公司接待标准及流程.doc

公司接待标准及流程1目的为规范公司的接待标准及流程，做好公司外联工作，以“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待、严格执行、统一管理”为原则，特制定本制度。2适用范围本制度适用于全公司3权责3.1公司的接待工作由办公室负责安排管理。3.2本制度的编制、解释权归办公室所有。4接待原则4.1接待原则：公司各级接待都要遵循统筹安排、按需接待的原则，严禁铺张浪费。4.2报批原则：公司所有公务接待需经公司领导审批，必须遵照“先报批、后接待”的原则（在食堂内部用餐由副总以上领导签字审批；在公司食堂外用餐需经总经理签字审批）。4.3对口原则：公司应按照来宾级别、重要性、安排对应业务部门、对等级别人员接待。4.4预算原则：按照当年公司核准的本部门接待预算计划，各部门按月计划额度执行。， 4.5保密原则：接待来宾时要严守公司秘密。4.2接待流程4.2.1接待准备4.2.2各单位进行接待工作时要提前1天通知办公室，确认来宾人数、级别、性别等信息，由办公室协调对口部门落实接待任务，并提供后勤保障。4.2.3公司接待需要公司领导出面的，必须提前1天通知办公室。4.2.4办公室与接待部门共同商议按来宾人数、规格、级别、来访时间等酌情安排接待标准, 拟定接待日程安排，预订机票、车票、住宿等,并通知参加会晤及座谈的公司领导。4.2.5若需要安排旅游或礼品馈赠等项目，须经总经理批准，由办公室与接待部门根据实际情况及来宾要求等安排游览路线等项目，如来宾不主动提出其他要求，原则上不安排其他活动。4.2.6接待使用会议室须提前1天通知办公室准备会场，按接待标准摆放水果、花卉、烟、茶水、音响设备、投影设备、来宾名牌、欢迎标牌等，根据需要安排礼仪或主持。若有对外宣传的重大事件，由办公室联系当地媒体并做相应安排。4.2.7办公室根据接待需要安排所需车辆，务必保证车体干净整洁、车辆性能良好、油量充足、安全行驶等。5接待标准5.1一级接待标准5.1.1陪同：由公司总经理、副总经理陪同，如有需要对口单位经理（主任）一起陪同。5.1.2迎宾：总经理、副总经理及对口单位经理（主任）负责迎接，来宾到达后应提前安排接待人员介绍，介绍时要注意顺序，先高级别、后低级别、先客后主、先女后男。5.1.3参观：来宾提出要参观厂区时，由总经理、副总经理陪同或副总经理以上领导指派相关人员进行介绍，介绍时务必简洁、清晰、实事求是。5.1.4座谈：因工作需要进行座谈，由总经理、副总经理及对口单位经理（主任）参加；因技术需要，对口单位技术人员列席参加。5.2二级标准5.2.1陪同：副总经理陪同，如有需要对口单位经理（主任）一起陪同。5.2.2迎宾：副总经理及对口单位经理（主任）负责迎接，来宾到达后应提前安排接待人员介绍，介绍时要注意顺序，先高级别、后低级别、先客后主、先女后男。5.2.3参观：来宾要参观厂区时，由副总经理陪同，指派相关技术人员进行介绍，介绍务必简介、清晰、实事求是。5.2.4座谈：因工作需要进行座谈，由副总经理及对口职能部室（车间）经理（主任）参加，因技术需要，对口单位技术人员列席参加。5.3三级标准5.3.1陪同：由对口单位经理（主任）陪同。5.3.2迎宾：由对口单位经理（主任）负责迎接，来宾到达后由提前安排的接待人员介绍，介绍时要注意顺序，先高级别、后低级别、先客后主、先女后男。5.3.3参观：来宾要参观厂区时，由对口单位经理（主任）或者指派相关技术人员进行介绍，介绍时务必简介、清晰、实事求是。5.3.4座谈：因工作需要进行座谈，对口单位经理（主任）与技术人员参加。5.4餐标：5.4.1一般业务人员用餐，一般安排在公司餐厅，标准为2040元/人，白酒100元/瓶，香烟20元/盒，并配红酒和饮料；5.4.2来客是公司副总以上或业务主要负责人以及高级别客人，需要外出订餐时，由相关部门提前通知办公室预订宴会酒店，原则上必须到签订用餐协议的酒店预定，接待标准视来宾级别、人数而定，餐标：60120元/人，白酒180300元/瓶，香烟2040元/盒，并配红酒和饮料。5.5住宿：如需住宿由办公室提前预订住宿宾馆，原则上到与公司签订住宿协议的酒店入住，住宿标准：一级标准四星、五星级酒店。二级标准：当地的二、三星酒店。以上住宿标准可以根据客人要求安排，费用原则上由来宾自理。如果来宾提出住宿在公司客房，办公室应优先安排。5.6临时性接待5.6.1临时性接待由对口单位负责，接待标准遵循公司接待标准及流程。5.6.2临时性接待用餐及住宿遵循公司接待标准。5.7费用结算：5.7.1公司餐厅招待的一律由分管副总或部门经理在附有菜单明细的招待审批单上签字方可生效。5.7.2外出就餐的一律由所陪同的副总以上领导在酒店（附有菜单明细）的结算单上签字方可生效。5.7.3公司内部餐厅每月凭有效的招待审批单并且附上菜单明细交办公室经办人，按照财务规定，费用划归就餐签字人（或部门）的预算中。5.7.4外出就餐的由办公室经办人员每月定时到有关协议单位索取酒店附有菜单明细的结算单以及发票，由经办人按照原来的审批程序办理，并且定期支付，费用划归就餐签字人（或部门）的预算中。6外事接待6.1外事接待包括：国（境）外企业、组织、外国专家、外籍专业人士的来访和从事商务活动的接待。6.2外事接待由办公室负责。6.3外事接待要尊重访客的国家、民族习俗，也要保持有礼有节双方对等原则。6.4外事接待遵循公司接待标准与流程，在公司厂区参观学习时要做好安全保护措施，接待用车要保证安全。6.5外事接待活动中，要严格外事纪律，介绍公司情况实事求是，简明扼要，不得向外事人员泄露公司机密。7接待工作要求7.1接待费用的使用实行预算控制、分级管理、提前审批的原则。7.2公司接待宴请必须提前通知办公室，由办公室邀请总经理参加。7.3在公司内部接待时，由总经理或分管副总决定接待标准，由申请单位填写招待用品审批单（见附件）,由办公室按审批标准进行安排。7.4接待时涉及公司机密、重要决策的内容要注意保密，既要熟悉公司的情况，也要内外有别，严守公司的商业机密，保护公司利益，对不宜摄影摄像的场合，要提前向来宾说明。7.5公司接待原则上不接受来宾的非礼节性礼物、礼金、购物卡等有价证券，若收受礼节性物品要上缴办公室，由公司统一管理；礼金、购物卡交财务。 7.6接待完毕所剩余的烟酒、礼品及其他物品次日必须上缴办公室，办公室登记入库。7.7接待礼仪7.7.1接待人员须衣着得体、举止端庄、用语礼貌文雅、态度热情。7.7.2迎接及介绍时要注意来宾级别和顺序，办公室要提前将来宾概况以书面或口头的形式向领导简单介绍。7.7.3接受名片：要用双手接受，默读后收入名片夹或口袋中。7.7.4参观视察：介