如何召开高效团队会议.ppt

如何召开高效的团队会议 上 一 课前讨论 会议失败的原因二 高效团队会议的重要性三 会议的四个角色及其职责四 会议前应做好的准备工作 一 会前讨论 我们把会议失败的原因分为三段 1 会议之前2 会议之中3 会议之后 1 会议之前导致失效的原因有 一 目标欠缺二 目标不明确三 议程欠缺四 与会人选不当 与会者太多或者与会者太少五 会议时间不当六 开会时间通知不到 太早通知开会或者太晚通知开会 七 开会通知内容欠周详八 会议地点不当九 会议场地设备欠佳十 与会者无准备而来十一 未定明会议终止时间或每一议案时间分配不当十二 会议不能准时开始十三 会议太多致使与会者一听说要开会无不感觉厌烦十四 向来很少开会致使每次会议议案堆积过多 2 在会议中往往造成会议无法进行下去的因素有 一 从事交易活动二 受外界的干扰三 与会者发言离题四 主席出题太难五 让没有必要留在会场的人员留在会场六 犹豫不决七 资料准备不充分却贸然决策八 少数人垄断会议九 与会者之间交头接耳十 与会者不表明真正的感受和意见十一 与会者之间的争论十二 与会者与主席的争论十三 视听器材发生故障十四 与会者欠缺热心十五 会议超出预定时间十六 主席未能总结会议成果 3 会议后影响会议不成功的因素有 一 欠缺会议记录二 不能对决议事项进行追踪三 不能对会议成败得失进行检讨四 不能及时解散已实现任务的临时性委员 委员会和工作小组五 与会者对会议感到不满 二 高效的团队会议的重要性 1 为什么我们要花费那么多的时间去开这么一个会议呢 会议究竟能给我们带来什么样的好处 2 那么究竟什么样的会议才算是富有成效的呢 3 没有效果的会议会给我们带来什么样的危害和影响 4 应避免会议的五不倾向 1 为什么我们要花费那么多的时间去开这么一个会议呢 会议究竟能给我们带来什么样的好处 一 我们说通过开会的方式是进行一种群体决策的方式可以避免结论的片面性 二 通过会议的方式大家面对面的沟通和交流可以弥合工作当中的一些裂痕 三 通过会议我们认为比你发一个简单的文件可能会更有效 因为会议是经过互动 把某些观点再提升 提炼进行有效加工的一个过程 四 会议能够让与会者参与决策 一旦众人在参加决策的过程当中他们就更容易执行会议当中所订立的目标和任务 五 会议是进行交流和培训的很好方式 2 那么究竟什么样的会议才算是富有成效的呢 一 富有成效会议的标准 A 开这个会议定立的是一个什么样的目标 B 通过开会之后这个目标能不能实现 二 开马拉松式的会议 今天开不完明天再继续开 最后也把目标实现了 目标能够在最短的时间内被确认 并且被实现 三 富有成效的会议会令所有的与会者对这个会议都感到满意 而这种满意并不是指会议的内容 而是指会议的这种方式 至少这个会议在征求我们大家的意见 3 没有效果的会议会给我们带来什么样的危害和影响 一 目标没有办法实现 这样的会议就会是无效的会议 会议的成本也会泡汤 二 会议承担的成本也相当可观 如 场地费 资料费等 三 对会议不满意 降低人员士气 4 应避免会议的五不倾向 一 不守时 二 抱着不负责的态度来开会 三 议而不决 议论而不作任何决定 四 不投入 精力的不投入 执行当中的不投入等 五 不执行 三 会议的四个角色及其职责 1 想要会议的成功就需要会议的四个角色及其职责 2 要想使会议成功 我们必须清楚的了解整个会议他是什么结构 什么过程 1 想要会议的成功就需要会议的四个角色及其职责 A 会议的主持人角色职责 完成准备工作 宣布会议开始 提出会议议题 总结会议结论 追踪会议结果 角色 扮演多重的角色 比如解决问题 首先他要扮演解说者 控制者 参与者 还要扮演主持人自身的这个角色 会议主持人是多重角色的一个复杂的组合 需要他具备多层面的素质 包括他的思考能够清晰敏锐 条理性很清晰 善于表达 有良好的沟通能力 有很好的分析能力 他能够是对事不对人 谈行为而不谈个性 做到公正 公开 要有耐心 尤其要积极的聆听别人不同的想法 其次他还要能够灵活的应对各种会场的挑刺人物 有的人发难我们应怎么处理 有的人拒绝参加讨论 我们要怎么样去调动他的积极性 作为主持人 他必需要沉着并且自我约束 不要随着自己的情感去做事情 如果想要我们的会议开得比较轻松一点 有成效一点 好的主持人还应该有种幽默的素质 通过幽默的语言来化解各种冲突和矛盾 让大家觉得整个会议开得很轻松 很有成效 B 空中调度角色职责 控制会场秩序 紧扣议题讨论 指定发言的人 总结会议优劣 空中调度还需要把会场当中出现一些临时性的事情 把它记录写下来 比方说 将相关的议题你可以把它放在一张白纸上写下来我们把它叫做停车厂 也就是所有相关的议题又不是这次会议当中要去讨论的问题 把它一一写在这个停车厂上 如果机动时间足够 我们就在机动时间讨论 如果时间不够 我们可以在下一次会议当中安排这些议题的讨论 避免影响今天这个会议的进程 当有人提出来一些如何把这个会议开好的想法的时候 我们把他作为意见 放在意见箱中 所以另外一张白张写上意见箱 可以帖在会议室的侧面 让大家看得到的地方 C 会议记录人员职责 准备记录会议要点 及时发放会议纪要 确认决策的执行人 确认决策完成的时间 记录人员应该在主持人的右手入座 这样方便他们之间的沟通 D 时间控制角色职责 负责会议的准时开始和结束 提醒发言的时间 调整会议的进度 安排休息的时间 会议人数不够 总共才四五个人可以让一个人兼任多个角色 通过他们的互补来保证这个会议的成功 2 要想使会议成功 我们必须清楚的了解整个会议他是一个什么结构 什么过程 A 完整的会议我们认为他应分为三个阶段 我们又把这三个阶段分为七个过程 计划阶段 会前准备的阶段计划过程 会议会前的准备过程 召开阶段 开始时间到结束时间召开过程 会议开始阶段 会议的扩展阶段 会议的回收阶段 达成结论的阶段 会议的总结阶段 追踪阶段 会议已经达成了一定的结果 我们需要来追踪会议的成果有没有得到落实 追踪过程 会后追踪的过程 四 会议前应做好的准备工作 1 会前的计划 2 帮助会议选人有以下几个问题可以提供参考 3 我们用什么样的方式来开会 会议的时间定在什么时候 是否在这期间有人出差 会议的地点放在哪里不会受干扰 4 我们应该选在什么地方开会比较合适呢 5 会议的日程安排 1 会前的计划 A 清楚这次会议的目标 它应该符合目标的SMART特征 SMART的意思是明确的 可衡量的 可以达成的 实际的 和有时间限制的 订立了符合SMART特征之后 我们要把目标进行书面化 具体的列出来 会议目标表明的必须是应该实现什么 而不是应该做什么 应该做什么强调的是过程 应该实现什么强调的是一种结果 这是结果和过程的关系 B 谁应该参加这次的会议 对会议有帮助的人 会议政策执行人 与会人数不宜太多 因为人太多讨论起来可能不会太充分 容易造成人浮于事的感觉 冲突发生的可能性也就会加大 而且从会议成本本身来看 太多人参加等到所有人都发言完了以后 已经过去了相当长的时间 理想的与会人数大概是五到七个人 人数过多不利于会议达成一致的结论 确实人数太多的话 我们也需要进行分组讨论 然后分组呈现他们对于会议的一些意见和建议 2 帮助会议选人有以下几个问题可以提供参考 A 你要看一看这些人是否有与议题相关的专业知识 B 人员是否有充足的不同的经验 C 级别和地位是否适合 并不要求一定是同级的 D 是否因为目前工作量大而导致人在心不在 3 我们用什么样的方式来开会 会议的时间定在什么时候 是否在这期间有人出差 会议地点放在哪里不会受干扰 时间安排 主持人开始开会发言的时间是多少 中间议题的讨论需要多长时间 集思广议多长时间 总结多长的时间 把每个阶段的时间分配好 时间的分配跟他的重要性是不是一致的 你要确认每个阶段采取什么的方式 第一个阶段你要跟大家介绍背景资料可能是宣读式的 第二阶段你要给大家呈现问题 第三个阶段是大家讨论 所以一定要准备好哪个阶段用什么样的方法 才能最有效的发挥会议的功效 第四阶段一旦某种方式不成功 你是否有些备用的策略呢 安排时间的时候应该注意避免假期或者是周末前一天的下午 要订会议时间的时候要照顾关键人物参加会议的时间 如果关键人物不在那么这个会议另可延迟一点 避免只有开始没有结束的时间 4 我们应该选在什么地方开会比较合适呢 A 我们要考虑没有打扰 没有噪音和其它人分心的这些因素 B 要确定会场当中有足够的设施 设备 暖气 灯光如何 茶水是否有等等 C 场地必须足够大以容纳与会者 还有我们相关的视听的教材 D 考虑会议场地的时候要令与会者大致感觉到方便 5 会议的日程安排A 会议的时间 谁要发言把议程安排好 B 提前把日程安排好 下发给所有的议会人员 让他们有准备 如何召开高效的团队会议 下 一 课前讨论 如何控制会议中的突发事件二 会议的开端和扩展阶段三 回收以及达成结论阶段四 会议的结束和追踪阶段 一 课前讨论 如何控制会议中的突发事件 1 少数人垄断会议有如下几点原因造成及预防措施和补救措施 2 会议当中出现一些争论场面的时候 通常导致这种情况发生的原因是什么 怎么预防 有什么补救措施 1 少数人垄断会议有如下几点原因造成及预防措施和补救措施 原因 一 多数人并不积极的参与 二 少数人思考快速 善于表达 且对会议表现热忱 三 少数人好求表现 预防 一 开会之前鼓励所有的与会者都要积极的参与 二 如已知某人可能要垄断会议则事先与他沟通 并请他节制 三 采取报名发言或者是报名发问 四 要采取轮流发言的方式 补救 一 巧妙的阻止垄断者的发言 比如 告诉垄断者 你的宝贵意见我们都已经听懂了 而且已经充分的理解您的意思 让我们大家也听听其它与会者是否有其它的看法 这样好不好 二 指派工作给喜欢垄断会议的人去做 以分散他的精力 三 故意将视线避开垄断者 以免让他误以为主席仍想听取他的意见 2 会议当中出现一些争论场面的时候 通常导致这种情况发生的原因是什么 怎么预防 有什么补救措施 原因 一 对会议目标或讨论主题不清楚 二 对会议过程中的某些问题具有不同的看法或感受 三 凭会议而相互发泄相互间的不满 甚至借会议而相互挑衅 预防 一 澄清会议的目标与讨论的主题 以避免离题的争议 二 事先强调这样的观念 真正重要的是什么是对的 而非谁是对的 这观念有助于避免主题内的争论 补救 一 假若争论是离题的则应立即制止 并重复会议的目标和主题 二 倘若争论是主题内的 则一 先强调什么是对的远比谁是对更重要 然后将注意力集中在论点本身 不再理会人物本身 二 征求沉默与会者的意见 三 主席显示自己的个人观点或个人立场 二 会议的开端和扩展阶段 1 会议的开端 2 会议的扩展 3 在团队会议当中发言应该注意哪些问题 1 会议的开端 一 我们要做到准时开始 二 在会议当中制造一种我群感的气氛 我群感指的是我们大家是一群人 把大家看作是我们 而不是看成是你们 这本身就是一种团队的气氛在 三 制定一些关于会议的基本规则 好的开始 在这当中我们也要确定个人的职责是什么 比如谁是今天会议的主持人 谁办演空中调度的角色 谁做时间控制 谁做会议的记录人员 通常由主持人告诉大家 在开始之后随着我们把议题抛给大家之后 那么接下来的是围绕这项议题 我们应该怎样发挥我们的创造力 来想出各种不同的方式和方法 不好的开始有这几个表现 首先 会议延迟 其次 大家开会的时候还不知道这个会议究竟要干什么 对会议的目标还不清楚 再次 会议缺乏一些指引 并不是按部就班的进行会议的过程 在会议开始的时候我们可能采取一些破冰的手段 营造积极的气氛 增加一些内聚力 比如做一个游戏 2 会议的扩展 会议的扩展指的是 小组成员拥有一种创造力 通过脑力激荡的方式和成员不同的思维方法 产生多方面的意见 以供大家来做出选择 扩展阶段的手法技巧 图文并述 它的宗旨是让小组成员提出大量的观点和意见 它的过程有几个步聚 准备工具 海报纸 马克笔 小便条 第一步 将我们讨论的问题写在海报纸上 第二步 我们鼓励每个人 让他们在便条上写出自己的各种见解 要求一个便条写一个见解 尽量不用一个词的描述 用脑力激荡的方式和方法想出这个见解 在这个时候我们不会对见解提出评论 所以每个人可以尽情的写 采取不记名的方式 每个人把这个便条写了以后 我们就开始来展示这个便条 把所有成中的便条放在可以看得见的白板上展示出来 然后整理便条 并且把它进行归类 3 在团队会议当中发言应该注意哪些问题 A 不要打断别人进行的发言 B 经空中调度许可后再发言 C 避免价值判断和好为人师 D 发言时先谈观点然后解释 三 回收以及达成结论阶段 1 回收的技巧 2 如何达成结论 3 遇见意见分岐该怎么做 4 什么是三段式意见的表达法 5 那三段式法应该怎么做呢 6 在会议当中如何去提问 1 回收的技巧 回收的技巧有很多种 我们这里只说N 3技巧 N 3技巧的宗旨 是通过回收的手法 从一系列的见解中找到最重要的一个或几个 例如 把所有的观点和陈述写在目录上 把目录贴在可以看得见的地方 检查是否有重复的观点 然后将所有观点的总数除以3 用四舍五入法算出 确定每个人的投票的数量 对于每一张票上的观点 主持人要读出那个观点 问在场有多少人同意这个观点 然后总结出得票的数量并写出来 如果有相同的票数 那我们就再次回收 这就是我们所说的N 3技巧 N 3技巧 就是采用回收的方式来把所有的议题由其是多项议题把它回收成最后我们要执行的那一个 2 如何达成结论 想到达成结论我们先要达成共识 共识的三个步骤一 呈现出来一个观点 二 询问大家是否理解 三 询问大家是否同意 3 遇见意见分岐该怎么做 一 不要回避这种问题的对立 二 不要因为工作上面的意见分岐而演变成人际关系当中的对立 三 一旦出现这种问题 我们可以在会议当中休息来调整一下气氛 不要让这种气氛在继续 四 可以采取听取第三方的意见 也许对这两方都有好处 五 我们可以把焦点问题的板书放在黑板上 来客观比较一下 到底谁是谁非 要在会议当中达成共识 我们的成员和主持人应善用陈述技巧 在陈述的过程当中要注意停顿 让别人有说话的机会 可以使用一些幽默的语言来调整会议的气氛 注意你的语音 语调 语气 特别是一些重要的关键点 注意克制一些令人分心的举止 注意一些措词 注意使用一些视听的材料 避免唱独角戏 4 什么是三段式意见的表达法 答 可以有效的让你来表达自己的意见 以便让对方或者是其它的与会成员能够接受 5 那三段式法应该怎么做呢 一 陈述观点二 说明理由三 复述观点 在说话的过程当中 你为了增加你的语言魅力 可以用数字来说话 过多冷漠的数字会令听众觉得缺乏人情味 要设