主数据维护平台用户手册.doc

主数据维护平台用户手册Material Master Data Maintenance Platform User ManualPrepared by: Lu Ying HanJan. 22, 2010目录一、 概述 3二、 使用范围 3三、 基本内容 31. 申请授权 32. 进入数据库 43. 数据库基本界面介绍 44. 主维护界面介绍 85. 审批流基本过程 9四、支持服务 11一、概述：为有效改善原纸张申请审批过程中存在的效率较抵、维护错误、缺失审批环节、难于监控等情况。SSEKW开发了此主数据维护平台以实现电子流操作过程。主数据的创建、修改等申请将通过Lotus Notes上的平台进行流转审批，审批结束将通过与SAP间的接口程序更新SAP相应数据。同时达到提高效率、防错、降低消耗等目的。二、使用范围：适用于SSEKW SAP物料主数据的创建、修改、冻结、解冻等过程三、基本内容1. 申请授权 由于主数据平台中相应的电子流及操作权限均根据用户的实际角色进行分配。因此，如用户需要开通主数据平台进行操作，需事先通知数据库管理人员进行角色设定。基本步骤如下：1.1选择数据库标志，单击右键。选择“数据库”-“存取控制”1.2 依据上图显示，添加用户，设定用户类型和权限（通常依据用户情况，选择作者、编辑者或管理者）。针对用户实际操作需求，选择角色。Admin: 数据库管理员FI: 财务相关操作PL:计划相关操作PUR:采购相关操作QA:质量相关操作TE:技术相关操作1.3 角色及权限设定完成后，数据库管理员需通过邮件通知用户并发送数据库链接。2. 进入数据库用户收到管理员邮件后，可直接点击邮件中的数据库链接标志，进入数据库。与此同时，在用户的LotusNotes平台上会自动添加数据库标志。以后，用户可直接通过点击数据库标志进入数据库进行操作。 3. 数据库基本界面介绍 基本界面中分为多个部分，以下就其功能逐一进行说明3.1 物料管理 新建: 点击后直接进入新物料创建维护界面，生成创建申请，进入主数据创建审批流程 修改: 点击并输入物料号后，生成修改申请，进入主数据修改审批流程 冻结: 点击并输入物料号后，生成冻结申请，进入主数据冻结审批流程 解冻: 点击并输入物料号后，生成解冻申请，进入主数据解冻审批流程 审批查询 按物料号：点击后，视图右侧显示按物料号排序的所有未完成记录 按创建者：点击后，视图右侧显示按创建者排序的所有未完成记录 按创建日期：点击后，视图右侧显示按创建日期排序的所有未完成记录 按类型：点击后，视图右侧显示按申请类型排序的所有未完成记录 按审批负责人：点击后，视图右侧显示按当前审批者排序的所有未完成记录 按状态：点击后，视图右侧显示按申请当前状态排序的所有未完成记录 按完成日期：点击后，视图右侧显示按完成日期排序的所有已完成记录 所有物料：点击后，视图右侧显示平台中所有记录，包括已完成和未完成3.2 批量物料管理批量物料管理主要应用于批量修改物料主数据，其功能说明如下： 修改单值：主要应用于，不同物料的相同字段修改成单一相同的值。A) 点击后，系统弹出窗口，提示输入相关信息工厂：输入数据修改的目的工厂，通常为3205；如为采购件BOM物料，则选择9999 物料清单来源：选择是手工输入待修改物料或由文件导入 物料清单：如为选择手工输入，则在此处键入待修改的物料号。 B) 物料号输入并点击确定后，系统要求输入更改内容 字段名称：待修改的字段 修改后的值：输入新值 Add: 点击后，将字段及新值添加入待修改列表。 Update: 点击后，修改之前维护的待修改内容 Del: 点击后，删除之前维护的待修改内容 C) 维护完毕待修改字段和新值后并确定后，系统创建批量更改申请，进入更改审批流程。 修改多值：利用定义的数据模板，对多个物料的多个字段进行批量修改，修改后的值可以为不同的值。A) 选择修改多值后，系统弹出窗口，要求选择数据模板工厂：输入数据修改的目的工厂，通常为3205；如为采购件BOM物料，则选择9999文件路径：存放数据模板的文件路径B) 文件路径确定后，点击确定按钮，系统创建批量更改申请，进入更改审批流程。 按状态查询: 点击后，视图右侧显示按状态排序的所有未完成记录 按完成日期: 点击后，视图右侧显示按完成日期排序的所有已完成记录3.3 采购BOM物料管理采购BOM物料管理主要针对那些包含在采购件BOM中的物料主数据，需特别注意的是，其对应的工厂为“9999”，而不是“3205”。所有在工厂“9999”中维护的物料，均不参与工厂正常的MRP需求。除此之外，其功能键的作用均与“物料管理”相同。3.4 SAP错误维护此功能只开放于数据库管理员。由于流程及系统功能限制，当主数据平台在通过接口程序上载数据至SAP的过程中，如果发现数据存在错误，上载会失败，失败的记录会自动归档于此。需由管理员根据系统报错的信息，确定并退回相关数据责任人。3.5 查询查询功能与上述“物料管理”中的相关功能类似，但查询的范围包括“物料管理”中在工厂“3205”中维护的物料及在工厂“9999”中维护的物料。3.6 系统设定系统设定功能主要指由数据库管理员负责预先设定的一些内容，主要包括： 审批人员维护：设定各审批流程中的节点人员，如技术数据审核人员、财务审核人员等。审批将根据这些设定的节点人员进行相应的流转。 SAP Connect：设定主数据平台与SAP相应环境的连接，如QE4或PE4。 选项维护：主数据平台中考虑到防错及减少手工维护错误，将部分关键字段值配置为选择项或在流转过程中添加了必要的检查逻辑。这些数据需要管理员根据需求及时维护、更新。 在进行选项维护时，可通过上图显示的功能按钮实现删除、新建、通过文件批量维护、退出主数据平台等功能。3.7 部分功能按钮删除：删除申请记录物料数据导出到Excel：将主数据平台中相应条目下所有记录中的主数据信息导出到Excel审批记录导出到Excel：将相应条目下所有记录的审批节点信息导出到Excel退出：退出主数据维护平台4. 主数据维护界面介绍4.1 功能按钮介绍 保存：保存当前修改记录 退回：将申请退回上道维护责任人或退回指定的维护责任人(仅财务适用) 完成：内容维护完毕，点击完成按钮，申请按预定流程流转至下道 填写意见：可以填写相关意见。当决定将申请退回时，系统设定必须书写意见 关闭：关闭当前申请4.2 Head Information维护 申请编号：申请创建时，系统自动赋予编号，格式为年月日+流水号 创建者：系统自动记录 ECM Number：必要时手工维护，以便追溯 KA Number：必要时手工维护，以便追溯 数据环境：必选，确定在哪个SAP环境中进行创建或更改，如PE4 325，QE4 325等 目的：必要时手工维护，以便审核 类型：系统自动赋予，表明申请的类型，如创建、修改、冻结等 创建日期：系统自动记录 技术通知单号：必要时手工维护，但创建新物料时必须维护 Reference Number: 其他参考号码，必要时手工维护 状态：系统自动记录，表明申请目前停留的环节4.3 主数据维护部分 主数据维护部分按字段维护职责，区分了不同的页面。相关部门维护时，需选择本部门的页面，以便维护相应的字段。 关于参考物料按钮：当相关部门在创建新物料或修改某物料时，可以点击此按钮并确定参考物料后，从SAP正式环境中下载参考物料的相关数据，进行参考，缩短维护时间。4.4 审批记录 在维护界面的左下方保留有相关的审批记录，记录下整个流转过程中所有节点负责人员在任何时间进行的审批动作和意见。4.5 修改记录 与审批记录相邻的为修改记录，所有修改流程中发生的字段值变更均会被记录。5. 审批流基本过程5.1 创建新物料5.2 更改物料5.2.1 技术部门触发的更改申请5.2.2 其他部门触发的更改申请5.3 冻结物料5.4 解冻物料5.5 批量修改物料5.5.1 修改单值5.5.2 修改多值5.6 采购件BOM物料创建及修改需注意的是，采购BOM物料的创建是在工厂“9999”中，创建时，必须先点击“参考物料”，以检查待创建的物料是否已存在于工厂“3205”中，如已存在，则只能更改“长文本”、“大小/量纲”字段，其余字段值必须与工厂“3205”中保持一致。如物料在工厂“3205”中不存在，则需维护所有必要字段后在工厂“9