第四章 事务文书.ppt

第四章事务文书 第一节规章制度第二节计划第三节总结第四节调查报告 明确事务文书的概念 了解事务文书的使用范围和作用 熟悉规章制度 计划 总结 简报 调查报告 求职信等类文体的写作规律 掌握常用文种的写作要点 第一节规章制度 一 规章制度的作用和特点 一 规章制度的作用规章制度的基本职能是为人们在社会活动中指明行为准则 以有效地保证工作 学习 生产 生活等正常而有序地进行 规章制度具有建立维护社会及工作秩序 保障社会及公务活动正常开展 明确职责 加强管理 提高效率 确立标准 保证工作 生产质量 规范约束道德行为的作用 二 规章制度的特点1 约束性规章制度一旦正式公布 就具有法律的强制性或道德的约束力 必须依照执行 凡有悖于规章制度的行为 都将受到处分其至处罚 2 权威性规章制度是制发者根据法定程序与各自的职责权限制定的 规章制度的内容是以国家的某些法律 法规为依据制定的 甚至有些规章制度本身就是党政法规 具有很强的权威性 3 条陈性条陈即分条陈述的意思 规章制度在写作格式上有 个明显的特点 就是普遍采用分条列款的形式 二 规章制度的种类和名称规章制度是章程 条例 规定 办法 细则 制度 规程 守则 公约 须知等实用文书的总称 根据各种规章制度性质的不同 可将其分为两大类 一 法规类法规类规章制度具有明显的法令性与政策性 它们往往是国家法律 法令 政策的派生物 在实际的执行中 与国家法律 法令 方针 政策联系紧密 权威性 强制性较强 1 章程章程是由政党 社会团体制定的 规定本组织内部事务的一种共同遵守的纲领性文件 2 条例条例属于行政法规性文书 3 规定规定是行政机关 企事业单位 组织团体针对特定范围内的工作和事务而制定出的具有约束力的行为规范 4 办法办法是行政机关 企事业单位 组织团体对某项工作提出具体处理原则和实施方法的法规性文书 5 细则细则是有关机关 单位为实施某一法律 法规 规章 根据具体的条例 规定 办法等法规性文书中的某一条或某几条原则 结合本地实际而制定的详细具体的法规性文书 二 规章类规章类规章制度一般是机关 单位制定的工作规程 行为准则和道德规范 它的作用重在引导规范人们的行为 1 制度是党政机关 企事业单位 社会团体为加强对某项工作的管理而制定的要求有关人员共同遵守的规范性文书 2 规则是机关 企事业单位 社会团体针对某类工作人员 某项工作或活动的某一具体方面而提出原则或要求的规范性文书 3 公约是一定范围内人民群众 机关团体 集体协商而定出的共同遵守的准则 4 守则是由国家机关 企事业单位 社会团体制定的要求其所属成员自觉遵守的行为准则 在各行各业的事务管理中使用范围很广 5 规程是国家机关 企事业单位 社会团体等 为了保证质量 使工作 试验 生产按程序进行而制定的一些具体规定 三 规章制度的形式和内容 一 规章制度的形式规章制度一概采用条文式的形式 根据内容 有单层次和多层次两种类型 单层次 全文只有一个层次 或用 第 条 或用汉字数词标注 多层次根据内容需要 可以分编 章 节 条 款 项 目七个层次 标题的题注应载明制定机关和通过日期 二 规章制度的内容1 标题一般由制发机关 内容和规章制度的名称三部分构成 可酌情省略 2 正文正文大体上有三种方式 1 序言 开头 主体 结语式 全文都按条款式处理 序言和结语列入条款时 分别放在第一条和最后一条 2 主体式 即只有主体 没有序言和结语 某些规程 规则 须知 公约常用这种方式 3 总则 分则 附则式 总则 即规章制度的开头部分 它要说明制定本规章的目的 依据 基本原则 适用范围 主管部门等 分则 即规章制度的主体部分 具体地阐述有关事项 附则 即补充说明有关未尽事宜的部分 3 落款规章制度制定者的名称和制定时间一般写在全文的末尾 四 常用规章制度的写作要点 一 章程1 标题由组织名称和文种构成 2 题注标明日期和通过依据 3 正文多使用 总则 分则 附则式 格式 但在内容方面 组织 团体使用的章程和企业使用的章程却有很大不同 二 规定1 标题有两种写法 一种是完全的公文式标题 另一种是内容加文种形式 2 题注 般是注明发布 生效日期 3 正文构成形式常见的有 章条式 条款式 或 款项式 三种 不管使用哪种格式 规定的内容都明显地分为三部分 即序言部分 规范要求部分和说明事项部分 三 办法1 标题一般由主要内容和文种构成 2 题注一般标明制定的日期 3 正文格式 基本内容的组成都与规定类似 其不同于规定之处 主要是正文主体部分的内容要求及写作重心的差异 与规定相比办法的可操作性较强 其主体部分一般写出对某一事项的具体做法 程序和要求 要有层次 有主次地逐条列出 具体明确 切实可行 四 制度标题一般由适用对象或发文单位加上文种构成 正文通常使用条款式 序言部分说明制定制度的根据 目的 意义 适用范围等 主体部分将有关规定一一分条列出 结尾说明制度的解释权属和生效日期 五 公约一般不涉及具体的行动方法和实施措施 大多短小精悍 事项概括 语言通俗流畅 便于记忆 便于执行 正文一般直接列条写具体规范事项 简明扼要 可行性强 五 规章制度的写作要求1 依法定规 按法制度2 实事求是 切实可行3 结构严谨 内容具体4 语言准确 通俗易懂5 注意稳定性与适应性 例文1 市工业局廉政制度为了保持清正廉洁 防止腐败 强化自我约束机制 根据省地有关廉政建设规定 结合我局实际 经全体同志充分讨论 建立如下廉政制度 一 要甘当公仆 全局工作人员坚持为人民服务的宗旨 热爱本职工作 继续发扬密切联系群众 艰苦朴素 廉洁奉公的优良作风 不搞特权 不谋取私利 多做贡献 二 要改进作风 全体工作人员 尤其是各级领导干部 要深入基层 调查研究 帮助基层解决实际问题 办实事 讲实效 不搞形式主义 要勤俭节约 不铺张浪费 不用公款请客送礼 开会不发纪念品 不办超标准的会议伙食 会议不搞旅游 对上 下级和外地客人 由分管领导或对口部门按标准 积极热情接待 到基层工作应在职工食堂就餐 并按规定交费 三 要清正廉明 全体工作人员 尤其是各级领导干部 不得利用职权为子女 亲属升学 就业 参军 提干 晋级 不得在申报项目 产品鉴定 达标升级验收 资金物资分配 人员调动 转干提干等方面索贿受贿 不把职权范围的工作变为有偿服务 领导干部严格按照标准配备小汽车 因私用车要求按规定付费 严禁贪污 挪用公款 不准多占住房和违法建私房 对多占住房和违法建房按规定认真处理 例文2实习工厂机加工车间安全操作规程1 在开始实习前 必须穿好工作服 扣紧袖口 头发较长的同学一律戴帽子 不准戴手套 围巾进行工作 毛衣必须穿在里面 以免被卷入机床旋转部分 发生事故 2 未能了解机床性能或未经指导老师同意 不得任意启动机床进行工作 3 工作前必须先把刀具 工件夹固牢靠 4 按照螺母或螺钉头的大小选用合适扳手 扳手用完后必须取下 特别是运转部分 5 不准把任何刀具 量具 工件及其他东西放在机床床面上或产生运动的部位 第二节计划 一 计划的概念和种类 一 计划的概念计划是对未来一定时期内的全局工作或某项活动 做出预想性部署或安排的一种书面材料 它是党政机关 企事业单位 社会团体以及个人在展开工作或行动之前 预先拟定的具体内容和展开步骤 广义的计划包括 规划 纲要 要点 方案 设想 打算 安排等文种 二 计划的种类按性质分 有综合计划 专项计划 按内容分 有工作计划 生产计划 学习计划 科研计划 教学计划 会议计划等 按范围分 有国际计划 国家计划 省市计划 地区计划 行业计划 系统计划 部门计划 单位计划 个人计划等 按时间分 有长期计划 短期计划 年度计划 季度计划 月份计划等 按表达形式分 有条文式计划 表格式计划等 二 计划的特点和作用 一 计划的特点目的性 计划都是针对某个目标 完成某项任务而制定 预见性 计划是先于要进行的实践活动而制订的 可行性 计划确定的目标任务是经过努力能够达到的 说明性 计划的表达方式主要是说明 二 计划的作用1 指导和约束 是决策的具体化 相关单位和个人必须遵照执行 2 激励推动 是开展工作的行动纲领和目标 不仅能使决策具体化 还能充分调动全体员工的积极性 主动性 创造性 3 监督检查 根据计划指标和要求进行检查 可以评定工作的优劣 总结经验教训 找出问题所在提出改进措施 以利工作进展 三 计划的内容和结构 一 计划的内容一般由基本情况 计划事项 工作的方法和步骤 号召和要求组成 1 前言一般包括两个方面的内容 一方面简明扼要地说明制定计划的指导思想 另一方面是基本情况概述 2 计划事项计划事项是计划的主体内容 具体规定做什么 3 方法措施工作方法和措施是完成计划任务的保证 这一部分要解决 怎么做 的问题 4 步骤步骤是工作程序各时间上的安排与要求 是解决 何时做 何时完成 问题 二 计划的结构1 标题一般由单位名称 或适用范围 计划时限 内容和文种四个部分组成 2 正文计划常见的结构类型有两种 1 并列式结构 即以目标任务为主线 并列地提出几个方面的工作任务 分别提出完成任务 实现要求的具体方法 措施 步骤和要求 2 总分式结构 即先提出所要实现的总体目标和所要完成的任务 然后分项说明完成这些任务所需采取的各种方法措施 3 落款位于正文的右下方 标明计划的制订单位和日期 四 常用计划的写作要点 一 规划适用时间较长 范围较广 概括宏观 正文一般都比较长 包括前言 指导思想和总体目标要求 主要任务和措施 结尾四部分 二 计划适用时限一般在一年 半年左右 写作范围一般都是一个单位的工作或某一大项重要工作 比规划具体 深入 要比设想正规 细致 要比方案简明 集中 要比安排原则 概要 三 方案是计划类文种中对操作性要求最高的一种 所以 整个方案的安排必须全面 详细 完整 严密 才便于操作 所有条款 每个行动步骤都要明白 才具有可行性 四 要点是对一定时期内的全局工作或专项工作所做出的简要计划 它常是上级机关用于下发下级单位的指导性计划 为具体安排工作提供依据 并不反映未来工作的全貌 择其 要 而言 内容精炼 重点突出 五 安排是单位或个人对未来短时间内某项工作做出的具体计划 它是为解决近日事项而制定的 不做具体安排就不能达到目的 所以其内容十分具体 六 设想是为未来工作或某种利益而做出的非正式的不成熟的计划 在内容上是初步的 多是不太成熟的想法 在写法上是概括的 粗线条的勾勒 五 计划写作的注意事项1 要坚持正确的指导思想 处理好各种关系 2 要坚持从实际出发 实事求是 切实可行 留有余地原则 3 要坚持群众路线 集思广益 4 要写得具体明确 便于执行 检查 例文 公司2007年工作计划2007年是我局进一步深化改革 扩大开放 加速发展的关键年 局党委重组 公司 不仅壮大了公司的经营实力 还将 公司定为局属五大公司之一 这对我公司的全体员工来说是一种勉励和鞭策 为了认真落实局党委的这一重大决策 我们公司董事会通过讨论制定如下经营方略 一 指导思想 二 工作任务 三 经营工作措施 第三节总结 一 总结的特点和作用及概念 一 总结的特点1 实践性实践是总结的客观基础 实践性是总结的鲜明特色 2 概括性把零散的表象材料加以整理 概括 归纳 分析概括出事物的客观规律 3 指导性总结的内容来自实践活动 对人们的实践活动又有直接指导作用 二 总结的作用1 积累经验 掌握规律性 有助于提高认识水平2 交流信息 有助于通报情况 推广经验3 上情下达 加强管理 有助于改进工作 科学决策 三 总结的概念单位或个人对前一段的工作 学习或思想情况进行系统地回顾 归纳 分析 评价 从中得出规律认识用以指导今后工作的事务性文书 二 总结的种类和内容 一 总结的种类按内容分有工作总结 生产总结 学习总结 思想总结等 按范围分有地区总结 行业总结 系统总结 单位总结 个人总结等 按时间分有年度总结 季度总结 月份总结等 按性质可以分为综合性总结和专题性总结两种类型 二 总结的内容总结一般由标题 正文 落款三部分组成 1 标题有单行标题与双行标题 单行标题分公文式与概括式 双行标题采用正副标题 2 正文是总结的核心部分 一般包括 基本情况介绍 即前言 主体 做法 经验 体会 存在问题和今后打算 几个部分 结尾提出意见或表决心 3 落款落款包括署名和日期 总结正文的结构形式 1 块式 按 成绩与做法 经验与体会 问题 三大块行文 是传统的写法 2 并列式 横式结构 按逻辑关系将有关的工作内容分成并列的几个方面 分门别类地展开内容 可用小标题来揭示主旨 3 阶段式 把内容按时间顺序分为几个阶段进行分析总结 既看出工作发展进程和每个阶段工作的特点 用于对周期长 阶段性显著的工作进行总结 三 不同性质总结的写作要点 一 综合性总结是对一定时期内本地区 本单位 本部门整个工作状况的综合概括和全面反映 正文一般包括基本情况介绍 主要做法和结果 经验和教训 存在不足及努力方向四部分 二 专题性总结偏重于介绍经验 内容主要集中在做法 成效和体会 经验上 三 述职报告标题之下第一行顶格写主送机关或称谓 正文包括三部分内容 一是前言 包括两方面内容 一是任职介绍 二是任职评价 二是履行职责情况 这是述职报告的主体 主要写 德 能 勤 绩的具体表现 三是工作中的不足及今后努力方向 结尾一般要求用格式化的习惯语 四 总结的写作要求1 要充分占有材料 有明确的写作目的2 要突出重点 有实事求是的精神3 要引出规律性的总结工作 4 语言要准确 简明 生动要有个性特色 第五节调查报告 调查报告是对客观实际进行深入 周密的调查研究和分析综合后 写成的一种反映调查研究成果的书面材料 一 调查报告的特点和作用 一 调查报告的特点1 真实性2 针对性3 典型性4 时效性 二 调查报告的作用 1 为制定方针 政策提供重要依据 2 是检验路线 方针 政策贯彻执行情况的一种有效方法 3 调查有关案件和事故真相 分清是非 以便做出正确的处理 4 用调查的事实 教育说服群众 5 可以通过典型事例的分析 总结 得出具有方向性和普遍意义的经验 推动全局工作 二 调查报告的种类 一 按照其反映内容的不同 分为四种类型 1 反映情况调查报告情况调查报告 是通过对现实情况的调查 及时反映现实社会中出现的新情况 为上级机关了解情况 研究问题 制订政策提供依据的调查报告 2 反映新生事物的调查报告介绍新事物产生的历史背景 过程及其所遇到的问题 阐明其作用和意义 揭示成长规律和发展方向 显示其必然性 3 典型经验调查报告典型经验调查报告 是通过分析典型事例 总结工作中出现的新经验 从而指导和推动某方面工作的一种调查报告 4 问题调查报告问题调查报告 是针对某一方面的问题 进行专项调查 澄清事实真相 判明问题的原因和性质 确定造成的危害 并提出解决问题的途径和办法 为问题的最后处理提供依据 也为其他有关方面提供参考和借鉴的一种调查报告 二 按内容范围分为两大类1 综合调查报告往往就一单位情况作比较全面的调查 或就一个问题对多个单位进行调查 2 专题调查报告就一项工作 问题 情况作系统的调配研究 三 准备工作调查前的准备阶段 调查阶段 调查后分析整理阶段 一 调查前的准备阶段1 拟订调查提纲2 设计调查问卷 1 标题 2 前言 3 问题的设置和供选答案的拟制 二 调查阶段全面调查 纵深调查 补充调查 三 调查后分析整理阶段 四 调查报告的结构与写法 调查报告一般由标题 正文和落款三部分组成 一 标题有公文式和自由式两种 1 公文式标题即 事由 加 文种 事由往往点明调查报告的范围 对象或课题 文种由 调查报告 调查 调研报告 等类型 例如 关于个体企业纳税情况的调查报告 农民工子女入学状况调查 等 2 自由式标题包括陈述式 提问式和正副题结合使用等形式 陈述式如 大学毕业生就业情况调查 提问式如 非典后人们改变了什么 正副标题结合