高等学校文件材料归档范围及归档工作程序.ppt

高等学校文件材料归档范围及归档工作程序 西北工业大学明德学院档案室 提纲 高校文件材料归档范围预立卷工作归档工作程序 依据材料 2008年9月1日起实施的教育部和国家档案局联合制定教育部第27号令 高等学校档案管理办法 以下简称 办法 1994年1月1日起实施的原国家教委制定的教办 1993 429号文件 高等学校档案实体分类法 高等学校档案工作规范 首先 明确什么是高等学校档案 是指高等学校从事招生 教学 科研 管理等活动直接形成的对学生 学校和社会有保存价值的各种文字 图表 声像等不同形式 载体的历史记录 办法 第二条 第一部分归档范围 第一部分归档范围 1 归档原则2 归档重点3 归档范围 1 归档的文件材料 必须对学校和社会有史料和研究价值 具有参考价值和凭证作用 2 归档的文件材料 必须反映学校各项活动的全过程 保证完整 准确 系统 3 归档的文件材料 必须遵循其自然形成规律 保持文件的原貌 保持彼此间的有机联系和成套性特点 一 归档原则 二 归档重点 本学院形成的不同载体 不同形式的文件材料及上级针对本院的指令性 指导性件和需要学院承办的文件材料 三 归档范围 高等学校档案管理办法 第十五条明确规定 高等学校应当对纸质档案材料和电子档案同步归档 文件材料的归档范围有十一大类 1 党群类2 行政类3 学生类4 教学类5 科研类6 基本建设类7 仪器设备类8 产品生产类9 出版物类10 外事类11 财会类 1 党群类 DQ 主要包括高等学校党委 工会 团委 民主党派等组织的各种会议文件 会议记录及纪要 各党群部门的工作计划 总结 上级机关与学校关于党群管理的文件材料 可参考 西北工业大学明德学院档案管理手册 我院党群类 DQ 划分为3个二级类目 党群DQ DQ11党群综合 DQ12工会 DQ13团委 DQ类文件材料归档应注意问题 DQ11党务综合 分综合 纪检 监察 组织 含党校 宣传教育 含学生思想政治教育 统战 含民主党派 政协委员 人大代表材料 等 DQ12工会 妇女工作 三育人 材料入此 DQ13团委 学生社团材料入此 2 行政类 XZ 主要包括高等学校行政工作的各种会议文件 会议纪录及纪要 上级机关与学校关于人事管理 行政管理的材料 我院行政类 XZ 划分为5个二级类目 XZ行政 XZ11行政综合 XZ13保卫 XZ15图书档案 XZ12人事 XZ14后勤 XZ类文件材料归档应注意问题 XZ11行政综合 学院评估 教代会 校史和部 系等单位重大问题立项报告 综合材料 年度计划总结入此 XZ12人事 师资工作材料入此 XZ13保卫 治安综合治理材料入此 XZ14后勤 后勤服务工作材料入此 XZ15图书 档案 文博 3 学生类主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案 入学登记表 体检表 学籍档案 奖惩记录 党团组织档案 毕业生登记表等 办法 将学生档案纳入归档范围 而且单独设类 彰显了以人为本和重视民生档案的理念 中国教育报 2008年9月26日 依据 教育部关于学历问题的答复意见 本 专科毕 结 业生离校随转个人档案一般应有如下材料 1 高中毕业生登记表 2 高考体检表 3 高考报名表 4 高考政审表 5 报考高校志愿表和高考成绩单 一式两份 6 高校学籍登记表并附成绩单 7 高校毕业生健康证明 8 高校毕业鉴定表 9 高校毕业生登记表 以上为高中阶段材料 4 教学类 JX 主要包括反映教学管理 教学实践和教学研究等活动的文件材料 按原国家教委 国家档案局发布的 高等学校教学文件材料归档范围 87 教办字016号 的相关规定执行 高等学校教学文件材料归档范围 主要包括17个方面1 上级教育主管机关下达的指令性 指导性文件 2 综合性教学文件材料 3 招生工作的材料等 4 学籍管理的材料 5 学生奖惩材料 6 教学计划 方案和教学大纲 教学改革方案 总结 7 教材方面的材料 8 教学实习 生产实习方面的材料 9 课堂教学材料 10 优秀的 典型的毕业论文 毕业设计及评审意见 11 研究生及硕士 博士学位获得者的名册 学位论文及有关审批文件 12 毕业生分配材料 13 毕业生质量调查材料 14 师资培训的计划 考核和总结 出国进修等文件 15 教研室的教学总结 教师教学经验总结 教师教学质量奖励材料 教学情况调查表 16 教师工作量的规定及执行情况 17 夜大学 函授部和各类培训班 进修班形成的文件和材料 我院教学类 JX 划分为2个二级类目 其中教学综合分为综合 招生 学籍管理 课堂教学与教学实践 学位 毕业生 教材等7类 JX11全日制本科 专科教学综合 JX11全日制本科 专科教学成绩单 JX教学 教学类文件材料归档应注意 1 归档的重点是学院在教学工作 特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料 2 规模较大的学院 对教学档案中的少数不属于永久保存的类目 如本科生毕业论文 实习报告等可由各系保存 学院档案部门只按一定比例择优接收 5 基本建设类 JJ 按国家档案局 原国家计委发布的 基本建设项目档案资料管理暂行规定 国档发 1988 4号 执行 详见学院网站 档案法规 基建档案主要是在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中形成的文件材料 依据高校档案实体分类法 基本建设类 JJ 可以划分为2个二级类目 JJ11 综合 归档范围 JJ12 工程项目 归档范围 1 若项目为国家重大建设项目需要按照 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 DA T28 2002 执行 2 基本建设项目的档案资料工作要与项目建设进程同步 3 建设项目实行总承包的 各分包单位负责收集 整理分包范围内的档案资料 交总包单位汇总 整理 基建类材料归档应注意 6 仪器设备类 SB 主要包括各种国产和国外引进的精密 贵重 稀缺仪器设备 价值在10万元以上 的全套随机技术文件以及在接收 使用 维修和改进工作中产生的文件材料 学院仪器设备类 SB 档案划分为综合和外购仪器设备项目两类 SB11 综合 归档范围 外购仪器设备项目主要内容包括仪器设备项目依据性材料 开箱验收 安装调试 运行维修 全套随机技术文件 随机图样等方面 仪器设备类材料归档应注意 1 仪器设备工作量大的部 系 随机档案可设分室保存 二级管理 2 仪器设备归档的重点是 10万元以上设备各个环节形成的不同载体材料 包括全套随机图样 7 出版物类 CB 主要包括高等学校自行编辑出版的学报 其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单 原稿 样书及出版发行记录等 我院出版物类 CB 档案主要分为报纸 刊物两类 包括有关编辑出版管理工作中形成的计划 总结 规章制度 重要会议记录 统计报表等方面的全套材料 8 外事类 WS 主要包括学校派遣有关人员出席国际会议 出国考察 讲学 合作研究 学习进修的材料 学校聘请的境外专家 教师在教学 科研等活动中形成的材料 学校开展校际交流 中外合作办学 境外办学及管理外国或者港澳台地区专家 教师 国际学生 港澳台学生等的材料 学校授予境外人士名誉职务 学位 称号等的材料 我院外事综合 WS11 档案划分为3类 WS11外事综合 综合 出国 境 来院 WS11 综合 归档范围 9 财会类 CK 按财政部 国家档案局发布的 会计档案管理办法 财会字 1998 32号 执行 依据高校档案实体分类法 财会类 CK 档案可以划分为5个二级类目 CK11 综合 归档范围 高等学校可以根据学校实际情况确定归档范围 归档的档案材料包括纸质 电子 照 胶 片 录像 录音 带等各种载体形式 三种特殊类型档案类目 1 SX声像类反映学校历史发展和主要职能活动中的照片 录音带 录像带 磁盘 光盘 胶片等各种非纸质材料及相应的文字材料 具体类别可参看 西北工业大学明德学院声像档案归档范围及要求 声像档案二级类目表 2 SW实物类学校在公务活动中受赠的具有纪念意义的礼品 字画 书画作品以及获得奖励的奖状 证书 奖杯和其他具有纪念意义的实物 实物 SW 档案归档范围 奖杯 奖状 奖牌 证书 锦旗等奖品限于学院以上 3 RW人物类学院历任院领导 学科带头人 知名人士和著名校友等在各种重要活动和进行学术研究时形成的文件材料 人物档案归档范围 参考 干部人事档案相关依据1 中组部 国家档案局 干部档案工作条例 组通字 1991 13号2 中组部 干部人事档案材料收集归档规定 组通字号 1996 14号 干部人事档案归档范围 1 履历材料 2 自传材料 3 鉴定 考察 考核材料 4 学历和评聘专业技术职务材料 5 政治历史问题审查材料 6 参加中国共产党 共青团及民主党派的材料 7 奖励材料 8 处分材料 9 录用 任免 聘用 转业 工资 待遇 出国 退 离 休 退职材料及各种代表会代表登记等材料 10 其他可供组织上参考的有保存价值的材料 第二部分预立卷工作 档案预立卷工作 是学院档案管理的基础工作之一 是学院实行部门立卷制度的一个重要环节 规范学院档案预立卷工作 对学院立卷部门做好平时归档工作 提高立卷质量 方便归档前的查找利用具有重要的作用 办法 第十六条明确规定 高等学校实行档案材料形成单位 课题组立卷的归档制度 1 明确预立卷工作职责预立卷 归档工作明确列入分管领导和部门兼职档案工作人员的岗位职责 明确要求 2 坚持平时立卷制度立卷部门要严格制度做好收发文登记工作 对办理完毕的文件及时进行收集 整理 按材料的类别归卷 文件盒或文件夹上要标明类别目录号 一 如何做好预立卷 3 建立规范的预立卷类目预立卷类目是立卷部门进行平时立卷的依据 建立规范的预立卷类目是立卷部门做好平时立卷的关键 二 各类档案的预立卷要求 各立卷部门根据本部门工作职责和当年工作任务 参照归档范围编制文件材料预立卷类目 并根据工作实际对预立卷类目适时进行调整 1 党群 行政 教学类文件材料预立卷兼职档案人员平时应注意积累 按照归档要求 组织本部门的教学和管理等人员及时整理档案和立卷 立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律 对文件材料系统整理组卷 根据档案归档范围及保管期限表进行分类 装订 编制页号或者件号 制作卷内目录 交本部门负责档案工作的人员检查合格后向学院档案室移交 学院各部门应当在次学年的6月底前移交学校档案部门归档 各系等应当在次学年寒假前归档 2 仪器设备类文件材料预立卷仪器设备开箱验收时 应对照装箱单清点随机文件材料 并收集保存 在设备安装 调试完毕后 将全部的文件材料按照进行整理归档 重大仪器设备的开箱验收必须有学院档案部门参加 4 基建类文件材料预立卷项目明确负责人后 负责人应指定专人负责文件 材料 图纸的平时收集和保管工作 并按各类项目归档范围进行分类 按条款建立卷盒 做好不同时期的收集工作 在项目完成后三个月内归档 5 财会类文件材料预立卷各单位每年形成的会计档案 应当由会计机构按照归档要求 负责整理立卷 装订成册 编制会计档案保管清册 当年财会档案 在会计年度终了后暂由财会部门保管一年 于第二年3月底前移交归档 三 归档材料的质量要求 质量总的要求是 遵循文件材料的形成规律和特点 保持文件之间的有机联系 区别不同价值 便于保管和利用 具体要求1 归档的文件材料必须齐全完整 照片 包括底片 录音带 录像带等必须同其详细的文字说明材料一起归档 2 归档的文件材料必须是原件 定稿 重要的或利用频率高的文件材料根据需要可复制若干份提供利用 3 归档的文件材料必须经过系统整理 准确地反映学校各项活动的真实内容和历史过程 符合自然形成规律 4 归档文件材料的制成材料必须易于耐久保存 同时要保证图像清晰 字迹工整 审查签字手续完备 禁用铅笔 圆珠笔 纯蓝墨水 红墨水 复写纸 总体来讲 归档的案卷质量要符合国家标准 科学技术管理案卷构成的一般要求 和 文书档案案卷格式 的要求 5 电子文件的归档要求按照国家档案局发布的 电子公文归档管理暂行办法 以及 电子文件归档与管理规范 GB T18894 2002 执行 电子文件的归档应遵守两个原则 第一 电子文件和纸质文件归档实行 双套制 即在电子文件归档时应制作相应的纸质拷贝件 同时存档 第二 同时做好网络归档和脱机载体电子文件归档两方面的工作 1 归档分工2 形成积累3 归档方法 第三部分归档工作程序 每年年初档案室布置上年度文件材料的归档工作和做好本年度文件材料的预立卷工作 部门按立卷方法分类组卷 并做好本年度的预立卷工作 档案室对部门案卷进行详细检查 并指导立卷工作 不合格案卷 合格案卷 按要求重新整理 移交档案部门 归档工作流程 一 归档分工 学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求 组织本部门的教学 科研和管理等兼职档案人员对应归档文件材料及时整理 立卷 上级和所在地 市级来文 全院性 综合性的党群 行政部分由学院党政办公室负责分别归档 专业性或具体业务性的按职能划分 由各承办单位负责归档 归档涉及多个单位的大类 需要两个以上单位共同办理的文件 由主办单位负责归档 其他单位应将整理好的文件材料向其集中 非主办单位不移交归档 各临时机构 撤销机构形成的材料 应于机构撤销前做好整理工作 移交学校档案部门保存 任何人不得擅自带走或销毁 高等学校中的个人对其从事教学 科研 管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料 应当按照规定及时归档 任何个人不得据为己有 办法 第二十四条规定 各归档单位根据历年文件材料的形成规律和当年的工作计划 预计新年度可能产生的新内容 参照 各类档案归档范围和保管期限表 各机构对照表 预先编制档案归档类目 各归档单位要将平时办理完毕的文件 随时按照预立卷类目及时立卷 二 形成积累 不归档文件材料的范围 1 上级机关普发的供参考 不办的文件 2 上级机关下发供工作参考的抄件 3 未定稿的文件 包括上级机关的征求意见稿 4 未按科研管理程序列入计划 未经鉴定和不计工作量的个人项目 5 未定型 未正式施工前的草图 蓝图 工时定额 6 未生效的合同 协议书 单据 7 重份文件和重份图纸 8 仪器设备广告 宣传材料 订货会等宣传品 9 不退 不用的稿件 非定稿的稿件 10 无查考价值的事务性 临时性文件 11 未经会议讨论 未经过学校领导审阅 签发的未生效的文件 一般性文件的历次修改稿 打印文件的各次校对稿 学校主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外 12 从正式文件上摘录的供工作参考的非证明材料 13 无特殊保存价值的信封 一般性表态 询问一般性问题 提出一般性建设性意见的来信 14 学校内部互相抄送的文件材料 不应履行公文的行文 介绍信等 15 为参考目的从各方面收集的文件材料 16 本院负责人兼任外机关职务形成的与本院无关的文件材料 17 非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料 以上不归档材料如认为必要 也可有选择地作资料暂存 三 归档方法 以 件 为保管单位整理归档和组卷归档并存 归档文件整理规则 DA T22 2000 规则 所提出的归档文件整理的原则是 遵循文件的形成规律 保持文件之间的有机联系 区分不同价值 便于保管和利用 这一原则是继承了传统的立卷原则 针对高校主要是综合类文件 11 进行简化整理归档 而科研项目 基建项目等仍采取组卷方式 归档的重点是将文件按年度 类别 问题 保管期限分开 整理 立卷 的过程即不断分类的过程 立卷方法 一事一卷 简化程序 分类的层次 1 年度 机构 问题 保管期限 2 保管期限 年度 机构 归档文件整理工作的基本环节 收集文件 归档范围审查 文件分类 组件 文件修整装订 保管期限审查 排列 加盖填写归档章 编目 装盒 填写盒内备考表 填写档案盒封面 脊背 上架 收集文件 凡是本机关在工作活动中形成或使用的 办理完毕的 对以后工作有查考利用价值的公文 电报 各种记录 机关出版物以及各种图表 簿册 照片 录音录像等都应齐全完整地收集起来 这些材料来自四个方面 一是本机关形成的 二是上级机关颁发的 三是下级机关上报的 四是同级机关和不相隶属机关抄送的 在收集过程中要注意把好三关 一是齐全完整关 如正文与附件是否齐备 与纸质相配套的其他载体形式的资料是否齐备 二是文件签批关 看文件有没有签批单 签发手续是否完备 三是用笔用纸关 公文用纸要规格统一 尺寸一致 用笔要选用碳素墨水等符合存档要求的书写材料 不要用铅笔 圆珠笔 纯蓝墨水等不耐久的书写材料 重要的传真件需要存档的 要复印后将复印件与传真件一同存档 随着办公自动化的普及 许多文件都是用微机起草的 对无领导批示和签字的底稿可以不存档 只保存正本和文件签批单即可 归档范围审查 归档范围 就是归档文件整理的范围 一个机关在工作活动和使用的文件材料很多 在这些文件中 不是所有的文件都需要归档 而是要正确区分归档与不归档的文件材料的范围 在实际工作中要注意 一是确保归档文件的齐全完整 又要防止 有文必档 二是对不归档的文件材料在单位保存一二年后再按规定销毁 处理不归档文件时 要防止泄密 整理方法1 组件装订按文件进行装订 件 即归档文件的整理单位 以件为装订单位 即每份文件为一件 文件正本与定稿 正件与附件 原件与复制件 转发文与被转发文为一件 报表 名册 图册各为一件 来文与复文为一件 重要文件的正本与历次修改稿为一件 正件与文件处理单 发文稿纸与定稿正本为一件 多种文字形成的同一文件等等 在实际操作中 将收集来的文件按本级 上级 下级分开 上级 下级文件按收文的时间顺序排列 本级文件按有文号文件 无文号文件 会议文件的顺序排列 件的排列正本在前 定稿在后正文在前 附件在后原件在前 复制件在后转发文在前 被转发文在后来文与复文作为一件时 复文在前 来文在后重要规范性文件的历次修改稿依次排列在定稿之后非诉讼案件材料的结论 决定 判决性文件材料在前 依据性材料在后装订方法推荐使用不锈钢钉装订 2 分类将文件按年度 类别 问题 保管期限分开 分年度 根据形成与处理文件的年度对归档文件进行分类 1 一般文件归入文件形成年度 以文件成文日期为主 几份文件为一件时 判定 件 的日期以排在前面文件的日期为准 2 请示与批复 归入批复年度 无批复的请示归入请示年度 3 规划 计划 归入文件内容针对的第一个年度 4 总结 报告 归入文件内容针对的最后一个年度 5 会议文件 归入会议闭幕的年度 6 法规性文件 归入公布或批准年度 7 案件材料 归入结案年度 8 科研 基建 设备项目分别归入鉴定 竣工 购进年度 分类别 分问题 在分年度的基础上 将文件材料按 高等学校档案实体分类法 中确定的类别分开 将类别理顺的文件材料按其内容所反映的问题 事物分开 这里所说的 为一件 就是实体装订在一起 编目时也应视为一条条目 但不允许将同一事由的若干文件作为其中一份主要文件的附件装订在一起 这样容易引起检索混乱 难以查找 如会议文件 会议预备通知 通知 会议日程 领导讲话 典型经验 会议总结等多份文件 这些文件都归属于某一次会议这个事由 但不要装装订在一起 应单份文件装订 按会议日程或时间先后顺序排列 分保管期限 永久长期短期按照国家档案局8号令2006年12月公布的 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 确定档案材料的保管期限 保管期限分为 永久 定期两种 定期一般分为30年 10年 保管期限审查一要注意文件之间的联系 防止孤立地划分其价值 如果只有请示没有批复 请示就没有意义 要将密不可分和有必然逻辑联系的放在一起来判定它的价值 二是考察文件的实际内容 如果与本机关主要职能活动有密切联系 起凭证作用 效益长的价值就高 反之就低 不论是上级 下级还是本机关形成的文件 主要看文件内容的重要程度 作用大小 3 排列 在分类方案的最低类目内 按事由结合时间与重要程度排列 排列的原则即事由原则 也就是将同一事由的相关文件排列在一起 事由可以指一件事 一次活动 需要注意的问题 一是不宜按收发文字号排列归档文件 造成一个事由分散排列 二是注意零散文件的处理 确保归档文件的齐全完整 4 编目 包括归档文件件号 归档文件目录 填写档案盒脊背和备考表 归档文件目录 分类号 保存期限 归档文件目录的项目包括件号 责任者 题名 日期 页数和备注 件号在最低一级类目中从 1 开始编写 责任者填写机关全称或规范的简称 不得填写 本部 等不规范简称 联合发文 一般应填全 如果责任者太多 可适当省略 但立档单位是责任者的必须抄录 填写时要求照实抄录 发文代字 年度 顺序号不能省略 题名一般照实抄录 遇到题名含义不清或不能揭示文件内容的文件 应根据文件内容重新拟写标题 在新拟写标题加 日期填写用8位阿拉伯数字表示 如2006年1月17日 标注为20060117 也可用月 日回行填写 未注明日期的文件 应根据文件内容加以考证 考证的时间加 页数即一件文件的总页数 空白页不计算页数 多份文件作为一件时 按各文件页数相加在一起计算 如问题的请示和批复 分别为4页和1页 作为一件时 该件页数应为5页 备注 填写归档文件需要补充说明的情况如文件的缺损 修改 移出 销毁等 如内容太多可在备注栏内加注 字号 将具体情况填写在盒内备考表中