办公文秘_行政助理培训之文书档案资料管理

第五章文书档案资料管理 处理企业内外文书 信件 资料是行政办公工作的主要内容之一 这一处理包括起草 分发 保管 存档等 可以说 对文书资料的有效管理直接影响了企业经营活动的进度 因此 如何对文书资料进行有效地管理是一个行政人员必须思考的问题 这也是一个合格的行政人员必须具备的能力 第一节工作目标及工作事项描述 第二节文书管理工作事项细化执行 一 知识准备 一 企业文书概述1 文书 企业文书概念文书 是指传递信息 交流思想 联系事务 商洽问题 记录情况的具有特殊格式的文字资料 企业文书 企业在生产经营管理过程中 发挥各种职能 处理各种公务所形成的所有文件资料的总称 2 文书分类 P100表5 1 1 文书来源 收文和发文 2 文书内容 经营基本文件 章程 股东会议 董事会 经营业务文件 经营组织文件 组织机构 业务分工 报告 业务管理等 业务经营文件 二 公文格式1 标题 公文内容 发文单位 文种 2 主送单位 部门 一般只写一个 若需要上报另一个上级单位 可以用抄报形式 3 正文4 附件 附件名称 件数5 单位印章6 发文时间 以领导签发日期为准 联合行文 以最后单位签发日期为准 7 抄送 抄报 单位 部门8 公文字号 代号 年号 顺序号 联发时只标主办单位的公文编号9 主题词10 收文 发文单位 部门应写明全程或规范化简称 联合发文应将主办单位 部门排列在前 二 文书管理工作流程 一 发文工作流程 1 草拟公文第一步 填写发文稿纸 第二步 撰写公文领会意图 准备材料 拟定提纲 起草正文 认真修改 2 审核即全面检查 修改活动 一般而言 审核经历初审 复审和会审三个阶段 审核时 行政人员应当注意一下几方面内容 第一 是否有发文必要 第二 行文方式是否妥当 第三 是否符合规定要求 第四 公文格式是否符合规定 3 签发是指机关或部门领导人对拟以本机关或本部门名义发出的文件送审稿签署表示核准的意见公文签发的五个原则 按职权划分原则 集体负责原则 授权代签原则 加签 会签 4 复核在公文正式印制钱的全面系统的检查 在进行复核时 重点关注审批签发手续是否完备 公文管理信息是否准确 附件材料是否齐全 格式是否统一 规范 5 缮印 用印缮印是固定公文从草拟到复核的成果 从而形成具有法定效用的公文正本 并根据需要扩充其数量 承前启后 自通过以及其后用印登记 分发 达到行文目的 缮印的三种形式分别为 手工誉写 机械誉写 印刷 用印 即盖章 在公文中 公章在使用时也有位置的要求 印章位置上距正文2 4cm 端正居中 下压成文时间 当印章下弧无文字时 仅以下弧压在成文时间上 当印章下弧有文字时 印章中心线压在成文时间上 联合行文时 主办单位印章在前 两印均压成文时间 互不相交或相切 相距不超过3cm 6 登记 分发将拟以发出公文正本中的信息和发送对象 范围等情况登录在案 以备查案 分发 即将已经登记封装完毕的公文以适宜的方式分别发送给受文者 二 收文工作流程 1 接收外部公文签收的目的是明确交接双方责任 保证文件运行的安全可靠 接收文件工作分为签收和登记两个环节 签收分为外收发和内收发 外收发主要点收信封或文件包数量 不涉及文件内容 内收发要求逐份清点接收文件 2 公文处理公文处理程序如下 审核拟办批办承办催办查办办复 1 审核审核先由行政部进行 随后由上级领导审核 审核的内容主要包括 内容是否由本机关办理 行文规则 越级或者夹带请示 是否符合国家规定 涉及其他部门的事项是否已协商 文种使用和格式是否规范 2 拟办 根据来问内容提出拟办意见 3 批办在批办之前行政部要将领导批示与相关部门办理的文件交与该承办部门 这一行为称为分送 所谓批办就是将公文批交承办部门办理 例如上级颁发的重要指示 决定工作部署 针对本机关的批示 批复 通报等 协调性公文 下级机关重要请示 报告 4 承办通过对公文的阅读 贯彻执行与办理 回复 而使公文内容所针对的事务问题得以处理和解决的活动 首先 认真研究文件内容和批办意见 弄清是否属于自己的承办范围 其次 将不属于的及时退回 将属于的文件则提出具体的处理意见 报本部门领导审批后立即处理 将结果报告领导最后 协商会签 若有分歧 领导裁决 5 催办承办落实过程中的查询 督促工作 避免积压 加速文件运行 及时了解承办进展情况 提高工作效率 催办分为内催办和外催办两种形式 内催办是由本企业专职或兼职催办部门或有关人员实施 外催办是发文企业内承办文件的部门或有关人员实施 6 查办对重要公文的实际内容全面落实 办理的核查 督促控制活动 查办大概经历一下几个阶段 立案 确定查办对象 交办 落实查办人和查办要求 向承办部门催讯办理情况 核查结果 反馈 采取措施 结办 将查办结果上报 销办 注销已获结果的承办事项 对办毕公文做出处置 催办与查办的区别 催办是对承办公文过程的监督控制 重点在于使公文按 时 办毕 查办则不仅要监控承办过程 还要管公文产生实效的全部过程 按时 按质 按量地将有关事务办毕 催办一般是以一份具体公文为单位展开 查办则是以一件 事情 为单位进行 在若干份公文反映同一 事情 的情况下 查办往往就围绕这样一组公文而展开 7 办复即需要办理的文件在办理完毕后 对来问机构所作出的答复 一般而言 包括函复 口头答复 复印领导指示 就地处理 统筹安排这几种形式 办复通常由行政部门承担 但有些承办文件 承办部门也可依据领导的指示或经行政部门同意后直接办复 3 资料存档即将有利用价值的公文及时立卷 归档 定期移交档案部门 第三节档案管理工作事项细化执行 一 知识准备 一 文件与档案的关系 二 档案管理就是档案的收集 整理 保管 鉴定 统计和提供利用的活动 企业中重要的文件资料都有一定的时效性和价值 需要我们妥善管理 这就要求我们行政人员进行档案管理 简单说 就是对档案进行科学管理 以便在需要的时候方便查阅 二 档案管理内容 一 档案的收集一般的存档资料大致包括 商业往来文书 财务存档 销售单据 重要文件及图表 电脑资料 记录要件 会议资料 参考资料及报刊杂志等收集时要注意保持历史性 对其分类别 注意确定归档范围 时间 要求 完善交接手续 声像资料因其本身具有的特性 收集时特别注意时效 二 档案的整理1 全宗 企业在一定时期内形成的全部档案 是一个独立的机关 组织或著名人物在社会活动中形成的档案有机整体 区分全宗区分全宗是档案整理工作的第i一步 也是一个重要的环节 一般的档案室通常管理一个全宗 较大的档案室也管理若干全宗 档案馆往往保存着很多全宗 一个机构在活动中形成的全部档案 要作为一个全宗整体进行系统化编目和保管 2 案卷分类简单说 案卷分类是由互有联系的若干文件组合而成并放入卷夹 卷皮的档案保管单位 也是全宗内档案系统排列 编目和统计的基本单位 是根据文件的来源 时间 内容和外形的异同点和联系组成的 包括案卷封面 卷内文件目录 卷内文件 卷内备考表等 1 案卷分类的方法 分年度 分组织机构 区分问题 区分文件名 区分作者和区分地区 现实中 企业将上述若干方法加以组合运用 2 立卷类目的编制立卷类目是文书部门将新的一年将要形成的案卷类别和条目 事先拟定的立卷方案 立卷类目由类 包括属类 目 号三部分组成 a 类即案卷的类别 有两种方法 按文件内容分类 按组织机构分类 b 目即条目 条款 是在类之下 概括一组文件材料的总标题 也是预定的案卷题目 标题结构一般由作者 内容和文种组成 如 市教委 XX学院2001年邀请 聘请外籍人士的计划 批复 报告 C 号即类和条目的编号 给一类 一个条目编一个号 条目排列的规则 方针政策性的 领导指示性的文件排在前面 其次是综合类条目 再次是反映具体内容和业务的条目 编号的两种方法 大流水编号 分类流水编号 例 办公室类 一 秘书工作属类1 1办公室例会记录1 10本局关于秘书工作的通知 二 信访工作属类1 11市政府 市经委关于信访工作规定 3 组卷 将办理完毕的文件归入所属类目 4 定卷 确定案卷保管期限 5 拟写案卷标题 作者 事由 文种 例 一 党群工作类1 本厅党组会议记录 厅长办公会议记录永久2 本厅党组对科级干部成员的任免文件材料长期二 行政管理类1 本厅有关林地 林权 森林法规等文件材料永久2 本厅编制的机构沿革 大事记 基础数字汇编永久 6 编目定卷a 编制目录 卷内文件目录附于案卷卷首 介绍卷内文件和成分b 案卷编号 对卷内文件编号 要求 以 页 为单位 用阿拉伯数字标注 左编号 反页在左上角编号侧装订案卷在正页右上角标号 编写归档号 编档号 全宗号 目录号 案卷号 c 填写封面和备考表封面 全宗名称 类目名称 案卷题名 保管日期 归档号 档号 起止日期和件 页数量备考表置于卷末 如下图 d 案卷装订去除金属物 整理文件 对破损文件修补 理顺和对齐纸张 将小签条 小便条等不规则材料粘帖在符合