第6章 办公自动化.ppt

416 第6章Outlook2003应用实例 6 1利用Outlook2003进行工作安排 任务分派 6 1 1创建任务6 1 2改变任务视图6 1 3分配任务6 1 4将任务标记为完成6 1 5删除任务6 2利用Outlook2003收发电子邮件6 2 1电子邮件的基础知识6 2 2创建新邮件和发送邮件6 2 3回复和转发邮件6 2 4删除邮件6 3Outlook2003中日历的使用6 3 1在日历中导航6 3 2安排约会和事件6 3 3安排会议 417 6 1利用Outlook2003进行工作安排 任务分派 创建任务有以下几种方法 1 在常用工具栏中单击 新任务 按钮 2 在日历的 任务板 窗口中输入你想要建立的任务 3 在任务列表中输入一项任务 4 将一个项目拖曳至导航窗格的 任务 按钮 使用任务列表创建任务 具体操作步骤如下 1 在导航窗格上 单击 任务 按钮 2 找到描述为 单击此处添加新任务 的文本框 单击此文本框 输入任务名称 3 单击新建任务旁边对应的 截止日期 一栏 在这一栏中有一个插入光标和一个下拉箭头 4 单击下拉箭头后会显示一个微型日历列表显示的是当前的年份和月份 而用阴影突出显示当天的日期 5 在微型日历中单击 今天 按钮 今天的日期就进入 截止日期 列表 6 按回车键 任务列表中显示一个新的任务 此时插入光标又回到主题栏 以便添加新任务 6 1 1创建任务 418 6 1 2改变任务视图 改变任务列表的视图通常有三种方法 1 在导航窗格中的 当前视图 中单击 详细列表 选项视图中包括每一个任务的 状态 完成率 类别 等信息 2 在导航窗格中的 当前视图 中单击 随后7天 选项视图中包含着截至日期之前的7天之内的任务信息 由于此视图应用过滤选项 那些不符合截至日期时间的任务就不会被显示出来 3 在导航窗格中的 当前视图 中单击 任务时序表 选项视图中只包括唯一的界面 那些没有设定截止日期的任务不会被显示 419 6 1 3分配任务 分配任务其具体操作步骤如下 1 在标准任务工具栏上 单击 新任务 按钮 显示任务窗口 插入光标显示在主题栏中 2 输入任务名称 单击 优先级 栏的下拉箭头 选择优先级为 高 3 在 任务 窗口的工具栏上 单击 分配任务 按钮 包含新的任务要求的窗口显示出来 4 单击 收件人 按钮 显示 选择任务收件人 对话框 5 在 选择任务收件人 对话框中 选择任务收件人的名称 单击 收件人 按钮 任务收件人显示在 收件人 栏里面 单击 确定 按钮 关闭 选择任务收件人 对话框 6 在 任务 窗口的标准工具栏上 单击 发送 按钮 任务将会发送给收件人 420 6 1 4将任务标记为完成 通过任务窗口中 详细列表 选项卡中的 状态 栏 将任务状态标记为 完成 的操作步骤如下 1 双击任务 名称1 显示任务窗口 2 单击 详细信息 选项卡 然后点击 完成日期 旁边的下拉箭头 显示一个微型日历 3 单击昨天的日期 昨天的日期显示在 完成日期 栏中 4 在 任务 窗口的工具栏上 单击 保存并关闭 按钮 这个任务显示为被一条横线滑过的状态 5 双击任务 名称2 打开 任务窗口 6 单击 状态 栏旁边的下拉箭头 显示 状态 栏的几个选项 7 单击选择 完成 任务状态被标记为 完成 8 在 任务 窗口的工具栏上 单击 保存并关闭 按钮 这个任务显示为被一条横线滑过的状态 9 用鼠标右键单击任务 名称3 然后单击 标记完成 选项 任务显示为被一条横线滑过的状态 421 6 1 5删除任务 任务完成后 可以删除已完成的任务 具体操作步骤如下 用鼠标右键单击某任务 如 检查销售情况 然后单击 删除 选项即可 422 6 2 1电子邮件的基础知识 6 2利用Outlook2003收发电子邮件 1 电子邮件定义电子邮件 E mail 的英文全称为ElectronicMail 是利用计算机网络进行信息传输的一种现代化通信方式 E mail以文字表达为主 也可以加入声音 图像组合成多媒体信件 2 电子邮件地址电子邮件地址的格式为 user mail server name 其中user为用户名 mail server name为邮件服务器的域名 如E mail地址Sunan 0303 中 Sunan 0303是用户名 为网易的邮件服务器的域名 3 电子邮件工具电子邮件应用程序有多种 常用的电子邮件应用程序有Outlook2003 OutlookExpress Foxmail等 其基本功能有创建和发送电子邮件 接收 阅读和管理电子邮件 管理邮件帐号 邮箱和通讯簿等 423 6 2 2创建新邮件和发送邮件 1 打开 文件 菜单 鼠标指向 新建 按钮 单击 邮件 选项 即可打开邮件窗口 2 在 收件人 栏中输入电子邮件地址 3 按两次 Tab 键 光标从 抄送 栏移动到 主题 栏 4 输入主题文字后按回车键 主题输入后 光标移动到邮件正文区域 5 输入邮件内容 6 如果要发送一封带有附件的邮件 可在邮件窗口的 新信息 工具栏上 单击 插入文件 按钮 显示 插入文件 对话框 并将下拉箭头定位到包含所需附件的文件夹 7 双击所需插入的文件 将其附加在电子邮件上 插入文件 对话框同时关闭 8 在邮件窗口的邮件工具栏上 单击 发送 按钮 邮件发送给收件人 424 6 2 3回复和转发邮件 1 在收件箱中 选中某一邮件的邮件头 在阅读窗格内显示该邮件的内容 2 在标准邮件工具栏上 单击 答复发件人 按钮 显示一个包含原始邮件的回复窗口 插入光标已经在邮件正文区域内 3 在邮件正文区域 输入正文内容 4 单击 发送 按钮 将该回信发给发信人 5 在收件箱中 再次选中某一邮件 6 单击 转发 按钮 打开一个转发窗口 同样带有原始邮件 7 在 收件人 栏中 输入要转发人员的电子邮件地址 8 转发邮件时也可以在发送前添加邮件正文 如在邮件正文区域 输入 将此件转发给你 请查收 转发邮件中将包含新加入的正文 9 单击 发送 按钮 该邮件转发给收件人 425 6 2 4删除邮件 当邮件不再需要时 可以将其删除 其具体操作步骤如下 1 单击所要删除的邮件头 单击标准工具栏上 删除 按钮或直接按 Delete 键即可 邮件移至 已删除邮件 文件夹 2 如要永久删除该邮件 可在文件夹中 单击 已删除邮件 文件夹 显示出所有已删除的邮件 3 选中要永久删除的邮件 4 按 Delete 键 弹出一个对话框询问是否确认删除 5 单击 是 按钮 将该邮件移出 已删除邮件 文件夹并永久删除 426 6 3Outlook2003中日历的使用 1 在导航窗格中 单击 日历 按钮 2 在约会区 拖动滚动条到顶端 3 拖动滚动条到约会区底部 当前日期结束于11 30PM 4 在日期导航器中 单击明天的日期 5 在日期导航器的顶端 单击向左箭头 显示上一个月 但是约会区中的日期未变 6 在日期导航器顶端 单击并按住月份条上的向右箭头几秒钟 日期导航器中的时间快速向前移动 7 在日期导航器中 单击并按住当前显示月份的名称 显示一个月份列表菜单 8 移动光标到列表顶端的月份并松开鼠标按键 日期导航显示选择的月份 9 在标准日历工具栏中 单击 今日 按钮 约会区及日期导航显示为当前日期 6 3 1在日历中导航 427 6 3 2安排约会和事件 1 在日期导航器上 单击下一个工作日 约会区显示约会 2 在约会区 单击12 00AM时间段 选定12 00AM 3 输入文字 如 与赵经理午餐 并按回车键 输入此半小时的约会 4 在2 00PM中单击 并输入文字同 如 与钱经理会谈 按回车键 5 选择2 00PM时间段的底部框 并拖动鼠标到3 00PM时间段的顶部 三个时间段被选择 标志着一个90分钟的约会 这样就创建了两个明天的约会 6 在日期导航中 单击下一个星期的星期一 7 在标准日历工具栏上 单击 新建 按钮 显示一个约会窗口 8 在主题框中 输入文字 如 度假 并按 Tab 键 输入光标移动到 地点 框 9 在 地点 框中 输入文字 如 夏威夷 并选择 全天事件 复选框 10 单击 结束时间 下拉箭头 显示一个微型日历 11 在微型日历中 选择一个两周后的日期 12 单击 时间显示为 下拉箭头 并选择 外出 选项 13 在 标签 框中选择 个人 选择 制定到约会的颜色提示约会类别 14 在 事件 窗口的标准工具栏上 单击 保存并关闭 按钮 428 6 3 3安排会议 创建一个会议并邀请某些人参加此会议 具体操作步骤如下 1 在日期导航器中 单击下一个月的最后一个星期一并单击9 00AM时间段 2 在标准日历工具栏上 单击 新约会 右边的下拉箭头 并选择 会议请求 选项 显示会议窗口 3 单击 收件人 按钮 显示 选择与会者及资源 对话框 4 选择参会人名称 单击 必选 按钮 并单击 确定 按钮 5 单击 主题 框 输入文字 如 项目管理会议 并按 Tab 键 输入光标移动到 地点 框 6 在 地点 框中