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常见英文应用文写作范例 1 Theformofaletter Date Opening Body Closing Signature StructureAnalysis 日期 称呼 正文 Optional 署名 TelephoneMessageTo inyourabsenceMr Mrs Miss of TelephoneNo andleftthefollowingmessage Signed Date Time Sample1 给某某人的留言 电话留言内容 留言记录者签名 邀请信在各种社交活动中应用广泛 一般分为两种 一种为正式请柬 invitationcard 一种是书信形式的邀请信 请柬通常有一定的格式 首先是主人的姓名 要用全称 或头衔 第二部分是request s thepleasure honorof 相当于汉语中的 恭请 第三部分是客人的姓名 要用全称 加 s 或用Your 泛指 第四部分是company presenceat 相当于汉语中的 光临 第五是日期 第六是钟点 第七是地点 如果要求复信 请柬下方要用R S V P 或rsvp 原为法语 意为 请赐复 右下方是主人的电话号码 请柬全文用第三人称 Sample1 TheChairmanofFarEastShippingGroupRequestsThehonorofyourpresenceAttheopeningceremonyOnMondaymorning thefifthofMarchFromninetoeleveno clock2851PudongAvenueShanghai invitation DearSirs ThisistoadvisethatwearegoingtoholdanExportCommoditiesFairinShanghaifromMay1sttoMay15th 2008 Agreatvarietyofsamples newlydesignedbyourmanufacturers willbeonexhibition WetakepleasureininvitingyoutocometotheFair Pleasefaxthedateofyourarrival enablingustomakethenecessarypreparations Yoursfaithfully ChenMing Sample2 如果主人和客人的姓名都写在请柬的正文里 称呼和结束语可以省去 否则 需在结尾加上结束语 邀请信形式不如请柬正规 但书写时一定要注意 邀请信一定要将邀请的时间 年 月 日 钟点 地点和场合写清楚 受邀请人在收到请柬后应尽快答复 回复方式一般没有请柬那么严格 但也分正式与非正式两种 如果是严肃场合 应该用回柬 其格式与请柬相类似 对一般的请柬 可以写一封短信表示接受邀请或者遗憾 如果非常要好的朋友 打电话表示接受或拒绝也是可以的 不管你是否接受邀请 都应该表示感谢 如接受邀请 就该提一下你是多么盼望去参加 如果你不得已需要谢绝邀请 就应该以适当的理由表示歉意 回复的格式和措词都应与邀请信一致 Mr andMrs AdrianBeameracceptwithpleasureMr andMrs BlackSmith skindinvitationtobepresentatthemarriageoftheirdaughterSusanAnnatoMr RobertChristonSaturday theeighthofDecemberatfiveo clock Sample1 Mr andMrs GeorgeSmithregretthatapreviousengagementpreventstheiracceptanceofMr andMrs HarryKing skindinvitationtodinneronTuesday July1statfiveo clockpm attheLotusHotel Sample2 DearMr Brown Thankyouverymuchforyourkindnessinaskingustoattendyouropeningceremony butweregretverymuchthatwewillnotbeabletogothereaswealreadyhaveanimportantpreviousengagementthatday Wesendourcongratulationsandbestwishestoyouandwillbetogetherwithyouinspiritonthishappyevent Sincerely Mark Sample3 传真在日常工作中 尤其是商业上应用相当广泛 传真由三部分组成 第一部分 发 收传真双方的姓名 职位 地址 传真号 日期 称呼和主题 第一部分的格式为 第一行从左到右先写收传真人的姓名 职位 和地址 然后是收件人的传真号 第二行为发传真人的姓名 职位 地址和传真号 第三行写发传真的日期和传真页数 Sample Office Equip184LakeRoad Xi an ShaanxiProvince FaxTo CustomerEnquiriesSectionFax 26759122ElectromarkLtd From MariaKing GeneralManagerFax 25251427Office EquipDate March12th 2008Page s 1 DearSir WoodendomesticproductsWewouldlikeyoutosendusacatalogueandapricelistregardingyourwoodendomesticproducts Weareinterestedindiscussingtermswithyouandwanttoknowthediscountsyouofferonlargeorders Ilookforwardtohearingfromyousoon Yoursfaithfully MariaKingGeneralManager 备忘录是公司内部最基本 最常用的一种信息传递方式 如会议安排 情况报告 责任确认 问题处理等 备忘录通常由公司统一印制成标准的表格 备忘录中To一栏中的收笺人和From一栏中的发笺人可以是姓名后加上其职位和部门 也可只写职位 收笺人的姓名前可写上Mr Mrs Ms Dr 等 而发笺人的姓名前则不写 Subject即内容标题 一般用名词或动名词词组等少数几个词做简略叙述 内容部分是备忘录的主要部分 应力求简明 确切 最后 结束时不用签名 如果备忘录同时还发给除收笺人以外的其他人 在末段cc 或c 之后写上其姓名即可 Sample1 MEMORANDUMTo AllDepartmentalManagersFrom SalesManagerDate March4th 2008 Sample1 Subject AnnualSalesReportsAllDepartmentalManagersareremindedthattheAnnualSalesReportsarerequiredtobesenttothePersonnelOfficebyApril1st Ifanydifficultiesaremetinitscompletionbythisdate pleaseinformme cc EllenStaley GeneralManager 英语中的notices包括告示 启事 通知等 目的是告诉公众某件事情或某项活动 在商业上应用尤其广泛 从使用的范围来分类 可分为内部通知 面向本单位或公司职员 和外部通知 面向大众 本课介绍的是内部通知 内部通知主要是关于会议 讲座或某项活动的简单通知及关于公司的一些政策 措施和安排等 应至少包括三项内容 1 时间 月 日 星期 时刻 2 地点 3 活动内容 会议 聚会 演讲 讲座等 有些通知还包括一些细节 有的介绍演讲者 有的详述活动内容或背景 CostumeParty Thursday 31OctoberMainHall7 30pm 12 00amFoodDiscoPrizesforBestCostumeRMB50yuanperperson Seminar1 Saturday Sept 20 2008From2 to3 In4 Formoreinformation pleasecontact5 Allarewelcome InvestmentOpportunitiesinChina 9 00am 11 00am CulturalHall 021 34521009 1 NoticeAllsalesmenarerequired2 Place 3 Time 4 5 Feb 28 2008 toattendthemeeting AnalysisofMarketDemand ConferenceRoom301 3 00pmFriday March2nd TheGeneralManager sOffice e mail一般由三部分组成 邮件头 e mailheader 正文 messagecontent 签名 signature From 寄件人邮件地址To 收件人邮件地址Cc 抄送 Subject 主题Date 日期Bcc 暗送Attachments 附件Messagecontent 正文Signature 签名 From JacksonHeTo SnowWhiteCc ljyang li 0821 Subject meetingsummaryAttachments themeetingsummaryDate Sun Aug10th 200909 09 42 Sample1 DearSnow Ihavedistributedthemeetingsummarytoallofyou butnoneofyouhaveraisedanyquestions Thisistoaskforresponsefromyou Attachedisthemeetingsummary Pleasereaditcarefullyanddon thesitatetoraiseyourquestions Thanks Jackson Sample1 商业信函通常由以下几个部分组成 前七部分缺一不可 其正确的写法应为 1 寄信人的地址 Sender sname 英文书信的地址应从小到大 先写门牌号码 再写街道 城镇 省或州及邮政编码 最后是国家名称 国家名称的每一个字母都要大写 2 日期 Date 日期写在作者地址的下边 3 收信人地址 Receiver saddress 包括姓名 职务 如适用 公司名称 如适用 街道名称或信箱号 城市 州或省 邮政编码和国家 常写在左手边 在日期线和称呼之间 4 称呼语 Salutation 是信开头对收信人的称呼 写在地址下两三行处 称呼后可以写冒号或逗号 在商业信函或其他正式书信中 用冒号 在非正式书信中 称呼后用逗号 除非写信人与收信人熟到可以直呼其名 否则通常要在收信人名字前加上 Mr Professor 等表示礼貌的头衔 5 正文 Body 正文的格式多种多样 有齐头式 又叫板块式 BlockedStyle 缩进式 IndentedStyle 和混合式 ModifiedStyle 商业信