工程档案管理实施细则.doc

工程档案管理实施 细则国家电力公司电网建设分公司二00二年十月目录关于印发国家电力公司电网建设分公司工程档案管理实施细则的通知1国家电力公司电网建设分公司工程档案管理实施细1 总则2 编制依据3 档案管理体系4 职责分工5 归档范围、份数、时间6 档案的整理要求7 工程文件的立卷8 档案的验收与移交附件A 国电公司电网建设分公司档案管理网络示图附件B 1：交流输电线路工程归档范围及责任单位附件B 2：交流变电站工程归档范围及责任单位附件B 3：直流输电线路工程归档范围及责任单附件B 4：换流变电站工程归档范围及责任单位附件C 工程竣工档案验收合格证国家电力公司电网建设分公司文件电网内规200214号 关于印发国家电力公司电网建设分公司工程档案管理实施细则的通知公司各部门、各工程建设部、华中与华北联网工程项目部： 为了进一步加强我公司工程档案管理工作，实现档案管理的规范化，根据工程建设实际，并征求有关方面的意见，对原国家电力公司电网建设分公司工程档案管理实施细则进行了修订。现将重新修订的国家电力公司电网建设分公司工程档案管理实施细则印发，请遵照执行。 原电网建设分公司工程档案管理实施细则同时废止。附件：国家电力公司电网建设分公司工程档案管理实施细则（附件另发） 国家电力公司电网建设分公司（章）二00二年十月二十一日 主题词：印发 工程 档案 管理 细则 通知抄送：国电公司总经理工作部档案处总经理工作部 2002年10月22日 印国家电力公司电网建设分公司工程档案管理实施细则1 总则11 为了规范工程档案资料的管理，统一工程档案的验收标准，保存齐全、完整的工程档案，特制定本办法。12 工程档案是指从建设项目立项、审批、勘察设计、施工、安装调试、生产准备到竣工投产全过程形成的、应当归档保存的文字材料、图纸、图表、电子文件、声像等形式与载体的文件材料。13 本办法适用于工程建设项目的竣工文件编制、工程文件归档整理及工程档案的验收。2 编制依据2.3 中华人民共和国档案法2.3 中华人民共和国档案法实施办法2.3 GB/T503282001建设工程文件归档整理规范2.4 GB/T118222000科学技术档案案卷构成的一般要求2.5国家档案局、国家计委文件国档发（1988）4号基本建设项目档案资料管理暂行规定2.6 国家档案局1997年颁发建设项目（工程）竣工文件编制及档案整理规范（修改稿）范2.7 原能源部文件能源办（1991）231号电力工业企业档案分类规则 3档案管理体系 31 根据电网公司工程管理的特点，电网公司工程档案管理按照统一领导、分级管理、层层负责的原则，建立自上而下的分级管理体系（见附件A电网公司档案管理网络示意图）。 32 电网公司和各工程建设部配备档案管理专职人员，按职责划分负责各阶段（电网公司档案室负责工程前期文件和工程竣工验收等竣工文件；工程建设部负责工程施工过程文件）档案资料的归档、立卷、管理工作。 4 职责分工4.1 电网公司档案室职责411 负责电网公司工程档案资料全过程的组织管理。412 贯彻执行档案法及国家有关法律、法规和方针政策，负责制定公司工程档案管理的有关规章制度。413 对工程建设部档案室实施业务指导；负责组织工程档案管理业务的培训。414 负责工程前期及启动验收、达标投产阶段档案资料的收集、整理、归档。对公司各管理职能部门档案资料的形成、积累进行指导及监督、检查。415 参与或委托工程建设部档案室参加工程竣工最终验收工作，负责签发工程档案竣工验收合格证书（见附件C工程竣工档案验收便条证）。416 工程结束后，负责工程建设部移交的施工过程档案全引目录软盘的验收、审查；并完成工程全套档案资料的合库整理，形成完整的项目工程档案案卷目录。417 新建工程立项后，按计划部门的编排，以文件的形式下达工程项目代号。418 及时做好工程档案的统计工作，按时填报上级要求报送的各类统计报表。42 工程建设部档案室职责421 负责各工程施工过程档案资料的管理、协调解决工程档案工作中存在存在的问题。422 负责所管辖工程施工阶段（自工程开工直至工程竣工验收、移交）档案资料的收集、整理、归档。423 工程开工，参加工程档案资料协作组，负责下发国家电力公司电网建设分公司工程档案管理实施细则及工程档案管理软件，并对各参建单位的管理人员进行档案培训，统一归档要求。424 分阶段对施工、监理单位档案资料进行检查。425 参与工程竣工档案资料的予验收，对不合格的档案提出整改要求。426 工程竣工后，负责各参建单位施工档案资料的验收；对各参建单位施工档案资料软件目录进行合并整理，上交给电网公司档案室。43 工程建设部工程处职责 431 工程建设部工程处为项目施工工程档案资料的责任单位，负责组织落实项目参建单位档案资料的管理工作。 432 保证工程档案资料与工程建设同步，工程开工即牵头成立由工程部档案室、监理及设计、施工单位参加的工程档案资料协作组，明确责任，统一要求。 433 督促监理按照合同要求，对设计、施工等参建单位档案资料进行验收、检查，实施全过程管理。 434 负责组织工程竣工档案资料的自检，并配合档案部门完成档案资料的预验收。 44 设计、施工、监理、调试单位的职责 441 负责完成各自工作范围（见附录B归档范围和合同规定的档案资料的编制、立卷和归档工作。 442 按照电网公司工程档案管理办法中档案整理的规定，应用电网公司工程档案管理软件，进行档案资料录入工作。443 工程竣工后，向项目法人进行档案资料移交，上交档案资料目录软盘。5 归档范围、份数、时间51 归档范围及责任单位（部门）归档范围及责任单位详见附录。52 归档文件的份数归档的工程前期、竣工验收的文件均为一份原件，保存在电网公司档案室。施工工程文件（包括竣工图）为三份，其中二份移交给生产运行单位，另一份原件保存在电网公司档案室和工程建设部档案室。53 归档时间531 一般性文件材料及合同协议在文书处理完毕和合同、协议签定完毕后即归档。532 初步设计阶段形成的材料，在初设审查批复后即归档。533 设计、监理、施工、设备招投示文件，一般在决标后即归档。534 各专业工作中形成的材料，在工作告一段落后即归档。535 设备开箱技术文件及图纸，现场开箱收集后即归档。536 竣工图及竣工资料在工程竣工后一个半月内归档。6 档案的整理要求61 工程依据性文件611 工程项目法人负责前期文件及进口设备招标、投标文件、报关、商检、索赔收集、整理、分类、组卷与归档工作。612 原件与复印件的问题。凡本单位的发文均要求原件归档。收文：凡对方主送与抄送本单位的收文，均应红头文件归档，不可以复印件归档。如若是转发文，直接隶属关系的文件应红头文件归档，后附间接关系的转发文可复印件归档，但一定要复印清楚、文件齐全。613 工程依据性文件要求收集齐全、完整。案卷必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。614 在归档的文件中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一种文件，分别立在一起，不得分开。615 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依次排列的：批复在前，请示在后；正件在前，定稿在后；原件在前，转发件在后；多种文字形成的同一文件，原文在前，译文在后；图文紧密排列时，文字材料在前，图样在后。616 征地文件材料：要求所签拆迁协议确定的面积与所征地面积相等，分期分批交待清楚，按文件形成的规律排列；一般依据性的批复在前，征地红线图、征地申报表、拆迁协议书、拆迁安置表等文件在后。遇到密不可分的依据文件（如几块土地同是一个批文、红线图一次办理等情况），可在倾向性地将文件归在一卷，其它卷中在提及到这一类文件可以备考表中加以注释（号文参见档案号）。征地规划证等原为硬封皮归档，可不去除硬封皮与文字材料组成一卷。617 工程评估材料、招、投标书、决标书、议定书、谈判协议、现场备忘录等，作为引进技术这部分内容应永久保存，按文件形成的规律分类、组卷。618 协议、合同及工程验收证书、交接书等履行双方签字手续的文件的要求：从法律效用上考虑，凡为签订协议、合同的履行方和办理证书的签字方，其合同、协议均应持一份正本归档，不应副本或复印件归档（所谓合同、协议证书的正本，即履行合同的双方或参予证书签字代表均亲笔签名、并加盖公章，不亲笔签名只加盖私章的，或虽签名不为原件而以复印件归档的，对履行合同方或参予证书签字代表方，均属不符合档案管理要求）。619 公司招手代理或由国电公司签署的有关进口设备材料合同，应保存合同副本归档。62 工程设计文件：621 工程设计基础材料（地质勘测、水文、气象、地震、地形、地貌等）及各设计阶段文件，由设计单位提供，项目法人按设计院提供的册目录清点，收集齐全、完整后，整理、归档。622 工程全部设计文件应齐全、系统、完整。图纸一般应蓝图归档。可行性阶段、初步设计阶段、施工图设计阶段的文件排序，一般按设计院卷册排列、编目。如设计院有补充报告或设计文件，根据设计院的通知分阶段处理，如设计院补充文件无目录，则按内容分别插入有关卷册，但需重新做图册卷内目录。对国外设计图纸若有总目录时按它的顺序排序，但要注明版次是最终图还是确认图。63 工程施工文件3 工程施工文件 631 输变电工程施工的竣工资料、竣工图由施工单位负责收集、整理、分类、组卷，提交监理单位审查、汇总及移交。实行总承包的，各分包单位负责收集、整理分包范围内的档案资料，交总承包单位汇总、整理。其中：全部工程设计修改通知单应由设计院负责提供，工程联系单及材料代用单必须由设计工程师代表、监理签署意见、签名后方有效。632 施工单位按施工质量检验及评定标准、施工验收规范编制划分的分部、分项、单位工程为单元，齐全、完整、系统地收集、整理档案资料，进行分类、立卷、录入软件，并提交监；理单位审查。633 水泥、钢材等原料试验报告，要求报告单字迹清楚、数据准确，要有见证取样签证且原件归档，杜绝用不符合要求的书写材料书写（如用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水笔书写）及复印件归档。施工单位要加强施工过程中材料进货、发放、材料性能等方面的管理，指定专人做好原材料的监督跟踪工作（记录原材料进货、发放的品种、数量、规格型号、生产厂、日期、原材料出厂试验报告单编号、半成品试验报告单编号、浇灌使用部位等）。634 隐蔽工程记录与中间验收签证：要求文件材料齐全、完整，记录数据准确（即与现场实际施工情况相符），填写字迹端正，记录详细，不漏项。凡隐蔽工程记录需绘制有座标位置的草图，隐蔽工程记录与中间验收签证检查单位及部门签字手续完备。635 设计修改通知单、工程联系单、材料代用单等，要求齐全、完整。与竣工图上的注释内容相符。设计修改通知单要求内容简明，字迹、图样清晰，原件归档。636 施工质量处理、缺陷处理报告，要求有闭环交代的详细记录（有调查报告、分析、处理意见、处理结论及消缺记录、复检意见与结论等），按实际情况组卷。64 调试、试验报告641 由调试单位完成调试方案（或调试措施）、调试报告及竣工图与设计修改通知单等文件资料由调试单位负责整理、编制提交监理单位审查及移交。642 系统调试项目按专业、分项目排列、组卷。调试方案（大纲、措施）与调试报告分开组卷。专业试验单位所承担的项目与施工单位形成的设备试验报告分开组卷。65 工程监理与质量监督文件651夹 工程监理大纲、监理规划、监理实施细则、监理质量验评报告、阶段监理检查纪要、工程简报等文件资料应由监理单位整理组卷、移交。652 凡质量监督中心站检查的项目形成的监督记录、报告及总结等文件资料，由项目法人负责收集、整理、组卷。工程质量监督站形成的签证性文件（如分部、分项、单位工程质量评定记录、各监督项目的评价意见、纪要等）由工程质量监督站负责收集、整理、组卷、移交。653 按各专业质量检查典型大纲与监理规定的要求，齐全、完整地收集各阶段检查的文件材料。对检查出有问题的项目还应有闭环交待的记录、纪要与结论性意见。按监督检查项目分别分类、组卷。66 设备出厂技术资料661按照工程设备开箱管理办法的有关规定由项目法人或委任监理参加设备的开箱验收、同时收集设备出厂文件资料，并负责设备文件资料的登记整理、分类与组卷及移交。662 设备出厂合格证、商检记录、装箱单、开箱记录、工具单、备品备件单、设备说明书图纸、维护手册等应齐全、完整。按设备项目分类组卷。67 工程竣工文件671工程竣工交接记录、签证文件及工程总结等文件资料，分别由各有关单位负责按时交出。整个工程竣工验收签证书及工程交接证书，由项目法人负责收集、归档。工程未完项目清单及需要处理事项清单，由施工单位负责整理、移交。68 竣工图的编制681竣工图一般庆由施工（加工）单位编制，监理（监造）单位审签。所有竣工图应加盖竣工图章。682竣工图章示例如下竣 工 图编制人技术负责人编制日期监理（监造）单位名称监理（监造）人竣工图章示例683 竣工图章尺寸为：50mm80mm684 加盖竣工图章一律使用不易褪色的红色印泥，且应盖在图纸右下角图标栏上方的空白处，若图标栏上方有图表或文字，可盖在图标栏周围不压盖图表和文字的地方。685 竣工图章中的填写栏目应填写齐全，签字人应亲笔签字，且必须用碳素墨水书定，不得使用纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔等书写材料书写或盖章。686 编制竣工图要求如下：6861 利用施工图改绘竣工图，必须使用新蓝图，采用计算机出图纸的，必须清晰，不得使用图纸复印件，图上更改部分文字、图形必须用碳素墨水书写、绘制、字迹端正，线条整洁、清晰。6862 凡按图施工没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖竣工图章。6863 凡有一般性图纸变更，且能在施工图上进行更改的，可按设计变更进行修改并加盖竣工图章。6864 凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应由设计单位重新绘制竣工图。重绘制图按原图编号，末尾加注“竣”字，或在新图图标栏内注明“竣工阶段”。6865 竣工图内容更改要求如下：对于少量数字或文字的更改，可采用杠改，即将被更改部分用横杠划去，在其上方或下方空白处填写设计变更内容，并注明变更依据和箭头标志。对于较多的文字、数字、线条、图形的更改，如在原处难以更改变更内容，可局部圈出在附近白处重绘，并注明变更依据和箭头标志如：见 设计变更 （指向被变更处）687 不同幅面的工程图纸应统一折叠成A4幅面（297mm210mm），图标栏露在外面。69 铁塔、构支架竣工图由制造厂家做，并和设计变更一丐随货同行，交施工单位汇总。7工程文件的立卷71 立卷的原则和方法711 立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。712 立卷按类划分，详见附录B。713 立卷过程中宜遵循下列要求：案卷不宜过厚，一般不超过20mm，案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。72 案卷的编目721 卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。722 页号编写位置：单面书写的文件夹在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。723 案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。724 案卷题名的填写，应简明、准确地揭示卷内文件的内容。案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。归档外文资料的题名应译成中文。725 编制单位应填写卷内文件的形成单位。726 编制日期应填写卷内文件形成的起止日期。727 保管期限分为永久、长期、短期三种期限，按附录B中规定的保管期限填写。728 档号由“工程项目代号类目号案卷顺序号”三段组成，工程项目代码由项目法人提供。73 卷内目录的编制应符合下列规定：731 序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。732 责任者：填写文件的直接形成单位和个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。733 文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。734 文件题名：填写文件标题的全称。735 日期：填写文件形成的日期。736 页次：填写文件在卷内所排的起始页号。最后一份文件填写起止页号。737 卷内目录排列在卷内文件首页之前。74 卷内备考表的编制应符合下列规定：741 卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及立卷单位对案卷情况的说明。742 卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。75 案卷封面、卷内目录、卷内备考表应采用70g以上白色书写纸制作，幅面统一采用A4幅面。76 案卷装订761 案卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料必须装订。既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法（左边、下边、右边要取齐），要整齐、牢固，便于保管和利用。762 装订时必须剔除金属物。77 案卷的封皮及档案盒出电网公司统一制定下发。8档案的验收与移交81 工程文件的改集、积累和整理，工程档案的归档和移交均要与工程建设项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行。各有关单位应指定专人负责此项工作。82 工程项目竣工验收分二个阶段：初步验收和竣工验收。档案验收重点放在初步验收。在工程竣工一个月内，电网公司工程建设部应组织由档案部门及设计、施工、监理等单位组成的档案验收组，对工程档案进行自查，发现问题，限时进行整改。档案的竣工验收由电网公司工程部组织档案部门、运行单位及各参建单位，对初步验收的整改内容进行复查，合格后由电网公司档案室签发档案验收合格证。83 进行工程档案验收时，应重点验收以下内容：831 工程档案是否齐全、系统、完整；832 工程档案的内容真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况；833 工程档案是否已整理立卷，并完成工程档案管理软件录入工作；834 竣工图绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求，图面整洁，盖有竣工图章；835 文件的形成、来源符合实际，要求单位或个人签章的文件，其签章手续完备；836 文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、托袜等符合要求。84 向生产运行部门移交的档案，应在工程正式投运后1个月办理移交。移交工程档案时，应办理移交签证手续，填写移交目录，双方签字、盖章后交接，移交目录一份交电网公司档案室保存。交流变电所达标投产档案资料目录类别号类目名称文件资料内容立卷单位840工程建设文件工程建设报告、征地证书、协议、建筑、消防、卫生许可证及建设、设计、施工、运行和设备制造厂单位相互来往的合同、协议等项目法人8400可行性研究、原始设计材料规划（概念）设计、可行性研究、选址报告及审批文件；为变电所建设而收集的供电负荷调查、预测及工程地质、地形、水文、气象、地震、交通、通讯等调查材料项目法人设计单位8402设计任务书、初步设计工程设计（计划）任务书、初步设计、技术设计（包括概算）及其审批文件项目法人8403施工图设计技术文件材料施工图设计阶段产生的施工图设计说明、计算书项目法人图纸会审纪要、记录监理单位设计变更、业务联系单位及施工组织设计施工单位8404土建施工文件材料开、复工报告及变电所控制楼、开关室、设备检修间等房屋建筑和设备构架、基础，上、下管道、道路、围墙、接地网等上、下建筑设施施工过程中形成的技术文件及各种记录、材料试验单位、单项工程质量检查、评定、测试记录等材料施工单位8405电气设备安装文件材料单项及分项工程质量检查、评定、测试记录等施工单位8406竣工、验收文件启动试运行方案、设备命名通知、工程竣工报告、交接验收记录、系统调试报告、鉴定、交接证书、工程竣工资料移交目录、决算等项目法人8407工程管理工程各参建单位的工程总结各参建单位物资、费用管理、工程评优、审计、回访、质监等项目法人监理大纲、监理规划、监理实施细则、工程验评报告、监理月报、监理报告、工程协调会纪要、工程简报监理单位8409统计报表施工网络及定期滚动修改计划施工单位工程基建年度投资计划完成情况项目法人841主系统及所用电系统竣工图8410主结线、布图、主变安装图、设备材料清册变电所电气主结线图，厂房、设备平面布置图及主变压器安装图等施工单位8411500千伏及以上配电装置变电所500千伏及以上的高压配电装置安装图施工单位8412220到330千伏配电装置变电所220-330千伏的高压配电装置安装图施工单位8413154千伏及以下配电装置154千伏及以下高压配电装置安装图施工单位8414所用电系统所用电（交流）系统包括动力、照明及油、水、气系统施工单位8415所用直流系统所用直流系统设备（蓄电池、整流设备、逆变器等）、事故照明系统安装图施工单位8416电缆敷设安装图全所交、直流电缆敷设及安装图施工单位8417防雷、接地系统变电所防雷保护图、接地装置、接地网安装图和有关接地电阻测量、计算材料施工单位842电补偿系统8420静补偿系统布置串联、并联电容补偿装置和饱和电抗器静补偿装置设备施工单位8421静补偿系统安装静补偿设备安装图施工单位8422静补偿系统调试投运静补偿系统调试报告、竣工、投运文件材料施工单位8423动补偿系统调相本体、励磁、厂用电，调相变系统施工单位8424动补偿系统安装调相机及其辅助设备安装图施工单位8425动补偿系统的监控装置调相机的控制和监视回路原理图、布置图、安装图（包括热工、化水系统）施工单位8426动补偿防雷、接地、照明区、电缆施工单位8427动补偿系统调试、投运调相机系统的调试报告、投运文件施工单位843二次线竣工图8430继电保护综合性材料为本变电所建设而编制的系统阻抗、稳定、短路电流计算、继电保护整定计算、说明等文件材料施工单位8431中央控制系统主控制室控制屏、继电保护屏布置图、中央控制信号、备用电源自动投切、故障录波、事件记录器等公用二次设备原理图、安装图、调试报告施工单位8432主变压器二次线主变压器控制和保护二次线原理图、展开图、安装图、调试报告（含母线保护二次线）施工单位8433220千伏及以上线路、设备二次图变电所的220千伏及以上设备的控制和保护二镒线原理图、方框图、展开图、安装图及调试报告施工单位8434154千伏及以下线路、设备二次图变电所的154千伏及以下设备的控制和保护二次线原理图、方框图、展开图、安装图及调试报告施工单位8435静补偿系统二次线静补偿系统控制和保护二次线原理图、方框图、展开图、安装图施工单位8436调相机系统二次线调相机的控制和保护二次线原理图、展开图、安装图施工单位8437所用电系统二次线所用变压器及所用电系统二次接线图、安装图、调试图施工单位844通信、自动化系统8440通信、自动化系统本变电所内通信系统综合文件材料施工单位8441载波通信变电所载波通信系统设备布置图、安装图施工单位8442微波通信变电所通信系统设备布置图、安装图施工单位8443超短波通信变电所有关超短波、特高频等无线电通信系统设备布置图、安装图施工单位8444光缆通信变电所有关光缆通信系统设备布置图、安装图施工单位8445邮电通信行政、调度通信、所内通信施工单位8446远动、自动化系统变电所有关远动、自动化、计算机在线实时监控系统设备布置图、安装图、调试报告施工单位8447所内通信、远动电缆变电所有关通信、远动、自动化系统专用电缆敷设图、布置图施工单位845变电所建筑物竣工图8450总的部分总平面布置、说明书及附图施工单位8451主建筑物变电所主控制楼、户内所用变、开关、蓄电池等到用房及各楼房之间的天桥建筑结构图、基础图、暖通设施安装图施工单位8452通讯设施建筑通讯专用楼房、微波塔、特高频接收塔等建筑物基础图及结构图施工单位8453静补偿系统建筑串、并联及饱和电抗器静补偿专用楼房、建筑物基础图、基础图、暖通设施安装图施工单位8454调相机建筑调相机专用房和建筑物的基础图、结构图施工单位8455辅助建筑变电所检修室、空压机室、泵房、水塔、水池、油库、备品库、汽车库、食堂、宿舍、门卫室、围墙、大门等建筑基础图、结构图施工单位8456暖通、电照、上下水系统图、布置图、安装图施工单位8457消防建筑变电所内各种消防设施土建图、安装图施工单位846变电所户外构架8460变压器基础、构架主变压