南京宝日钢丝制品有限公司管理文件[1].doc

南京宝日钢丝制品有限公司管理文件文件编号：BRGSZ01001 第2版 签发：管理文件控制程序 1 目的 为规范南京宝日钢丝制品有限公司（以下简称：公司）管理文件的制订、审批、下发、作废等管理环节，明确管理文件管理的业务流程及职责分工，提高管理文件处理工作的质量和效率，特制定本控制程序。2 范围 本控制程序适用于以公司名义下发的管理文件。3 定义 3.1公司推行综合管理体系，管理文件体系涵盖公司全部管理工作：第一层：管理手册是公司综合管理体系的纲要性文件。第二层：管理文件：公司管理文件属于公司公文，是各类控制程序、管理制度、管理办法、管理细则的总称，是阐述公司各项管理工作规定、要求、流程的文件。3.2公司管理文件分类：3.2.1按专业分为综合类、人事类、财务类、营销类、采购物流类、资产经营类、工程项目类、科技类、安环保卫类、审计监察类、生产运营类及其他等十二大类。 3.2.2按流程域分为市场与客户研究流程域、发展规划及投资建设流程域、产品设计和研发流程域、市场营销和销售管理流程域、采购和供应商管理流程域、生产和配送管理流程域、客户服务管理流程域、企业文化及人力资源管理流程域、信息技术管理流程域、财务及资产管理流程域、环境健康和安全管理流程域、企业外部关系管理流程域、审计及管理提升流程域等包括公司全部管理工作的流程域。4 职责4.1综合管理部是公司管理文件的综合管理部门，是该工作的管理方。4.1.1负责公司管理文件体系架构的设计和评价，负责公司管理文件的有效性、合理性的检查、跟踪、协调、推进文件执行过程中有关问题的解决。4.1.2负责协调管理文件制订和修订过程中涉及有关职责分工、业务界面等问题。4.1.3负责企业成熟度管理平台系统的维护。4.2 综合管理部负责公司管理文件的拟办、批办、发放等工作。 指导、检查、督促各有关部门做好文书处理工作，协调文书处理中的有关问题。负责外来管理文件收集，整理外来管理文件清单(见附件9)4.3公司各部门4.3.1 按照专业分工原则，辨识公司管理文件，根据实际情况建立公司管理文件。负责公司管理文件的制订、修订、发起会签、组织征求意见并修改、上报、评审、作废,以及输入企业成熟度管理平台系统。4.3.2 作为本专业管理文件有效性、合理性的第一责任者，跟踪管理文件的执行情况，高效处理文件执行过程中的问题。4.3.3本控制程序主要规范公司级管理文件，部门级管理文件由各部门负责，各部门负责本部门的部门级管理文件的制订、修订、审核和执行。4.3.4本控制程序主要规范公司级管理文件，涉及部门级管理文件由各部门负责，负责部门级管理文件的制订、修订、审核和执行。5 管理文件控制流程（流程图见附件1）5.1 拟（修）订管理文件。公司各部门按管理文件标准格式（见附件2）拟（修）订管理文件，经本部门负责人确认。5.2 会签管理文件 5.2.1 会签文件初稿的标题后需注明“会签稿”字样，并说明会签回复的工作日。5.2.2 拟稿部门将文件初稿通过宝日钢丝OA系统（以下简称：OA系统）发送各相关部门会签，必要时也可以送相关部门会签。会签部门在OA系统文件会签意见汇总、处理表（见附件6）中提出会签意见。5.3 拟稿部门汇总、处理各会签单位提出的会签意见，并对管理文件草案进行修改。对于未采纳的意见，拟稿部门与会签意见部门进行沟通，并达成一致后在公文系统会签意见表中注明原因。拟稿部门将修改后的管理文件初稿通过公文系统送综合管理部。5.4 综合管理部参与协调管理文件处理意见，对管理文件进行编号，对该管理文件进行最终审核后。5.5 送审管理文件。公司办公室通过公文系统以代拟文形式宝日钢丝公文审签稿（见附件3）将管理文件上报公司领导，并提出拟办和批办意见。5.6 公司领导通过公文系统进行审批。5.7 发放管理文件5.7.1管理文件经公司领导审签同意后，由综合管理部确定发布和实施时间，综合管理部及时通过公文系统下发给各有关部门。5.7.2管理文件经公司领导审签后，需要作进一步修改或暂缓发放的，由综合管理在公文系统中退回起草部门。由综合管理部据此督办相关部门开展后续工作，再行上报，工作流程同5.1。5.8拟稿部门在企业成熟度管理平台系统上输入该管理文件。管理文件输入系统时要把该管理文件对应至相应的流程域和管理方面，保持宝钢金属统一。5.9.1体系管理员在企业成熟度管理平台系统上确认后，在该系统上展示和保存该管理文件。管理文件在企业成熟度管理平台系统上统一保存和归档，并记录各个版本内容。5.9.2 根据公司管理文件变动情况，综合管理部编制管理文件清单（见附件8），以电子版本形式在公文系统上发布。 5.10 管理文件的执行5.10.1 管理文件下发后，公司各部门按照规定履行职责，确保各管理流程的有效运行。5.11 评审管理文件和提出修订计划。管理文件有效期为两年, 综合管理部根据管理文件到期情况，每年至少一次提出管理文件修订计划，并通知各部门，公司各部门对本部门起草的管理文件每两年至少评审一次。5.12公司各部门填写管理文件评审结果反馈表（见附件7）给综合管理部，综合管理部复审后，确定相关制度和流程的继续有效、修订和废除。同时每年公司内审可对管理文件进行文审，审核文件的符合性和执行情况，根据审核结果，确定制度和流程的有效、修订和废除。5.12.1管理文件继续有效的，由综合管理部在管理文件清单（见附件8）中的“延期至xxxx年”列里注明确认“延期”字样。5.12.2 管理文件需要修订的，由文件拟稿部门负责修订。5.12.2.1 负责管理文件修订的拟稿部门，填写公文系统中的管理文件修订记录（见附件4），说明修订的条款、修订类型及修订原因等，必要时需提供修改依据或有关资料。修订管理文件流程转5.1。5.12.2.2文件改版时，必须在修订文件内的本次修改内容所在段落的右侧空白处用实线做出标识；如文件内容全部做了修改，则在文件附则中说明“本版文件内容在前版基础上整版修改”字样，不需在右侧划实线表示。5.12.2.3 如仅有极少量的条款变更（一般为二项条款之内），经过变更修改、提交管理文件修订记录（见附件4 ）、会签和上报批准程序后，可不做改版，但在变更文件附则中予以说明。 5.12.3 管理文件的作废5.12.3.1 改版文件下发后，前版文件同时失效。5.12.3.2 几个文件合成一个文件或一个文件分成几个文件，合、分之前的相关文件应同时作废，并在合、分之后的文件中明确作废文件的名称和编号。5.12.3.3 除上述两种情况外，经评审，管理文件不再具有存在价值的，该管理文件必须作废，拟稿部门填写管理文件作废记录（见附件5），说明作废的理由及日期，经本部门负责人确认后，将该记录送综合管理部，必要时需提供与作废相关的各类材料。5.13综合管理部对各部门提交的管理文件作废记录进行确认，确认作废的，将管理文件作废记录通过公文系统传递给综合部。5.14 通知作废。管理文件改版同时作废的，由综合管理在公文系统上发布公司领导已批准的改版文件，再发布前版文件的作废记录；管理文件无改版直接作废的，由综合部在系统上发布。5.15 各部门存在纸质的作废管理文件，则自行销毁。6 管理文件要求6.1管理文件是公司各项管理工作规定、要求、流程的文件，指导员工工作的依据，因此管理文件要推送至相关岗位的员工，即职责落实到岗位，流程落实到岗位，同时员工要共享、学习和知晓该文件。6.2管理文件一般应包括以下内容：6.2.1 制订管理文件的目的、适用范围和定义；目的即文件所要规范的管理业务、可能的风险和控制方向；适用范围即明确必须遵守本管理文件的管理体系范围内的单位；定义：对业务活动中的特殊名词给出解释，便于员工理解。6.2.2 管理职责分工，明确各部门的管理职责分配，明确管理方、执行方、咨询方、被通知方，管理职责要落实到部门或业务块、岗位，业务块即部门职能，为同类工作岗位的集合。管理方：最终责任和后果的承担着，每项任务只有一个“管理方”；执行方：行动的执行者，一项任务的执行方可以由多个部门或职位分担；咨询方：在最终决定和行动之前，其意见需要被咨询和考虑；被通知方：在决定和行动之后，需要被通知的职位或部门。6.2.3具体管理规定：即该项管理的制度规则。 6.2.4管理流程描述。如管理文件涉及到相关业务流程，则绘制相应的流程图作为附件，同时按照5W1H方式描述流程步骤，流程步骤落实到部门和业务块或岗位，流程步骤和流程图一一对应。6.2.5 相关文件：本管理文件涉及的其他相关管理文件的名称及编号。6.2.6 相关记录、附则、附件。6.3 管理文件基本格式（见附件2）6.3.1 公司管理文件的第一页上必须标注发布和实施日期、文件编号、版本号和签发人；最后一页上必须标注拟稿者、审核者和日期，每一页上必须标注页数和页码。6.3.2 管理文件的字体格式为 南京宝日钢丝管理文件 黑体1号字 内部事项，注意保存 宋体 4号字 文件编号 版本号 签发 宋体 4号字 文件标题 黑体 3号字 正文 宋体 4号字 发布日期 实施日期 宋体 小4号字 共 页 第 页 宋体 小4号字 纸张A4（210 297mm） 页面设置 页边距 上下2.54 左右3 页眉1.27 页脚2 行距：最小值 设置值：20磅7 管理文件编号（期号）7.1 管理文件的编号由综合管理部负责统一编制。7.2 管理文件编号采用10位数，前4位代表南京宝日钢丝制品有限公司，用4位字母BRGS表示；第5位代表专业管理文件，用字母Z表示；第6、7位代表专业属性，用0112表示（具体见下表）；第8、9、10位代表该专业管理文件发放的顺序号，用001999表示。代码专业属性代码专业属性01综合类07工程建设类02人事类08科技类03财务类09安环保卫类04营销类10审计监察类05采购物流类11生产运营类06资产经营类12其他7.3 管理文件版本号代码用阿拉伯数字表示，其中，首次颁布时，版本号代码为第1版；第一次修改时，版本号为第2版；第二次修改时，版本号为第3版，以下依此类推。7.4 管理文件作废后，其已所用的管理文件编号不再使用。7.5 管理文件中有关记录格式编号，用“文件编号顺序号（用数字0199表示，根据记录格式在第1版文件中的出现顺序编号）修改号”（用英文26个字母表示，初版用“A”表示，第一次修改用“B”表示，以下依此类推）。因文件内容修改需要删除记录格式的，原有记录格式所用的编号原则上不再使用；因文件内容修改需要新增记录格式的，所用的编号在原有最后一个记录格式编号后按出现顺序编号，因文件内容修改，记录格式在文中出现顺序调整的，沿用原编号，详见记录控制程序。8 保密管理。管理文件属公司内部事项，正文上标注“内部资料，注意保存”字样，并纳入公司保密管理范畴。9 相关文件 9.1记录控制程序 BRGSZ010029.2公文管理办法 BRGSZ0103410 附件10.1附件1 管理文件控制流程 10.2 附件2宝日钢丝有限公司管理文件格式 11 相关记录11.1附件3 宝日钢丝有限公司公文审签稿 BRGSZO1OO1-O1A 11.2附件4管理文件修订记录 BRGSZO1OO1-O2A 11.3附件5管理文件作废纪录 BRGSZO1OO1-O3A 11.4附件6文件会签意见汇总、处理表 BRGSZO1OO1-O4A11.5附件7管理文件评审结果反馈表 BRGSZO1OO1-O5A 11.6附件8管理文件清单 BRGSZO1OO1-O6A11.7附件9外来管理文件清单 BRGSZO1OO1-O7A 12 附则12.1本控制程序由综合管理部负责解释。12.2 本版在前版基础上整版修改。 拟稿： 日期：2012年7月16日 审核： 日期：2012年7月19日附件1：附件2： 南京宝日钢丝制品有限公司管理文件文件编号：BRGS * 第 * 版 签发: *管理文件名称1目的1.11.22适用范围2.12.23定义3.1 3.24职责分配4.14.25 *（具体管理规定）5.15.26 *（具体管理规定）7 *流程7.1流程步骤*7.1.1流程描述*（见记录表*）7.1.2流程描述*（见记录表*）7.2流程步骤*7.2.1流程描述*8相关文件8.18.29附件9.1 附件1 *流程图 9.2 附件2 *格式10 相关记录10.1 附件3 记录表名称 BRGS*-O1A 10.2 附件4 记录表名称 BGJS*O2A 11附则拟稿:* 日期: *年*月*日 审核:* 日期: *年*月*日附件1：*流程图附件2：*格式附件3：记录编号BRGS*-O1A 记录表名称 附件4：记录编号BRGS*-O2A 记录表名称 *年*月*日发布 *年*月*日实施 共*页第*页附件3：记录编号：BRGSZO1OO1-O1A 密级： 缓急程度：宝日钢丝有限公司公文审签稿 号 打印份数： 收文日期：文件类型 会签： 发文号拟稿部门 拟稿人： 电话：拟稿部门负责人审核：审批：标题： 附件：主送 ：抄报 ：抄送是否信息平台发布： 文件办结存档： 文件阅办后是否退回 综合管理部：备注： 附件4：记录编号：BRGSZO1OO1-O2A管理文件修订记录管理文件名称文件编号： 新版本号： 公司： 制订部门：序号修订条款修订类型修订原因填写说明：1、“修订条款”一栏