快递样板流程管理规定.doc

XX厂有限公司文 件 名 称快递样板 流程管理规定文 件 编 号版 次生 效 日 期页 次工 作 指 导 书第1页 共2页1. 目的为方便快捷的安排样板的寄出并节省相关费用，特制定此规定。2. 范围本规定适用XX制衣厂有限公司的所有样板的寄出。3. 定义样板：包括有出口部同事根据客人需要，将工厂做好的样品通过快递的方式邮寄给国内外客户的产品；快递公司：除开客人指定快递公司外（如UPS,DHL等）公司暂时和FEDEX合作；FEDEX的电话：800-988-1888，4. 内容作 业 流 程职 责作 业 内 容制作快递文件 A整理快件资料出口部相关负责人4.1 整理快递资料4.1.1 由出口部同事提供快递样板客户的资料。具体包括收货人的姓名、公司名称、地址、电话号码等。 地址资料必须包括：国家、省份（州）、城市、城镇、街道和门牌号。4.1.2 由出口部同事负责提供样板的资料。即填写电子版商业发票（见附件2表格）内包括货物名称、数量、单位、单价、货物的成分、包装类型以及货物的价值的相关信息资料。4.1.3 由出口部同事负责打包装样品。所有样板须挂“sample”字样吊牌，并由出口部同事将未封口样板包裹箱送到办公楼2楼报关组。4.1.4 出口部同事以书面邮件的方式将收货客户信息以及填写好的商业发票附件发送给报关组同事。4.1.5出口部同事在每天上午10：00前提供齐上述所有资料给到报关组同事，则寄件可以赶当天航班快递处理；出口部同事在每天上午10：00之后提供的快递资料，则报关组作一般件处理（即最晚在出口部同事给齐所有资料的第二天航班快递处理。）报关组 相关同事4.2 制作快递资料并下单取件4.2.1 根据出口部同事提供的资料填写或打印标准版的国际空运提单(AWB) （见附件1表格） 和打印2份商业发票（见附件2表格）4.2.2 核对已填写的国际空运提单与商业发票上寄件人信息、收件人信息以及样品的相关资料信息与出口部同事提供的一致。核对商业发票上的样板名称、数量等资料与实际包裹箱上内样板一致。4.2.3 报关组同事负责封合包裹箱。4.2.4 由报关组寄件同事在国际空运单上的寄件人签名栏和商业发票的发货人栏签名确认以上文件资料填写无误。4.2.5 电话通知快递公司来我司取件。4.2.6将整理好的相关资料连同快递包裹送至前台。文 件 名 称快递样板 流程管理规定 文 件 编 号版 次生 效 日 期页 次工 作 指 导 书第2页 共2页职 责作 业 内 容交快件给快递公司A信息反馈注意事项前台 工作人员4.3 交快件给快递公司4.3.1 在快递公司取件人员来之前负责看管相关的文件资料和包裹；4.3.2 将包裹交给快递公司取件人，取得国际空运提单的副本；4.3.3 将国际空运提单的副本交给报关组同事存底供月底核对快递公司费用用；4.3.4 若当天快递公司未派人来取件，前台需通知报关组寄件同事跟进；报关组 相关同事4.4 反馈快递单信息4.4.1 报关组同事在收到空运快递单副本后，需保存该副本并与每月一次交给会计部核对快递费用；4.4.2 报关组同事在收到空运快递单副本后，应发邮件通知出口部相关同事，已经寄件且附上空运提单号码(AWB#)供出口部同事查询包裹的相关信息；各相关部门负责人4.5 注意事项4.5.1 若客户无特别要求，我司一般使用FEDEX，价格上有相对的优惠。4.5.2 所有快递包裹单次重量超过10公斤，建议分成两份单来快递，以免在目的地海关被检查从而出现清关问题。4.5.3 若当天快递包裹体积大于0.5立方米，则出口部和报关组要沟通好，报关组需要尽早通知快递公司留用航班仓位。4.5.4 各部门在工作中发现程序出现问题，需要更新的，请通知行政部。4.5.5 各部门的相关事项由各部门负责；提供的资料要准确；在具体的工作流程事项确认到人后，若出现的差错，行政部将会根据流程彻 查原因并记录作为年度考核的参考项。 4.5.6 所有未尽事宜，请联系行政部协商解决。5. 附件“国际空运快递单” 请参考：/cn/tools/in