行政机关公文处理办法PPT课件.ppt

一 基本要义二 文种和格式三 行文规则及拟写与审核四 公文处理有关规范要求五 结束语 行政机关公文处理 1 一 基本要义 一 公文定义 二 公文处理 三 公文处理规定与要求 四 公文处理是机关工作的重要载体和内容 五 公文处理需要有关各方协同配合 2 一 什么是公文1 广义上的公文2 行政机关的公文 是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书 是依法行政和进行公务活动的重要工具 二 什么是公文处理公文处理 指公文的办理 管理 整理 立卷 归档等一系列相互关联 衔接有序的工作 公文处理应当坚持求是 精简 高效的原则 做到及时 准确 安全 一 基本要义 3 一 基本要义 公文处理包括发文 收文 发文包括草拟 审核 签发 复核 印刷 用印 登记 分发等 收文包括签收 登记 审核 拟办 批办 承办 催办等 各级行政机关办公室是公文处理的管理机构 主管本机关公文处理并指导下级机关的公文处理工作 设有专门承办机构或配备专职人员负责 4 三 公文处理规定与要求1 国家行政机关公文处理办法 国发 2000 23号 2 国务院办公厅关于实施 国家行政机关公文处理办法 涉及的几个问题的处理意见 国办函 2001 1号 3 国家行政机关公文格式国家标准 GB 9704 1999 4 省政府关于印发进一步改进会风文风规定的通知 苏政发 2008 32号 5 省政府办公厅关于进一步规范公文报送工作有关事项的通知 苏政办发 2009 31号 一 基本要义 5 一 基本要义 四 公文处理是机关工作的重要载体和内容1 公文内容是政策性 操作性 时效性的结合2 公文制作必须经过严谨 规范 完整的程序3 公文必须严格遵守规定的格式4 公文的质量体现机关单位的工作作风 6 五 公文处理需要有关各方协同配合1 领导要重视2 职责要明确3 制度要健全对于公文审核人员来讲 一要掌握相关知识 二要秉持认真负责的态度 三要注重经验积累 四要保持勤勉务实的作风 五要加强人格和能力的修养 一 基本要义 7 二 文种和格式 一 文种 二 格式 三 排版印刷及装订 8 二 文种和格式 一 文种1 从发送对象分 上行文 平行文 下行文 2 从文种上分 行政机关公文种类主要有13种 1 命令 令 公布行政法规和规章 宣布施行重大强制性措施 嘉奖有关单位及人员 为下行文 2 决定 对重要事项或者重大行动做出安排 奖惩有关单位及人员 变更或撤销下级机关不适当的决定事项 有时也用于奖惩类事项 为下行文 9 二 文种和格式 3 公告向国内外宣布重要事项或者法定事项 4 通告公布社会有关各方应当遵守或周知的事项 行文方向是面向社会公众 公开发布 可以张贴 其内容是社会各有关方面应当遵守或周知的事项 10 二 文种和格式 5 通知 批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项 任免事项 为下行文 通知 的使用频率很高 6 通报 表彰先进 批评错误 传达重要精神或者情况 为下行文 命令 令 决定 通报 都可以用来表彰 区别是 命令 令 的表彰规格最高 一般用嘉奖令的形式 决定 的表彰规格也比较高 多用于授予荣誉称号 通报 大多用于各项评优达标活动 11 二 文种和格式 7 议案各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或常委会提请审议的事项 议案的行文方向只能是对人大及其常委会 为平行文 8 报告向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问 为上行文 9 请示向上级机关请求指示或批准的事项 为上行文 10 批复答复下级机关的请示事项 为下行文 12 二 文种和格式 11 意见对重要问题提出见解和处理办法 可作上行文 下行文或平行文 12 函 不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 为平行文 13 会议纪要记载 传达会议情况和议定事项 13 二 文种和格式 二 格式1 常用文件主要分为眉首 主体和版记三大部分 1 眉首 公文份数序号 秘密等级和保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号 签发人 红色反线 14 二 文种和格式 15 二 文种和格式 16 二 文种和格式 2 主体 标题 主送机关 正文 附件 成文日期 印章 附注 17 二 文种和格式 18 二 文种和格式 19 二 文种和格式 20 二 文种和格式 21 二 文种和格式 3 版记 主题词 抄送单位 印发机关和印发日期 22 二 文种和格式 3 版记 23 二 文种和格式 公文审核练习之一 24 二 文种和格式 25 二 文种和格式 26 二 文种和格式 27 二 文种和格式 28 二 文种和格式 2 信函式公文与常用公文主要有5个方面的区别 1 发文机关标识不一样 一般用全称 2 反线不一样 上为武文线 下为文武线 3 发文字号位置不一样 4 首页不显示页码 5 版记不一样 只有主题词 抄送单位 无印发单位和印发时间 中间无横线 上下对齐 29 二 文种和格式 2 信函式公文 30 二 文种和格式 2 信函式公文 31 二 文种和格式 3 会议纪要与其他公文有6个方面的区别 1 眉首不一样 2 发文字号编写不一样 3 无标题 4 正文表述与常用公文不一样 5 不盖章 6 版记不一样 32 二 文种和格式 3 会议纪要 33 二 文种和格式 三 公文排版印刷及装订1 纸张2 排版3 印刷4 装订 34 三 行文规则和拟写与审核 一 行文规则 二 拟写公文 三 审核把关 35 三 行文规则和拟写与审核 一 行文规则 国家行政机关公文处理办法 规定共十一条 1 行文应当确有必要 注重效用 控制发文数量 2 行文关系根据隶属关系和职权范围确定 一般不越级请示和报告 3 政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文 除以函的形式商洽工作 询问和答复问题以及审批事项外 一般不得向下一级政府正式行文 部门内设机构除办公室外不得对外正式行文 36 三 行文规则和拟写与审核 4 同级政府 同级政府部门 上级政府部门与下一级政府可以联合行文 政府与同级党委和军队机关可以联合行文 政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文 政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文 5 属于部门职权范围内的事务 应由部门自行行文或联合行文 联合行文应明确主办部门 须经政府审批的事项 经政府同意也可以由部门行文 文中应当注明经政府同意 发文不升级原则 6 属于主管部门职权范围内的具体问题 应当直接报送主管部门处理 主送机关不升级原则 7 部门之间对有关问题未经协商一致 不得各自向下行文 如擅自行文 上级机关应当责令纠正或撤销 发文协商一致原则 37 三 行文规则和拟写与审核 8 向下级机关或者本系统的重要行文 应当同时抄送直接上级机关 9 请示应当一文一事 一般只写一个主送机关 需要同时送其他机关的 应当用抄送形式 报告中不得夹带请示事项 10 除上级机关负责人直接交办的事项外 不得以机关名义向上级机关负责人报送 请示 意见 报告 11 受双重领导的机关向上级机关行文 应当写明主送机关和抄送机关 上级机关向受双重领导的下级机关行文 必要时应当抄送其另一上级机关 38 三 行文规则和拟写与审核 二 拟写公文 国家行政机关公文处理办法 提出了九个方面的要求 1 符合国家的法律 法规及其他有关规定 如提出新的政策 规定等 要切实可行并加以说明 2 情况确实 观点明确 表述准确 结构严谨 条理清楚 直述不曲 字词规范 标点正确 篇幅力求简短 3 公文的文种应当根据行文目的 发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定 39 三 行文规则和拟写与审核 4 拟制紧急公文 应当体现紧急的原因 并根据实际需要确定紧急程度 5 人名 地名 数字 引文准确 引用公文应当先引标题 后引发文字号 引用外文应当注明中文含义 日期应当写明具体的年 月 日 6 结构层次序数 第一层为 一 第二层为 一 第三层为 1 第四层为 1 40 三 行文规则和拟写与审核 7 应当使用国家法定的计量单位 8 文内使用非规范化简称 应当先用全称并注明简称 使用国际组织外文名称或其缩写形式 应当在第一次出现时注明准确的中文译名 9 公文中的数字 除成文日期 部分结构层次序数和在词 词组 惯用语 缩略语 具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外 应当使用阿拉伯数字 对公文中使用字母词的要求 各级行政机关制发公文时一般不得使用字母词 确需使用字母词的 应在文中首次出现时以括注方式注明已经国务院语言文字工作部门或者其他有关部门审定的汉语译名 41 三 行文规则和拟写与审核 三 审核把关1 基本原则 1 把握政策 准确把握相关政策和法律法规 保证公文内容符合党和国家的方针 政策 所提政策措施具有连续性 针对性和可行性 2 求真务实 坚持实事求是的态度和 确有必要 注重效用 的原则 可发可不发的公文坚决不发 可合并发的尽可能合并发 尽量少发文 发短文 公文的制发要立足于工作需要和解决问题 防止照抄照转 内容空泛 语言表述要平铺直叙 简洁朴实 防止拖泥带水和华而不实 42 三 行文规则和拟写与审核 3 严谨规范 保证对每件公文的审核和公文审核的每个环节都有章可循 字斟句酌 反复推敲 发现差错和不规范之处 要予以纠正 4 优质高效 坚持高标准 严要求 切实提高公文质量 增强效率意识 优化审核程序 防止拖压延误 分清轻重缓急 急事急办 特事特办 重要 紧急公文随到随办 43 三 行文规则和拟写与审核 2 重点把好 四关 1 程序关 一是公文流转是否规范 审签程序是否完整 二是相关单位 部门是否按规定或领导批示要求进行会签 三是签发人签发及其具名与日期情况 2 政策关 一是是否符合党和国家的方针政策 法律法规及上级领导机关的要求 是否按照法律法规规定进行表述 与上位政策要求是否保持一致 二是有无政策界限不清 容易产生歧义的内容 三是所提观点是否恰当 政策措施是否符合客观实际 四是结论性内容是否准确 理由是否充分 涉及其他部门的是否经过充分协商 意见是否统一等等 44 三 行文规则和拟写与审核 3 文字关 一是语言表述是否准确 简洁 明了 二是结构是否严谨 清晰和合理 三是语法修辞是否正确 4 格式关 一是文种选择是否恰当 二是行文形式是否准确 主要看行文名义 行文方式是否正确 是否存在随意抬高行文规格的情况 三是看公文格式及组成要素是否规范 45 三 行文规则和拟写与审核 公文审核练习之二 关于恳请增加边防部队现役编制的报告苏政发 2009 第8号国务院办公厅 改革开放以来 江苏省口岸建设力度日益增大 边防执法执勤人员的任务十分繁重 而边防部队的编制仍停留在改革开放初期水准 工作人员编制紧缺 警力严重不足的问题非常突出 为保障边防工作有效进行 更好地服务于经济社会发展又快又好的大好形式 特向国务院申请增加边防现役部队编制2000名 增编的具体意见附后 并请核拔部分补助经费 特此报告 恳请同意 江苏省人民政府2009年4月19日 46 四 公文处理有关规范要求 一 数字应用 二 易混淆词 三 修改实例 四 关注细节 47 四 公文处理有关规范要求 一 数字应用在公文中10以上的数字及分数原则上应当用阿拉伯数字表述 整数一至十 如果不是出现在具有统计意义的一组数字中 可以用汉字 但要照顾到上下文 求得局部体例上的一致 如 在五千多年的发展历程中 应改为 在5000多年的发展历程中 早在公元前二千五百年 应改为 早在公元前2500年 保证扶贫小额贷款到期百分之百 应将 百分之百 改为 100 两公司累计对外投资额可分别超过本公司净资产的百分之五十 应将 百分之五十 改为 50 占全国乡村人口的四分之三以上 应将 四分之三 改为 3 4 48 四 公文处理有关规范要求 关于数值范围的表示 4 6 应改为 4 6 60 66 应改为 60 66 50 100万人口的城市 应为 50万 100万人口的城市 6000 7000 10万 应改为 6000 10万 7000 10万 非本世纪的年代 应将所属世纪写出 如 六七十年代 应改为 20世纪六七十年代 九十年代中期 改为 20世纪90年代中期 60年代以来 改为 20世纪60年代以来 文中 今年 明年 等应写成具体年份 用阿拉伯数字 49 四 公文处理有关规范要求 二 易混淆的词1 截止 与 截至 2 其它 与 其他 3 上交 与 上缴 4 报道 与 报导 5 度 与 渡 6 公布 与 发布 7 法规和公文中所称 以上 以下 均含本数或本级 50 四 公文处理有关规范要求 三 修改实例 公文审核练习之三 1 国务院办公厅关于增补国家中医药管理局为国家民族事务委员会兼职委员单位和调整卫生部兼职委员有关问题的复函 关于国务院办公厅 中心更名为国务院办公厅 中心并申请增加事业编制的函 51 四 公文处理有关规范要求 3 在拟定标题时常出现介词连用的现象 尤其是 关于 和 对 在一起连用的频率较高 关于 和 对 词性相同 词义相同或相近 在行文中重叠使用大多无必要且显得累赘 4 草案 修改稿 的位置应在书名