ETRE05002-A0人事档案管理规定(050105).doc

公 司 规 定文件编号：ETRE05002生效日期：2005.01.05人事档案管理规定版本号：A.0页 码： 第3页 共3页制订:谭成香 人事行政经理审核：郭如尊 人事行政总监批准：周传伟 集团总裁签名及日期：1.0 目的为了规范公司人事档案的管理，维护在籍各级人员的利益，为公司合理调配各类人才提供快捷便利的服务。为了使该项工作有章可循，特制定本规定。2.0 适用范围公司全体在籍员工3.0 职责3.1 集团总裁：负责对本规定生效、废除的批准。3.2人事行政总监：负责公司E职级或以上人员的人事档案的建立和保管工作，同时对全公司的人事档案负有监督管理权；并负责本管理规定生效、废除的审核。3.3人事行政部经理：负责公司F、G职级人员的人事档案的建立和保管工作，并负责本管理规定的修订。3.4 行政事务科长：负责公司H（含）职级以下人员的人事档案的建立和保管工作； 3.5 员工的人事档案属于秘密资料，各保管人员应该做好保密工作，并及时更新档案资料，认真执行相关的管理规定。3.6 E级以上人员的相关证件、资料归人事行政总监进行验证并建立相应的档案；人事行政部负责验证F级以下员工人事档案资料的真实性；全体员工必须对自己所提供给公司的人事资料的真实性负责。4.0 档案管理程序4.1员工人事档案资料的内容4.1.1员工入职申请表、个人简历，学历证件、身份证及其他相关的资历证件复印件。4.1.2 员工在公司任职期间与公司签订的劳动合同及所经历的职位异动或奖罚情况、学习培训资料等。4.2 员工人事档案的保管4.2.1人事档案保管人员必须对员工的人事档案的安全负责，并对其保密，不得任意放置或丢失，不得私自传阅泄露员工档案的所有内容；否则，按泄露公司秘密或公司奖罚管理规定的相关制度作违纪处罚。4.2.2 除工作需要查阅人事档案外，禁止无关人员查阅人事档案，因工作之需借阅者须按规定程序填写档案借阅申请表，并办理审批手续。 4.2.3 各档案保管人员需按照档案管理的要求，及时更新、维护员工档案资料，进行有序的管理，如按部门及其岗位、工号实行分类编号，并建立档案目录，便于查找，并保证有需要时能及时、准确提供。 4.3员工工号及人事档案编号编制原则 4.3.1 员工的工号及人事档案编号相同，均由入职顺序号及部门识别代码组成，其编制形式如下：XXXXX X 部门识别代码，具体按4.3.2部门识别代码一览表 入职的顺序号，从0000199999。 4.3.2 部门识别代码一览表序号部门名称部门识别代码序号部门名称部门识别代码1亿龙集团公司A7家庭公司G2财务管理中心B8一 厂H3行政服务中心C9二 厂I4技术中心D10五 金厂J5采购中心E11模具分厂K6香港公司F 4.3.3 所有员工工号及人事档案号由人事行政部采用进厂的先后次序按流水形式编制,不分职级不得重复。 4.3.4 工号是该人员在厂公司的唯一的号码,不得重复使用,离职后也不得用他人替补该号码。4.4 人事档案借阅审批权限及原则 4.4.1 审批权限：借阅E职级以上人员人事档案，在人事行政总监处直接申请；借阅F、G职级人员档案，由人事行政经理批准；借阅H职级（含）以下人员档案，由行政事务科长批准； 4.4.2 原则：上级可借阅下级的档案，同级不可以借阅同级人员的档案，下级不可以借阅上级的档案（特殊情况除外）。4.4.3 所有申请借阅档案人员必须是G职级或以上人员，对不符合借阅条件或手续不合理者，各档案保管人员有权予以拒绝；4.4.4 档案借阅时间限于3天内归还；无正当理由，且未办理有效延期手续而到期不归还者，公司将按公司奖罚管理规定予以处罚。4.5 人事档案保存期限：员工的人事档案从入职时开始建立；员工离职后，各保管人员要及时将其从在职人员档案中取出，另外建立并按规定保存离职人员档案。 4.5.1 E职级或以上离职人员档案保存5年，F、G职级离职人员档案保存3年，H职级（含）以下离职人员档案保存1年； 4.5.2 特殊性离职人员应该视情况选择永久长期短期的办法适当延期保存，如重大工伤事故，重大安全责任事故人，有严重违反公司纪律或违法乱纪行为者， 或公司认为该员工离