员工档案管理制度【精品推荐】.doc

员工档案管理制度【精品推荐】 员工档案管理制度1.目的为规范员工档案管理，妥善保管、合理利用员工档案，更好地服务于公司各项工作，特制定本管理制度。 2.适用范围本制度适用于单位员工档案的管理。 3.定义员工档案指公司在录用、调配、培训、考核、奖惩、任用等工作中形成的记载员工个人经历、业务水平、工作表现、工作业绩、工作变动等情况的文件材料，是公司全而地考察了解人才、正确选拔使用人才的重要依据，区别于员工个人的人事档案。 4?人力资源部门的职责4.1人力资源部负责制定档案管理制度，并根据制度管理及保存员工档案。 4在员工档案管理工作中严守保密原则，确保员工档案齐全完整、管理规范、使用方便。 5?员工档案的内容包括但不限于以下内容1.录用资料21）职位申请表、面试报告2）背景调查报告（重要岗位）、学历认证报告、个人信用报告（财务关联密切岗位）、无犯罪记录证明（财务关联密切岗位）3）录用通知书2.基础资料1）员工信息登记表、累计工龄中报表2）户口本首页及本人页、身份证/护照复卬件3）学历证书、学位证书复卬件4）职称证书、执业资格证书复卬件5）1寸证件照片6）入职体检合格证明原件或健康证原件3.劳动关系资料1）劳动合同/劳务合同/实习协议/退休返聘协议及合同附则2）商业/技术秘密保密协议3）廉洁自律承诺书4）员工与上一家单位终止、解除劳动关系的证明复卬件5）劳动合同续签审批表（或0A日常工作审批电子流程备查）4.培训资料1）入职员工培训及规章制度签阅单、员工手册签收2）培训协议3）培训资料、取得证书的复卬件5?考核奖惩资料1）员工受到奖励或惩戒形成的文档2）其他重要绩效考核资料（或0A日常工作审批电子流程备查）6.异动形成的资料1）内部调动审批表（或0A日常工作审批电子流程备査）2）工作移交记录3）晋升/降职/任免文件（或0A日常工作审批电子流程备查）7.员工离职资料1）辞职申请书2）工作移交记录3）员工离任/离职单4）解除（终止）劳动合同的决定书复印件8?其他与个人有关具有参考价值的文件资料备注以上特别说明复卬件的可存档复卬件，其它系指原件。 6.工作规范6.1人力资源部门应指定HR兼职作为员工档案管理员，负责本公司员工档案的管理。 档案管理员认真做好归档资料的鉴别，确保资料真实、完整。 6.2员工档案，用档案袋一人一档保管。 档案袋封面粘贴员工档案目录（见附件），档案袋内资料按照员工档案目录顺序排列，用盖板式装订夹装订成册，便于查阅。 6.3绩效相关档案由负责绩效模块的HR集中保管，按年度编录，根据绩效考评结果，需要归入员工个人档案的（考评优秀或较差的），于次年3月31日前归入。 薪资档案由负责薪资模块的HR集中保管，按年度编录，于次年3月31日前归入。 46.4在职人员与离职人员档案应分开管理。 在职人员按部门分类存档，离职人员按姓名拼音字母顺序分类按序排列存档,离职员工档案非中高管保存5年，中高管保存10年。 7.档案的建立1.员工纸质档案1）在新员工入职当月内建立该员工档案，后续形成的档案资料当月归集；2）员工的基本档案资料发生变动时（如学历提升、身份证更换、技术职称提升等），员工本人应及时将相关资料复印交人力资源部归档，原件当场查验。 2.员工电子信息档案，1）员工信息档案应在人事管理系统中录入及维护2）员工录用后即开始员工信息档案的建立，后续员工的入职、签订合同、转正等异动情况在信息取得后五个工作日内进行信息档案的维护。 8.档案的査阅8.1因工作需要，员工档案可以提供相关人员查阅，档案管理员应做好查阅记录。 8.2级可查看下级的员工信息登记表、个人简历、考核信息；其他情况，需经人力资源部负责人同意。 &3查阅员工档案的注意事项1）严禁涂改、圈划、抽取、撤换和损坏档案材料；2）不得擅自复制（拍摄）档案内容；3）査阅者均不得擅自泄露档案内容，违反者视情节轻重，予以惩罚；4）员工档案只可査阅，不可外借。 如确因工作需要从档案中取证，必须人力资源部