高效会议管理技巧-教材.ppt

高效會議管理技巧 2 第一講當今會議面面觀 會議的意議1 會議是一個集思廣益的渠道2 會議顯示一個組織或一個部門的存在3 會議是一種群體溝通的方式會議的目的1 開展有效的溝通2 傳達資訊3 監督員工 協調矛盾 3 4 達成協議與解決問題5 資源共享6 開發創意7 激勵士氣8 鞏固主管地位會議的種類1 按人數分類 團體會議一對一會議 4 2 按開會方式分類 面對面會議電話會議視頻會議3 按開會目的分類 宣布人事安排 講解政策的會議當眾個揚或批評別人的會議臨時處理突發事件的會議固定的團隊會議集思廣益的會議 5 會議的頻率1 固定的部門會議 至少每月一次2 全體會議 至少每兩月一次3 處理突發事件的會議 隨時4 一對一會議 按需要會議成本的計算1 會議的時間成本2 直接的會議成本3 效率損失成本 6 第二講會議效率不高的原因及解決方案 會議效率不高的原因及預防性管理1 會議的通病 效率不高公司的主管都不知道何時是開會的最好時機許多主管對於何時開會幾乎都不征詢員工的意見有些 必須到會 的員工 因為已經與重要客戶或政府官員有約在先 根本不能出席 這使得會議討論很難進行 7 2 會議效率不高的原因及具體表現 8 1 預防性管理 9 高效會議的八大特征會議規范1 會議時間安排的規范上午8 9點之間 正是員工從家到公司 準備開始一天工作的時候 上午9 10點之間 員工已經開始進入工作狀態 上午10 12點或下午1 3點之間 最適合調動員工集思廣益 下午3 5點之間 最好不要安排會議 10 2 會議規范本身所有與會者將每周工作安排時間表交給會議安排人 以找出最適宜所有參會人的開會時間 超過1小時的會議應有書面通知 議程表及相關資料 所有與會者都要準備在會上發言 準時開會 準時結束 各業務單位負責人對決議能否達成負責接責任 所有與會者應知道維護別人的尊嚴 不在會中羞辱別人 這條規則最重要 需特別注意 11 意見不同是好事 議論才能面面俱到 甚至有人扮 黑臉 會議結束2 3天後 所有與會者應拿到會議記錄 所有與會者應承擔起對會議質量進行反饋的職責 必要時請第三方監控 以保証會議質量 3 固定的會議流程規范一個中心兩個基本點 12 第三講開會前的準備工作 是否要開會1 無需開會的 五個如果 13 2 必須開會的 五個如果 準備工作的作用1 1H5WWhy 會議的目的 14 What 討論的話題Who 參會者 確認與否 事先準備 When 日期及開始 結束時間Where 地點及設備How 規章制度2 特殊提醒會議準備工作核對單1 了解會議的目的 2 是否一定要開會 15 3 確定會議的形式 4 安排會議的議程 5 決定會議的時間 6 確定會議的主持人 7 決定會議的地點 8 研究會場如何布置 9 確定出席人數 10 安排出席者座位 11 是否準備會議名簽 16 12 是否安排交通工具 13 是否安排與會者住宿 14 是否發出了會議通知 15 確定視聽教材 16 確定輔助教材 17 準備會場周邊位置圖 18 是否要求與會者準備資料 19 確定自己人的相關資料 20 是否安排會後娛樂項目並做好事先通知 17 主持人的準備工作1 主持人的4個準備工作設定溝通目標制定行動計劃預備可能的爭執進行SWOT分析2 SWOT分析 18 第四講成功會議的五種策略 如何做開場白1 定義 3 5分鐘的談話 系統 簡潔及有明確宗旨 2 內容 開會目的 時間安排 議事方式 紀律規則等 3 程序 概觀會議進行程序 提供與討論有關的資訊 規范議程 指定會議記錄者 征求對議程設計的意見 19 如何分配發言時間1 會議主持人的會議中所佔的發言時間較多 主要有以下原因 原因一 對議題較熟原因二 地位高 聲音大原因三 負擔較多的行政責任2 主持人的發言時間應掌握的20 80 要盡量保証每個人發言機會均等 盡量開成一種互動的會議氛圍 20 如何掌握議事進度1 語言方式語言方式是指主持人用一些比較有技巧的話語來控制會議的議事進度 2 非語言方式更有效的掌控議事進度的方式是用非語言性的方式 即通過眼神 手勢等面部表情告訴發言人說多了或者別說了 或者是說得不夠接著說等 21 如何達成決議 決策方式1 彼德 德魯克決議法用 足夠多 的時間檢視困難所在 並使參會者達成共識 列舉或圖示各提案並開始討論之 客觀比較各提案的優劣 避免意氣之爭 估計各提案之獲益率 評估有無採集更多參考資料的需要 征求反對意見 22 以中立角度檢視正反意見 尋求與會者對各提案之認同 對提案做適當的修整與妥協 確認議事結果 組成或指定議案執行的監督單位 2 四種群體決策權威決策少數服從多數決策共識決策無異議決策 23 3 四種團隊決策法頭腦風暴法德爾菲法 專家群體決策法特點易地思考法思路轉換法如何圓滿結束會議1 預留5 7分鐘做總結2 確定工作分配妥當3 準時結束會議 24 第五講會議中的溝通與反饋技巧 會議中的溝通1 3種溝通圖畫溝通漏鬥 25 溝通金三角溝通的冰山模式 工作層面 說出的內容事實 信息個人關系層面 如何說過程 感覺 26 2 有效溝通原則有明確的溝通目標有明確的時間約束重視每一個細節積極傾聽努力達成目標3 造成溝通困難的因素缺乏自信 主要因為知識和信息掌握不夠 重點強調不足或條理不清 27 不能積極聆聽 有偏見 先入為主 判斷錯誤 按自己的思路思考 忽略他人的需求 失去耐心 造成爭執 準備不充分 沒有慎重思考就發表意見 時間不充分 情緒不好 語言不通 大腦過濾 記憶力差 28 4 如何建立信任找共同點 在別人困難時給予幫助 別人出錯時給予善意的提醒 適當表達自己對別人的關心 適當展示自己的能力和水平 實事求是 不夸大 不說慌 暴露自己一定的脆弱之處保持適合自己的優雅儀表和風度 29 會議中的反饋技巧1 反饋的兩種方式 團隊反饋 即一個人給大家反饋 一對一反饋 即一個人給另一人反饋 這種反饋方式比較困難 2 反饋的兩種類型正面指導反饋 積極的反饋是一種正面的強化指導 即一般意義上的表揚 建設性反饋是一鐘勸告指導 即一般意義上的批評 30 3 反饋時的特征 要描述 不要判斷 側重表現 而非性格 要有所特指 4 如何接受反饋 仔細傾聽 試圖以別人的觀點來看問題 弄清所有的問題以確定你的理解 承認你聽到的和懂得的而不去爭論 整理你聽到的 然後決定你同意什麼 31 要開明 不要防衛性太強 要包容 不要獨斷專橫 要平等 不要有優越感 32 第六講主持人的會議管理技巧 傾聽的技巧1 傾聽的禮節聽聽別人的故事 聽聽別人完整的故事 先聽聽別人完整的故事 2 傾聽的具體方法Nod smile 點頭且微笑 Eyecontact 眼神接觸 Listeningvoice 傾聽的 聲音 33 Leanforward 身體前傾 Repeat summarize 重復 總結 Makenotes 做記錄 3 傾聽的誤區別人說話時 你在想自