机票管理规定.docx

机票管理规定1.目的为规范公司机票预订操作，合理利用订票资源，控制成本，有效实现费用节省，特制定本规定。2.适用范围本规定适用于XXXXX有限公司，其他子公司可参照本规定执行。3.主管部门及职责3.1行政部门负责机票订票业务统筹管理。3.2各部门订票申请人通过OA中的出差申请单或机票预订流程发起机票预订申请，各部门负责人审核订票需求是否符合公司规定，及差旅计划是否合理。3.3行政前台订票人员依据申请单中的机票信息进行订票。4.机票预订的相关规定4.1 费用标准4.1.1 按照费用报销制度中的相关费用标准执行。4.1.2 费用报销制度中提及的其他职员级别员工出差若两地距离乘最快火车超过8小时的，可以乘坐飞机；始发地到目的地8小时火车车程以内的必须乘坐飞机以外的其他交通工具；如遇工作紧急特殊情况需乘坐飞机的，需提交一级部门负责人（主管业务副总裁或职能部门总监）审批。4.2 流程适用范围4.2.1 OA/行政办公/出差申请单：适用于因公出差公司人员的往返程机票申请。4.2.2 OA/行政办公/机票预订单：仅适用于高管订票需求，回程于出差申请单流程结束之后确认、原定回程行程全部变更的机票申请、邀请的外部人员及代订的自费机票。4.3预订4.3.1申请人环节：机票预订需提前4天以上发起流程至行政前台处进行预订，且优先选择当天折扣低的机票。4.3.2行政前台订票环节：综合如下两方因素考评后推出最终预订机票，若无更优选择，行政前台则按申请人提交申请预订机票，机票预订后告知申请人。4.3.2.1 根据申请人提出的航班班次时间在上下浮动一个小时内推出最优折扣的推荐航班班次后与申请人再次确认，若申请人支持推荐班次则行政前台按推荐班次预订，若申请人不支持，则需加签上级领导审核同意后根据上级领导意见执行，机票预订后告知申请人。4.3.2.2 行政前台推出的推荐班次通过公司签约票务供应商多方比价后，选择价优供应商订票。4.3.3如预订由公司承担的外部人员机票费用，申请人需在申请单中注明费用归属科目；如为代订自费机票，则申请人需按本规定中“4.5.2”条要求将票款交至财务出纳处。4.3.4通过携程官网查询，若机票折扣在6折以上，需经OA申请由行政前台统一预订，员工不得自行预订，产生费用由行政前台统一结算。若机票折扣在6折及以下，员工可自行预订，自行预订需发起出差申请单或机票预订单，通过审批后方可执行。4.3.5原则上员工家属不可参与公司订票，若有特殊需求可由公司先代为预订，代订机票需发起机票预定单经过审批后由行政前台代为订票，费用由员工自行承担，申请人需按本规定中“4.5.2”条要求将票款交至财务出纳处。4.3.6所有订票需求均需发起流程审批，未经审批的订票需求，行政前台则一律不予预订。4.4 退票、改签及保留票4.4.1无论行政前台预订机票或是员工自行预订的机票，无特殊原因不得改签或者退票。因公产生改签或退票费用，则需提交原因由一级部门领导审批同意后由行政部门及财务部门负责人复核方可由公司承担。如遇票务供应商无法代理操作改签的机票，乘机人需要本人前往机场柜台办理或致电所乘坐的航空公司，通过信用卡提前支付改签费和升舱费才可进行改签，差旅结束后凭行程单进行差旅报销。4.4.2如退票或改签费用较高，在明确机票乘坐日期当天算起一年内有同一行程差旅计划的情况下可申请保留机票。保留机票需提交原因由一级部门领导审批同意后由行政部门负责人复核方可由行政前台做出保留。保留机票有效期为机票乘坐日期当天算起一年内有效，行政前台于到期前两个月提醒乘机人使用并确认是否退票。若乘机人确认离职，则需于离职前告知行政前台取消保留票，行政前台于离职人员审批单中确认已取消保留机票。4.4.3根据民航机票退票规定中列明“在航班离站规定时间24小时之前要求退票，收取的退票费由各航空公司自行决定，但最高不得超过机票价格的10%；在航班离站规定时间24小时以内，2小时之前退票，收取客票价10%的退票费；在航班离站规定时间2小时以内退票，收取客票价20%的退票费；在航班离站规定时间后退票按误机处理。”的内容，参考此内容，预留2小时供行政前台办理退票手续。因此，因公取消差旅计划，需于航班离站4小时之前通知行政前台退票，若未及时通知行政前台退票，则所产生的费用由申请人承担，不予报销，乘机人需按本规定中“4.5.2”条要求将票款交至财务出纳处。4.4.4若因个人原因产生退票、改签、产生的费用需自行承担，乘机人需按本规定中“4.5.2”条要求将票款交至财务出纳处。4.5费用报销4.5.1行政前台对其所预订机票的费用统一结算，于合同约定周期内核对账单并提交OA中费用报销流程进行费用分摊报销，各会签部门需在2个工作日内完成费用分摊的确认工作。4.5.2个人自付机票费用，如代订访客机票、代订家属机票或因个人原因产生的退票改签费用等，申请人或乘机人需于操作成功后的3个工作日内