企业会议管理制度(1).doc

会议管理制度1 目的为使公司会议管理工作规范化、制度化、程序化，提高会议质量和会议效率，制定本制度。公司会议制度本着精减、有效、节俭原则运行。2 适用范围公司全体员工 3 职责3.1 总经办是公司会议管理部门，负责各类会议的统筹协调、安排与管理。3.2 凡属重要会议，需要公司领导到会讲话的稿件，由相关部门负责起草，公司总经办负责把关，讲话领导最后审定。4 定义 会议是公司处理工作的一种重要方式，是公司各部门宣传、贯彻、执行党和国家路线、方针、政策，统一思想，提高认识，调查情况，交流经验，布置工作，统筹协调，纠正失误，解决问题，进行决策的一种有效手段。5 程序5.1 会议类别5.1.1 公司领导班子会议（1）由总经理组织的内部高层会议。（2）参加人员为总经理、各分管副总经理或相关负责人。（3）时间上定为每周一次，由总经理或总经办发出通知。（4）会议纪要由文案专员负责整理，总经办主任（副主任）审定、下发，各相关部门负责落实。5.1.2 经理办公例会（1）经理办公例会是由总经理本人或其委托人定期召开的工作例会。（2）参加人员为总经理或其委托人、各分管副总经理、各部门负责人及相关部门人员。（3）时间：每周一18:00。（4）会议纪要由文案专员负责整理，总经办主任（副主任）审定、下发，各相关部门负责落实。5.1.3 部门工作例会（1）由各部门负责人定期召开的工作例会。（2）时间：至少每周一次。（3）各部门确定时间后报总经办备案。5.1.4 跨部门沟通专题会（1）部门临时会议是由各分管副总经理（或总经理）、总经办发起召开的跨部门协调、协作专题会议。（2）会议由发起人确定，总经办负责通知、安排。会议纪要由文案专员负责整理，并于次日呈总经理审阅后发放至各有关部门。5.1.5 总经理接待日（1）由总经理根据时间日程，提前3-5天通知总经办安排。（2）时间：每月一次。（3）形式：公司全体员工自由参加，公司领导面对面沟通、交流，汇报工作或对公司生产、经营等各方面提出自己的建议和意见。5.1.6 全体职工大会（1）时间安排为一年一次，由总经办安排时间并通知。（2）会议内容为总结全年工作，表彰先进，布置新一年的工作。5.1.7 管理人才推荐大会（1）时间安排为一年一次。（2）各部门和岗位述职；推荐人才，选拔人才，并组织竞聘。（3）总经办人事处制定实施方案，按方案、流程组织执行。5.1.8 制度完善大会 每12月份为制度完善月，根据公司需要，对制度进一步修改、完善。5.1.9 企业年会5.1.10 生产交接班会（1）时间：交接班前。（2）人员：全体接班人员及交班班长、值班人员，装置主任和工程师在日常工作期间视工作情况参加交接班。（3）内容：由交班班长介绍当班生产情况、工作任务完成情况，遗留或待处理问题等。接班班长及岗位人员根据预检情况提出相应的问题并与交班班长进行协商。装置管理人员或值班人员结合交接班情况及装置实际生产情况和任务，布置工作任务、提出工作要求，明确生产注意事项及遗留问题处理要求等。5.1.11 生产交接班班后会（1）时间：完成岗位交接后。（2）人员：全体交班人员、值班人。（3）内容： 由班长对当班生产情况进行总结讲评，及时总结经验教训，表扬好人好事，批评违章违纪。5.2 会议程序会议承办部门应在会议前一天通知与会人员，并明确告知总经办会议中心议题，以便做好准备。总经办负责会议室的安排、使用和管理，包括：做好座位摆放、悬挂会标、安排音响、投影、照明、送茶水等会务工作。会议承办部门负责会议签到、材料分发、会议记录、资料收集、归档。会议决定的事项由会议承办部门负责督办、落实检查、并及时向主管领导汇报。 5.3 会议秩序和纪律5.3.1 严格遵守开会时间，不得无故迟到或早退，特殊情况，需由会议主持人批准。5.3.2 会议期间手机应调至静音状态，特别事情到会议室外接听。5.3.3 会议发言应简明扼要，避免发表与会议无关的话题，会议主持者有权提示发言人，其他人员无权打断发言人讲话。5.3.4 凡是违反会议秩序者，会议主持人有权给予通报批评，情节严重者按照公司规章制度处理。5.3.5 会议应按规定时间准时召开，组织会议的部门会前应准备好会议议程及有关内容，并负责维护会议纪律。5.3.6 参会人员准时参加会议并签到，准备好与会议有关的资料，做好会议记录，对要求传达的会议内容要及时进行传达。5.3.7 会议涉及机密事件，所有与会者要严守保密制度，不得外传泄密，否则按有关规定处理。5.3.8 会议形成的决议应由牵头部门及时书面通知有关执行部门，并负责监督落实情况。5.4会议记录员应遵守的规定（1）做好会议的原始记录及会议的考勤记录，根据需要整理会议纪要。（2）对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样。（3）会议原始记录应于会议当日、会议纪要最迟不迟过一个工作日呈报会议主持人审核签名。5.5会议室管理5.5.1会议室管理和使用权限 （1）会议室由总经办负责管理，各部门如因会议需要使用会议室，须事先申请，由总经办统筹安排。 （2）会议室卫生由总经办安排人员负责进行，在每次会议召开前后均要进行卫生打扫，并做好日常保洁。5.5.2