会计资料的装订与整理ppt课件.ppt

整理会计档案 整理归档会计资料 会计档案是指会计凭证 会计账簿和会计报表等会计核算专业资料 它是记录和反映经济业务的重要史料和证据 会计档案管理要求会计档案是国家档案的重要组成部分 各单位的会计人员要按照国家和上级关于会计档案管理办法的规定和要求 对本单位的各种会计凭证 会计账簿 会计报表 财务计划 单位预算和重要的经济合同等会计资料 定期收集 审查核对 整理立卷 编制目录 装订成册 并由专门的档案管理部门或专人保管 按照 会计档案管理办法 的规定在保管年限期满时办理销毁 会计档案包括的内容 一 会计凭证类 原始凭证 记账凭证 汇总凭证 二 会计账簿类 总账 明细账 日记账 固定资产卡片 三 财务报告 月报 季报 年度财务报告 包括会计报表 四 其他会计资料 会计档案的保管期限 一 会计凭证30年二 会计账簿30年三 财务会计报告 月度 季度 半年度财务会计报告10年年度财务会计报告永四其他会计资料 银行存款余额调节表10年 银行对账单10年 纳税申报表10年 会计档案移交清册30年 会计档案保管清册永久 会计档案销毁清册永久 会计档案鉴定意见书永久 会计凭证装订前的准备 会计凭证的整理1会计凭证 1 去掉凭证中的金属物 2 凭证以左上对齐为准 3 填写会计凭证的封面凭证的封面应填写单位名称 年度 月份本月共几册 本册是第几册 记账凭证的起指日期 编号号 张数 并由会计主管 装订人签名盖章 原始凭证应附在记账凭证后面 要求粘贴的原始凭证应真实 合法 完整 正确 粘贴要干净整洁 排列有序 对于纸张面积过小的原始凭证 可先按一定次序和类别排列 再粘在一张同记账凭证大小相同的白纸上 粘贴时宜用胶水 证票应分张排列 同类 同金额的单据尽量粘在一起 并在一旁注明张数和合计金额 如果是板状票证 可以将票面票底轻轻撕开 对于纸张面积略小于记账凭证的原始凭证 可先用回形针或大头针别在记账凭证后面 待装订时再抽去回形针或大头针 对于纸张面积大于记账凭证的原始凭证 可按记账凭证的面积尺寸 先自右向后 再自下向后两次折叠 注意应把凭证的左上角或左侧面让出来 以便装订后 还可以展开查阅 原始凭证管理 记账凭证应按月整理 月末 要将本月各种记账凭证加以整理 检查有无缺号和附件是否齐全 然后按顺序号排列 加具封面封底 装订成册 如果在一个月内 凭证数量过多 可分装若干册 在封面上加注共几册字样 封面上应注明 单位的名称 所属的年度和月份 起讫的日期 记账凭证的种类 起讫号数 封面上应由会计主管 保管签章 装订凭证的厚度以1 5至2 ocm为宜 一般为三十张记账凭证装订一本 装订时要考虑到凭证的整齐均匀 特别是装订线的位置 如果太薄时可用纸折一些三角形纸条 均匀地垫在此处 以保证它的厚度与凭证中间的厚度一致 记账凭证管理 在装订线上加贴封签 并在封签处加盖会计主管的骑缝图章 在装订好的凭证本的脊背上面写上 某年某月第几册共几册的字样 现金凭证 银行凭证和转账凭证应依次顺序编号 一个月从头编一次序号 如果单位的凭证少 可以全年顺序编号 如果某些记账凭证所附原始凭证数量过多 也可以单独装订保管 但应在其封面及有关记账凭证上加注说明 记账凭证管理 一 会计凭证整理装订 1 业务发生时原始凭证附于记账凭证后面 一 会计凭证整理装订 页面很小的单据贴在粘贴单上附在记账凭证后面 一 会计凭证整理装订 页面大小超过记账凭证的单据 裁去毛边 以左边上边为齐 按图示折叠 一 会计凭证整理装订 2 根据凭证类别 按顺序逐张排放好 补充遗漏的必不可少的核算资料 剔除不属于会计档案范围资料 清除订书钉等金属物 将每一类记账凭证按适当厚度分成若干本墩齐 一 会计凭证整理装订 3 装订 装订好的会计凭证要四边成线 有棱有角 坚固 规整 一 会计凭证整理装订 4 填写凭证及凭证盒的封面 封脊 将凭证装盒 存于柜中 一 会计凭证整理装订 会计账簿的整理 2会计账簿 1 跨年度连续使用的固定资产等账簿应在使用完的那一个年度归档 2 订本账中的空白页不能拆去 应保持账簿本身的完整性 3 活页账中的空白页要拆去 然后在剩余账页左或右上角编上页码 撤账夹 加上账簿封面封底 二 会计账簿的整理归档 1 完成账簿启用表 目录内容的填写 二 会计账簿的整理归档 订本账 总账 现金账 银行账 保持账簿原来面貌 不要拆去空白页 在目录中注明已使用页数和空白页数 二 会计账簿的整理归档 二 会计账簿的整理归档 活页账撤去账夹和空白账页 填齐账户目录页号 分别会计科目在账页的右上方编上总页数和分页数 加装会计账簿封面 封底 装订成册 每册一般不超过150页 二 会计账簿的整理归档 二 会计账簿的整理归档 将账簿单独存入档案柜中或先装入档案盒再入柜 二 会计账簿的整理归档 三 财务报告的整理 一 年度财务报告整理1 每年终了时装订的顺序是 封面 财务情况说明书 会计报表 封底 三 财务报告的整理 2 若干年的年度报告装订在一起组成一卷 编页码及目录 三 财务报告的整理 3 在档案盒的背填写全宗号及案卷号 将档案装盒入柜 三 财务报告的整理 二 月报及季报的整理装订1