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MBA人力资源管理的基础知识一、 职务分析的含义 简单地讲，职务分析就是要通过一系列科学的方法，把职位的工作内容和职位对员工的素质要求弄明白。专业的描述是这样的：职务分析是指通过观察和研究，确定关于某种特定的性质的确切情报和（向上级）报告的一种程序。二、职务分析的6W1H指什么？ 外国的人事心理学家从人力资源管理的角度提出了一个非常容易记忆的6W1H职务分析公式，从七个方面对职务进行分析： 1.WHO：谁来完成这项任务； 2.WHAT：这项职务具体做什么事情；3.WHEN：职务时间的安排； 4.WHERE：职务地点在哪里； 5.WHY：他为什么职务（职务的意义是什么）；6.For WHO：他在为谁职务； 7.HOW：他是如何职务的。三、职务分析的一些专用术语： 1.工作要素：是指职务中不能再继续分解的最小动作单位。如打开电脑、打电报；2.任务：是一系列为了达成一个目的的职务要素的集合，即完成一项具体的职务。如汇报工作。 3.职位：是多个任务的集合。在一定时间和空间里一个员工需要完成的一系列任务的集合就是一个职位。 4.职务：是一组任务相同或相近的职位的集合。一个职务可以是一个职位，也可以多个职位。 5.职责：是指一个个体担负的一项或多项任务组成的活动，即由一个个体操作的任务的综合。譬如人事经理的职责可能是编制企业的人力资源规划、组织招聘等。 6.职务族：是一组相关职务的统称，也叫职务类型，如文秘。四、职务分析的具体内容 职务分析能产生两个文件，即职位描述和职位说明书。职务描述： 基本信息：包括职务名称、职务编号、所属部门、职务等级、制定日期等； 工作活动和工作程序：包括工作摘要、工作范围、职责范围、工作设备及工具、工作流程、人际交往、管理状态等。 工作环境：工作场所、工作环境的危险、职业病、工作时间、工作环境的舒适程度等。 任职资格：年龄要求、学历要求、工作经验要求、性格要求等。 职位说明书： 基本素质：最低学历、专长领域、工作经验、接受的培训教育、特殊才能等。 生理素质：体能要求、健康状况、感觉器官的灵敏性等。 综合素质：语言表达能力、合作能力、进取心、职业道德素质、人际交往能力、团队合作能力、性格、气质、兴趣等。五、职务分析有哪些作用？ 1.招聘：为招聘者提供了真实的、可靠需求职位的工作职责、工作内容、工作要求和人员的资格要求等。2.选择：为选拔应聘者提供了客观的选择依据，提高了选拔的信度和效度，降低了人力资源选择成本。3.绩效考评：为绩效考评标准的建立和考评的实施提供了依据，使员工明确了企业对其工作的要求目标，从而减少了因考评引起的员工冲突。4.薪酬管理：明确了工作的价值，为工资的发放提供了可参考的标准，保证了薪酬的内部公正，减少了员工间的不公平感。5.管理关系：明确了上级与下级的隶属关系，明晰了工作流程，为提高职务效率提供了保障。 6.员工发展：使员工清楚了工作的发展方向，便于员工制定自己的职业发展计划。六、职务分析有哪些方法 1.观察法：是指职务分析人员通过对员工正常工作的状态进行观察，获取工作信息，并通过对信息进行比较、分析、汇总等方式，得出职务分析成果的方法。它主要适用于对体力工作者和事务性工作者，并又分直接观察法、阶段观察法、工作表演法。 2.问卷调查法：职务分析人员首先要拟订一套切实可行、内容丰富的问卷，然后由员工进行填写。问卷调查法适用于脑力劳动者或工作不确定因素很大的员工，如软件工程师、行政经理。3.面谈法：它是通过职务分析人员和员工面对面的谈话来收集职务信息资料的方法。在面谈之前，职务分析人员应该准备好面谈问题提纲，一般在面谈时能够按照预定的计划进行。4.参与法：职务分析人员直接参与到员工的工作中去，扮演员工的角色，体会其中的工作信息。参与法适用于专业性不强的职务。5.典型事件法：如果员工太多或者职位工作内容过于繁杂，应该挑具有代表性的员工和典型的时间进行观察，从而提高职务分析的效率。6.工作日志法：是由员工本人自行进行的一种职务分析方法，让员工按照要求及时填写职务内容，从而收集工作信息。7.材料分析法：如果职务分析人员手头由大量的职务分析材料，比如类似的企业已经做过相应的职务分析，比较适合采用本办法。8.专家讨论法：专家讨论法是指请一些相关领域的专家或者经验丰富的员工进行讨论，来进行职务分析的一种方法。上述这些职务分析方法既可单独使用也可综合使用，由于每个方法都有自身的优点和缺点，所以每个企业应该根据本企业的特点进行选择。七、进行职务分析的常规步骤有哪些？（问卷及面谈两法）问卷调查步骤： 1.职务分析一般分计划阶段、设计阶段、信息收集阶段、信息分析阶段和结果表达阶段。 2.在计划阶段应该明确职务分析的目的意义、方法和步骤；确定职务分析的方法；限定职务分析的范围，并选择具有代表性的职务分析实施时间表；编写职务分析计划并进行有关职务分析的宣传。 3.在设计阶段主要设计职务分析调查表、列举职务分析面谈时的关键问题题库，以便有选择使用。 4.信息收集阶段事先需征得样本员工直接上级的同意，尽量获取直接上级的支持；为样本员工提供安静的场所和充裕的时间；向样本员工讲解职务分析的意义，并说明填写问卷调查表的注意事项，鼓励样本员工真实客观地填写问卷调查表，不要对表中填写的任何内容产生顾虑；职务分析人员随时解答样本员工填写时的问题，检查有无漏填、误填现象，有疑问问该员工并表示感谢。面谈步骤： 同上13，为了消除样本员工的紧张情绪，职务分析人员可以轻松地方式开始，鼓励员工真实客观回答问题，职务分析人员按顺序由浅入深提问，防止员工跑题，进行记录，汇总。 5.信息分析阶段是将各种收集信息方法收集的信息进行统计、分析、研究、归类的一个过程，假如能参考竞争对手的资料最好。 6.结果表达阶段的主要任务是编写职务描述和工作说明书，职务分析人员编写职务描述和工作说明书初稿；与相关如样本员工等讨论其具体内容，确定试行稿，试行改进后为正式文件。八、岗位责任制存在的问题及对策岗位责任制的实施对企业而言应该是管理上的一个提高，但就现实情况看在多数企业里，岗位责任手册只是一套形式上的文件，并没有得到认真的落实。没有人根据岗位职责的内容来规范自己的工作，更没有将它作为真正的依据进行绩效评估。问题在于：1、没有职务分析；2、职务分析没有更新；3、缺乏认真的态度；4、缺乏一定的技术和经验；5、缺乏对职务资格要求的使用。其对策：1、认真进行职务分析；2、及时修改职务分析；3、将职、权、责、利统一；4、进行人力资源盘点。 九、在哪些情况下要考虑职务设计？ 1.职务设置不合理 。职务设置并不是很合理，有些职务工作量大，经常无法按时完成任务；有些职务工作量很小，上班有很多空的时间。提高了人力资源成本，同时破坏了员工之间的公平和和谐，有些员工可能会产生抵触情绪，影响工作进展。 2.企业计划进行管理改革。由于企业的发展，企业计划对现有的经营模式和管理模式进行改革时，人力资源部门应该配合企业的改革进行相应的职务设计，使职务能够适应新形势的需要。 3.员工职务效率下降。如果由于员工已经对现有职务没有兴趣或新鲜感而产生的效率下降就应该考虑对这些职务进行职务重新设计。十、常见的职务设计形式 1.工作轮换。指在不同的时间阶段，员工会在不同的岗位上进行工作。其优点是给予员工更多的发展机会，让员工感受到工作的新鲜感和工作的刺激；使员工掌握更多的技能；增进不同工作之间员工的理解，提高协作效率。局限性在于只能限于少部分的工作轮换，不是所有岗位都可以轮换的，另外轮换会降低一定的工作效率。2.工作丰富化。指在工作内容和责任层次上的基本改变，并且使得员工对计划、组织、控制及个体评价承担更多的责任。充实工作内容主要是让员工更加完整、更加有责任心地去进行工作，使员工得到工作本身的激励和成就感。3.工作扩大化。指工作的范围扩大，旨在向工人提供更多的工作，让员工完成更多的工作量。当员工对某项职务更加熟悉时，提高他的工作量会让员工感到更加充实。4.以员工为中心的工作再设计。它是将组织的战略、使命与员工对工作的满意度相结合。在工作再设计中，充分采纳员工对某些问题的改进建议，但是必须要求他们说明这些改变对实现组织的整体目标有那些益处，是如何实现的。职业经理人的十二项修炼20世纪初，科学管理之父泰勒运用时间与动作研究，发明了科学管理并带动生产革命，1954年管理大师彼得杜拉克出版管理的实践，正式叙述职业经理人的角色与管理方法，在20世纪末的中国，对于职业经理人的角色与职能，仍有许多认识不足之处，本文期望能提供您更清晰的架构与更丰富的内涵。世纪的竞争是人才的竞争 改革开放至今年，企业的经营管理从早期的粗放型到精耕细作，从无序的竞争慢慢走向规范化的运作，从靠关系拼胆子大到靠关系也讲实力，从追求短期的成功到考虑永续的经营，从卖方市场走向买方市场，从片面局部竞争，演变成全面性、甚是全球性的竞争，这当中所应用的竞争工具也愈来愈多元化，例如关系的应用、政策的支持、银行融资、奇特点子、营销策划、媒体炒作、资本运营、收购合并、企业文化、CIS等真是琳琅满目，随着企业规模的增长与竞争的复杂化，组合这些经营要素，已经不是任何干练的一把手所能胜任的，因此人才队伍的建设将会成为角逐下一个世纪企业王国的关键要素，国际级的企业纷纷建立自己的企业大学，迫切培养人才，便是最佳的写照。 然而那样的人才算得上是人才？又有那些人才是企业应该大力招聘、培养与留住的人才？答案是经理人，特别是职业经理人。 谁是真正的职业经理人？ 职业经理人是谁？ 首先要分辨的是职业经理人不是以下这些人，过去许多企业对人才的观点有几个误区，其一：识途老马-在单位待的时间够久，经验丰富，见多识广，这些人对于变动不大的环境挺管用，但面对变化万千，甚至需要国际化、现代化运作时，往往成为改革的阻力。其二：领导班子-在组织的高层，位高权重，一呼百应，这些人过去有较佳的关系、较好的成绩或较少的错误，才能拥有今天的地位，但并不代表他们擅长运作现代化的企业组织，或具有在市场经济竞争下的获胜能力。其三：知名人士名片的头衔众多，履历表的经历一大串，令人眼花缭乱，这些人要讲故事、论道理可能相当精彩受欢迎，但是否具有真正把事做好的实力，能否与企业中其它人员有效合作，则需要深入研究。其四：个人英雄-不论什么疑难杂症，大小事情，只要有他在，一定能搞定，这些人是组织不可缺少的英雄，如果他们放假，退休或被挖角，组织立刻停摆。以上的四种人不是不好，而是面对现代的竞争，已经不够好，必须上升到另一个层次，才能适应当前的需求，而这样的人才，我们把他们统称为职业经理人。职业经理人现今受到许多的重视，但也有不少的误解，其中最常见的便是拿钱办事缺乏忠诚度，一有机会便会跳槽，只为个人生涯考虑，不为组织着想，架子很大，不好管理，合作意识差，要价很高，但不一定有贡献，空有学历，没有实力等，这些都是现在的实况，也是代表我们对职业经理人的角色定位，以及作为职业经理人本身应有的技能，缺乏充足的了解所造成的，只要我们能认清这些事情，对于企业便能以此评鉴并求得好人才，对于个人也能知道自己有何不足之处，以便能自我超越，成为胜任的职业经理人。 职业经理人应有的素养 职业经理人的定位，是以担任管理职务为职业的专业人才，在早期的社会中，人们以农林渔牧为主要工作、自给自足，慢慢出现以手工艺为主的技术人员，工业革命后，有了现代的企业组织，但直到本世纪初，企业的组织都比较小，由企业的拥有者直接领导工人，或加上几个亲戚、得力助手，便能有效掌握整个企业，自从泰勒发明科学管理，加上福特汽车公司将此方法有效运用在生产线上之后，企业的规模快速增大，膨胀到数万人甚至数十万人以上，这时便需要依赖为数不少的管理人员进行计划监督的工作，另一方面企业的所有者，由于股票上市或产业过大，逐渐将经营权分离出来，聘任专业人士进行公司的日常运作，这两大趋势造就了今日的职业经理人，所以从本质上而言，职业经理人是以其专业管理能力，协助企业拥有者进行经营管理职责的人，其对于现代企业的运作能力，必须使委托他的股东们能够获得高度的信赖与应有的回报。职业经理人要做到以上的境界，需要以下的职业化能力，称为KAS，K指的是拥有充足的专业知识，例如商业知识、政府法规、产品行业知识、科技知识，管理知识等，A指的是敬业的态度，例如积极热情的工作态度，负责守法、保守业务机密、不从事与公司利益相违背的工作，能与他人合作，愿意栽培部属等，S则是指纯熟的工作技能，包含四个方面，思维能力、组织能力、绩效管理能力以及专业风采，以上这些能力的组合，使职业经理人能有效的完成任务，从另一方面而言，具有这些能力才称的上是职业经理人。以下就某一管理机构针对美国500大企业调查出来的结果，认为职业经理人最重要的四大方面工作技能作进一步的说明，并提供培养这些能力的方法。 思维能力是首要的技能 第一方面：思维技能。作为经理人头脑要能想清楚才能做好事情，管理大师彼得杜拉克说：要做对的事，再把事情做对。Do the right things. Do the things right. 所以培养经理人的思维能力是最重要的事，也是最抽象最难培养的，思维技能表现在三个方面分别是拟定计划、制定决策与解决问题。职业经理人的第一项修练:拟定计划 管理工作的第一步便是拟定计划，孙子兵法第一篇：始计篇。，说明所有的作战开始于计算与计划，品管大师戴明博士的管理循环PDCA，也是从Plan计划开始，因此作为经理人的首要任务便是能制定清晰有效的工作计划，不论是长期的战略规划，年度营销策划、人员招聘计划、新产品上市计划、质量改善计划、年度预算、筹办公司运动会等，都需要应用到计划的能力。这其中的关键技巧是分辨三种不同类型的计划，有特定目标非例行性的项目管理计划，例行工作的日常管理计划与处理问题的处置计划，另外要能辨别目的与目标的差异，能够制定合理的目标，而非只应用过去的数字作基础，（例如生产计划的预测）工具方面有目标树的应用，SMART法则，优先级排列法，心理图像法，甘特图，PERT图等。职业经理人的第二项修练: 制定决策 经理人的职责便是制定决策与领导执行，计划与执行的过程有许多的变量，必须不断的进行决策，错误的决策带来失败的后果，正确的决策，则奠定成功的基础，例如战略上该进攻还是要防守？人才要从内部培养还是外部聘任？产品要定多少价格？预算如何分配？该选择哪个媒体作广告？.处处都需要决策，决策时有竞争者的变量，时间与资源的限制，信息不足或错误的可能，道德上的压力，人情的包袱。要制定正确的决策是重要的能力，英特尔的总裁葛洛夫曾说：我们并不特别聪明，只不过在激烈竞争中，比对手做出更多正确的决策。决策的技能包含前提假设、推论能力，信息收集整理、分析、归纳的能力，逻辑判断、搏奕竞局理论，面对压力的心理素质，如何避开心智模式与错误的系统思考等；工具上有矩阵法、决策树、计算机仿真、沙盘推演、加权指数、逻辑原理、潜意识原理以及系统模型等。职业经理人的第三项修练: 解决问题 拿破仑说：困难只是在印证一个人伟大的程度。这句话说明了解决问题是经理人重要的任务，也是考验一个人能力最佳的方式。没有一个企业是没有问题的，不论是质量不佳、产能不足、交期不准、人力不足、士气不佳、财务困窘、设备老旧、工艺落后、市场占有率下滑等，谁能解决这些问题，谁便能受到重用。前英国首相丘吉尔说：所谓成功便是肩负更大的重任，去面对更棘手的问题。解决问题须要的技能是界定问题、收集资料、分析问题、找出问题根源，以及运用创造能力找出解决方案来，工具有问题树、鱼骨图、帕雷多图、U型回路、KJ法、脑力激荡法、创意思维法等。 以上的三种技能属于思维能力的应用，一个称职的职业经理人必须能有效的了解相关的知识，以及熟练各种技巧与工具，才能在竞争中协助企业走出自己的路。过去这些技能属于天生的资质、但今日的培训工具已经长足进步，能将这些技能变成可以复制的技术，因此有心成为职业经理者，都应尽早培养这些技能，使自己立于不败之地。创造绩效是主要的任务 第二方面：绩效管理。经理人领取薪资与享受应有的福利，回报给企业的是绩效，无法产生绩效的职业经理人，就像不能拍出清晰像片的照像机一般，期望很高，结果很差，所以职业经理人必需面对的现实是创造一流绩效，否则走人。企业的竞争极为现实，每一分没有产出的投入都会降低竞争力，因此作为经理人如何协助企业提高绩效，是最为核心的技能，其中制定标准、成果管制与绩效考核是三种关键技能。 职业经理人的第四项修练: 制定标准 无规矩不能成方圆，缺乏标准的企业运作起来特别费劲。企业中的事情，可以分成两大类，一种是周期性、经常性、例行性的，例如员工招聘、生产计划、质量检验等，另外一种是特殊性、非例行性的，例如新建厂房、计算机化等，职业经理人必须先把前一种任务，尽快标准化，以利于组织正常运作，之后集中精力处理特殊性的任务。许多企业未能将例行性任务进行规范化标准化，变化占用管理人员大量的心力，不仅部属无所适从，大小事情都要报告，而且效率不佳。制定标准的具体技能是判别需要标准化的项目，工作分析，作业研究，评估与制定合理标准，形成书面材料，以及培训。用到的工具有流程图、管制图、检查表、分类法、动作研究等。职业经理人的第五项修练: 成果管制 组织为了呈现有效的结果，不仅要有良好的决策，也需要执行的能力。在此期间，如何有效的管制质量、成本、进度与服务水平，有赖于职业经理人的高度技能，管制太多，处处绊手绊脚，士气低落，效率不彰；管制不足，容易出现漏洞，提高成本，质量不保。管制能力的考验主要有几方面：分辨该管与不该管的事，将事后处置提前为事前管理与事中管理，（例如质量的问题可能来自供货商的能力，制程控制得当，也许也无法有效管制，而需要源流管理或采购管理），促进部属自主管理的意愿与能力，由外部控制逐渐演变为自我管理。工具方面需要运用QC七大手法、新QC七大手法、任务交叉法、看板管理等。职业经理人的第六项修练: 绩效考核 员工期望自己的努力得到应有的鼓励与报酬，组织中的士气也受到考核公正与否的极大的影响，要让员工短期有好的表现，运用威胁与利诱都可以做得到，但如果要建立持续的绩效，则需要有公正合理的考核办法与激励机制，才能促使人们愿意为未来而努力。绩效考核牵涉到企业文化-要奖励那种类型的人？组织形态-生产事业？服务事业？创新型？成本型？以及组织的能力-管理成熟度、财务能力、股东支持度等。更要注意员工的需求满足层次（参考马斯洛的五种需求层次），例如加薪初期很有效，但最后会失去兴奋度与激励性。绩效考核的技能包含从战略的高度找出关键绩效指针（KPI）、将绩效指针转换成为员工行为标准、制订绩效标准与评价成果的面谈沟通技巧、绩效检讨与指导修正的能力、以及不同类型性格员工的激励策略。工具方面需要应用平衡考绩法、加权指数法、倾听技巧、观察法、咨询技巧等。以上的三种技能是提高组织绩效的重要技能，也是确保组织成员持续进步的动力来源，更是组织将过去经验转换成未来竞争力的基础，例如麦当劳将过去的成功经验变成标准化的作业程序，并依此制定出考核标准与管制方法，加上有效的培训与企业文化的配合，使得麦当劳能纵横全球，成为一流企业。 善用组织技能发挥团队力量 第三方面：组织技能：美国钢铁大王卡内基的墓碑上刻着一行字：这里躺着一位善用比自己能力更强的人。一语道破职业经理人应有的组织技能。现代企业的组织日益复杂，成员来自四面八方，国际级的企业更面临多种族、多文化的高度差异化团队，面对这样的环境，如何使一群人快速组织起来，集中力量于共同的目标，和谐地相互信赖相互支持的工作，并能确保一致的工作方法或维持相同的工作标准，这时职业经理人的组织功力将成为决定性的因素。组织技能主要包含团队建设、领导能力与培育部属的能力。职业经理人的第七项修练: 团队建设 团队不同于团体，团体可能只是一群乌合之众，并不具备高度的战斗能力。团队则要有三方面的要素才能称的上是团队，一是目标要集中，二是关系要和谐互助，三是工作方法要保持一致与适当弹性。组织中经常需要运用团队技巧，领导一群工程师进行系统集成任务，工地中要争夺鲁般奖的建筑工人，连锁店里提高业绩确保顾客满意的导购人员，飞机上保证安全飞行与乘客满意的机组人员，想要满载而归的远洋渔船上的水手，攻关项目的科学家，广告公司的创意部门，力争上游的甲A足球队的全体人员等。团队建设的技能主要有建立共同愿景与目标的能力，调和与应用成员差异的能力，制定共同规范、整合新进人员，从经验学习引导团队找寻正面方向，促进健康的冲突等。具体工具有深度汇谈、探询与辩护、团队动力、TA活动、问卷调查以及内部行销等。 职业经理人的第八项修练: 领导能力 联合国一组织指出世纪最缺乏的资源是领导人才，能够不断自我超越、严以律己、顾全大局、能使大众信服且能产生正面结果的人才。林子大了什么鸟都有，如何使组织中形形色色的人有效的一起工作，如何促使部属从表面服从到真心奉献，如何使士气低落的人重振士气，如何使成功的人不致得意满而停滞不前，如何使软弱的人有勇气，如何使粗心的人不致酿成大祸，如何使利益不同的人相互支持，这些都有赖于职业经理人的领导技能。领导技能主要是分辨部属的特性与现况，选择适当的领导风格，情绪的认知，控制与调节，激励能力，塑造共识，坚定的信念与意志力。工具有部属准备度分辨法、关系行为、指示行为、EQ调节、压力缓解、信念重塑等。 职业经理人的第九项修练: 培育部属 中国人自古有留一手的习性，俗话也说教了徒弟、饿了师父。在过去由于经济的主体是以个人生产力为主，而且信息的取得与交换非常缓慢，因此谁能有独家秘方或武林秘笈，绝对要好好隐藏，才能显出独特性与差异性。但现今的组织已经不同于前，无法靠一个人的绝活闯天下，企业要成功，便需要广纳人才，但是人才不是天生的，况且学校能教的有限，各个企业的差异性也很大，因此能否有效培育部属便成为重要的关键能力。所以在未来学家约翰奈斯比的书中提到：未来经理人将从监督者转变成教练与部属的指导者。，加上现今的信息流通快速，您不教部属，部属在不久的将来也会学到，但是您会丧失专业的领导能力，也就是说您不是他的师父，会缺乏一份尊敬与信服。台湾的宏?计算机为因应下个世纪的竞争，在组织中便强力建立这种不留一手的文化，评鉴经理人的能力，不单单是他的工作成效，对于部属能力是否提高，也成为主管重要的职责。培育部属的能力包含评鉴培训需求、制定培训目标、编写培训教材、各种教学方法、应用教学工具以及评鉴培训成果的能力。工具上则有各样的调查法，目标树、心理图像法、教学技法、教学器材、破冰技巧等。团队建设、领导技能以及培育部属是极具挑战，也是令人感到极大痛苦或极为欣慰的工作，特别值得注意的是-如果职业经理人只是想表现自己，而对部属与团队成员并不具有真诚的关怀，只把以上的技巧当作工具，在不久的将来一定会尝到恶果。自古以来中国人的修身之道便是：诚意、正心、修身、齐家、治国、平天下。由内而外的，因此真诚的心意是运用组织技能成功的关键。 专业形象赢得尊敬 第四方面：专业风采。做人做事要有模有样，演员演什么要像什么，做为职业经理人也要有职业经理人的样子，这种专业人士的模样表现在专业风采。当英特尔的总裁葛洛夫先生到中国来访，联想的高级主管说道：国际级的企业家就是不一样，不论是私下的言谈举止，或是出席记者会发言，都展现出专业人士泱泱的风范。要赢得尊敬不仅需要成功富足，更要有专业风采，这样的能力呈现在主持会议、沟通表达与个人管理方面。职业经理人的第十项修练: 主持会议 彼得杜拉克说经理人不是在做事便是在开会，虽然有点戏称的意味，但也说明了会议是组织中互相沟通信息、交换意见以及形成决策重要的活动。既然会议如此频繁，如何把会开好，便是一件重要的事。会议主要有三大类型，一种是沟通意见、交流信息的讨论型会议，例如产销协调会；一种是传达信息、发布信息的传达型会议，例如记者发布会；另外一种是产生共识以及激励为主的共识型会议，例如员工年度表扬大会。会议的类型不同、目的不同、对象不同、场地布置方式、主持方式也都不同。如何分辨会议的类型，会前的准备工作、议题的选定、参与会议人员的确认、场地的布置、座位安排、以及主持人如何控制场面与时间，如何作会议记录、如何处理争议、如何引导发言、如何作成结论，会后如何跟进，未尽事宜的协调等，都是职业经理人应有的技能。职业经理人的第十一项修练: 沟通表达 人类文明的进展与沟通方式直接有关。孔子授徒三千，建立儒家思想，马可波罗到中国将中国文化传到欧洲，唐僧玄奘到天竺取经，引进了佛教，这是早期人类传递思想文化的方式。有了印刷术之后，大量印制的图书进一步扩大影响力与传播速度，近代电传、电话、广播、电视、传真，甚至是网际网络的发明，让信息的交流到达全球化、实时性的地步，因此信息传播的质量与速度，决定了文明进步的程度。公司内部也是如此，擅长沟通的组织，进步速度较快，防范问题的能力也较高，文化的统一性较强。沟通方式分为书面以及口语两大方面，书面方式例如营运计划书、备忘录、工作记录、调查报告、往来公文、广告文案、e-mail 、产品说明书等，口语表达例如发表演说、主持会议、记者采访、培训员工、销售说明、采购议价、商业谈判等。从另一方面而言，可以说经理人的主要任务便是不断的沟通，所以培养清晰、精准有效的沟通表达能力，是每一位职业经理人的必备功夫。表达技能主要在于目的的确认，了解接受对象，清晰的逻辑、修辞能力，以及声调、肢体语言以及表情的搭配。 职业经理人的第十二项修练: 个人管理 托尔斯泰说：人们经常想要改变他人，却少有人愿意改变自己。彼得圣吉的第五项修练，开头便是自我超越，孟子曰：行有不顺，反求诸己。也是谈到从反省自己来突破困境，作为职业经理人更应有这种修为？，愿意从自己出发，不断超越自我，突破自我，以身作则，成为部属的表率，在运动领域中职业选手也远比业余选手对自己的要求更高，这不仅是为了赢得比赛，而是一种人生的态度，个人管理从时间管理着手。彼得杜拉克说：除非把时间管理好，否则没有办法管好其它的事情。事实也是如此，生命中所有事情的完成，都要占用或长或短的时间，而时间恰好是最公平的事，每个人每一天只有小时，因此人生成败、绩效好坏、公司兴衰都决定在每一位经理人的每一天上班时间中。当您做这件事时，便无法从事其它事情，所以如何有效运用时间，是个人管理的首要任务；其次是终身学习，彼得杜拉克说：未来的企业学习将取代经验，变成组织中最重要的事，特别是系统化的学习。最近我参加一项国际研讨会，会中指出经理人如果在半年内没有学习新东西，便会面临被淘汰的危险，当然这种情况在中国还不至于如此严重，但这是趋势；另外一件重要的个人管理课题便是保持健康与活力，NIKE耐克公司对于公司高级主管做出的种经理人应具备的特质，第一项便是健康，工作压力、生活紧张、饮食不正常，运动不足都会摧毁经理人宝贵的健康，而现代人的慢性病，都非一朝一夕形成的，而一旦有了这些毛病，几乎这辈子都会受制于它；最后一项需要个人管理的便是EQ，所谓的情绪商数，如何保持快乐的心情，如何维持高昂的斗志，如何自我激励，并且不受外在环境的干扰与影响等。职业经理人能做好个人管理，才能确保在漫长的人生旅途中，不论遇到何种情况，都能保持最佳状况。主持会议、沟通表达以及个人管理是最能展现职业经理人内功的技能，也是赢得尊敬，让生活愉快的主要保证。尽早练成这些功夫，对于日后的发展，必定有极大的帮助。 培养职业经理人刻不容缓 也许您会怀疑，要到那里找寻有这项功夫的职业经理人呢？没错，当前中国企业面临的问题便是缺乏训练有素的职业经理人，今天我们可以说改革开放才年，时间太短，人才不足，但国际化的竞争不是以合理的理由便能躲避的，反而我们应该奋起直追，用无比的信心与勇气，快速地为自己以及国家储备人才，以因应跨世纪的产业竞争。要培养一流的职业经理人，第一便是来自内心深处的决心与承诺（公司与个人都需要）；第二便是对管理有高度的兴趣与学习热情；其次便是接受先进的系统化培训；第四建立支持系统（例如图书、杂志、研讨会、经验传承）；第五实际操作，透过实践深入了解所学，透过实践修正升华学习的理论。今天我们需要的是管理的觉醒，下个世纪世界的重心在经济，经济的实体在企业，企业的成败在于管理，管理的成效决定在职业经理人，在科教兴国的基本国策下，大力培养各种专长背景的职业经理人是迫不及待的任务，也是跨世纪的企业希望工程。 3C时代的6C战略 世纪末是3C时代充满变化、挑战与机会、没有永远的赢家，高度竞争迫使组织必须快速改变，然而科技的突破与新的领域出现，也处处充满机会 谁能把握时机 便能赢得跨世纪竞争的胜利。核心竟争力:CoreCompetition 在3C时代要赢得竞争，必须拥有核心竞争力，核心竞争力是造成与对手差距的主要力量，但这个核心竞争力如果只有一项，例如产品质量、价格优势或通路优势，是远远不够的，因为竞争者学习速度加快，竞争层面加宽，国际级公司通过购并与投资，不断快速扩充核心竞争力，因此需要考虑到全面性的布局才能成功。例如当初孙子兵法便将作战成功 分成五大要素：道天地将法，又将杰出将军的特质分成：智信仁勇严。 lC客户导向:CustomerCentered 中国的企业主要问题，便是客户意识过于薄弱，老大心态或被动的心理，仍然处处可见。例如电老大无视用户的权益随意停电，造成许多行业的损失。商场要退换货，手续极为麻烦，并且带着怀疑眼光看客户。航空公司因旅客太少，以机械故障为理由停下班机。永远记住，付薪水的不是老板或公司，而是客户，能保障员工工作机会的不是公司的制度，而是客户的满意度。没有客户的满意度任何公司都会走向衰败。2C集中焦点:Concentration 中国的企业在本业尚未进入主流，或老大地位尚未确保时，便过快多角化与多元化，企业并非不能跨行业经营，问题是内部机制是否已经调整成为以客户为核心的运作方法，今年的Hp改组便是最佳的例证，hp今年改组将企业重整为两大块，以便针对各自不同领域的 客户集中焦点，提高竟争力，理论上而言，重组后的组织总资源并未变化，但是在战略上与运作上却更能集中焦点。3C成功循环:Cycle of Success 中国许多的企业无法将成功的模式标准化，并积累其中的经验价值，因此过去的成功，并不能带来日后的保证，麦当劳的连锁店管理模式，宝洁公司的市场运作，国际级的酒店集团，迪斯尼的拍片方式，英特尔的晶片开发模式与市场推广法，都是将自己的核心专长，结合客户的需求，形成一套有效的操作系统。因此企业必须尽快的找到自己的独特成功方式，并快速的建立循环，正如GE公司执行长的杰克威尔逊说的任何人都阻止不了快速前进的航空母舰，你想挡住他，只会被撞碎。麦当劳的品牌、运作系统、培训方式、人力资本(以上都是无形的，无法列在资产负债表上，但都是使麦当劳成功的主要关键)已经成形后、除非他自己犯错，否则对手很难赢过他上海荣华鸡便是忽略背后的成功循环，以及智慧资本的不足所造成的。4C智慧资本:Capital of lntelligence 中国的企业主要获利来源，仍然在赚辛苦钱，当然我们积累的经验与能力仍大大不足，但观念上的限制是更大的致命伤，例如沈阳飞龙集团抢用伟哥之名，便是对品牌经营、知识产权与智慧资本认识不足有关，另外在中国的专利注册项目，外国厂商的注册项目已经超过中国企业本身。未来的企业主要获利点并不是有形物质的生产过程，而是无形的智慧在增加附加价值，耐克不生产鞋，但他经营品牌与文化。虽然中国离这个趋势稍远一些，但想要进入下个世纪的主流市场，缺乏这种意识，则毫无机会可言，正如汽车发明后，还有马车公司在报纸上大打广告，正统的英国绅士，绝对会拒绝这种丑陋、出怪声、并且容易故障的玩 意。迷信原子时代的物质观，会延误进入世界级的战场。过去的时代物质是有限的，供需法则是调节平衡的，现今的网路却不会因为使用者增多，而产生缺货，他的价值创造于愈多人使用愈有价值。电影不会因为看的人增多而脱销。5C企业文化:CorporateCulture 中国在学习市场经济的运作，并且期望走出属于中国特色的一条道路，这必须巧妙结合西方百年来的成功经验与避开其错误的摸索，并且融合中国特有的文化底蕴，才能成功，彼得杜拉克曾经说过企业文化必须符合民族文化，才能发挥更佳的效果。中国自古经商，士农工商，商排最后，这样的文化底蕴如果没有巧妙的运用，成功的企业家将面临整个社会红眼病的威胁，企业内部的人才也在担心枪打出林鸟的心理压力下，均不利于市场经济的运作，但中国重文人、重儒家、重道德的底蕴，又给了一条出路，因此企业的经营者如何让自己变成儒商，企业如何兼顾社会道德，干部不仅要能做事，也能重视人际，这些是国际企业的趋势，也是符合中国文化的特质。企业变大后如何保持灵活的运作机制，这也与企业文化息息相关，在1981年登上通用电器公司执行长的杰克威尔奇把当时表现还不错的公司，整个提前改造一番，他创造了务实的作风，坚持以客户为导向，并且便公司内部充满朝气，使数十万员工的公司变成灵活的企业体。6C持续发展:continuance 中国许多的企业寿命很短，成功的公司也难保证日后是否继续兴旺发达，不断找出新的增长点，并有效预测未来的趋势，将公司的资源集中在关键领域上，创造长远的发展力量。松下幸之助说一个企业家如果没有30年的眼光，只能成为生意人。长远的眼光是中国企业家的必要修炼。美国NBC国家广播公司在他的总体绩效表现一流时，撤换一把手，许多人不明白，原因是这个人心态已经趋于保守，无法领导企业更上一层楼。她的当红节目欢乐单身派队也尚在高峰时便急流勇退，自我超越的勇气与如临深渊如履薄冰的危机意识，是使企业长保青春的秘诀，微软总裁比尔盖兹我的公司离破产只有一年。也是这种精神的体现。中国的企业距离自满还有遥远的差距，其实成功的快意与豪情壮志是必要的，但面临竞争是需要极度冷静与审慎的，正如毛主席说的在战略上要藐视敌人，在战术上要看重敌人. 中国企业的改造要回归管理面，宏观上需要国家政策的支特与体制的改革，面临经营成败时，仍须遵守市场的规律：以更有效率的运作方式，创造客户最大的满意度。6C战略则是具体的指导方向。有效领导的秘诀企业的企字，上头是个人，下面是个止，因此企业如果缺乏人的因素，便要停止营业了，个人与企业的关系，如同水与舟的关系，水可载舟也可覆舟，如何使公司的人力资源成为助力，而非阻力，便是每个主管的重要课题，其中主要的功夫便是有效领导。何谓有效领导 何谓有效领导呢？领导牵涉到双方的互动关系，一是领导者，一是被领导者，当领导者有一个想法（称为领导意图）向被领导者发出时，如果被领导者接收并依照领导者的意思去行动，这时称为成功，当被领导者不愿意配合时，便是领导失败。例如妈妈要求小孩关掉电视，回房间写作业，小孩如果听话关掉电视，回到房间，便是成功的领导，小孩如果耍脾气继续看电视，或和妈妈抬杠，便是失败的领导。可是回到房间后如果没有认真读书，这时只是成功一半，这便是无效领导，如果回到房间后认真读书，并且达到预期的目标，这才称为有效领导。所以有效领导必须包含两个层次，一是依照领导者意思产生行动，二是达成最终的结果或目标。 例如主管要求业务员去收款，结果有些业务员害怕去面对客户，有些去了没收到钱，这是失败与无效的领导，如果业务员出门去，并且把钱收回，这才是有效领导。从失败到有效领导之间，有几种等级的差距，叙述如下： 冲突对抗：被领导者不仅不听从指示，进而直接间接的反抗领导者，例如企业改造，某些员工集体抵制，甚至对领导者做出不利的行为，这是最为严重的后果，也是领导者最大的失败。消极抵制：虽然没有产生直接对抗的行为，但是运用各种方法与手段拖延任务，推诿责任，消极怠工等，让领导者如陷泥沼一般。 无动于衷：接受指示或命令后，没有产生反应，原因可能是素质太差，疲劳困顿或是缺乏动机，领导者遇到这种部属有如对牛弹琴。 听从指示：一个口令一个动作，能配合领导者的指示做事，但是没有下达指令，便不会自己行动，犹如机器人一般，领导者需要费心费力不断指挥，遇到紧急情况或变动快速的环境，部属便会不知所措，组织无法发挥灵活与主动的效能。积极配合：不仅能听从指示，而且会主动请示，主动思考配合，对客户的需求反应快速，能使领导者节省心力，是得力的助手。 承诺献身：这是最佳的状态，被领导者不仅能主动配合，而且会奋不顾身，遇到困难自己解决，把领导者的想法当作自己的想法，而且会拿出100%的热情与能力去面对任务，这种部属不仅是主管的助手，更是他的知心人，对组织不仅能产生贡献，还能处处维护公司的利益、形象、原则与文化。公司的总体能量便是所有部属的力量总合，如果正面力量强，负面力量弱，便能产生效果，但是这些正面力量的方向也必须一致，否则会造成内部力量的分散，所以领导者的职责便是使更多的部属，产生高度的意愿，并促使个人的目标与组织的目标倾向于一致性，兵法中所说的将之道，乃在于通志于众是这个道理。 有效领导的三个层次 有效领导分为战略、管理与行为三个层次，战略层次主要是公司的愿景、文化、战略与组织结构，也是公司的核心架构，这个层次主要是保证公司的大方向具有前景、吸引力与竞争力，如果出问题，即使主管为人很好，对待部属公平合理，管理制度严密，都不能保证领导的效能，因为大家不论如何努力，都会带来失败的结局，即使运用一时的手段可以保持员工的积极性，但是等热情一过，从梦中醒来，才发觉是一场空，这时很容易便一哄而散。管理层次是目标、计划、流程与制度的制定、执行、考核与奖惩，这个层次主要是保证组织合理的运作与相互之间配合妥当，如果有问题会导致内部混乱、矛盾层出不穷、消耗心力，客户满意度下降。 行为层次主要是领导者个人的表现，包含是否以身作则、是否关心部属、是否公平待人、是否指挥得当、是否顾及个别需求与不同情况下的合理处置。这个层次会影响部属个人的意愿与态度，进而产生向心力或离心力，最终导致任务执行的速度、质量与成本。以上三个层次，上面两层主要是高阶主管的职责，下面两层是中层主管的职责，具体职责如下所示： 高层主管的领导责任 1. 建立愿景与共识-心理学大师马斯洛曾说：杰出团队的显著特征，便是拥有共同的愿景与目的。学习型组织中的第三项修炼便是建立共同愿景，唯有高层主管拥有组织的整体掌控权，因此组织中的舵手必须寻找未来的航向，并促进大家的共识。2. 制定战略与组织-毛主席说过：战略决定一切。孙子兵法说：上兵伐谋都是表达战略的重要性，如何中，将组织有限的资源调整成为具有获胜的形态，并且布置合理的组织去实现这种想法，便是高层领导者极为重要的任务。3. 资源汇集与分配-组织必需拥有相关的资源方能发挥效能，高层主管必须站在整体企业的高度，从宏观的角度去汇集资源，并依照战略分配资源，使其发挥综合的最大效果。4. 创建文化与维持-文化是组织的灵魂，也是看不见摸不着，但却时时刻刻影响组织运作的力量。文化是价值观、行为、习惯、风俗、典礼、仪式的综合体，也是所有人员的内在规范，合理强劲的企业文化可以带来企业的生命力与内聚力，可以使组织遵循较佳的路径行走，也是企业的无形地图。 以上这些任务有几个共同点，一是较为抽象，不易简单的处理，二是不具紧急性，平时不会造成压迫力，因此可能拖延再三，三是短时间难以评论成败，因此检测较为困难，所以要分辨一位高层主管是否称职，也是较为困难的，但是其成败对组织的影响确是巨大的、长远的，所以组织的高层领导者必须要有兢兢业业，如临深渊，如履薄冰的精神，并保持高度的警觉性与危机意识，绝对不能大意，更不能骄傲。以上几点要产生效果，必须掌握两个关键便是焦点与一致性，有焦点才能汇集力量，一致性才能使力量极大化。 中层主管的领导责任1. 建立程序与标准-无规矩不能成方圆，组织要能有效运作，中层主管必须建立必要的标准与程序，并将这些规范，移植到组织中，成为组织的智能与习惯，使部属乐意遵从，并能产生更高的效能。2. 设定目标与计划-依据公司的战略目标，分解成为部门具体的工作目标，并依此制定执行的方案，并将任务分配给适当的人，在合理的预算与时间内，达成组织的目标。3. 激励士气-人是情感的动物，心理上认同与喜欢的事情，做起来自然愉快顺畅，士气的提高与部属的价值观、喜好、情绪、人格特质有关，如何提高部属的意愿，调动积极性，是每个主管极为重要的任务。 4. 培育部属-当部属的能力不足，便会造成交代给他的任务，无法有效的完成，所以除了提高意愿外，还要培育部属，使其能力能满足任务的需求，而当前的环境变化快速，技能也需要跟着改变，所以培育部属便成为持续性的活动，学习型组织与终身学习的观念，是现代化组织必然的趋势。中层主管的任务特色，便是将抽象的目标转为具体的行动，将高层主管所期望的目的，转变为可管理的活动，并促使团队的成员，既有意愿也有能力去实现。因此中层主管要有效领导，需要清晰的思维，严谨的计划，丰富的创意，与贯彻执行的毅力，以及圆融的人际关系。 联合国科教文组织曾提出，全球面临的各种问题愈来愈复杂，牵涉的范围愈来愈广泛，要有效解决问题，促进人类的和平、繁荣与发展，必须要有为数众多，在不同层面产生贡献的领导者，因此世纪最缺乏与最稀有的资源将是卓越的领导者。在中国，面对全球经济一体化的浪潮、准备进入WTO的各种冲击与挑战，国内体制改革的需求，以及个别企业面对不同的挑战，中国更需要大量杰出的各层级，各专业，各领域的领导者，期望读到本文章的您将会是其中的一位。实施团队建设的有效方法心理学家马斯洛说：杰出团队的显著特征，便是具有共同的愿景与目的。因此建立团队的首要要素，便是建立团队共同的愿景与目的，但是由于人的需求不同、动机不同、价值观不同、内心的恐惧不同，因此要让目标趋于一致，也是极为困难的，但是俗话说人同此心，心同此理只要能具有同理心，加上熟练的技巧，建立共同的目标还是不难的。 实施团队建设的有效方法 人类是群居的动物团结力量大中国人是一片散沙似乎都是常常听到的词句，然而作为一个现代化的企业，需要建立何种团队才能在高度竞争中，持续成长获利呢？团队建设非常重要，可是领导好象是一种艺术，建设团队的功夫能学习吗？自从有人类以来，群居便是人类赖以生存的方式，为了自卫、打猎、维持族群的繁衍，便逐渐形成聚落。二千多年前中国发明封建制度，更把人类的组织变成国家化，大型化。企业方面则从工业革命以后，运用机器大量生产，加上福特公司采用连续生产方式，形成规模化的组织，泰勒采取科学化管理以后，更使这种现象极为迅速的扩张，在短短一个世纪中，全球的财富逐渐集中到数百家企业之中，虽然后工业时代来临，信息时代、网络时代兴起，又掀起另一波的改变风潮，其中最重要的便是工作方式与组织形态的变革。然而人类要完成任务，迎接挑战，满足需求，解决问题仍然需要透过团队达成，所以任何期望生存发展的单位、组织或企业，都需要学习建立团队的技巧，在高度变化的环境中，人员的组成经常改变，团队建设的功夫，更是组织领导者，不可或缺的技能。要学习团队建设技巧，首先我们必须认识何谓团队？团队与团体有何区别？这个区别对领导者有何意义？任何聚集在一起的群体都可以