第5章　电子化采购管理.ppt

第5章电子化采购管理 采购预备知识 采购的概念 采购是企业从供应商处获得商品或服务的一种商业行为 企业经营活动所需要的物资绝大部分是通过采购来获得的 采购是企业物流管理的起点 企业购买原材料 设备和商品用于生产供出售的产品 提供的服务或转销产品 采购是 采 与 购 的结合体 是通过商品交换和物流手段从资源市场取得资源的过程 采购重要吗 1 都佰商店为什么采购了这么多薄丝面料 2 都佰商店的采购方式有什么问题 3 你会向都佰商店提出什么建议来改善他们的采购呢 4 美味蛋糕店的采购有哪些错误的地方 5 如果美味蛋糕店不改善他们的采购会发生什么事情 6 事百达商店的采购有哪些错误的地方 7 如果事百达不改善他们的采购会发生什么事情 采购重要性 降低企业成本和提高资金效率满足制造产品需求采购的战略角色企业采购环节存在巨大的改进空间 上海电机厂采购案例 上海电机厂采购资金大约占销售额60 初步估算 目前如果上电厂年产值 销售额 10亿元人民币 净利润6000万元人民币 原来采购资金为 如果可以在原材料采购上降成本压缩10 原来采购中每100元的物品用90元采购 可以节省资金的数量为 整个公司的利润也只有6000万 所以 只要能把采购费用降低10 就可以使得利润翻一番 6亿 6000万 采购管理的目标 适时适量保证供应保证所购物品质量费用最省协调供应商 管理供应链 问题 采购管理的内容 1 2 3 3 1 3 2 3 3 4 5 5 1 5 2 5 3 5 4 5 5 5 6 6 采购部门的组织结构产品结构形式将企业所需采购的产品分为若干类 每一个或几个采购人员分成一组 负责采购其中的一种或几种商品 区域结构形式将企业采购的目标市场划分为若干个区域 每一个采购人员负责一个区域的全部采购业务 顾客结构形式将企业采购的目标市场按顾客属性进行分类 每一个采购人员负责同一类顾客 综合式采购组织比如较为复杂的多事业部的采购组织结构 导入案例 中国石化物资采购电子商务网 中国石化物资采购电子商务网是联接中国石化总部 各分 子 公司与供应商三方 实时互动的大型B2B交易网站 既是采购交易网 同时也是管理网和信息网 经过8年持续不懈的努力 网站累计成交5860亿元 网上交易物资超过71万个品种 网站注册会员达到28000个 中国石化生产建设所需主要化工原辅料 钢材 煤炭 机电设备全部实现上网采购 中国石化物资采购电子商务网已经成为信息共享 决策制定 过程实施 操作监管和供需协同工作的综合性采购业务平台 http www sinopec 导入案例 中国石化物资采购电子商务网 主要功能和业务流程中国石化物资采购电子商务系统是构筑在国际互联网上专门用于物资采购业务操作和信息传递的内部网站系统 中国石化各企业和中国石化供应商网络成员单位可以通过中国石化内部网或公网登录到网站 根据不同的用户角色和所分配的业务权限执行浏览信息 提报采购需求 询价 报价 比价的采购相关业务操作 网站信息根据角色和权限的不同相互之间严格保密并且可以全程追溯 导入案例 中国石化物资采购电子商务网 1 网站主体框架电子商务系统主要有数据库服务器 后台 和浏览 应用服务器 前台 以及防火墙组成 整个系统架构在石化内部网上 对外与国际互连网联接 总部所属各分 子 公司既可通过国际互联网 又可通过石化内部网访问本网站 石化客户 物资采购供应商通过国际互联网直接访问本网站 硬件系统 包括前台和后台 后台数据库服务器采用两台IBM670高级服务器 并共享一台磁盘阵列 目前7块磁盘总容量为130GB 并互为备份 前台浏览 应用服务器采用DS10型Alpha计算机 并使用一台负载均衡器合理平衡负载 数据库系统 采用全面支持国际互连网应用的ORACLE9i数据库 前台和后台用防火墙进行隔离 导入案例 中国石化物资采购电子商务网 2 网站系统的主要构成 中国石化物资采购3 网站系统的主要功能网站的主要功能包括采购管理 供应商管理 信息发布和系统管理 网站系统共设计了五类用户角色 领导用户 采购业务员用户 供应商用户 网上采购监控用户和系统管理员用户 领导用户包含集团公司 股份公司 分 子 公司领导 物资装备部及处室领导 分 子 公司供应部门及科室领导 主要执行信息浏览 采购业务查询 采购过程审批与监控等功能 业务员分为计划员 采购员以及自定义采购相关上网用户 主要执行采购业务处理各环节的操作和信息浏览 供应商用户是指中国石化供应商网络成员单位的上网用户 主要执行网上报价和配送报表录入等操作 网上采购监控用户包括总部 各分 子 公司审计 纪检 监察 合同 质检 价格 生产 机动 工程设计等采购相关部门的上网用户 主要执行信息浏览和网上采购业务监控等操作 系统管理员 分总部系统管理员和分 子 公司系统管理员两部分 主要执行信息发布 上网机构与用户设置等系统管理与维护操作 导入案例 中国石化物资采购电子商务网 网站包括下面五个部分 1 信息发布 重要通知 由物资装备部发布 包括集团公司 股份公司 物资装备部发布的文件 函件 指导价格 物资要闻等 网站主页信息 由物资装备部或企业发布 包括采购需求 企业信息 供应商及考核信息 物资调剂信息等 意见交流 类似于网上邮件 任何网上正式用户都可以给其他任一个用户或单位发送邮件 导入案例 中国石化物资采购电子商务网 2 采购管理 订单管理 网上的采购需求订单是企业经过平衡后的采购需求计划 由企业计划员提报到网站 一条订单仅包括一个物资品种 计划员可以录入 提报 修改 删除订单 询价方案管理 询价方案是本次采购业务行为政策的具体体现 主要内容包括采购方式的选择 供应商范围的确定 询价方案由计划员编制 部门或科室领导审批 询价方案编制完成并经领导审批通过后由计划员下达给采购员 计划员可以录入 提报 修改 删除询价方案 导入案例 中国石化物资采购电子商务网 询价书管理 询价书由询价方案自动生成 主要内容包括报价截止时间 交货地点的确认和物资明细等 询价书由采购员编制 询价书编制完成后系统自动发给相关供应商 采购员可以录入 提报 修改 删除询价书 报价书管理 供应商针对企业发布的询价书进行报价 报价书由供应商编制 报价为密封报价 在报价截止期之前供应商可以修改报价 报价截止期后供应商不能修改报价 采购员在报价截止期之前可以看到有几家供应商报价但是不能看到报价书内容 报价截止期后 采购员可以揭示报价书并依据报价书编制采购方案 在报价截止期之前 供应商可以修改 删除报价书 导入案例 中国石化物资采购电子商务网 采购方案管理 采购方案由采购员根据询价书 报价书生成 采购方案为本次采购行为的最终确定 内容包括价格确定和供应商确定 采购员要组织采购相关人员对每一份报价书进行打分评价 采购方案编制完成后必须由部门或科室领导审批 采购员可以生成 修改 删除采购方案 合同管理 合同由采购员根据采购方式依据订单 询价方案 采购方案等生成 网上合同为合同要素 主要内容包括供需方名称 交货时间 地点 标的 总价和物资明细等 采购员可以生成 修改 删除合同 合同签订后采购方应组织相关人员对合同执行情况进行打分评价 合同执行完毕后采购员要对合同进行核销 采购交易管理还包括直接集中采购反馈单管理 招标信息发布与招标结果录入管理 协议管理 配送管理等内容 导入案例 中国石化物资采购电子商务网 3 采购监控与查询功能 主要内容包括对采购过程中以及采购完成后对采购业务流程主要环节的过程监控和事后检查 以及对采购结果的统计分析 主要环节包括订单 询价方案 询价书 报价书 采购方案 合同等内容 4 采购论坛 采购论坛是中国石化采购管理和操作人员进行交流的平台 目前共有物资管理 现代供应物流 采购管理 电子商务与网上采购 集中储备等板块 大家可以在这里发表真知灼见 探讨问题 导入案例 中国石化物资采购电子商务网 5 自助培训 自助培训系统可以对以上5类用户进行自助式培训 以采购员为例 采购员可以根据系统自动生成的询价方案生成或编制询价书并发给虚拟供应商 虚拟供应商自动报价 采购员根据系统提示完成后续报价揭示 采购方案编制 合同等环节的操作 自助培训系统按照用户角色和权限 将采购业务流程的操作一气呵成 不再需要培训教师的介入 非常适合企业自行组织上网操作培训工作 导入案例 中国石化物资采购电子商务网 4 采购业务流程网上采购业务流程的设计完全体现了中国石化现行采购管理体制 共有总部直接集中采购 总部组织集中采购和企业自行采购三种采购类型 协议采购 询比价采购 动态竞价采购 招标采购 配送采购 特殊采购等6种采购方式 对于总部直接集中采购 操作主体为总部业务员 企业计划员提报订单后 由总部进行操作 合同执行完毕后由企业采购员核销合同 对于总部组织集中采购和企业自行采购 操作主体为企业业务员 企业业务员按照网上采购流程自行完成采购业务操作 以询比价采购为例简要描述如下 询比价采购流程 适用于一般大宗 通用且为买方市场的物资 分为公开 定向询比价两种 其中定向询比价要求供应商必须在三家以上 导入案例 中国石化物资采购电子商务网 具体操作流程为 1 计划员录入采购需求订单 检查无误后提报到采购网站 2 计划员根据订单编制询价方案 采购方式确定为 公开 定向 询比价采购 经领导审批后下达给采购员 3 采购员根据询价方案编制询价书 并将询价书在网上发布 4 供应商在网上查看询价书 并根据询价书报价 编制报价书 5 到达报价截止期后 采购员揭示报价 组织对报价进行打分评价 6 采购员根据报价书编制采购方案 并报领导审批 7 采购员根据审批后的采购方案编制询比价通知 发给参与报价的全部供应商 8 采购员根据询比价结果编制采购合同并对采购合同执行情况进行打分评价 9 合同执行完毕后采购员对合同进行核销操作 导入案例 中国石化物资采购电子商务网 采取的措施和取得的成效物资采购电子商务网的建设与发展 是中国石化以信息化带动工业化 利用网络信息技术改造和提升传统产业取得的重大成果 标志着中国石化彻底告别了传统的物资采购模式 全面进入网络化采购新时代 与传统的采购模式相比 电子商务具有无可比拟的优越性 在统一的平台上 按照统一的流程 在统一的供应商网络内实施采购业务 使中国石化物资采购工作发生了脱胎换骨式的变化 导入案例 中国石化物资采购电子商务网 采取的措施和取得的成效第一 借助电子商务 中国石化传统采购模式实现了重大变革 中国石化生产建设所需的90 以上的物资实现了网上采购 信息封闭 资源割裂已经成为历史 中国石化迈进了电子化采购时代 第二 借助电子商务 中国石化显著地规范了采购业务 对需求计划 采购询价 供应商报价 确定供应商 确定价格等传统采购业务进行改造 实现了采购流程的统一 将订单提报 询价方案 询价书 报价书 采购方案 合同等采购关键环节固化在系统中 实现了采购过程的公开 物资需求信息 询报价信息 审批信息 合同信息保存在系统中 各级经过授权的管理人员可以随时调阅 查询 分析 实现了采购数据的永久追溯 导入案例 中国石化物资采购电子商务网 采取的措施和取得的成效第三 借助电子商务 中国石化显著地降低了成本和费用 统一规范的采购业务流程 严格界定的供应商范围 总部发布的采购指导价格都镶嵌在电子商务系统中 发挥了中国石化统一对外的优势 采购价格明显下降 利用互联网传递采购需求 发询价 收报价极大地节省了出差 开会 发传真 打电话的费用 八年累计节约采购资金228亿元 网上采购节约资金率为3 7 导入案例 中国石化物资采购电子商务网 采取的措施和取得的成效第四 借助电子商务 中国石化实现了采购信息的快速传递和广泛共享 总部与企业之间 企业与企业之间 总部 企业与供应商之间可以按照权限范围查阅相关采购业务操作进展情况 合同执行情况 供应商业绩考评等信息 八年来网上积累的大量采购需求 价格 供应商供货时间 质量等近200万条历史信息 既可以分类查阅也可以在采购过程中由系统自动提示 极大地改变了中国石化各企业间采购信息相互封闭的状况 实现了采购信息的广泛共享 导入案例 中国石化物资采购电子商务网 采取的措施和取得的成效第五 借助电子商务 中国石化极大地提高了工作效率 采购业务上网 鼠标点击之间完成业务操作 采购信息瞬间传递到企业和国内外供应商 采购时间从过去的1 2周缩短到现在的2 3天 甚至几个小时 工作效率显著提高 导入案例 中国石化物资采购电子商务网 把采购工作搬到网上进行 是对传统采购理念和传统采购模式的变革 思想上的不适应 工作上的不习惯 成为摆在我们面前的主要难题 必须采取有力的措施予以推进 措施之一 高度重视 加强培训 提高各个方面对开展网上采购重要意义的认识 措施之二 建立制度 分解责任 强化考核 措施之三 建立运行机制 抓好网上采购工作过程控制 措施之四 不断完善系统功能 优化业务流程 充分适应管理改革和业务改造的要求 导入案例 中国石化物资采购电子商务网 措施之一 高度重视 加强培训 提高各个方面对开展网上采购重要意义的认识 面对推进网上采购工作的现实困难 时任中国石化集团公司总经理 党组书记李毅中同志明确提出 采购人员不上网就下岗 供应商不上网就出场 的要求 引起了石油石化各级企业领导的高度重视 各企业先后成立了电子商务领导小组 广泛宣传动员 积极推进工作 为网上采购工作顺利实施 我们集中组织了各石油石化企业物资采购业务人员和供应商营销人员800多人的大规模上网操作培训 要求经过集中培训的业务人员作为骨干回到各自企业进行了内部全体相关人员的二次培训 为了方便各企业自主开展培训 在电子商务系统上增加开发了自助式培训系统 培训面和培训效率显著提高 通过培训 各个方面相关人员对网上采购工作重要意义的认识普遍提高 上网积极性明显增强 导入案例 中国石化物资采购电子商务网 措施之二 建立制度 分解责任 强化考核 一是为确保网上采购工作的健康发展 中国石化先后出台了 中国石化物资采购电子商务网站运行管理办法 中国石化网上采购管理规定 等管理办法 用以规范各石油石化企业网上采购行为 各石油石化企业先后建立了适合本企业具体情况的实施办法 各项规定和办法的出台为网上采购工作铺平了道路 二是要求各石油石化企业物资供应部门把网上采购当作重要工作来抓 按年度 季度 月度制订网上采购工作目标 任务层层分解 责任落实到人 并把上网采购作为上岗条件与工资 奖金挂钩纳入考核范围 导入案例 中国石化物资采购电子商务网 措施之三 建立运行机制 抓好网上采购工作过程控制 为加大网上采购推进力度 建立网上采购工作月度例会和季度通报制度 及时发现工作过程中存在的各种问题 研究制订解决方案 有力地推动了网上采购工作不断向纵深迅猛发展 总部层面将月度例会和季度通报作为一项制度固化并长期坚持下来 网上采购总体情况 各企业上网采购率排名情况每季度向各级主管领导 审计与监察等总部机关部门 石油石化企业进行通报 企业层面把网上采购情况纳入经济活动分析会等例会的专项内容和经济责任制考核及时奖惩兑现 导入案例 中国石化物资采购电子商务网 措施之四 不断完善系统功能 优化业务流程 充分适应管理改革和业务改造的要求 电子商务系统投入运行以来 先后组织了4次重大改版升级 系统不断走向成熟 通过不断优化提升 一是将按专业划分的采购业务流程整合为一套统一的 标准化的业务操作流程 二是打破了传统的以行政机构 采购专业为基础的系统设计结构 建立了以物资编码为基础的数据结构体系 适应了业务不断规范和管理不断提升等新要求的快速实现 三是实现了智能化引导操作 用户分级管理业务操作模式 上网操作更简便 更快捷 突出了 以人为本 的系统设计理念 导入案例 中国石化物资采购电子商务网 8年网上采购实践表明 中国石化物资采购电子商务网已经成为物资采购工作不可替代的重要平台 并且正在为物资供应管理改革 采购业务模式改造 采购业务流程优化发挥重要的推动作用 中国石化还将积极探索电子商务深化应用 充分挖掘电子商务潜能 借助电子商务翅膀 站在新的起点上 实现新的腾飞 案例讨论与学习任务 传统采购的有哪些弊端什么是电子化采购电子化采购的流程电子化采购有哪些优势如何实施电子化采购策略电子化采购系统如何构建 5 1传统采购的弊端 5 1 1采购成本居高不下5 1 2采购周期冗长5 1 3采购信息缺乏沟通与共享5 1 4采购文档处理费时费力5 1 5库存积压和物资短缺并存5 1 6采购范围受地理局限5 1 7采购环节监控困难5 1 8采购招标往往流于形式 5 1 1采购成本居高不下 在一般性的工业企业中 物资采购的成本占到企业生产总成本的60 以上 从事采购工作的员工的数量和日常支出也极为可观 因此 企业的采购成本水平对企业产品的总成本有直接的影响 并进而影响企业产品的市场竞争力和企业的盈利水平 5 1 2采购周期冗长 传统的采购方式下 企业采购的周期较为冗长 主要有两个原因 一是企业在采购过程中选择合适的商品及其供应商极其不易 如果要到企业实地考察 更要花费较长的时间 二是企业采购是一项跨部门和组织的工作 每一个环节都有复杂的处理程序 要保证采购的物资按时到位 必须要求物资使用部门提前较长时间申报采购计划 5 1 3采购信息缺乏沟通与共享 由于各业务部门 各自为政 导致采购信息在企业内部不能得到及时顺畅的流转 影响采购效率的提高 在与外部供应商沟通的过程中 采购部门一般处于主要地位 生产 研发部门很少有机会与供应商直接接触 对缺乏经验的采购人员或有较高技术要求的采购物资来说 经常会产生所采购物资与实际需要不符 既造成资源浪费 又可能耽误生产经营的正常进行 5 1 4采购文档处理费时费力 传统的采购活动是建立在大量的纸面文件的基础之上的 从生产部门采购需求的提出 到采购部门与供应商的各种联系 再到交货及资金的结算 整个过程产生了大量的纸质凭证 如领导的批示文件 合同 汇票 收货单等等 这些单证的制作 填写 保存牵涉到各部门员工大量的精力 常常会因某一单据的错误或遗漏而影响整个采购工作的进行 繁杂的采购文档 加之复杂的采购程序 势必导致采购活动的低效率 5 1 5库存积压和物资短缺并存 在消费者需求越来越追求多样化和个性化的今天 如果有过多的库存成品 就必然加大销售的风险 过高的原材料 零部件的库存同样也会给企业增加经营负担 产生较高的存货成本 进而提高产成品的成本 5 1 6采购范围受地理局限 在传统的采购业务中 采购部门选择供应商很大程度上受到地理位置的局限性 一方面 与外地的供应商联系 差旅费用 通讯费用都较高 无形中会增加企业负担 另一方面 与外地供应商发生业务联系 往往在资信 运输等方面加大风险 5 1 7采购环节监控困难 传统的采购活动 对采购活动的监控有很多困难 因为有许多权力和关系在采购过程中发挥作用 有的企业为了加大对采购监管的力度 建立起一套分级采购审批程序 以防止采购费用的过度支出以及滥用职权 但这种审批程序为本来就低效和费时的采购工作又增添了新的枷锁 5 1 8采购招标往往流于形式 采购招标是传统采购模式中比较科学和有效的采购方法 特别是在大额采购或贵重物品的采购中用得很普遍 但在传统的采购招标过程中 真正达到招标目的的采购活动并不多见 不少流于形式 5 2电子化采购的含义及流程 电子化采购就是通过互联网络 借助计算机管理企业的采购业务 电子采购的英文本意是electronicprocurement 即电子化采购 往往理解成为电子产品的采购 互联网技术的发展使得electronic超出了电子化的内涵 而更多的具有网络的意义 如e commercee procuremente purchasinge marketinge marketplace等 所以很多人认为电子采购的准确叫法应该是网络电子化采购或网络采购 5 2电子化采购的含义及流程 电子化采购整个流程中 人工参与因素越来越少 信息的传递基本依赖网络进行 保证了采购过程的公正 高效 对克服采购过程中的 黑箱操作 十分有效 填写订购单 审核订购单 联系供应商 选择供应商 采购结算 必联采购网简介必联采购网为采购企业提供一个与供应商进行协同工作的互联网平台 通过这个平台 采购企业可以发布采购信息 进行价格谈判 跟踪订单发货 评估供方绩效 监控采购流程 分析采购策略 获取合作伙伴 供应企业可利用必联采购网进一步降低销售和供应成本 获取更多商机 提高企业运营效益 必联采购网将促进采供双方的良性合作 成就整个产业供应链的高速流畅运转 为企业创造一个共享共赢得市场环境 采购商采购管理平台 价格管理 是企业确定采购价格的过程 建立和管理企业采购物品的统一价格体系 对采购价格的执行范围 定价方式进行规范 必联采购网为用户企业构建了一套完善的价格管理体系 采购计划 是由企业根据生产计划制定并按照不同的计划阶段导入必联采购网 支持多种格式文件导入 导入后的生产计划可以进行查看 修改 系统提供了数据校验机制 通过采购网中的采购目录与计划中物料的核对 自动将不合格数据筛选出来 有效保证了计划数据的准确性 采购定价 企业可根据业务需要选择多种采购模式 招标 竞价 询价 充分发挥市场杠杆效应 降低采购品的材料成本和采购过程成本 提升采购工作效率 从而达到降低企业采购成本目的 合同 协议管理 是采购定价结果的体现 也是采购实施的依据 包括采购品的价格信息 交货条件 付款方式等主要信息 可以手工录入合同 也可以根据采购定价项目的中标结果直接生成合同 采购商采购管理平台 订单协同 企业需要一个完整的供应链管理 才能动态快速地响应客户需求 必联采购网提供了一整套订单协同的功能 包括订单 收货 退货等的流程 采购统计 主设定统计查询方式 分为按项目采购统计和按采购价格统计两种 可以对供应商报价的历史纪录 订单响应 送货及时率 货物合格率 交易数据等进行自动统计 为采购决策提供强有力支持 供应商管理及评估 供应商通过网上注册 申请成为供应商企业 经过必联采购网对供应商注册信息校对 验证通过 供应商真正注册成为采购网供应商 采购商可对供应商进行认证 使其成为自己的潜在供应商 拥有供货资质的供应商称为正式供应商 采购商可对正式供应商进行评估 选出合格供应商 采购目录维护 采购品目录是整个采购系统的基础和根本 它具有统一分类 统一编码的特点 各个采购商根据自身企业的特点和需要进行维护 供应商供应管理平台 客户管理 是对当前用户交易场状态的管理 可以根据自己的需求 申请进入新的交易场 交易管理 查看和操作不同状态下的采购项目 全程管理采购交易 订单协同 必联采购网提供了一整套订单协同的功能 包括订单 收货 退货等流程 合同管理 合同是采购定价结果的体现 也是采购实施的依据 包括采购品的价格信息 交货条件 付款方式等主要信息 可以手工录入合同 也可以根据采购定价项目的中标结果直接网上交互和确定合同 供货管理 建立供应产品与客户之间的关联 确保拥有供应产品的资质 同时 与采购商双向查看和管理协议内容 5 3电子化采购的主要优势 5 3 1掌握采购主动权5 3 2显著降低采购成本5 3 3有效提高采购效率5 3 4优化采购过程管理5 3 5保证采购质量5 3 6增加交易的透明度5 3 7加强供求双方之间的业务联系5 3 8适应电子商务发展大潮 5 3 1掌握采购主动权 与供应商及时沟通 掌握采购主动权 竞价机会多 动态提供采购要求 及时了解库存 减少盲目采购 及时了解市场行情 5 3 2显著降低采购成本 显著降低采购成本 节省单证费用 节省采购差旅费 节省中间环节成本 选择机会多 5 3 2显著降低采购成本 据美国全国采购管理协会称 使用电子化采购系统可以节省大量成本 采用传统方式每生成一份订单所需要的平均费用为150美元 使用电子化采购可以将这一费用降低到30美元 早在数年前 IBM公司就已开始了由传统采购方式向电子化采购方式的转变 电子化采购使IBM的运营成本不断降低 自1995年以来 平均每年节约采购成本约20亿美元 5 3 3有效提高采购效率 电子化采购使得以前漫长而艰难的信息收集 认证 商务谈判 资金结算等工作流程大大简化 采购人员可在很短的时间内得到比以前更广泛 更全面 更准确的采购资料 采购工作的效率必将会大大提高 手续简化信息便捷第三方物流 数字化电子化减少重复工作降低失误率 系统自动检测功能提高效率 5 3 4优化采购管理 电子化采购对加强 优化企业的采购管理具有重要意义 可以从两方面来理解 第一 便于对采购业务进行集中管理 第二 提高企业存货管理水平 电子化采购可以逐渐使企业从高库存生产向低库存生产 微库存生产过渡 直至实现零库存生产 5 3 5保证采购质量 电子化采购中采购商可以在很大范围内选择供应商 尽可能找到质量和价格最为理想的合作伙伴 通过电子化采购 制造商只要直接登录到零部件生产厂家的站点 选择所需要的零部件品种 再在网上或用其他方式支付一定数量的预定金 当厂家确认订单后 即可为制造商安排货源 通过物流配送部门或设在制造商当地的生产厂家的分支机构送货上门 即可使制造商采购到 正宗 的零部件 并且价格更为合理 5 3 6增加交易的透明度 在传统的采购活动中 交易透明度常常因为采购信息的不充分受到影响 有的交易是由人为原因造成的 黑箱操作 不仅给企业造成损失 也使不少人犯了错误 电子化采购对提高交易的透明度 减少 黑箱操作 将起到重要的作用 第一 电子化采购可提高供应商的透明度 第二 提高采购商品的透明度 第三 提高采购价格的透明度 5 3 7加强供求双方之间的业务联系 电子化采购将大量买方和卖方聚集在一起 形成公平的市场交易价 供求双方必须在公平价格的基础上 加强双方的业务联系 以保证双方共同的利益 为了降低生产成本 采购商会邀请供应商共同设计改造生产流程 开展多种形式的技术合作 帮助企业提高原材料和零部件的利用率 同时还会要求供应商在合适的时间 合适的地点 向采购商提供合适数量和质量的物资 使采购商做到零库存生产 电子化采购使供求双方更好地成为利益共同体 5 3 8适应电子商务发展大潮 电子化采购相对利用网络开展营销业务来说 投入少 难度小 而见效十分明显 并且 通过实施电子化采购对促进企业全方位实施电子商务有重要的意义 电子化采购顺应了电子商务发展潮流 对提高企业的市场竞争力和经济效益有很大的促进作用 5 4电子化采购系统 5 4 1采购申请模块5 4 2采购审批模块5 4 3采购管理模块 5 4 1采购申请模块 采购申请这一模块主要应实现以下一些功能 1 接受生产部门和关键原材料供应部门提交的采购申请 2 接受企业ERP系统自动提交的原材料采购申请 3 接受管理人员 后勤服务人员提出的采购低值易耗品 电脑软硬件或服务方面的申请等 5 4 2采购审批模块 采购审批模块应主要完成以下功能 1 系统能根据预设的审批规则自动审核并批准所接收到的各种申请 2 对接收到的采购低值易耗品的申请 直接向仓库管理系统检查库存 如库存已有 立即通知申请者领用 如库存没有 用E mail通知申请者 申请已批准 正在采购中 3 对于被自动审批未获通过的申请 立即通知或邮件通知申请者 申请由于何种原因未获批准 请修改申请或重新申请 5 4 2采购审批模块 4 通过自动审批无法确定是否批准或否决的申请 邮件通知申请者的主管领导 由领导登录采购系统 审批申请 5 对于已通过的采购申请 邮件通知申请者 并提交给采购管理模块 5 4 3采购管理模块 采购管理模块的主要功能有 1 接受采购管理部门制订年度或月份采购计划 制订供应商评估等业务规则 2 对所接受的采购申请 依据设定规则确定是立即采购或是累积批量采购 3 对已生成的订单 依据设定规则决定是立即发给供应商 或者是留待采购管理部门再次审核修改 5 4 3采购管理模块 4 所有订单 依据预设的发送途径向供应商发出 5 自动接受供应商或承运商提交的产品运输信息和到货信息 6 订购产品入库或服务完成后 系统自动邮件通知或采购管理部门电话通知申请者申请已执行完毕 5 4 3采购管理模块 7 订购物资入库或服务完成后 系统自动生成凭证向财务管理部门提交有关单据 8 依据设定规则 系统在发出订单时或者产品验收入库后 自动向供应商付款 或者采购管理部门依据有关收货单据人工通知财务部门对供应商付款 5 5电子化采购策略 5 5 1逐步实现企业内部的信息化5 5 2设计开发符合企业自身特点的电子化采购软件5 5 3加强采购管理人员培训5 5 4坚定不移地推进电子化采购的实施 5 5 1逐步实现企业内部的信息化 加快企业内部信息化建设已成为当务之急 通过建设企业内联网 应用ERP 企业资源计划 管理系统 把企业进货 销货 存货 生产以及财务 计划等各个环节通过网络连接起来 再把网络延伸到企业外部 与电子化采购系统对接 这样才能成为电子化采购的真正受益者 5 5 2设计开发符合企业自身特点的电子化采购软件 企业开展电子化采购 要求把采购请求形成 请购单填写 采购审批 订单下达等各项采购工作都可通过网络并借助计算机软件来实现 因此 电子化采购软件的作用显得十分重要 当然 除购成品软件外 企业也可委托软件公司或企业计算机专业人员专门开发 真正设计出符合企业需要的采购软件 为企业更好地开展采购业务服务 5 5 3加强采购管理人员培训 电子化采购的有效实施离不开高素质的管理人员 他们应掌握专业的采购管理知识 同时还必须有较高的计算机和网络应用的知识 懂得电子商务的运作 能够充分利用网络这一先进工具为企业的生产经营活动服务 这样的人才 在国内的传统企业中是十分缺乏的 因此 加强人员培训 提高现有管理人员的素质是一项十分重要的任务 5 5 4坚定不移地推进电子化采购实施 电子化采购作为企业电子商务发展的基本应用 是企业电子商务实施的重要组成部分 也是对传统采购方式的一次革命 作为企业领导和采购管理人员 必须认清电子化采购的发展趋势 认识到其在降低成本 提高效率 进而提升企业竞争力中的重要作用 坚定不移地推动企业电子化采购的实施 5 6政府电子化采购 5 6 1政府电子化采购的战略意义5 6 2政府电子化采购系统的组成 5 6 1政府电子化采购的战略意义 实行政府电子化采购对规范政府行为 促进国民经济发展意义十分重大 1 节约政府开支 提高采购效率2 推动企业电子商务实施 促进市场经济健康发展3 加快政府信息化进程 加快电子政务进程4 规范政府采购行为 密切政府与企业的交流和沟通 5 6 2政府电子化采购系统的组成 我们以政府电子化采购较为成功的珠海市政府采购中心的电子化采购系统为例 分析电子化采购系统的组成 珠海市政府采购中心的电子化采购系统由以下四个分系统组成 1 采购中心内部OA系统2 银行卡管理系统3 电子化采购招投标系统4 政府采购网站系统 惠普供应商协同解决方案电子化采购 2001年早期惠普 在2000年或者是2001年早期惠普是什么样的情况 很多企业随着不断的发展 不断的壮大 和惠普同样的情况也会出现 惠普有很多产品部门 很多业务部门 他们的采购 他们的物流 甚至他们的供应链都是各自为政 不同的业务部门有不同的供应链在走 所以 不同的部门有不同的供应采购计划 采购策略在走 所以 怎么样来整合就成了一个问题 这个就是在供应链中 在制造业 在高科技制造业中和很多企业面临的问题是一样的 如何在正确的地方 正确的时间拿到我们所需要的正确的产品 而且以最优惠的价格 这是惠普当时面临的情况 2001年早期惠普 从惠普来说有很多的层次 总部 亚太 中国 然后有很多的区域 比如说香港区 大陆区 台北区 而且生产有很多方面是通过外包 通过合同 通过制造商 通过OEM OriginalEquipmentManufacturer原始设备制造商 代工 ODM Originaldesignmanufacture原始设计商 贴牌 这些方面来达成的 然后我们的供应商从全球来看也是非常大的集群 怎么整合这么大的集群 从惠普来说就碰到这么一个问题 所以说 这些要求实际上就给惠普当时的领导层认识到 当时卡尼也是没来多久 所以就觉得维护世界级的这么一个成本结构 才是新惠普在将来取得成功的一个关键的成功因素 所以 基于这么一个出发点这么一个情况 这样的状况 所以惠普领导层高层就决定我们要创新采购流程 创新采购策略 创新采购系统 这就是我们当时提出来的电子化采购 多时惠普我们用了一个词就是这是一个关键性的价值链对惠普来说 达成惠普的电子化采购的要求 惠普电子化采购战略 电子化采购战略 我们当时制定了很多战略的目的和手段 包括我们基本的原则 目的是我们要形成一流的采购流程和采购工具的创新 这是一个目标 后面是要形成我们供应链的竞争优势和成本竞争优势 这是目的 我们的愿景是两方面 在全球一方面是全球公司 跨国公司 我们在采购供应链方面 要有全球的可见性 我可以从总部的物流部门能够看到每个地区采购链上 供应链上的情况 可以做一些合并 做一些建议 来达到规模经济 降低成本的效益 同时 也不能丧失惠普作为每个业务系统所具有的灵活性和要发展各个业务部门的声誉 维护各个部门能力的分散的权利 所以是两个方面 一方面是指导性 第二个是在每个部门不能丧失他的可知性性 决策性 所以目标很简单 第一个是降低库存成本 降低采购成本 然后提高效率 方案战略 那么我今天解说的是集中采购这一块 采购和物流有很大的关系 当然在惠普内部有很大的供应链的计划和物流的计划 那么采购和供应链也是挂钩的 解决方案战略 为什么我们花了2 3张的胶片来介绍战略 作为惠普这样的大公司 又是一个有很多层次 很多地区 很多业务部门的公司 要推动这么一个计划其实不容易 大家做过大企业 或者在大企业待过的人都知道 这里面责权利怎么去分 所以开始我们采取的方法就是先制定出统一的愿景 然后制定出原则 这个战略要达到的目的 还要制定出各个部门和战略投资的关系 最后还要保证这个东西有一个很清晰的我现在要做什么 将来要做什么 这都是公司的战略部分 职能部门我们在兼顾他每个职能部门的业务同时和利益同时 来进行推广 方案战略 这是我们方案的战略 一个是与技术方面的联系 这里面有惠普自由的知识产权的东西 也有一些合作伙伴的技术的成果和一些标准方面的成果我们也吸收过来 那么专著于几个优先要取得的地方 也就是先在几个有限的大的点 重要的点来进行实施 然后推广开 这是当时实施几个方面的策略 之后任何策略都考虑投资 成本 回报 但是这些项目从惠普的角度来看 你要做客户管理系统 做客户服务系统 要做供应链 投资回报 其实企业最容易见效的地方在哪里 在物料采购成本 库存成本这一块 最明显 这部分成本的降低能够直接反映到企业的利润率上面去 所以这个计划从一开始就要求在每年是正的投资回报 换句话说 我当年投资就要当年见效 所以 在惠普有个词叫做当年投进去当年就要收回来 这个项目当时是这么一个投资回报的要求 采购系统设计 从这些情况 这些战略的指导下 我们就开始设计这个系统 这个系统由下面四个主要的方面来组成 当然这四个是从高层的层面来看 里面都有很多复杂的内容 第一个是订单和预测协同 从惠普电子化采购这方面就开始强调预测和协同 利用Internet的功能 来做网上的订单处理和预测的处理 第二个是库存协同 原来的词叫e smi 这个大家都很熟悉 就是供应商管理的库存 这也是GIT一些制造 尽量把原厂商自己的库存弄得最小 那么有时候弄得更好一些 理论上是可以越来越小 这是可以做的 就是基于库存的协同 你要做到这一点 一定要做到库存的协同 你要知道供应商有多少库存 在需要的时候能够满足你 无论在质量上 数量上还是价钱上 这就需要我们平时有一个系统来做交互 采购系统设计 第三个是拍卖 就是用电子采购 电子拍卖 电子买 电子卖 这是惠普自有的电子化交易市场 在这一块 惠普决定做自由化电子化交易过程中间经历的一个过程 大家知道2000年 2001年的时候 大家强调的是公共公有的这一块 惠普后来经过各种技术评估和投资回报甚至一些标准的评估 我们决定自己建立自己的自有的电子化买卖系统 其实更通俗的说 翻译成中文就是拍卖系统 买和卖 第四个是物料资源的寻找 获取 选择 决定的系统 这里面主要是一些基于供应链的智能的分析 这个供应链是多层的 惠普供应链下面不仅要看到第一层的供应商 要看到第二层 第三层的 原则上是要看到整个的供应链 然后找到最优