Excel操作与技巧培训.ppt

要求完成后面的作业并上交 自己做EXCEL并用EXCEL做图 Excel技巧与操作培训 EXCEL操作培训 Content Excel操作与技巧 2 3 1 4 基础常识 报表制作 图表制作 常用技巧 2 3 1 基础常识 Excel基础常识 1 工作簿 2 工作表 3 单元格 4 工作簿 菜单栏 工具栏 单元格 通过位置 列标行标 进行标识 工作表 状态栏 1张工作表 sheet 由65536行 256列 即65536 256 1677万个单元格组成 1个工作簿 book 最多可含有255张工作表 注 EXCEL2007以下版本 5 1 公式 2 函数 Excel基础常识 6 公式与函数 公式 在工作表中对数据进行计算的式子 它可以对工作表数值进行加 减 乘 除等运算 函数 EXCEL预定义的内置程序 可以使用在公式中 7 公式与函数 数据类型 1 数值型 一般的数字格式 2 货币型 货币格式 对一列数值进行小数点对齐 3 日期时间型 可以对两个时间段的间隔时长进行计算 4 文本型 在文本单元格中 数字 公式作为文本处理 8 公式与函数 运算符 1 算术运算 加 减 乘 除 百分比 乘方 2 比较运算 等于 大于 大于等于 不等于 3 字符运算 连接 4 引用运算 冒号 逗号 空格 要创建一个公式 首先需要选定一个单元格 输入一个等于号 然后在其后输入公式的内容 按回车键就可以按公式计算得出结果 9 公式与函数 单元格引用引用运算符 冒号 逗号 空格 1 冒号 区域运算符 如B2 F6表示B2单元格到F6单元格矩形区域内的所有单元格 2 逗号 联合运算符 将多个引用合并为一个引用 如SUM B5 B26 D4 D22 表示B5至B26以及D4至D22所有单元格求和 SUM是求和函数 3 空格 交叉运算符 如SUM B5 B26A4 D22 表示求B5至B26与A4至D22两区域交叉单元格之和 即B5至B22之和 10 公式与函数 绝对地址与相对地址相对地址 B3 B4 B5 B6绝对地址 B 3 B 4 B 5 B 6混合运用 F4切换 两者的差异是 相对地址 如果在A7单元格内输入公式 B3 B4 B5 B6 那么将A7中的公式复制至A8单元格时 A8的结果变成 B4 B5 B6 B7 再将A8中的公式复制至B8时 B8的结果变成 C4 C5 C6 C7 也就是相对地址在公式复制时 会随单元格的不同而发生变化 绝对地址 在公式复制时 不会随单元格的不同而发生变化 不管复制到哪个单元格 结果都是同一个公式 即 B 3 B 4 B 5 B 6 11 使用公式 12 输入公式 公式的输入类似于数据的输入 在单元格中输入公式时以等号 作为开始 然后输入公式表达式 1 启动Excel2010 在工作簿中创建工作表 在工作表中选择需要创建公式的单元格 在单元格中输入公式 如表1所示 2 完成公式输入后 按Enter键或单击其他的单元格 输入公式的单元格中将显示计算结果 复制公式 在工作表中可以将公式复制到其他的单元格中 1 将鼠标指针放置到需要复制的单元格右下角的控制柄上 鼠标指针变为十字形 按住鼠标左键拖动鼠标至最后一个单元格释放鼠标 公式将被复制到鼠标拖动过的单元格中并显示计算结果 13 使用公式 2 在工作表中选择源单元格 打开 开始 选项卡 在 剪贴板 组中单击 复制 按钮 在工作表中选择目标单元格 单击 粘贴 按钮上的下三角按钮 在下拉列表中 公式 选项 此时选择的单元格中将能预览公式粘贴后的计算结果 14 使用公式 公式与函数 15 使用函数向导插入函数 使用函数栏输入 16 使用公式记忆输入功能 在单元格中输入函数的第一个字母时 Excel2010会给出一个以该字母开头的函数列表 显示一个列表 按 键在列表中移动光村选择需要的函数 按Tab键将选择的函数输入到单元格中 17 公式与函数 数值统计 SUM SUMIF COUNT COUNTIF等 逻辑判断 AND IF ISERROR NOT TRUE等 文本处理 MID MIDB RIGHT FIND等 日期时间 NOW TODAY TIME TIMEVALUE等 查找引用 VLOOKUP ROWS HYPERLINK等 财务计算工程分析 函数功能 18 SUM SUMPRODUCT SUMIF SUMIFS函数 公式与函数 19 COUNT COUNTA COUNTIF COUNTIFS函数 20 公式与函数 AND OR NOT函数 21 公式与函数 21 IF ISERROR IFERROR函数 22 公式与函数 MID LEFT RIGHT函数 23 公式与函数 FIND函数 24 公式与函数 NOW TODAY函数 25 公式与函数 TIME TIMEVALUE函数 26 公式与函数 VLOOKUP函数 27 公式与函数 HYPERLINK函数 28 公式与函数 注意事项 一 1 括号 要对应显示 不可出现单独的括号 或少括号 2 输入法的半角全角 大小写需注意 如 不可输入成 不可输入成 3 如条件是寻找某个文字 南京 在函数中应输入为 南京 如条件是寻找某个单元格或数字 A5 A列第5行 或5 在函数中应输入为 A5或5 无需加 符号 4 函数中设置的计算范围需一致 5 需在函数公式打开状态下 同时按下Ctrl Shift Enter 当公式头尾出现花括号 时才算计算完成 29 公式与函数 注意事项 二 1 源数据较大时 应将 菜单栏 工具 的重新计算调整为 手动计算 2 格式 不得出现空格 如 黑电 和 黑电 3 某一字段暂不需 无法统计 如是需量化的单元格 则需以 0 填充 不可写 无 4 不可将明细全部删除后 在原有模板的基础上重写贴入明细再次使用 将会改变计算范围 应重新使用新模板 5 注意统计周期的输入 6 注意EXCEL函数设置中某条件的计算列是否是需要的计算列 7 如需从一个EXCEL表格的数据复制到另一表格中 应点击 菜单栏 编辑 的链接中 断开链接 30 公式与函数 31 2 报表制作 数据排序 一次排序最多可以选择三个关键字 主关键字 次关键字 第三关键字 或者利用工具栏上的两个排序按钮 32 数据筛选 33 数据透视 数据透视表实际上是一种交互式表格 能够方便地对大量数据进行快速汇总 并建立交叉表 还能根据用户的需要显示区域中的细节数据 34 35 报表排版 报表应当含有 1 报表名称 在表格抬头 通常字号略大些 2 表头 在表格主体的顶端与侧端 通常可用颜色着重标注 3 各字段数据值 如有文字内容应相对简略 避免视觉疲劳 报表需要 1 合适的列宽和行高 鼠标放置需求列或行线的最末端 双击即可 2 当表格过长或过宽时 应使用 冻结窗口 功能 36 37 3 图表制作 图表制作 在处理电子表格时 需要对大量繁琐的数据进行分析和研究 我们需要利用图形方式再现数据变动和发展趋势 EXCEL提供了强有力的图表处理功能 使得用户很快就可得到所要的图表 我们日常工作和生活中经常使用的图表类型有 1 柱形图 比较分析2 折线图 趋势分析3 饼图 占比分析着重标色 38 39 以柱形图为例 40 41 42 43 4 常用技巧 复制Ctrl C粘贴Ctrl V查找Ctrl F替换Ctrl H数据全选Ctrl Shift End撤销上一次的操作Ctrl Z重做上一次的操作Ctrl Y单元格内换行Alt Enter清除所选中单元格内容Delete将当前输入内容填充到选中所有单元格中Ctrl Enter选择不连续单元格区域Ctrl 鼠标左击逐个单元格选择连续单元格区域Shift 鼠标左击第一个和最后一个单元格 44 快捷键 45 消除表格周围的网格线 第一种方法 视图 菜单 不要勾选网格线第二种方法 全选 全部填充白色 特殊符号的使用 46 条件格式 EXCEL 47 设置数据有效性 EXCEL 48 格式刷 OFFICE 用于复制格式点击格式源 单击 格式刷 再单击目标单元格 可一次单击格式源 连续使用在多个目标单元格上 且目标格分散多处 使用方法 点击格式源 双击 格式刷 依次单击目标单元格即可 49 常见问题解决 1 问题 设置了公式后 结果不能实时更新 解决思路 检查系统设置的重算方法是否为 自动重算 方法 进入 公式 菜单下的 计算选项 页面 设置 自动 即可 2 问题 用SUM求和后 发现总值不对 解决思路 检查数据是否全为数值型 方法 数值型通常自动靠右 文本型通常自动靠左 左上角会出现绿三角标志 选中相关单元格 右击选择 设置单元格格式 菜单下的 数字 页面 设置成 数值 型 将文本型值重新手动输入即可 50 3 问题 设置了公式后 全表复制使用 但结果值不对 解决思路 检查确认公式是绝对引用还是相对引用 会引发错误 方法 绝对引用与相对引用的快捷切换键是F4 4 问题 页面固定 使用滚