海运拼箱操作流程(REVISE).doc

海运拼箱操作流程1.接BOOKING 审核 如下：审核BOOKING上的信息包括：中转港，目的港，运价，货好日期，船期，客户信息，是否为指定货及特殊操作要求。审核要求：1）中转港，目的港：可以清楚的辩识港口名称及目的地。OP应知道目的港所属的国家。2）运价，（PP或CC）货好日期，船期，客户信息：这些信息是由客服提供的。审核BOOKING上是否有。3）是否为指定：这个信息也是由客服提供的，如写有代理代码的为指定货，系统里输托书上的代理代码，在自揽货那小框打上勾。如如写有SALES代码的为非指定货，那系统里输业务员简写。（英文名字第一个字母+姓的第一个字母）如：如：JACK CHEN （JC）， TONNY WANG（TW），RAIN FENG（RF），RULL SHENG（RS），ERIC ZOU（EZ） ，MARK YUAN（MY），JIMMY （JY）其余的输COHNBO4）特殊操作：如BOOKING上有特殊操作注明的，必须确定对这些特殊操作已理解，并能够在操作过程中按要求去做，如头装，打托，拍照等审核无误后，在“拼箱部配载清单”上做登记。（见附页1）Z:CONSOL BOX拼箱单证文件配载清单 (version 1).xls最后，操作在BOOKING上写上工作编号，并盖章，将BOOKING给单证输单，发进仓地址及提单确认件。2.指定货 ，打印国外确认件受到客服的拖单的第二天看邮件，得到确认回复的邮件确认打印出来并夹在拖书后面。如没有回复的，立即反馈给客服部，催促代理在截关前2天及时回复。如果是指定货，在实际出运前我们还必须得到国外的书面确认。操作方法如下：1） 在收到客服BOOKING后的第二天，通过邮件查看是否得到国外的出运确认。2） 如果，得到确认了，就将确认回复的邮件打印出来，并夹在拖书后。3） 如果，没有得到确认的，要立即反馈给客服，最晚要在截关前2天得到确认。4）货物在安排出运过程中，发生任何变化，如货物数据变化，货物无法按时进仓，客户退关，船期，船名航次更改等等必须及时反馈给客户服务部，以便让客服及时通知国外代理。3.整箱订舱 取箱单，送箱单1）订舱开船前8天，传订舱委托书向一代定舱，定舱委托书必须显示：海外代理，起运港，中转港，目的港，开船日，箱型，箱量，品名（注意船公司的品名要求） ，船公司名称和约号，运费支付方式。因拼箱的订舱信息相对固定，我们可以对订舱单内容按不同的航线预先设定好。目前分为以下模板：LOS ANGELE CONSOL：LAXARC 和 LAXCOH CHICAGO，IL CONSOL：CHICOH NEW YORK，NY CONSOL：NJKCOH 和 NJKARC VANCOUVER CONSOL ：VANOEC TORONTO CONSOL ：YYZOEC MONTREAL CONSOL ：YMXOEC因系统有复制功能，OP只要在“操作系统-海运出口-业务查改-客户编号”中输入以上代码就可以了。进入之后，点击（查找）按纽。选2 如，2）取单，送箱单订舱后，箱单最晚在开航前7天从一代拿到 并及时通知仓库取箱单。操作必须仔细检查船名航次，提单号，箱型，中转港，品名。如果在开航前7天还不能取的，必须将船公司提单号给业务员做放箱查询。龙星仓库联系操作电话：吴姚红 ：86823762 历波：86823751跑单师傅电话 钟阿姨 真：86823777 868777154.输单，发送进仓单，发送提单确认件1.输单要求：托书“唛头”里一拦里是“N/M”或空白的，那在系统 “唛头”里一拦里 输“请提供正确的唛头后再进仓库，无唛头，仓库拒绝收货，否则一切后果由贵司承担”。2.发送进仓单要求：在收到托书的3个小时之内给客人发进仓单和提单确认件。发给订舱单位，除非有特殊要求，要求进仓单直接发给工厂。*发进仓单时，显示截关前2天进仓，要求客人在报关前2天将报关资料寄到我司。*发送提单确认件要注：发给订舱单位，除非有特殊要求，如要求跟香港客人确认，能将真正的收货人透露给工厂。时间要求客人在截关前二天确认。5.对货在截关前2天的中午12：00之前核对一遍客人的货有没有进仓。核对方法：1）在电脑上拉出拼箱船卡，船卡上的票数，件数，毛重，体积与“拼箱部配载清单”的票数，件数，毛重，体积先核对一遍。保证数据的一致性。船卡步骤：海运出口-辅助功能-1.拼箱船卡-单证编号%（如T8100187%） 2）核对确认后，按船卡上的清单，在仓库的查货系统中输入进仓编号，核对仓库收货信息，如件数，体积有出入的，先在清单上记录进仓数据，核对完后，有差异或没有记录的与客人做进一步确认。龙星仓库网址：/csccmis/csccmis.asp光明仓库：38/csccmis/csccmis.asp大港仓库：/新世洋仓库：8/CSCCMIS/CSCCMIS.ASP超方的情况：公司规定当仓库体积大于客人提供的体积，超过1CBM时，必须与客人确认完体积后才能装柜。确认超方方法：货物仓库收到的件数，体积与客人提供的数据有出入的情况：在仓库记录中查不到这票货物的情况：没有进的，跟客人确认货物进仓的最终时间，并确认件数，毛重，体积有没有更改，最晚，截关前一天下午15：00之前。否则客人承担退关引起或者数据更改引起的亏舱费 和货物超方不能装柜的费。客人说货已进，仓库确认没有货的，那么请客人提供仓库进货回单。以便向仓库做进一步查询。6.换货，配柜，提箱确定好要走的货后,按总重量,和总体积估计一个箱量,如果有二个货柜以上的量的,可以先通知仓提一个高箱.然后,与开柜的同行做一次联系,看看能不能通过换货增加CONSOL的利润.对货后在截关前二天，根据自已货的情况看一下是否要换货。截关前二天配好货柜，并通知仓库提柜。(配完柜的清单给单证一份)制定一个同行联系单。.CONSOL BOX同行联系单.xls7.报关资料报关资料：报关前二天核查一下报关资料是否拿到和完整，拿到报关资料后核对系统中的订舱数据，报关单上的件数，毛重是否与装箱单上显示的一致，如不一致，及时和客人确认。*完整的报关资料应该是：1.报关单不能为空，在经营单位，贸易方式，商品编号，商品名称，批准文号中的内容必须由客人自行填好。船名航次，提单号由我司填好）（可以复本）2.三联单三联单上的件数，毛重，品名必须与报关资料上的一致。（要正本）商业发票，装箱单，销售合同（一般贸易）（盖有出口单位签章）（可以复本）3.正本报关委托书（盖有出口单位公章及法人章）4.正本外汇核销单（盖有国家外汇管理局监制章及出口单位公章）5.其他单证如，商检单，配额，商会证明，出口许可证，知识产权补充申报表，产地证等，视具体货物而定。 所有报关资料的内容必须完整，明确，包括商品编码，中英文品名，货物的材料，成分和用途，如客户未完整提供，必须要求其以书面方式提供。资料复印件需留底（报关单，发票装箱单，合同，换证凭条，通关单等） 所有报关内容的更改，包括贸易方式，结汇方式，成交方式，商品编码，中英文品名，货物数量及金额，必须以书面形式与客户确认，并将客户回传的确认夹入FILE中。6.申报要素8. 发预配如何做预配（根据客人的报关资料和AMS/ACI资料）海运出口-预配拼箱-选择开航日期，船名航次-选泽单证编号在报关前一天下午14：00之前发给一代，要保证预配数据与报关数据一致。预配发送完毕后，OP将预配数据表抄送一份给单证，由单证核对报关数据与AMS数据的一致性。如有不一致的必须及时反馈给OP。9.提单，ACI/AMS数据提单，AMS/ACI数据，在截关前二天拿到客人提供的数据，最晚不能超过截关前一天的上午10点客人提单要求显示N/M，则要求客人出无唛保函，（格式）见附页2.CONSOL BOX拼箱单证文件无唛保函.doc如做电放，要求客人出电放保函，（格式）见附页3.CONSOL BOX拼箱单证文件汇力电放格式.doc客人要求倒签，出倒签保函见附页4.CONSOL BOX拼箱单证文件汇力保函倒签保函倒签保函.docAMS 已发送美国/加拿大 海关，客人要求AMS资料，也出更改保函见附页5.CONSOL BOX拼箱单证文件汇力保函AMS更改保函AMS更改保函.doc并有更改费用 ：USD40/SHPT提单签发时间：A美加航线/中南美航线/欧地航线/中东航线/印巴航线/澳新线：开航日后7天，正本提单的签发必须由操作部经理同意方可签发，开航日14天，不得签发任何正本提单，除非由总经理同意方可签发。B.日韩航线/港澳台航线/东南亚航线：开航日后3天，正本提单的签发必须由操作部经理同意方可签发，开航日7天，不得签发任何正本提单，除非由总经理同意方可签发。 鉴于倒签提单存在很大的商业风险，现制定以下规定以严格控制提单的倒签.1. 所有操作员和单证员无权同意和安排倒签提单.2. 所有指定货物的倒签，必须要求海外代理与收货人确认，在得到海外代理同意倒签的确认及得到发货人倒签保函后方可安排倒签.3. 所有自揽货包括同行货，原则上只接受3天之内的提单倒签，并且必须有经理在倒签保函上签字确认后,方可安排倒签.4. 如果发货人要求我司告知海外代理不按真实船名和船期资料通知收货人,任何操作员和单证员不允许帮助发货人要求海外代理隐瞒倒签事实,否则公司将立即作除名处理.G2. 发送SI，并单保函，MB/L确认至船公司，并跟踪关于MB/L舱单和HB/L舱单的对应情况，即美加海关是否同意装运。 各单证要清楚各家船公司在制做M B/L上的要求。见船公司单证制做要求。 制作舱单时，舱单上的船名航次，提单号，件数，毛重，体积要以报关数据为准。用电脑输出的舱单格式发送给一代5. 所有操作员和单证员无权同意和安排预签提单.MBL H B/L上的件数，毛重，体积要与报关数据一致。 MB/L分正本，电放和WAYBILL，正本提单必须有“ORIGINAL”字样，电放提单上必须有“SURRENDERED”或“TELEX RELEASE”字样，WAYBILL提单必须有“SEA WAYBILL”字样。 HB/L分正本，电放，正本提单必须有“ORIGINAL”字样，电放提单上必须有“SURRENDERED”或“TELEX RELEASE”字样，电放提单必须在向海外代理发送文件时注明不凭正本提单放货。 CONSIGNEE处“TO ORDER”，“TO ORDER OF SHIPPER”，“TO ORDER OF * BANK”提单不可做电放。拿到客人的AMS数据后，要审核客人提供的AMS信息的正确性：1）发货人，收货人，通知人 要有详细的收发发货人的详细抬头，详细地址（一定要有门牌号，州名，邮编）收发货人的抬头中可以出现这几个单词：LOGISTICS/SERVICES/BROKER等等2）件数，毛重，体积：3）品名：是不是很笼统，如 CAPS ，MACHINE PLASTIC GOODS等等10.发送舱单报关当天，与预录单数据核对一致（提单号，件数，毛重）。海运出口-预配拼箱-选择开航日期，船名航次-选泽单证编号打印出来传真给订舱单位11.查进港，放行，拿黄联查箱子有没有及时进港和放行向报关行拿黄联（以便及时船公司提单）三期码头 ：/b2ct/s_service/index4-2.htm四期码头：/csct/business/dxcx.jsp大榭码头：/business/远东码头：/ydWeb/s_service/service.jsp11. 处理报关问题，费用确认。如果是指定货，按指定货标准收，销售货按照销售指示收OP在报关员与客人之间做好桥梁，沟通做用，切忌让客人与报关员直接沟通。按客服的指示，做好LOCAL FEE的应收清单，在报关当日发给客人确认。12.发送AMS/ACI数据如何发送AMS/ACI数据:收集到的信息输入系统 海运出口-单证编号（输入）-M提单-AMS1.要准备船的各信息，表格见见附页6.CONSOL BOX拼箱单证文件MATS VESSEL.xls船公司CODE见附页7.OCEAN EXPORT(UPDATE20070903)AMS & ACI专题各船公司SCAC CODE列表各船公司SCAC CODE及CCN代码列表.xls2.箱封号 船提单号3.打AMS INFORMATION TABLE ：海运出口-单证编号-查找-集装箱信息-Q装箱单信息-AMS/ACI M提单号（输入MBL 提单号）-再打印AMS /ACI TABLE。2.单证，在截关当天下午16：00之前发给上海，在发送前必须经过主管批准。1个小时之内确认上海有没有收到发出的邮件。发完AMS/ACI的第二天打AMS/ACI 回执，核对已发送的提单号，件数 .13. 查箱子拿黄联查箱子有没有及时进港和放行向报关员拿黄联（以便及时船公司提单）14.收开票确认，做P/L15.传预录单报关后第二天。建立预录单文件，以报关单号命名，并将预录单主动传给客人。16.签提单签提单前需确认开船日期，箱子有没有上船上各个码头网站；三期码头 ：/b2ct/s_service/index4-2.htm四期码头：/csct/business/dxcx.jsp大榭码头：/business/远东码头：/ydWeb/s_service/service.jsp船开后，已有客人提单确认件的单子；未确认的要催客人尽快确认。如果是指定货，提单上显示指定货代理，不管整个CONSOL 由哪个代理操作，去哪个目的港。其他的提单，代理显示（CONSOL由谁操作的代理）。17.打P/L，核对资料，发P/A财务管理-新增海外代理分成帐单-单证编号P/L格式S/R ： B/C：每HBL的S/R OCF DEVANNING CHARGE CFS CHARGE根据海外代理及销售人员的书面报价计算S/R，根据各项标准成本，如OCF，DEVANNING CHARGE，CFS CHARGE，I/H CHARGE，K/B 等计算COST，以期准确制作P/L。拼箱货物根据最终装箱结果，制作CLP。G. 发送P/A（整箱即P/L，拼箱即CLP）和DOCS（D/N OR C/N，P/L，MB/L，HB/L，CLP），需要国外清关资料的需随发（INVOICE AND PACKING LIST）。K1: 严格按次序，将必须保留的货运文件装订，然后按照财务部门规定的时间转交财务部检查。夹FILE的次序1. 时间和内容要求远洋航线： 必须于开船后4天内向国外代理发送P/A（整柜，散货即P/L，拼柜即CLP），最迟于开船后7天日内向国外代理发送或寄送所有相关文件，包括P/L，D/N或C/N，CLP，MB/L及HB/L等。 近洋航线： 必须于预计到港前3天内向海外代理发送完整的P/A及HB/L COPY件，MB/L COPY件。注：远洋航线：指除东亚及东南亚以外的地区，近洋航线：指东亚及东南来地区。发送P/A和DOCS时必须在EMAIL标题中标明H B/L#，开船日，CNEE名称。同时必须在EMAIL中注明MB/L和HB/L的提单类型。 第三地代理货物：A. VANCOUVER拼箱（包括MDS拼箱）：如VANCOUVER拼箱中包含有非OECYVR的加拿大代理的指定货，如OECYMX/OECYYZ/OECYOW/MOHSYR/MO