点日五天内必须查明原因上交 迟交一天扣 0 5 分 没查明原因的每个库存点扣 1 分 2 月底做下月的支出预算 月初做上月实际支出明细 分析实际与预算的差异 5 上月发生支出票据回寄公司 本项迟交 寄 一天扣 0 5 分 相关员人签字不全 的每人扣 0 5 分 报表内容反映失实的扣每项扣 0 5 分 本项考核 扣完本项 总分为止 5 3 根据 应收帐款 及 未回款统计表 分析办事处应收帐款流动情况 超过三 个月或超过正常回款周期的应收帐款应及时与商场沟通跟踪 了解情况 分析原 因向办事处经理及公司汇报并及时跟踪回款情况 本项考核以呆帐比率 能否发 现异常情况和跟踪是否及时为标准 每迟交一天扣 0 5 分 财产 管理 10 1 办事处货物 货品 固定资产等等 管理制度 占 2 分 本项考核 扣完本项 总分为止 2 制度的执行情况 保全财产的实际控制 含盘点 货物脏损的控制及发生后分 析报告情况等等 占 3 分 档案 管理 10 1 办事处资料应定期 分门别类存档 保管 每缺一项资料没存档扣 1 分 管理 混乱或更新不及时的 每项扣 0 5 分 并承担相关连带责任 2 要建立完善的资料管理制度 资料出借要办理相关手续等等 管理制度占 2 分 不按规定随便出借资料的每次扣 0 5 分 账 务 抽查 3 1 保证收到通知之日起三天内公司能收到抽查的所有帐务资料 迟一天扣 0 5 分 2 2 资料的完整性 缺一种资料扣 0 5 分 10 3 本项考核抽查项目处理合规性 准确性 完整性 手续完备性 具体考核标准 参照以上标准执行 四 分公司财务月度考评结果四 分公司财务月度考评结果 办事处 被考核人 考评所属期间 项目 总分 考评内容 得分 账簿 10 核算单据 10 财 务 报 告 25 10 10 控 制 5 5 5 财 产 管 理 10 档 案 管 理 10 帐 务 抽 查 3 2 10 总 计 100 五 五 分公司财务分公司财务月度考评奖罚表月度考评奖罚表 考评期间 年 月 办事处 姓名 参考文件 奖 罚 合计 制表 审核 营 销财务部 人力 资源部 公司 领导 第二十条 考评方法 1 驻外财务人员的工作职责考评采用按月双向考评 按年度总考评的管理办法 财务人员日 常工作业绩直接与本人当月工资和奖金挂钩 2 驻外财务人员考评采用月度工作综合绩效评分 月度具体制度执行情况考评及年度综 合评定相结合方式 3 驻外财务人员考核采用根据平时上交各类报表等报告资料考评及办事处工作驻地实地 调查 审计考核相结合方式 第二十一条 考评处理办法 1 总公司考评人员月末根据上报的各类工作报表 征求公司财务中心 营销中心相关人 员意见后 于 10 日前制定 办事会计考评结果 并以邮件的形式向各办事处发送 2 分公司会计如对考评草案有异义 必须在两个正常工作日内向考评人员反馈 无反馈 意见的 视为对考评结果无异义 考评人员根据反馈意见调查核实后出具最终月度 办事处会计考评结果 3 考评人员根据 办事处会计考评结果 及各具体管理制度奖惩规定 编制月度 办事 处会计工作奖罚表 4 办事处会计工作奖罚表 提交公司财务中心 人力资源部 公司领导审批后 交予人 力资源部核算工资并向办事处通报 5 月度考评分四个等级 90 分以上 含 90 分 下同 评为优秀 奖励 150 元 次 85 89 分 含 89 分 下同 评为良好 奖励 100 元 次 70 84 分 含 84 分 下同 评为一般 70 分以下 不含 70 分 评为不合格 罚款 100 元 次 年度根据月度综合平均分 年度内办 事处贯彻执行公司各管理制度及财务工作有无违反公司总体原则等等进行综合评定 并 给予 500 1000 元的年终工作奖励 第五章第五章 会计基础工作的管理会计基础工作的管理 第二十二条 会计记录必须以实际发生的经济业务及证明经济业务发生的有效凭证为依据 如实反映公司财务状况 做到内容真实 数据准确 项目完整 手续齐全 资料可靠 第二十三条 会计记录必须清晰 便于理解 检查和使用 第二十四条 原始凭证的规范 1 原始凭证内容必须具备 凭证名称 填制日期 填制单位名称或填制人姓名 经办人员签 名或盖章 接受凭证单位名称 经济业务内容 数量 单价和金额 2 从外单位取得的原始凭证 必须盖有填制单位的公章 从个人取得的原始凭证 必须有填 制人员的签名和盖章 3 自制原始凭证 必须有经办人员签名或者盖章 对外开出凭证 必须加盖公司公章 4 一式数联的销货清单 退货清单及货款专用收款收据和普通收据等重要凭证必须套写 或 打印 并连续按序号填写 作废时 应当注明 作废 字样 连同存根等所有联次一起保 存 不得撕毁 短少 5 严密发货单和出库单 送货回单的客户回签制度 凡此三单使用发货后 必须索取收货人 加盖法人公章以及收货经办人盖章回单 6 凡需填写大写 小写金额的原始凭证 大 小写金额必须相符 购买实物的原始凭证 必 须附验收证明 支付款项的原始凭证 必须有收款单位或收款人的收款证明 7 发生销货退回的 必须用红字填制出库单并有仓管保管和退货客户亲笔签名 支付退货款 时 必须取得对方的收款收据或汇款银行的凭证 不得以红字出库单代替付款凭证 8 经总公司批准的经济业务 应当将批准文件的原件或有效复印件作为原始凭证附件 9 原始凭证不得涂改 挖补 发现原始凭证有错误的 应当由开出单位重开或者更正 更正 处应当加盖开出单位公章和更正人员的私章 第二十五条 记账凭证的规范 1 记帐凭证内容填制必须齐全 书写字体规范 字体只占 1 2 行宽 2 记帐凭证按月顺序编号 不得重号 跳号 一笔会计业务编制两张以上的记帐凭证采用分 数编号法 3 凭证摘要简明扼要 会计科目写明全称 不得只填写代码或简写会计科目名称 先填借方 内容 后填贷方内容 4 记帐凭证填制错误时 在记帐前发现 应重新填制 审核 如已经记帐 应采用红字更正 法或补登记法 5 记帐凭证附件按自然张数计算 若原始凭证已注明附件张数 可只计算原始凭证本身 6 记帐凭证每月登帐后 应折叠整齐 按编号顺序叠放 装钉成册 每本厚度约 2 厘米为 宜 在会计凭证封面填齐有关内容 第二十六条 会计帐簿 1 银行存款 现金日记帐 总帐均采用订本式帐簿 明细分类帐类采用活页式帐簿 2 银行承兑汇票 支票 内部资产及待开发票等设置备查登记簿 3 帐簿封面注明使用单位 帐簿名称 扉页有启用表 之后是目录表 4 启用帐簿时 分公司经理和财务主管 财务人员必须在启用表上签名 并加盖分公司公章 更换财务人员时 有关接交人 移交人及监交人员必须在启用表上有关栏目内签名 5 帐簿启用后 帐页连续编号 帐页不得随意更换 6 登记帐簿应使用蓝黑或黑墨水书写 书写字体端正 一般只占 1 2 行宽 不得超出栏宽 7 帐簿登记错误 不得涂改 填粗 挖补 不得用药水 涂液等消除字迹 应采用红笔划线 更正法进行订正 并加盖更正人员私章 8 各帐户月末余额 应在帐页 借或贷 栏内注明方向 无余额的帐户 应注明 平 在余 额金额栏内采用 表示 9 记账应逐行连续记录 不得跳行记录 不慎发生跳行 应在空白行摘要栏注明 此行空白 只是金额部份有空白行的 划对角蓝线注销 整页空白只需在首行摘要栏注明 此页空 白 年终结账后 在 结转下年 的下一行摘要栏注明 以下空白 10 每笔记录的日期 编号 摘要等项目 应按记帐凭证有关内容填写 不得空白或以 代替 每页及月初的第一笔记录应注明月份 其余可只填写日期 如凭证编号或摘要与一 笔记录完全相同 可写 同上 字样 11 每一张账页登记完毕 应结出月初至本页末的余额及发生额 写在本页最后一行和下页 首行的金额栏内 并在摘要栏注明 过次页 和 承前页 12 汇总登记帐簿 摘要内容按所汇总的记帐凭证起止日期或编号填写 13 各明细账户每月定期结帐 结计余额及发生额 并在摘要栏分别注明 本月合计 累 计 并在下面划单红线 年终填列全年累计发生额 摘要栏注明 本年合计 14 银行存款 现金日记帐应逐日记帐并结出每天帐面余额 月末结计本月发生额和余额 年终结计全年累计发生额 15 总帐帐户应按月结计发生额和余额 摘要栏注明 本月合计 年终应结计全年发生额 和年末余额 摘要栏注明 本年合计 16 年终结帐划双红线 在摘要栏注明 结转下年 下年度新开账时 在各帐户第一面首 行余额栏填写上年余额数 摘要栏注明 上年结转 17 年终转新帐完毕 应将本年度帐簿装钉成册 归档 连同所有会计档案一并定期调回总 公司统一保管 18 采用电算化核算的单位 应当确保和维护程序的安全 保证数据的完整和准确 发现错 帐应当通过 红字更正法 补充更正法 予以纠正 不得随意改写前期的错帐 实 行每周备份 定期打印帐薄 报表及有关会计资料 并按会计档案管理办法加以整理 归档 第二十七条 会计离任交接 1 会计人员工作调动或者因故离职 必须将本人所经管的会计工作全部移交给接替人员 没 有办清交接手续的 不得调动或离职 否则严肃追究分公司经理和监管人员的工作责任 由此造成的经济损失责成分公司经理承担连带责任 2 接交人员应当认真接管移交工作 并继续办理移交未了事项 3 会计人员办理移交手续前 必须及时做好以下工作 3 1 已经受理的经济业务尚未填制会计凭证的 应当填制完毕 3 2 尚未登记的帐目 应当登记完毕 并在最后一笔余额后加盖经办人员印章 3 3 整理应该移交的各项资料 对未了事项写出书面材料 3 4 编制移交清册 列明移交的会计凭证 会计帐簿 会计报表 印章 现金 支票簿 已 在当地注册的分公司 发票 文件 其他会计资料和物品等内容 实行会计电算化的单 位 从事该项工作的移交人员还应当在移交清册中列明会计软件及密码 会计软件数据 软盘 磁带等 及有关资料 实物等内容 4 会计主管办理交接手续时 必须由财务中心指定监交人员负责监交 5 移交人员办理移交时 要按移交清册逐项移交 接交人员要逐项点收 5 1 现金根据会计帐簿有关记录进行点交 库存现金必须与会计帐簿保持一致 不一致时 移交人员必须查清并提交书面说明 5 2 商品的结存数应与总公司保持一致 并进行实地清点 帐帐 帐实不一致时 由移交人 员查明原因 5 3 会计凭证 会计帐簿 会计报表和其他会计资料必须完整无缺 如有短缺 必须查清原 因 并在移交清册中注明 由移交人员负责 5 4 银行存款帐户余款要与银行对帐单核对 如不一致 应当编制银行存款余额调节表 5 5 各种财产物资明细帐 余额与总公司有关帐户余额核对相符 债权债务的明细帐 余额 与总公司有关帐户余额及客户之余额核对相符 5 6 移交人员经管的票据 印章和其他实物等 必须交接清楚 移交人员从事会计电算化工 作的 要对有关电子数据在实际操作状态下进行交接 6 对于财务主管的移交 还必须将全部财务会计工作 重大财务收支和会计人员的情况等 向接交人员详细介绍或书面说明 7 交接完毕后 交接双方和监交人员要在移交清册上签名盖章 并应在移交清册上注明 单 位名称 交接日期 交接双方和监交人员的职务 姓名 移交清册欠数以及需要说明的问 题和意见等 移交清册一式四份 交接双方各执一份 存档一份 监交部门一份 8 接替人员应当继续使用移交的会计帐簿 不得自行另立新帐 以保持会计记录的连续性 9 单位合并 分立的 其会计工作交接手续比照上述有关规定 10 移交人员对所移交的会计凭证 会计帐务 会计报表和其他有关资料的合法性 真实性 承担法律责任 第六章 银行帐户的管理第六章 银行帐户的管理 第二十八条 银行帐户的设立 1 各分公司以前以分公司名义设立的收入帐户重新规范 除缴税专用帐户外 只能使用总公 司指定的收款专用帐户 用于各分公司现金等货款收取及解缴总公司 帐户一旦设立 则 不得随意更改 第二十九条 银行帐户的使用 1 收款专用帐户主要用于总公司对分公司销售回款 现金 和其它汇入资金的收入和调拨 费用备用金帐户主要用于由总部核准的从总公司拨入的用于支付费用的货币资金的专项 帐户 2 所有以现金 转帐支票方式的销售回款必须当天由客户或分公司会计全额存入收款专用帐 户 禁止业务人员向客户直接收取现金 3 收入资金必须及时汇回总公司 任何人无权擅自动用 销售运作所需费用经总公司审批或 核销 由总公司资金结算部根据批准的费用项目 将款项拨入分公司费用备用金帐户 分 公司费用备用金帐户所有款项均须在总公司授权范围内开支 第三十条 银行印鉴的管理 如果是以分公司名义在银行开设费用备用金帐户的 则银行印 鉴按下面要求进行管理 1 分公司的费用备用金帐户在银行开户后 应将所设立帐户的帐号 开户银行 开户单位名 称 预留银行印鉴卡等复印传真至总公司资金部和营销财务部备案 2 分公司费用备用金帐户的银行印鉴 应由二人以上分别保管 财务专用章由财务会计负责 保管 经办人印章由出纳或分公司负责人保管 第七章 银行票据的管理第七章 银行票据的管理 第三十一条 客户开出的银行票据 银行汇票 银行承兑发票 的第一收款人为总公司 若 非 则必须及时更正背书转让为总公司 第三十二条 分公司设立银行票据登记簿 所有银行票据的使用须在银行票据登记簿中记录 银行票据登记簿设置内容包括序号 日期 摘要 票据种类 票据编号 领用人 金额 对方单 位 领用单位 领用人签字等 第三十三条 分公司的银行票据的使用和保管应按票据流水号 依顺序执行 一式多联的银 行票据 存根联必须钉本保存 第三十四条 分公司收到客户的银行承兑汇票 银行汇票正本后 必须交予出纳 或会计 保管 由出纳 会计 进行票据鉴别 第三十五条 鉴别无误后 由会计 出纳 在货款解缴单上签字 并将此单随同票据复印件传 真至财务中心资金结算部 通知查收 第八章 客户及往来帐项的管理第八章 客户及往来帐项的管理 第三十六条 客户档案资料的建立 1 分公司财务 无财务由统计负责 建立专柜的管理档案并且及时更新 2 建立应收账款的帐本 反映分公司与客户往来的详细记录 3 建立 发票管理登记表 跟踪发票及时送达商场专柜 由分公司会计 或统计 负责登记 内容包括商场名称 发票金额 发票号码 开票日期 结算期 回款核销等内容 4 分公司送票到商场专柜时应与商场专柜经手人办理发票交接手续 以备追查依据 第三十七条 应收账款管理 1 应收账款的范围包括商场专柜销售已开票及销售未开票两部分 2 分公司会计 统计 每月必须向分公司经理提供应收账款月报表 销售未开票报表 开票 未回款统计表 3 分公司会计 统计 每月必须向分公司经理提供应收账款 销售未开票的分析 分析的内 容包括应收账款周转率 周转天数 应收账款 销售未开票的帐龄分布情况及构成比例 本月已到期未收回应收账款 或未开票的原因分析 解决的方法 4 销售未开票的时间从商场结算期结束之日起最长不超过 45 天 应收账款回款时间从开出 发票之日起最长不能超过 15 天 5 现任分公司经理收回前任分公司经理的应收账款计入现任分公司经理的回款业绩考核 6 应收账款坏帐 经多方追收证实应收账款无法收回的 由分公司提出处理意见 填制 应 收帐款欠款跟进表 交总部批示后分清责任并移交公司法务部处理 7 处罚细则 分公司经理对在任期间产生开票未回款及销售未开票的及时回收负全部的责任 销 售未开票的时间从商场结算期结束之日起最长不超过 45 天 每超出一天扣办事处经 理 50 元 应收账款回款时间从开出发票之日起最长不能超过 15 天 每超出一天扣 分公司经理 50 元 分公司经理在离任审计前负责跟进在任职期间产生的开票未回款及销售未开票的回 笼 否则 除扣除绩效考核分外视情况的严重性对责任人追究相应的处罚 分公司经理在任期间产生的应收帐款如因客观原因 如商场倒闭 产生的坏帐损失 分公司经理承担至少因造成实际损失的 10 分公司经理在任期间产生的应收帐款并且催收不力而造成的坏帐损失负全部的责 任 对当事人除责令其赔偿外 公司保留追诉的权利 造成的损失从其工资 绩效 工资和提成中弥补 分公司经理对前任责任人遗留的应收帐款故意放弃追收或催收不力造成的坏帐损失 公司将视情况的严重性追究现任分公司经理的责任 第九章 货品管理制度第九章 货品管理制度 第三十八条 分支仓库的设立 由于各分公司分管销售区域辽阔 业务员幅射面广 客户分布相对松散 为了便利广大中小 城市客户随时补充货源 总公司在分公司所在地设立分库 第三十九条 管理责任人 1 分公司货品管理总责任人为分公司经理 分公司经理对分公司货品管理负有管理 责任 2 分公司仓库直接责任人为分公司仓管员 3 专柜 专卖店货品管理直接责任人为专柜 专卖店导购员 4 分公司业务 培训员对负责辖区的专柜 专卖店货品管理负有间接责任 5 分公司会计对分公司货品核算 发货监控工作负责 第四十条 分支仓库存货的入库管理 一 公司配发货品到达办事处后 必须经办事处仓库管理员验收后才能入库 办事处仓管 员根据公司 货品销售清单 即发货单 验收入库 并在货单上签名确认无误 如有问题 应在 销售清单 说明问题 并注明已向相关部门反映 待处理等意见后签字确认 及时在系 统中进行登记 验收内容包括商品名称 款号 数量 质量等 二 如对质量 数量等有异议的 必须及时向办事处经理 办事处会计反映情况 向公 司客户服务中心反映并提交书面报告 报告须仓管 办事处经理 办事处会计签字 办事处 先以 货品销售清单 收货单 进行帐务处理 待公司相关部门给出解决方案后 再进行帐 务调整 注 办事处之间调货发生的问题参照以上规定由办事处之间自行解决 三 办事处仓库收专柜 或客户 退货时必须严格划分清楚货品脏损残责任人 否则 办事处仓库管理员承担全部脏损责任 第四十一条 第四十二条 第四十三条 一 专柜帐务设置及其他要求 专柜必须按照公司要求 采用 货品进销存流水帐 货品进销存明细表 货品销 售日报表 货品减值明细表 及其他相关附表等完善专柜货品的帐务核算 办事处 会计应设置 货品进销存明细帐 并合公司统一用的货品管理计算机系统对各专柜货 品进销存明细 总额进行核算 月末与专柜对进核对 专柜的帐务设置由分公司会计根据公司相关制度要求进行完善 并组织分公司相关人 员培训 分公司的培训人员和其他人员必须积极配合 分公司会计不在时 专柜帐务 的培训可以由分公司业务 导购培训员执行 分公司会计 统计 必须定时 不定时检查专柜帐务以及时更正错误的处理方法 二 订货总体要求 专柜订货单的内容必须清晰 完整 柜长必须根据专柜库存的总量及正价款 特价款 畅销款 滞销款等分布情况结合挂版 的需要 以保证专柜最低的库存量而又不影响销售 办事处根据自身实际情况及公司相关管理规定制定完善 统一的操作规范 三 货品入柜管理规定 分公司仓库发货 导购人员必须根据货单与送货人 业务或其他人员 必须清点 如有 误必须立即提出并反馈送货人或办事处仓管员 导购员根据 送货单 验收入柜并在货单上签名确认无误 登记 商品进销存明细帐 专柜收货时必须仔细检查货品质量 发现质量问题可拒收 否则 以后对专柜货品进行 评估时 脏损责任由专柜导购员自行承担 四 专柜出货管理规定 退货时必须提供退货明细清单 款 杯 色 码 退货 含特卖场退货 必须科学分类 如分清正价品 特价品 脏损残产品 专柜导购必须要求提货人当场清点货品并在 退货单 上签字后才能提走货品 如退货 数量比较大的情况下 导购可封箱拉回仓库并与仓管人员约定时间后同时开箱清点货 品 由办事处根据实际情况定 一般不能超出三天 绝不允许各自单方面清点确认 专柜之间相互调拨 办事处根据自身情况制定本办事处专柜调拨规定 第四十四条 分公司货品的盘点制度 一 分公司仓库盘点 分公司仓库每月应对仓库货品进行盘点 但分公司人员忙不过来的月份可不全盘 也需 对库存货品的 10 进行抽盘并按规定做所有库存的 货品盘点表 每季度必须对库存 货品进行全面盘点 货品盘点工作由分公司经理统一安排 分公司会计组织分公司内务 人员协助仓库管员盘点 盘点表 由仓管员填写并签字 会计复核 分公司经理签字 确认 分公司会计必须客观 仔细核对盘点实际库存与帐面结存 如核对帐实不符 应及时查 明原因 书写书面报告和 货品盘存帐实差异明细表 经分公司经理 会计 仓管签字 后 报公司营销财务部 经公司审查 批准后按公司批复意见进行帐务处理 盘点表是分析产生差异的原因 明确经济责任和调整帐面记录的原始凭证 必须制作 一式三份 仓管员 分公司会计各留一份 另一份寄回公司备案 以待公司营销财务部 和审计委员会稽查 二 专柜或自营专卖店货品盘点 商场专柜 自营专卖店货品每月盘点一次 盘点前应做好各项准备工作 盘点工作应如 实反映情况 不得弄虚作假 商场导购离职时应进行盘点交接 否则造成货物丢失由 现有的专柜全体导购承担 为了确经济责任 对盘点结果应如实填写 盘点表 产品进销存流水帐 商场专柜 自营专卖店由导购盘点签字 会计 或委托业务员 抽盘结果并签字确认 分公司会计必须客观 仔细核对盘点实际库存与帐面结存 如核对帐实不符 应及时查 明原因 并拟出责任承担方案 由分公司经理签发执行 还必须及时对专柜的帐务进行 调整 以保证帐实相符 第四十五条 处罚细则 1 仓管员 专柜 或自营专卖店 下同 导购对自己管理的货品的数量 质量负全部 责任 2 仓管员 专柜导购应严格按照规定的流程进行操作 违规一次视情节轻重给予 5 20 元罚款 所引起的后果由责任人自己承担 3 分公司会计对仓管员 专柜导购员工作失误的处罚有建议权 最终由分公司经理核 定 情况严重的由公司总部作出决定 4 货品进 出仓时 相关清点人员必须认真核对 物单相符 每单捡错一次 错色 错码 数量不符 罚款 5 元 所引起后果由责任人承担 月累计 3 次以上的取消当 月绩效工资 5 专柜或顾客退货时 仓管员或导购员认真核对所退货品质量 数量 配货员开单时 认真核对 每错开一次罚款 5 元 所引起后果或给公司造成损失的 公司将对责任 人追究责任 并视情节轻重给予另加罚款 6 出现失误后 本人不积极主动承认错误 经相关人员发现后 加倍处罚 7 仓库 专柜 专卖店 不按规定定期盘点的 仓管员 导购员每人扣款 20 50 元 分公司经理 业务员和会计扣款 20 100 元 并通报批评 公司统一组织盘点的奖 罚按通知规定执行 8 专柜 专卖店 盘亏的存货按吊牌价的七折赔偿 从导购的当月工资中扣除 盘盈 的货品退回分公司仓库 查明原因报总公司批准作帐务处理 9 分公司仓库盘亏的货品按吊牌价的七折赔偿 从仓管员的当月工资中扣除 专柜 专 卖店 分公司仓库的盘点盈亏报告由分公司会计撰写 分公司经理和货品管理人员 签字 及时按公司的要求进行处理 否则将追究对分公司经理和会计的责任 10 分公司退货回公司 分公司填制的随货发回的 退货清单 与公司实际清点货品数 额不符的 短少货品按短少金额零售价的七折由分公司经理 会计及仓管员分摊承担 多出货品按多出金额零售价的一折分别对分公司经理 会计 仓管进行罚款 11 仓库的脏损残比率控制在发货金额的 1 以内 专柜货品的脏损残的比率控制在实际 销售的 3 以内 超出标准的按零售价货品的五折赔偿 第十章 固定资产和低值易第十章 固定资产和低值易耗品的管理耗品的管理 第四十六条 资产的定义 分公司的各项有形资产根据其价值大小 所用年限以及资产取得方式分为固定资产和低值易 耗品 固定资产指单位价值在两千元以上且使用时间超过一年的交通工具 办公用品 通讯设施等 资产 包括利用分公司费用等购置而取得的 低值易耗品指单位价值在两千元以下或单位价值虽超过两千元但使用时间不到一年的各种 资产 低值易耗品不需计提折旧 根据固定资产购置时有否直接计入费用 分为需计提折旧的固定资产和不需计提折旧的固定 资产 需计提折旧的固定资产是指总部购买或经总部批准购买的 由总部调拨的 购买时计入资产 类科目 而未计入费用类科目的各种固定资产 不需计提折旧的固定资产是指分公司用费用购置的 购置时直接计入费用类科目的各种固定 资产 以此类方式购置的资产必须实行费用资产化管理 第四十七条 资产分类 不论固定资产还是低值易耗品 均按用途进行如下分类 1 交通工具 指汽车 摩托车等代步工具 2 通讯设施 指移动电话 传真机 电话机等通讯工具及设施 3 办公设施 指电脑 空调 打字机 复印机 办公家具 照相机 摄像机等 4 工具备件 指维修用工具 备件等 5 专柜 展台 指用于展示公司产品的各种专柜 展台 灯箱 招牌等 6 展示设施 指用于显示公司产品的 DVD VCD LD CVD 等 7 生活设施 指用于员工日常生活用的各种生活设施 如 冰箱 洗衣机 热水器 灶具等 8 广告制作物 指大型户外广告制作物 广告布幅 大型广告促销用品等 9 其他资产 不属于以上几类的其他类型的各种资产 第四十八条 分公司资产实行专人管理 动态跟踪 分公司资产的管理统一由分公司经理负责 分公司会计具体跟踪 第四十九条 固定资产折旧的计提 1 折旧方法 分公司的各类固定资产均采用 平均年限法 计提固定资产折旧 2 折旧年限 参照国家有关规定 结合公司的实际情况 规定公司的各类资产的折旧年限为 汽车 8 年 其它资产为 5 年 第五十条 资产变更 资产变更 指固定资产迁移 变卖 报废等 资产迁移 因需要将本项资产从甲分公司迁至乙分公司 资产变卖 某项资产自已不适用而将其变卖 资产报废 资产因性能或经济原因已不能使用而进行处理 公司所有资产的迁移 变卖 报废都必须经总部批准后才能处置 第十一章 费用的管理第十一章 费用的管理 第五十一条 费用的定义 费用是公司品牌推广和营销过程中发生的总耗费 是总公司获得最大收益的总投入 是为加 快实现销售的根本保证 费用管理维系着公司的生存和发展 分公司经理对费用支出的真实性 合理性负完全责任 会计人员对不真实 不合理 不按费用支付顺序以及超预算的费用支出直接 履行绝对否决权 第五十二条 费用管理 见 办事处费用管理制度 第十二章 销售收入 销售回款 的管理第十二章 销售收入 销售回款 的管理 第五十三条 销售收入的实现 以下称销售回款 是企业赖以持续发展的物质基础 是商品销 售最终实现的重要标志 销售回款的管理是分公司财务人员的一项重要工作 此项工作的好坏直 接影响整个集团的资金运转 为了确保分公司销售回款资金的安全 完整 缩短销售回款的在途 时间 防止分公司擅自挪用货款支付费用现象的发生 确保分公司销售回款准确 及时 完整地 返回总公司 第五十四条 现金回款 客户以现金方式销售回款时 必须将现金存入公司确定的收入专款帐户 办好存款手续后凭 存款回单开具收款收据 第五十五条 电汇回款 客户电汇回款总公司时 款项必须到达总公司帐户 然后分公司凭电汇回单开具收款收据 第五十六条 银行汇票回款 银行汇票回款 必须直接解缴回总公司 财务人员收到客