《泰宇文档管理系统》使用及功能介绍.doc

泰宇文档管理系统使用及功能介绍泰宇文档管理系统使用及功能介绍2010-06-27 01：21一、泰宇文档管理系统的启动方法一：双击桌面上的泰宇文档登录图标；方法二：单击开始-程序-泰宇文档-登录；二、基本功能模块介绍基本功能：(记录指目录)输入、选择、修改、删除、数据保存、打印等。复杂功能：设置条件查询、按栏目排序、索引处理、统计记录、归档等。三、按照功能介绍各个操作步骤：打开文档单击文档管理-打开文档-双击要打开的文档。单击文档管理-打开文档-双击进馆档案案卷级-单击按钮-打开并关联到-进馆档案文件级。输入数据调整显示格式：单击+(增加一条记录)按钮；输入记录内容；继续输入的话，重复第2、3步，否则单击保存按钮。选择记录选择记录一般是在网格显示状态下进行操作的。单条记录选择：直接单击该记录多行记录选择：按住Shift键，单击第一行，再单击最后一行；多行间隔选择：按住Ctrl键，依次单击要选择的记录。复制/移动所选记录复制/移动所选记录一般是在网格显示状态下进行操作的。选择好要移动记录，单击按钮-复制/移动所选记录-OK，鼠标移置目标位置。示例：归档操作中的手工复制：打开在收发文表格打开文件级表格(调整位置，让两张表格并列显示)在收发文表格中，单击按钮选择记录选择全部记录单击按钮复制/移动记录(在收发文表格中操作)鼠标单击文件级表格。修改记录单击修改/浏览按钮，单击要修改的记录，将正确的内容重新录入后，单击保存按钮。删除记录选择要删除的记录-单击-按钮，真的确定删除该记录，单击OK，否则单击Cancel。设置条件查询表格查询：如查询文件标题中包含有通知并且年度为2004的记录。单击检索-表格查询-文件标题包含通知并且形成日期包含2004-查询。按栏目排序排序是对输入数据按一定的规则临时性排列。单击按钮-按栏目排序，出现排序的对话框，根据需要对栏目进行选择-选择完毕并退出，系统会自动对数据进行排序。如归档时：按栏目排序：一般我们选择这些栏目保管期限文件类型类别收发文类别收发文顺序(文)号责任者。索引处理索引是对输入数据一次性按一定的规则进行排列，可在以后长期使用。单击按钮-索引处理-新建可重复索引，出现栏目选择对话框，只要根据需要进行栏目的选择-选择完毕并退出，新索引就建立好了。设置默认索引：单击按钮-索引处理-默认索引，出现索引选择对话框，只要根据需要选择相应的索引-选择完毕并退出-刷新或者关闭文档，再重新进入。归档1、按栏目排序2、归档生成件号建立索引手工调整手动复制复制到文件级建立索引打印单击菜单中报表-选择需要打印的报表类型-打印预览。统计记录如：以保管期限分组来统计记录数。单击按钮-其他选项-分组统计-分组设置-双击栏目保管期限-选择完毕并退出-选择统计方式记录数count(*)-添加-开始统计-得出分组统计数据。四、相关操作词组设定1、打开相应的文档；2、单击文档管理-词组设定-+-输入表名和栏目名称-点下一步-设置栏目类型-点完成-输入栏目值-点保存。如果只是增加栏目组的话，那么操作步骤是：单击文档管理-词组设定-选择表名和栏目名称-在其他栏目值后输入新内容-点保存。数据库表的建立一般依据新归档整理方法设立的数据表：*年收发文和*年文件级示例1：新建2005年收发文和2005年文件级步骤：单击项目设置-2004年收发文-复制-输入新的表名：2005年收发文-确定。(如果里面有记录的话，打开文档，把记录都删除。)2005年文件级数据表的建立类似。示例2：建立备查表步骤：单击项目设置-xxxx数据库-新表-输入新表名称-导入，打开其他数据表的结构，选择你要的字段或者是增加一些字段(输入字段名称、类型、长度)-更改-新表生成成功OK。添加新报表方法一：右击桌面上的泰宇文档登录图标-属性-查找目标(F)-双击报表-最后将新添加的报表拷贝(复制)进去。方法二：单击开始-搜索-文件或文件夹(F)-搜索文件或文件夹中输入泰宇文档-立即搜索；搜索完毕，在右边的窗口中双击泰宇文档文件夹-双击报表-最后将新添加的报表拷贝(复制)进去。泰宇文档管理系统软件说明及价目表版本版本说明价格(元)SQL单机版利用SQL数据库，在单台电脑上使用，适用于档案数据量较多，但只需单人管理档案的单位。相对INTERBASE数据库较稳定，存储数据量多。5800数字化档案室(单机版)采用最新的计算机技术和管理模式，充分融合了网站技术和OA技术的便捷性，使用户的操作更加灵活，管理也进入了层次化。适用于对档案管理要求比较高，档案数据多，使用频率高的单位。7800数字化档案室(网络版)基于单位内部局域网设计的一套多用户联合使用的档案管理系统。采用了集中式的存储、处理、管理和监控设计。适用于档案数据多，使用人员多，查询次数多的单位。可单独开放一个查询窗口进行档案查阅。19800泰宇文档管理及图文处理系统SQL网络版2002年度国家重点新产品泰宇文档管理及图文处理系统SQL豪华网络版2002年度国家重点科技成果推