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文书基础 2020 3 19 1 应用文书的制发程序 应用文书的格式 主要内容 应用文书的要素 应用文书的表达方式 2020 3 19 2 一 应用文书的含义与分类 第一节应用文书的概念与制发程序 各级机关 企事业单位 社会团体以及个人处理事务中经常应用的有一定惯用格式的文体总称 行政公文事务文书商务文书 2020 3 19 3 应用文书的特点与作用 特点 法定的作者法定的权威特定的效用规范的体式 作用 领导指导行为规范传递信息公务联络凭据记载知照协调宣传教育 2020 3 19 4 行政公文 行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书 依法行政和开展公务活动的重要工具 被称为通用公文 通用公文 国家行政机关公文处理办法 13种 命令 令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要 2020 3 19 5 公文的行文方向 2020 3 19 6 事务文书 机关 单位 团体和个人处理日常事务所使用的文书 常用事务文书有 备忘录 请柬 感谢信 贺信 简报 计划 总结 调查报告 会议筹备方案 领导讲话稿 规章制度 2020 3 19 7 机关 单位 团体为处理商务业务所使用的文书 主要包括 招 投 标书 意向书 订货单 产品说明书 合同 市场调查报告 可行性研究报告 商务文书 2020 3 19 8 二 应用文书的制发程序 一 公文的制发程序 办法 规定 以本机关名义制发公文的过程 包括 草拟 审核 签发 复核 缮印 用印 登记 分发等程序重点 草拟 审核 签发 复核 2020 3 19 9 草拟 符合国家法律 法规 规章及其他有关规定 情况确实 观点明确 表述准确 结构严谨 条理清楚 直述不曲 字词规范 标点正确 篇幅力求简短 公文的文种使用正确 拟制紧急公文 应当体现紧急的原因 人名 地名 数字 引文准确 结构层次序数 第一层为 一 第二层为 一 第三层为 1 第四层为 1 应当使用国家法定计量单位 公文使用非规范化简称 应当先使用全称并注明简称 公文中的数字 除必须使用汉字外 应当使用阿拉伯数字 2020 3 19 10 审核 公文送负责人签发前 应当由办公厅 室 进行审核 审核重点 行文方式是否妥当是否符合 办法 及本细则规定的公文种类 公文格式 行文规则和拟制公文的有关要求内容和主题是否体现了组织的意图需会商的内容是否经过会商材料是否经核实 2020 3 19 11 签发 以本机关名义制发的上报公文 由主要负责人 指行政机关的正职或者主持工作的负责人 签发 2020 3 19 12 签发 2020 3 19 13 复核 公文正式印制前 文秘部门应当进行复核 复核的重点 审批 签发手续是否完备附件材料是否齐全公文格式是否统一 规范等经复核需要对文稿进行实质性修改的 应当按程序复审 2020 3 19 14 二 事务文书 商务文书制发程序 事务文书 商务文书各有多种 其内容 体式 功能各不相同 因此 不会像行政公文那样具有一套严格 缜密的制发程序 但作为公务工作的工具来说 所有事务文书 商务文书都具有草拟 审核 定稿 公布 操作的制发程序 如 事务文书中的简报 计划 商务文书中的合同 2020 3 19 15 第二节应用文书的格式 一 通用文书的格式 概念 指通用公文的外观样式 即通用公文用纸 印装的规格和其需要标识的各要素所构成的外部形态 2020 3 19 16 一 通用公文用纸和印装规格 各个组成要素在文件版面上的标引格式 是文件的外观形式 1 用纸国际标准A4幅面尺寸为210mm 297mm 2 公文页边与版心公文用纸天头 上白边 为 37mm lmm公文用纸订口 左白边 为 28mm 1mm版心尺寸为 156mm 225mm 不含页码 2020 3 19 17 2020 3 19 18 3 公文中的颜色 一般情况下 除了发文机关标识 眉首的反线和发文机关印章为红色外 其余部分均为黑色 4 排版规格正文用3号仿宋体字 文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字 一般每面排22行 每行排28个字 2020 3 19 19 5 印刷 双面印刷 页码套正 两面误差不得超过2mm 黑色油墨应达到色谱所标BLl00 红色油墨应达到色谱所标Y80 M80 6 装订公文应左侧装订 不掉页 无坏钉 漏钉 重钉 钉脚平伏牢固 后背平整 不空 不可散页明订 2020 3 19 20 国家质量技术监督局于1999年12月27日发布了新的国家标准 国家行政机关公文格式 以下简称 新标准 把 公文的各要素划分为眉首 主体 版记三部分 二 通用公文各要素标识规则 2020 3 19 21 文件格式 2020 3 19 22 眉首 主体 版记 2020 3 19 23 位于公文首页间隔线上方 1 份号 将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号 用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行 眉首 2020 3 19 24 2 秘密等级和保密期限3号黑体字 顶格标识在版心右上角第1行 两字之间空1字 如需同时标识秘密等级和保密期限 用3号黑体字 顶格标识在版心右上角第1行 秘密等级和保密期限之间用 隔开 2020 3 19 25 3 紧急程度如需标识紧急程度 用3号黑体字 顶格标识在版心右上角第1行 两字之间空1字 如需同时标识秘密等级与紧急程度 秘密等级顶格标识在版心右上角第1行 紧急程度顶格标识在版心右上角第2行 2020 3 19 26 份号 秘密等级和保密期限 空一字 2020 3 19 27 4 发文机关标识发文机关用来制发正式文件时使用的具有固定版式的标识 发文机关即制发公文的单位 必须标注 发文机关常用红色字体印刷 俗称 红头 字体为长宋体 2020 3 19 28 字体为长宋体 大小 22mm 55mm约为初号字 2020 3 19 29 平行文和下行文发文机关标识位置 2020 3 19 30 上行文发文机关标识位置 2020 3 19 31 上下居中 公文首页必须显示正文 发文机关过多只能挤发文机关 不能挤正文 可将发文机关字号缩小 行距缩小 直至保证公文首页显示正文为止 联合行文 2020 3 19 32 5 发文字号 位于版头正下方 机关标识下方 党的公文可以在版头的左下方 报纸上公布文件时将发文字号标注在标题下面 居中 机关代字 年份 序号 六角括号 2020 3 19 33 6 签发人 代表发文机关核准并签发公文文稿的领导人姓名 签发人和会签人 联合行文 的姓名 是公文生效并对其内容负责的标志 一般公文不必有签发人 上行文中要标明 请示应当在附注处注明联系人姓名和电话 2020 3 19 34 平行排列于发文字号右侧签发人用3号仿宋体字 签发人后标全角冒号 冒号后用3号楷体字标识签发人姓名 居左空1字 居右空1字 主办单位签发人姓名置于第一行 其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排 下移红色反线 应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm 2020 3 19 35 2020 3 19 36 1 标题 公文名称 由发文机关名称 发文事由和公文种类组成 红色反线下空2行 用2号小标宋体字 可分一行或多行居中排布 标题中除法规条文 规章名称加 外 一般不加标点符号 还可以在并列的词或词组中间用顿号 2020 3 19 37 2 主送机关 负责处理公文的主要受理机关 名称应为全称或规范化简称 统称 上行文 平行文一般只有一个主送机关 下行文可有多个主送机关 上行文的主送机关应是直接上级机关 位置 标题下空1行 3号仿宋字标识 左侧顶格 2020 3 19 38 标题 主送机关 2020 3 19 39 标题下空一行 左侧顶格用3号仿宋体 回行时仍顶格 最后一个主送机关名称后标全角冒号 不同类且非并列关系的机关中间用逗号隔开 同类中间用顿号隔开 末尾加冒号 如 各省 自治区直辖市人民政府 国务院各部委 各直属机构 2020 3 19 40 3 正文 公文的核心和主体部分 表述文件的具体内容 体现发文机关的意图 主送机关之下 落款之上都是正文 一般包括缘由 事项 结尾三部分 不同文种写法不同 2020 3 19 41 主送机关名称下1行 每自然段左空2字 回行顶格 数字 年份不能回行 3号或4号仿宋体印刷 2020 3 19 42 带附件的公文 附件可能是被转发的上级文件 报告 意见 会议纪要等 不会被全文印在正文部分 正文只是转发的说明和要求 这种 附件 其实也是正件 正文 2020 3 19 43 正文下空一行左空2字 文件印章等生效标志之上用3号仿宋体字标识 附件 后标全角冒号和名称 附件如有序号使用阿拉伯数码 附件名称后不加标点符号 4 附件 附在正文之后的一些补充材料 2020 3 19 44 5 发文时间 即成文时间 是公文制成时间或生效的法定时间 年月日不可省略一般以签发日期为准会议通过的以通过日期为准联合行文以最后签发机关领导签发日期为准 位于发文机关下方 横向距离是右空4字 一定要用小写汉字 不能用阿拉伯数字 零写为 字体字号同正文 2020 3 19 45 6 印章 公文的生效标识 除会议纪要和电报形式发出的公文外 正式行文都应加盖印章 上不压正文 下不离日期 骑年盖月 上距正文1行之内 也就是不到1行的空白 2020 3 19 46 联合上行文主办机关加盖印章 联合下行文所有发文机关都要加盖印章 2020 3 19 47 7 附注 即注释或特殊说明 用以说明在文件的其他区域不便说明的各种事项 如术语的解释 文件的传阅范围 使用方法等 内容一般为印发传达范围或联系人 位于末页日期下方左边 每项一个自然段 两项或以上注意序号和正文中的序号一致 2020 3 19 48 位于成文日期左下方 主题词之上 用 标注 用3号仿宋体字 居左空2字加圆括号标识在成文日期下一行 2020 3 19 49 1 主题词 反映公文内容的规范化词语 名词或名词性词组 各单位和系统的主题词表一经确认不得随意修改 版记 用3号黑体字 居左顶格标识 后标全角冒号 词目用3号小标宋体字 词目之间空1字 词语中间不用顿号而是空格 数量为3 5个 2020 3 19 50 标引主题词的目的 便于计算机对公文的检索与管理 主题词标引顺序 先标类别词 再标类属词 eg 国务院关于加强水土保持工作的通知 主题词 农业水土保持通知 国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知 2020 3 19 51 2 抄送机关 需要了解公文内容 但不负责处理和执行的机关 对上级机关用 抄报 对同级机关或不相隶属机关用 抄送 对下级机关用 抄发 名称应为全称或规范化简称 位于文件末页主题词下方 2020 3 19 52 主题词下一行 左右各空1字 用3号仿宋体字标识 抄送 后标全角冒号5抄送机关间用逗号隔开 回行时与冒号后的抄送机关对齐 在最后一个抄送机关后标句号 如主送机关移至主题词之下 标识方法同抄送机关 2020 3 19 53 3 印发标记 由印发机关 印发日期 录入校对人员姓名和印制份数组成 位于公文末页下端 印发机关一般为发文机关的办公厅 室 印发日期指实际印刷的时间 用阿拉伯数字标注 印发机关和印刷日期同一行 打字校对人员姓名和印刷份数同为最末一行 用3号仿宋体字 印发机关左空l字 印发日期右空1字 印发日期以公文付印的日期为准 用阿拉伯数码标识 2020 3 19 54 4 版记中的反线 版记应置于公文最后一面 版记的